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Optimieren Sie Ihre IT-Ausgaben: Mit Pleo Zeit und Geld sparen

Haben Sie manchmal das Gefühl, den Überblick über Ihre IT-Ausgaben zu verlieren? Herauszufinden, wer für welche IT-Services bezahlt hat, ist häufig gar nicht so einfach. Besonders dann nicht, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Oder Kreditkarten geteilt werden. Oder es keine Ausgabenübersicht in Echtzeit gibt.

Noch dazu werden IT-Ausgaben nicht weniger! Der IT-Markt wächst und wächst … davon können auch deutsche CIOs ein Lied singen. Laut Gartner belaufen sich die weltweiten IT-Ausgaben im Jahr 2024 auf voraussichtlich 5,06 Billionen US-Dollar. Tendenz steigen.

Wir haben es uns zur Mission gemacht, Kontrolle in jedes Ausgabenmanagement jedes Unternehmens und damit auch in die IT-Branche zu bringen. Mit Pleo bezahlen, verfolgen und verwalten Sie Ausgaben für SaaS-Abonnements, Cloud-Computing, Hardware und andere IT-Dienstleister unkompliziert und übersichtlich. Unsere Funktionen für mehr Ausgabenkontrolle sorgen dafür, dass Sie jederzeit genau wissen, wie viel wofür, von wem und wann ausgegeben wird.

„Wir kaufen eine Menge Software und Ausrüstung. Ein guter Laptop, ein Headset, ein Tisch oder ein Stuhl – wir wollen, dass unsere Mitarbeiter:innen die richtige Ausrüstung haben, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.“ 

– Sreya Chatterjee, Lead Administrator bei Terminus DB

Zweckgebundene Karten

Eine zweckgebundene Karte ist eine virtuelle Pleo-Karte, mit der die richtigen Personen in Ihrem Unternehmen projektbezogene Zahlungen an bestimmte Händler:innen, Lieferanten und Lieferantinnen (oder eine Gruppe dieser) vornehmen können. 

Vielleicht möchten Sie unbedingt Asana als Ihrem Projektmanagement-Tool treu bleiben oder Ihr Team soll nur Kopfhörer von Sony kaufen. Für all diese Fälle, und noch viele Weitere, können Sie Kartenzahlungen vordefinieren, Kartenlimits anpassen und selbstverständlich die tatsächliche Kartenaktivität mit Pleo nachverfolgen. So erhalten Sie einen vollständigen und gut sortierten Überblick über alle Ihre wiederkehrenden Zahlungen.

Sparen Sie Zeit und unnötige Kosten, indem Sie mit unseren zweckgebundenen Karten doppelte Abonnements schneller erkennen und für reibungslose Monatsabschlüsse sorgen.

Wenn Sie unseren Advanced Plan nutzen, können Sie Ihre eigenen zweckgebundenen Karten jetzt direkt einrichten. Das Beste daran: Auf jede Kartentransaktion gibt es zusätzlich 1 Prozent Cashback!

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sind zahlenmäßig oft mit der größte Teil der Unternehmensausgaben. Das Verfolgen und Bezahlen von Rechnungen Ihrer IT-Infrastruktur kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen. Besonders dann, wenn eine manuelle Dateneingabe innerhalb der Rechnungsverwaltung zu ineffizienten Prozessen führt. 

Mit Pleo Invoices erfassen Sie Ihre Rechnungen automatisiert an einem Ort, bearbeiten, genehmigen, bezahlen und buchen sie zentralisiert. Im Vergleich zur manuellen Rechnungsverwaltung sparen Sie also abermals eine Unmenge an Zeit, vermeiden kostspielige Fehler, Doppelzahlungen und stärken die Beziehung zu Ihren Lieferant:innen.

Laden Sie einfach eine Rechnung in Pleo hoch. Wir extrahieren automatisch alle wichtigen Informationen. Als Nächstes kann die Rechnung zur Zahlung in Pleo freigeben werden. Setzen Sie hierfür individuelle Freigabe-Flows auf. Im Pleo-Dashboard finden Sie alle ausstehenden Rechnungen sowie Rechnungen, deren Zahlung geplant ist oder die bereits bezahlt wurden. 

Ausgabenkontrollen

Mit Pleos Ausgabenkontrollen behalten Sie die Kosten Ihrer IT-Infrastruktur im Griff. Entscheiden Sie sich für die Funktionen, die am besten zu Ihnen passen: Ob anpassbare Limits und Budgets oder benutzerdefinierte Freigabe-Flows, Pleo hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele zu erreichen und Ihren Cashflow im Blick zu behalten.

Unsere Empfehlung lautet: Legen Sie als erstes Ausgabenlimits pro Monat oder pro Kauf fest und begrenzen Sie damit beispielsweise, wie viel für Hardware ausgeben werden darf. Und: Legen Sie außerdem fest, wie Sie Ihre Mitarbeitenden für Privatauslagen entschädigen möchten: via Selbstüberweisung in der Pleo-App, mit der Gehaltsüberweisung oder einer von Ihnen veranlassten Einzelüberweisung.

Erstellen Sie dann transparente Genehmigungsprozesse, um sicherzustellen, dass Ihnen keine Ausgabe entgeht. Prüfen und genehmigen Sie Kartenausgaben und Rückerstattungen auf einen Blick oder weisen Sie IT-Fachkräfte als Prüfer:innen für Bereiche zu, die ein zusätzliches Augenpaar erfordern (z. B. teure Cloud-Abonnements).

Unsere Schutzmaßnahmen erlauben es Ihnen, Karten ganz einfach zu sperren (oder Sperren aufzuheben) und so verdächtige Ausgaben zu verhindern. Verlässt ein Teammitglied das Unternehmen, können Sie das dazugehörige Nutzerprofil mit nur vier Klicks aus Pleo entfernen.

Sub-Wallets 

Sub-Wallets unterliegen Ihrem Pleo Wallet und können nur für bestimmte Zwecke verwendet werden. Ihnen sind bestimmte zweckgebundene Karten oder Nutzer:innen zugeteilt, die exklusiv Zugriff auf die hier abgelegten Mittel haben.

Sie können so etwa ein Sub-Wallet für die Bezahlung aller Kommunikationsdienste (wie Slack) oder für Ihr Social-Media-Team erstellen. Auf diesem Weg gehen Sie sicher, dass das Geld hier nur für entsprechende Apps und keine anderen Zahlungen verwendet werden kann.

Erstellen Sie so viele Sub-Wallets, wie Sie möchten – und zwar kostenlos.

Fetch

Fetch ist die Pleo-eigene Integration von Gmail, Outlook und Microsoft 365. Über diese Funktion können automatisch alle Belege in Ihrem E-Mail-Posteingang gefunden, in Pleo hochgeladen und mit Ihren Ausgaben abgeglichen werden. Ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Wir gehen davon aus, dass Ihr Unternehmen jeden Monat für eine ganze Reihe von IT-Services bezahlt. Was wir nicht wollen, ist, dass sich bei Ihnen die Rechnungsbelege stapeln oder in den Tiefen Ihres Posteingangs verloren gehen. Zum Glück findet Fetch selbst fehlende Belege des vergangenen Jahres.

Um Fetch zu aktivieren, klicken Sie in der mobilen Pleo-App auf „Konto“ und dann auf „Power-Ups“. Geben Sie Pleo Zugriff auf Ihren Posteingang und wir erledigen den Rest.

Mit am häufigsten findet Fetch in Posteingängen Belege von Amazon, Apple, 1Password, Zoom, Mailchimp und Github. Es würde uns nicht wundern, wenn auch Ihr Unternehmen auf einen dieser Dienste angewiesen ist.

Budgets

Budgetüberschreitungen können verheerende Auswirkungen auf die Finanzen eines Unternehmens haben.

Aber keine Sorge, mit Pleos Budget-Funktion behalten Sie Ihre IT-Ausgaben im Griff.

Planen Sie ein Upgrade Ihrer IT-Infrastruktur oder würden Sie gerne ChatGPT- oder andere GenAI-Ausgaben detaillierter überwachen? Erstellen Sie einen „Tag“ und weisen Sie ihm alle damit verbundenen Ausgaben zu. Wir benachrichtigen Sie, sobald Sie 75 Prozent und 100 Prozent Ihres Budgets für Künstliche Intelligenz erreicht haben – und natürlich auch, sobald Sie das Budget überschritten haben.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Budgets mit Pleo verwalten und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre IT-Budgets zurück.

Analytics

Die beste Möglichkeit, Kosten zu senken und langfristig Geld zu sparen, besteht darin, Ausgaben von Drittanbietern genau im Auge zu behalten. Denn je mehr Daten Sie analysieren, desto eher können Sie ungewöhnliche Ausgaben erkennen und Einsparmöglichkeiten identifizieren.

Die Daten und Analysen in Pleos Web-App geben Ihnen einen detaillierten Überblick über alle Ihre Ausgaben. Von hier können Sie Ihre Ausgaben auf verschiedene Weise verfolgen und analysieren, z. B. nach Kategorie (SaaS-Abonnements), nach Tags (also nach Budgets) oder nach Teams. Finden Sie heraus, welche Tools Sie am meisten kosten und wer in Ihrem Team am meisten ausgibt. 

Unser Echtzeit-Ausgabenbericht liefert Ihnen wichtige Erkenntnisse für Ihre zukünftige Budgetplanung und -anpassung. Ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Verfolgung von Quartalsausgaben benötigen oder herausfinden möchten, wer für fehlende Belege verantwortlich ist, Pleos Analyse-Dashboard ist Ihre erste Anlaufstelle.

72 Prozent der Unternehmen haben das Gefühl, dass sie dank Pleo einen besseren Überblick darüber haben, wie sie Geld ausgegeben.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Ausgaben zurückzugewinnen und einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten? Denken Sie an die oben erwähnte Gartner-Prognose und Ihr Wachstum der IT-Ausgaben: Pleo macht es Ihnen leicht, Ihre Ausgaben für Kartenzahlungen und Rechnungen zu zentralisieren. Wir bieten Ihnen volle Flexibilität und Transparenz in Echtzeit. Buchen Sie eine Demo und sehen Sie selbst, welche Funktionen, die Verwaltung Ihrer IT-Ausgaben zum Kinderspiel machen.

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