Optimisez vos dépenses informatiques : comment gagner du temps et de l'argent avec Pleo

Vous avez l'impression de ne pas maîtriser votre budget informatique ?

Vous ne savez pas très bien quelle personne paie quel abonnement, ce qui devient encore plus compliqué lorsque des employés quittent l'entreprise ?

Le partage de cartes rend l’achat d’outils essentiels cauchemardesque ?

Nous vous comprenons.

Heureusement, il existe un meilleur moyen de gérer vos dépenses informatiques. Avec Pleo, vous pouvez payer, surveiller et gérer les dépenses liées aux abonnements SaaS, aux services cloud, au matériel informatique et bien plus encore. Bénéficiez d'un contrôle total et d'une visibilité complète sur quelles sommes ont été dépensées, dans quel but, quand et par qui.

Grâce à ces fonctionnalités Pleo très pratiques, vous pouvez oublier le stress lié aux dépenses et vous concentrer sur le bon fonctionnement de votre entreprise.

Les cartes fournisseurs

Les cartes fournisseurs sont des cartes virtuelles Pleo. Elles permettent à des personnes désignées au sein de votre entreprise d'être responsables des paiements à destination d'un fournisseur ou d'un groupe de fournisseurs. 

Vous avez peut-être envie d'utiliser exclusivement Asana pour la gestion de vos projets, ou de ne fournir que des écouteurs de la marque Sony à votre équipe. Vous pouvez limiter les paiements aux fournisseurs de votre choix, ajuster le montant de dépenses, surveiller l'activité des cartes et profiter d'une visibilité totale sur vos paiements récurrents grâce au suivi analytique Pleo.

Les cartes fournisseurs peuvent même vous permettre de faire des économies, en vous aidant à repérer et à résilier les abonnements en double. En bonus, vous gagnez également du temps, car la clôture des comptes se fait plus rapidement en fin de mois.

Si vous avez souscrit notreoffre Advanced, vous pouvez configurer les cartes fournisseurs dès maintenant ! (Et d'ailleurs, vous saviez que vous pouvez aussi profiter du cashback ?)

Les factures

Les factures représentent une partie importante des dépenses pour toutes les entreprises. Mais retrouver et régler les factures des différents fournisseurs informatiques peut être chronophage, entraînant des erreurs de saisie des données et des process peu efficaces.

Avec Pleo Factures, vous pouvez capturer, traiter, approuver, payer et comptabiliser toutes vos factures au même endroit. Comparé à une gestion manuelle, notre outil vous fera gagner énormément de temps, vous permettra d'éviter les erreurs potentiellement coûteuses et les doublons de paiement, et conduira à de meilleures relations avec vos fournisseurs.

Il vous suffit d'importer une facture dans Pleo, et nous extrairons automatiquement toutes les informations cruciales. Une fois la facture traitée, vous pouvez l'approuver en vue du paiement. Toutes vos factures à venir sont regroupées dans votre tableau de bord, tout comme celles qui ont déjà été programmées ou réglées.

Finies les factures oubliées, finie la saisie manuelle des données. C'est plus simple pour tout le monde.

Le contrôle des dépenses

Le contrôle des dépenses proposé par Pleo est le meilleur moyen d'harmoniser parfaitement vos projets informatiques et vos dépenses. Il vous suffit d'avoir recours à notre gamme personnalisée d'outils (des limites ajustables à la validation simplifiée) pour atteindre vos objectifs tout en maîtrisant votre budget informatique.

Commencez par fixer des limites de dépenses par mois ou par achat, pour indiquer par exemple quel montant les nouveaux utilisateurs peuvent dépenser en hardware. Vous pouvez aussi choisir comment rembourser vos collaborateurs, pour avoir une maîtrise totale de votre trésorerie.

Ensuite, créez des processus de validation transparents pour vous assurer que toutes vos dépenses sont prises en compte. Vérifiez et approuvez en un clin d'œil les dépenses par carte et les remboursements, ou attribuez des vérificateurs supplémentaires pour ce qui requière davantage d'attention (comme les abonnements coûteux au cloud, par exemple).

Grâce à notre éventail de dispositifs de protection, vous pouvez facilement geler (ou dégeler) des cartes, et même éviter toute dépense suspecte. Si une personne quitte l'entreprise, il vous suffit de supprimer son compte utilisateur Pleo en seulement quatre clics.

Que vous souhaitiez garder un œil sur votre budget dans son ensemble ou surveiller les différents types de dépenses, Pleo se charge de vous fournir les données qu'il vous faut, quand vous en avez besoin.

Les sous-portefeuilles

Avec les sous-portefeuilles, vous pouvez créer des portefeuilles distincts dédiés à des objectifs bien précis. Ces sous-portefeuilles font partie du Portefeuille Pleo principal, mais vous leur attribuez une ou plusieurs cartes fournisseurs, ou désignez des employés spécifiques qui peuvent se servir des fonds.

Par exemple, il est facile de créer un sous-portefeuille pour les outils collaboratifs comme Slack. Ainsi, vous vous assurez que l'argent n'est utilisé que pour ce type d'application.

La création d'un sous-portefeuille est entièrement gratuite. Découvrezcomment vous y prendre.

Fetch

Fetch est l'intégration Pleo pour Gmail, Outlook et Microsoft 365. Cette fonctionnalité très pratique établit une correspondance entre tous les reçus de votre boîte mail d'une part, et vos dépenses d'autre part : plus besoin d'ajouter un reçu comme preuve d'achat.

Votre entreprise paie sans doute plusieurs abonnements informatiques mensuels. Les reçus électroniques ont tendance à s'accumuler et à s'égarer. Heureusement, Fetch déniche les reçus manquants pour l'année écoulée et vous avertit lorsqu'il les a trouvés, qu'il s'agisse de votre abonnement mensuel à Dropbox ou à Slack. 

Pour configurer l'outil, rendez-vous dans « Compte » sur l'application Pleo et appuyez sur « Fonctionnalités » sur mobile. Autorisez Pleo à accéder à votre boîte mail : nous nous occupons du reste.

Les budgets

Les dépassements budgétaires peuvent avoir un impact important sur les finances de l'entreprise.

Grâce aux budgets Pleo, vos dépenses informatiques sont impeccables.

Vous voulez mettre à jour vos logiciels ou suivre un projet d'un bout à l'autre tout en respectant votre budget ? Il vous suffit d'ajouter un tag à votre budget et de lui attribuer toutes les dépenses associées. Nous vous enverrons une notification lorsque vous aurez atteint 75 %, puis 100 % de votre budget, et également si vous le dépassez, pour que vous puissiez contrôler les dépenses de votre équipe.

Découvrez comment définir un budget pour bénéficier d'un contrôle accru sur les dépenses.

Le suivi analytique

Surveiller de près vos dépenses informatiques est le meilleur moyen de réduire les coûts et de faire des économies à long terme.

Pourquoi ? Parce que plus vous aurez d'informations à analyser, plus vous serez à même de repérer les dépenses anormales et d'identifier les occasions de réduire les frais.

La page « Suivi analytique » de l'application web Pleo vous fournit un aperçu détaillé de toutes vos dépenses. Vous pouvez suivre et analyser les transactions de différentes manières, qu'il s'agisse de filtrer par catégorie (par exemple les abonnements SaaS), par tag ou par équipe. Vous pouvez même repérer les commerçants auprès desquels vous dépensez le plus et identifier les personnes qui font le plus d'achats au sein de votre équipe.

Bénéficier de ce rapport de dépenses en temps réel est très utile pour obtenir des insights en vue de planifier et d'adapter votre budget. Que vous ayez besoin d'un coup de pouce pour visualiser toutes les dépenses de votre équipe ce trimestre ou que vous souhaitiez identifier quels employés ont oublié d'ajouter des reçus, le tableau de bord analytique constitue une ressource inestimable.

Envie de reprendre le contrôle sur les dépenses dédiées au bon fonctionnement de votre entreprise ? Pleo est une solution tout-en-un qui centralise les dépenses en matière de paiements par carte et de factures, vous donnant une flexibilité totale et une visibilité en temps réel. Réservez une démo avec Pleo pour découvrir toutes les fonctionnalités qui feront de votre gestion des dépenses informatiques un vrai jeu d'enfant.