Optimaliseer je IT-uitgaven: hoe Pleo je tijd en geld bespaart

Mis je het overzicht in je IT-uitgaven?

Heb je bijvoorbeeld geen idee welke abonnementen er lopen?

En worden IT-uitgaven betaald met een gedeelde creditcard, waardoor je geen grip hebt op wie welke uitgave doet?

Dan hebben we goed nieuws voor je:

het beheren van je IT-uitgaven kan namelijk een stuk makkelijker. Dankzij Pleo heb je volledig inzicht in welke SaaS-abonnementen en clouddiensten er lopen, welke hardware is aangekocht en wie welk bedrag uitgeeft en waaraan.

Benieuwd hoe dat in z’n werk gaat? Hieronder delen we een overzicht van Pleo-functies die jou helpen om grip te krijgen op je financiën.

Abonnementskaarten

Een abonnementskaart is een virtuele Pleo-kaart waarmee mensen betalingen kunnen verrichten aan één leverancier of een groep leveranciers.  Met Pleo beperk je betalingen tot leveranciers van jouw keuze. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om uitsluitend Asana te gebruiken voor projectmanagement. Of alleen Sony als koptelefoonmerk.

Om grip op deze uitgaven te houden, betaal je met een speciale abonnementskaart die gekoppeld is aan die specifieke leverancier. Je kunt vervolgens per kaart een uitgavenlimiet instellen, de kaartactiviteit volgen en je terugkerende betalingen bekijken in Pleo Analytics.

Abonnementskaarten maken het ook makkelijker om dubbele abonnementen op te sporen en te annuleren. Daarnaast bespaar je tijd doordat je de boekhouding aan het einde van de maand sneller kunt afronden. Heb je ons Advanced-plan? Dan kun je meteen aan de slag met leverancierskaarten. (O, en dat is inclusief cashback, dus je verdient geld terwijl je het uitgeeft. Beter wordt het niet!)

Pleo Invoices

Het bijhouden en betalen van facturen voor verschillende IT-leveranciers kost een hoop tijd en is gevoelig voor handmatige fouten. Om dit proces betrouwbaarder en simpeler te maken, hebben we  Pleo Invoices ontwikkeld. 

Met Pleo Invoices kun je op één centrale plek al je facturen vastleggen, verwerken, goedkeuren, betalen en boeken. Je bespaart hierdoor een hoop tijd, voorkomt dure fouten en dubbele betalingen en bouwt aan een goede relatie met je leveranciers. Nadat je een factuur uploadt in Pleo, halen wij automatisch de belangrijkste informatie eruit.  Zodra de factuur is verwerkt, kun je deze goedkeuren voor betaling. In het Invoices-dashboard kun je alle binnenkomende, geplande en betaalde facturen in een oogopslag bekijken. Handig, toch?

Uitgavenbeheer

Dankzij Pleo’s uitgavenbeheer creëer je harmonie tussen je bedrijfsuitgaven en je IT-projecten. Je kunt je toolset in Pleo helemaal naar eigen wens personaliseren; van aanpasbare limieten tot goedkeuringen en nog veel meer. Zo houd je grip op je IT-uitgaven. Begin bijvoorbeeld met het instellen van uitgavenlimieten per maand of per aankoop en kies zelf hoe werknemers vergoed worden om controle te houden over je cashflow.

Richt je goedkeuringsworkflows vervolgens zo in dat al je uitgaven verantwoord zijn. Bekijk en keur kaartuitgaven en declaraties in een paar tellen goed, of wijs extra beoordelaars toe voor uitgaven die een extra controleronde nodig hebben, zoals dure cloudabonnementen. Dankzij onze veiligheidsmaatregelen kun je kaarten eenvoudig bevriezen (en weer ontdooien), zodat je verdachte uitgaven voorkomt. Verlaat een medewerkers je bedrijf? Dan kun je ze in een paar klikken uit Pleo verwijderen.

Sub-wallets 

Een sub-wallet is een aparte wallet die uitsluitend wordt gebruikt voor specifieke doeleinden. Sub-wallets maken deel uit van de hoofdwallet van Pleo, maar hebben specifieke leverancierskaart(en) of medewerkers toegewezen.

Je kunt bijvoorbeeld een sub-wallet maken voor samenwerkingstools, zoals Slack. Hierdoor weet je zeker dat het geld alleen hiervoor wordt gebruikt en niet ook voor andere betalingen. Je kunt je eigen sub-wallet nu helemaal gratis aanmaken. Ontdek hoe je hiermee aan de slag gaat.

Fetch

Bonnetjes… of ze stapelen zich op, of ze raken kwijt. Het is een nachtmerrie voor veel boekhouders. Want wie herkent het niet dat je constant aan het jagen bent op betaalbewijzen om betalingen te kunnen verantwoorden in de administratie?

Met Fetch is dat gelukkig verleden tijd. Fetch is Pleo's eigen integratie met Gmail, Outlook en Microsoft 365. Deze handige functie koppelt automatisch alle bonnetjes in je postvak IN aan je uitgaven, waardoor je geen bonnetjes hoeft toe te voegen om je aankoop te verantwoorden. Fetch kan alle ontbrekende bonnetjes van het afgelopen jaar opsporen en je op de hoogte stellen wanneer dat is voltooid, of het nu gaat om je maandelijkse Dropbox-account of om je Slack-abonnement.

Meteen beginnen? Ga naar ‘Account’ in de Pleo-app en tik op ‘Power-ups’ op mobiel. Geef Pleo toegang tot je inbox en wij regelen de rest.

Budgets

Het overschrijden van je budget kan je cashflow flink in de war brengen. Dankzij Pleo Budgets houd je je IT-uitgaven gelukkig netjes en overzichtelijk.

Of je nu je tech-stack wilt uitbreiden of een project wilt monitoren: binnen het budget blijven is essentieel voor de kasstroom van je bedrijf. Je kunt in Pleo eenvoudig een label aanmaken voor een specifiek budget en alle uitgaven daaraan toewijzen. Je krijgt vervolgens automatisch een seintje wanneer je 75% en 100% van het budget hebt bereikt. Ook als je het budget overschrijdt, geven we je een seintje. Zo houd je grip op de uitgaven van je team. Ontdek hoe je een budget kunt instellen om meer controle te krijgen over wat er wordt uitgegeven.

Analytics

De Analytics-pagina in je Pleo-webapp biedt een gedetailleerd overzicht van al je bedrijfsuitgaven. Je kunt je uitgaven bijhouden en analyseren zoals jij dat wilt, of je nu de uitgaven per categorie, per tag of per team wilt zien. Je kunt zelfs zien wie de grootste besteders zijn in je team en aan welke leverancier je het meeste geld uitgeeft.

Dankzij het realtime uitgavenoverzicht in Pleo heb je meer grip op je cashflow en je budgetplanning voor de toekomst. Dit helpt je om kosten te besparen en slimmer met geld om te gaan.

Wil jij de controle terugpakken over je IT-uitgaven? En wil je tijd besparen, de kans op fouten verkleinen en je workflow moderniseren? Dan biedt de uitgavenbeheeroplossing van Pleo jou de flexibiliteit die je nodig hebt.  Boek nu een demo om alle functies te ontdekken en ontdek hoe jij je IT-uitgaven naar een hoger niveau tilt.