Digitalización financiera: beneficios, retos y tendencias

La tecnología ha puesto el mundo patas arriba.

Hoy en día puedes hablar por voz en tiempo real desde un pueblecito de la sierra de Madrid con alguien de Nueza Zelanda. Sin pagar, además.

También puedes pedir un crédito sin ir al banco, abrirte una cuenta bancaria desde casa y pagar cualquier bien acercando el teléfono al terminal.

La digitalización es un hecho más que consumado que no deja de evolucionar... y las finanzas son el fiel reflejo de ello.

Sí, la digitalización financiera ya lleva un tiempo siendo realidad ✌️

Hablamos de emplear tecnología para optimizar los procesos financieros de la empresa.

De adoptar programas y herramientas financieras para empresas que ayuden con la contabilidad, facturación, análisis, control, etc.

¡Y lo que le queda!

Que tu empresa no saque ningún partido a los avances tecnológicos en las finanzas no tiene sentido alguno.

Lo hace, ¿no? 🙄

¿Ahorras tiempo y dinero gracias a la tecnología?

¿Tomas mejores decisiones con su ayuda?

¿Sois una empresa tremendamente productiva gracias a la digitalización de procesos ?

Si has respondido que no a alguna de las preguntas, tenemos que hablar... porque hay mucha tela que cortar.

¿Nos adentramos, entonces, en el fascinante mundo de la digitalización financiera?

Vamos a ver los desafíos a los que se enfrentan las empresas como la tuya, los beneficios de la digitalización de las finanzas, tendencias actuales, herramientas y qué pasos seguir para digitalizar tu departamento sin morir en el intento.

Los desafíos de la digitalización financiera

Lo de digitalizar los procesos de tu departamento está muy bien, aunque no es tan sencillo como implementar herramientas y hala, a correr 😅

La tecnología financiera trae consigo soluciones, sí, pero también cambia el contexto, al que hay que adaptarse en el proceso de digitalización.

¿A qué retos se enfrenta, entonces, la digitalización?

Pues al tratamiento de datos a gran escala , por ejemplo. Sin tecnología puntera, manejar grandes volúmenes de datos era engorroso, lento e ineficaz.

La tecnología actual debe permitir analizar con fluidez datos, datos y más datos, y extraer conclusiones que guíen el rumbo estratégico de la empresa.

También debe facilitar la seguridad de los datos más sensibles; cuando se almacenaban en un archivador era cuestión de poner una llave y guardarla, pero ahora las finanzas en la nube deben blindarse ante los ataques cibernéticos indeseados.

¿Qué más debe garantizar la digitalización financiera fruto de, precisamente, los avances tecnológicos?

Pues la integración de sistemas . Tu departamento se digitaliza, sí, pero no se emplea una única herramienta para ello, ¿no?

Bancos, programas de contabilidad , conciliaciones bancarias , gestión de personal, de recursos... Todo, en medida de lo posible, debe estar interconectado, para garantizar la interoperabilidad entre departamentos y fluidez en los procesos.

Tu equipo , además, tendrá que estar capacitado para trabajar con algo que probablemente no aprendió a lo largo de sus estudios.

¿Y qué más?

Pues el cumplimiento normativo , claro. ¿Emplear herramientas de gestión financiera te exime de cumplir las leyes?

Para nada 😣

¿Y si alguna herramienta de las que usáis no cumple con la ley?

¿Y si la ley se actualiza en materia de privacidad y seguridad y una de vuestras herramientas no adapta los protocolos y os ponen una multaza?

¡Ojo con eso!

Terminamos con el mantra infinito de la digitalización financiera: el equilibrio .

Ahora veremos los beneficios, pero la digitalización de las finanzas trae, en buena parte, automatización de procesos .

Pero no todo se puede automatizar, ¿no?

¿Vas a dejar que el algoritmo matemático de una herramienta para la toma de decisiones decida por ti, que tienes una visión integral de todos los recursos de a tu alrededor, experiencia previa y previsiones de futuro?

Claro que no: debes encontrar un equilibrio entre ahorrar tiempo automatizando y optimizar los procesos que tienen que ser manuales a la fuerza.

¿Qué tenemos si recapitulamos, entonces?

• Manejo de grandes volúmenes de datos
• Seguridad de los datos
• Integración de sistemas
• Cumplimiento normativo
• Capacitación de tu equipo
• Equilibrio entre automatización y optimización de procesos manuales

La buena noticia es que las herramientas financieras, en términos generales, tienen estos retos superados.

Se aseguran de cumplir la normativa, son suficientemente potentes como para trabajar con muchos datos, se integran unas herramientas con otras y ofrecen tutoriales de bienvenida para aprender a utilizarlos, soporte incluido 😌

Beneficios de la digitalización de las finanzas

Con tanto reto, la recompensa debería ser grande, ¿no? 😂

¡Lo es!

Digamos que tu empresa se pone las pilas y se convierte en el perfecto ejemplo de la digitalización financiera.

¿Qué conseguirías?

• Ahorrarías tiempo , fruto de la automatización y optimización de procesos financieros... y ese tiempo podrías dedicarlo a otros aspectos más estratégicos en tu caso
• Ahorrarías dinero gracias al ahorro de tiempo derivado de la automatización de tareas
• Tomarías decisiones informadas gracias al análisis y control de datos en tiempo real; de ese modo, las decisiones importantes estarían fundamentadas y no darás pasos en falso
• Además, facilitarías la comunicación y la colaboración entre departamentos, al trabajar todos en un mismo entorno: el digital

Y ya sabes eso dónde acaba reflejándose, ¿no?

En el KPI financiero más mágico de todos: el de la rentabilidad , que acabará aumentando, cumpliendo así con tu responsabilidad como CFO 🙌

Tendencias clave en la digitalización financiera

Vale, queda claro que la digitalización financiera es imparable y que hay que hacer que esté de tu lado y no al revés.

Pero si nos adentramos un poco más, ¿de qué va esto de las finanzas digitales?

Pues mira, aquí van tres aspectos que han sufrido una pequeña revolución con el uso creciente de la tecnología:

La integración bancaria

¿Recuerdas cuando había que ir presencialmente al banco para hacer transferencias?

No hace tanto, ¿eh? 🫠

Cualquier aspecto relacionado con los bancos era un rollo. Lento, poco productivo, impreciso... uf, horror.

Pero entonces llegó la banca digital 🖖

Una banca que, en resumidas cuentas, te permite hacer de todo sin tener que ir presencialmente a ningún sitio.

¿Quieres saber cuándo te pagan una factura? Conectas el banco online a tu software de facturación y listo.

¿Quieres hacer una conciliación bancaria? Conectas el banco online a tu programa de contabilidad y ya está.

¿Quieres programar pagos a proveedores para que no salgan tarde? Programas transferencias en el banco online y hala a otra cosa.

O mejor: te haces con una solución de gestión de gastos que también te permita hacer eso y además de pagar, mantienes ese gasto bajo control.

¡Y que viva la banca digital! 👏

Facturación electrónica de empresas

Otro aspecto top de la digitalización financiera es el tema de las facturas.

Los software especializados te convienen en ambos sentidos.

Cuando eres tú quien tiene que cobrar:

• Creas la factura en un abrir y cerrar de ojos en el programa, con los datos correctos y la numeración automatizada
• La envías a tu cliente desde el mismo programa
• Conectas el programa a tu banca online, y cuando entre el pago en la cuenta de la empresa... la factura se actualiza y aparece como pagada: adiós al problema de las facturas pendientes de cobrar

Y si es más para la gestión de facturas de proveedores , también te interesa:

• El programa las recibe al estar conectado con el propio software del proveedor
• Registra los datos de la factura y te permite validarla
• La mantiene en el listado de facturas pendientes de pago y cuando la pagues, pues ya está
• Y si se te hace tarde porque se acerca la fecha de vencimiento, aviso automático para que no se te pase

¿Ves qué fácil?

Dichos programas de facturación electrónica de empresas, además , se conectan con los software de contabilidad , para que también automatices las tediosas tareas contables.

Y ojo, que esto no es opcional: la factura electrónica va a pasar a ser obligatoria en 2026, así que... ¡ojo! 😦

Contabilidad online

¿En qué cuenta contable va este gasto de viaje ?

¿Y este gasto de gestión ?

¿Cuánto al «debe» y cuánto al «haber»?

¿Cuánto sale del impuesto de sociedades ?

¿Qué modelo se rellena y cómo?

La contabilidad online también es una realidad. Una fantástica realidad, de hecho: la de errores introduciendo datos que habrá salvado la tecnología 🙃

Gestión de gastos

Ponte ahora en «modo gasto».

Piensa en ellos, lo tradicionalmente problemáticos que eran.

Si tu equipo se iba de viaje, rellenaba la molesta nota de gastos , reunía las facturas o tickets y luego en contabilidad tenían que revisar.

Y si se aprobaba la nota, se emitía el reembolso de gastos de viaje .

Y si no, a ver por qué, retrasando el proceso de reembolso para perjuicio de la persona que adelantó su dinero 😑

Y luego claro, el registro de los datos: había que pasar los números de los tickets y facturas a los libros contables, para que no se perdiera ningún gasto y el resultado de la presentación de impuestos estuviera optimizado durante todo el calendario fiscal .

La digitalización financiera también ha alterado mucho —para bien— este proceso, automatizando los registros de gastos y permitiendo que el papel deje de utilizarse.

¿Qué hacías cuando a la factura de Marta, que venía de Barcelona de viaje de trabajo, se le había borrado la tinta y no había manera de saber las cantidades? 😫

Pues adiós al problema. Por no haber, ya no hay ni factura física de Marta, porque Pleo... ¡ay! 🤐

La gestión financiera

¿Y el resto de procesos financieros qué?

¿Ha habido mejora en ellos o no?

¡Pues claro! 🤙

Las proyecciones financieras ya se hacen solas partiendo de datos digitales.

El control presupuestario también, y en tiempo real.

La generación de informes financieros sale en un periquete con los software y los visualizadores de datos .

El rolling forecast lo actualizas cuando quieras, sin necesidad de dedicar un extra de trabajo, como sucedía antes.

El pago de las nóminas de tu equipo, la gestión de proveedores ... todo lo que te puedas imaginar ya es mucho más sencillo, eficiente y eficaz que antes de la llegada de la digitalización financiera.

Que por cierto, ¿qué herramientas ha puesto a nuestro alcance?

Tipos de herramientas financieras para llevar a cabo la digitalización de las finanzas

Ya sabemos por dónde van los tiros y hasta dónde llegan los brazos de la innovación financiera.

Pero si hablamos de herramientas y tecnología específica, ¿qué nos encontramos?

Herramientas basadas en IA y BI: inteligencia y analítica de negocio

La inteligencia artificial financiera y la business intelligence son tecnologías muy socorridas a día de hoy.

Los programas dotados de ellas son capaces de actuar de forma independiente y ofrecerte resultados inimaginables hace tan solo unos años.

Por ejemplo, te permiten bucear en el big data y hacer consultas cuyas respuestas te ayuden a tomar decisiones informadas.

¿Cómo se comportaba el IPC durante los meses previos a una pequeña bajada de los tipos de interés?

¿Cuál era el gasto medio de los clientes de determinado sector justo antes de la invasión rusa a Ucrania? ¿Y cómo cambió?

¿Cómo ha afectado el conflicto en Palestina al euro? ¿Qué repercusión tuvo en el último conflicto internacional?

Las respuestas a las preguntas que te interesen te ayudarán a cumplir tus objetivos estratégicos y financieros... sin apenas esfuerzo y dedicación.

Herramientas de trabajo en la nube

La nube es otra característica común de las soluciones aparecidas en esta etapa de innovación financiera.

Antes se trabajaba en papel.

Luego, pasamos a trabajar en el disco duro local de los ordenadores.

Ahora lo hacemos en la nube, en un entorno digital online dotado de características como estas:

• Potentes protocolos de seguridad de la información
• Acceso desde cualquier parte del mundo
• Actualización de datos en tiempo real
• Colaboración entre distintas personas al mismo tiempo
• ...

Sí y solo sí a las finanzas en la nube .

Contabilidad, facturación, gestión de gastos, de proveedores... toooodo se hace en entornos cloud ☁️

Software de gestión

Y acabamos con algo más general: los programas de gestión.

¿De gestión de qué?

De todo, como hemos visto: de gastos, de la contabilidad, de proveedores, de facturas, de recursos de la empresa, de clientes, etc.

Programas que en su mayoría hacen uso de las tecnologías comentadas, como la nube o la IA.

Y claro, son programas financieros capaces de conectarse unos con otros, así como con los bancos.

De ese modo, si te haces con un programa de gestión de gastos como el que te vamos a contar enseguida, podrás conectarlo con tu banco y con el software de contabilidad que emplees.

Cualquier cambio de un programa hará que se actualice el otro.

¿Te pagan una factura? Contabilidad actualizada 👍

¿Registras un gasto? Panel de control actualizado, exportas los datos y, nuevamente, contabilidad actualizada 👍

Si es que la integración... 😍

El paso a paso de la digitalización financiera

Vale, decidido: te apuntas.

¿Qué pasos deberías seguir?

Son simples y lógicos.

Lo primero es que veas dónde tenéis necesidades .

Tras leer este post y conocer el alcance de la digitalización financiera es posible que te hayas inspirado 😎

Cuando sepas qué hay que mejorar, pasas al cómo hacerlo.

¿Qué soluciones adoptas?

¿Qué programas te van a ayudar a satisfacer esas necesidades planteadas en el paso anterior?

Revisas planes de software , precios, condiciones... y pum, tomas la decisión y actualizas tu stack financiero .

¿Y luego?

Pues lo suyo es que hagas partícipe a tu equipo . Debe aprender a utilizar las herramientas adoptadas, porque al final también serán ellos quienes la empleen en su día a día, ¿no?

Y hala, ¡a funcionar!

Plantéate objetivos, hazles seguimiento —pero manualmente no, que la digitalización financiera te lo automatiza— y comprueba que, en efecto, la decisión de innovar ha sido todo un acierto ✊

Aunque... ¿sabes qué sería un acierto sí o sí, y además un gran ejemplo de la digitalización financiera?

Pleo, máximo exponente de la digitalización financiera

Pleo, sí ☺️

Un software de gestión de gastos de empleados que hace lo que te decíamos ahí arriba.

¿Se va tu equipo de viaje?

Pleo registra cada gasto con una simple foto al justificante de pago , bien sea una factura completa o ticket.

Y como es una solución homologada por la Agencia Tributaria, ¡magia! Podrá tirar el ticket a la basura, porque la foto será suficiente para justificar el gasto de cara a Hacienda.

El gasto se añadirá al panel de control, para que lo tengas vigilado en tiempo real, y cuando estéis listos... solo tendréis que exportarlos todos a vuestro programa de contabilidad.

¿Ves qué fácil no, facilísimo es? 👌

Y con esto ahorras tiempo en el proceso, dinero al no perder ningún gasto... y ganas en felicidad laboral y rentabilidad.

¿Dónde?

En la gestión de gastos que mejor refleja lo que implica y aporta la digitalización financiera