Todo lo que debes saber sobre la factura electrónica

La factura electrónica está de moda.

No por su extendido uso en nuestro país, que también, sino porque hay un reglamento a punto de caramelo que va a acabar de confirmar su obligatoriedad en uno o dos años.

A partir de 2024, algunas empresas ya estarán obligadas a utilizarla, aunque solo en sus transacciones comerciales con otros negocios y profesionales.

Y ya no se podrán hacer manualmente, sino que será necesario utilizar programas de facturación que cumplan con unos requisitos determinados.

Pero espera, espera; vamos a empezar por el principio, que la cosa tiene miga.

Allá vamos, factura electrónica 👇

Qué es la factura electrónica

Una factura electrónica es aquella que se expide y recibe por medios electrónicos o digitales.

Por el momento, esta es la única condición necesaria para que una factura sea considerada electrónica, pero las cosas están a punto de cambiar.

¿Una factura en PDF creada a partir de un Word de forma rudimentaria? Sí, en un sentido amplio —y de nuevo, por ahora— es una factura electrónica.

¿Y una generada con un sofisticado software de facturación? También.

Si es digital, hasta que el nuevo reglamento entre en vigor, es electrónica.

Es decir, hasta ahora, hablábamos de factura electrónica en oposición a la factura en papel de toda la vida, que parece tener los días contados en el mundo B2B.

Pero cuando se apruebe el nuevo reglamento de facturación, las facturas entre empresas tendrán que salir necesariamente de un software homologado que cumpla ciertos requisitos.

Y detrás de todo ello está la ley crea y crece, que ha llegado para luchar contra los evasores de impuestos 🚨

La factura electrónica y la ley crea y crece

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como la ley crea y crece, está íntimamente relacionada con la facturación electrónica en España.

Se publicó en el BOE como parte del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia con el objetivo de facilitar la creación de empresas, impulsar su crecimiento y reducir la morosidad.

El 19 de octubre de 2022 entró en vigor, y estableció que el gobierno contaba con un plazo de 6 meses para actualizar el reglamento de facturación ya existente —publicado en 2012— que «afinara» su uso.

Esos 6 meses se cumplieron el pasado mes de marzo y el gobierno seguía —y sigue— sin actualizar dicho reglamento 

Lo que hizo, en cambio, fue crear una consulta pública sobre la facturación electrónica entre empresas y profesionales. Como si fuera una sección de preguntas frecuentes.

Ya existe una normativa para la factura electrónica aprobada y publicada que, a falta del reglamento, establece que las empresas tendrán que adoptar la factura electrónica sí o sí entre 2024 y 2025.

Entonces, ¿cuándo será obligatorio la factura electrónica para empresas?

Siendo más específicos, ahora mismo ya es obligatoria la factura electrónica para las empresas siempre que se trate de operaciones con la Administración Pública.

Con otras empresas y profesionales autónomos no, cosa que van a cambiar la ley crea y crece ya aprobada y el reglamento pendiente ❗

La ley distingue dos grupos afectados:

• Las empresas que facturen 8 millones de euros o más
• Las empresas que facturen menos y los autónomos

El primer grupo tendrá un año desde la aprobación del reglamento para adoptar el uso de la factura electrónica, por lo que deberías esperar su obligatoriedad para algún momento de 2024.

El segundo grupo tendrá dos años, por lo que a priori la factura electrónica será obligatoria desde 2025.

Recuerda que estamos hablando de las relaciones B2B. Es decir, si tu empresa vende un producto a particulares no se verá afectada.

Con eso queda resuelta la pregunta de a partir de qué fecha será obligatoria la factura electrónica y quiénes están obligados a emitirlas... pero hay más.

¿Cómo afectará en el día a día a tu empresa? 🙄

Obligaciones que trae la factura electrónica para empresas

Desde primavera de 2025 —o 2024 si facturas por encima de los 8M €— tus nuevas obligaciones como empresa serán estas:

• La más obvia que ya hemos comentado, que no es otra que la de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en tus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales —ya sucede con la administración—.
• Tu empresa tendrá que proporcionar información sobre el estado de las facturas, por ejemplo, si están pagadas o no.
• Tendrá que utilizar un programa que garantice el hecho de que se pueda conectar de forma gratuita con el software elegido por las otras empresas o profesionales.
• Podrás utilizar el software que quieras, siempre que cumpla ciertos requisitos y esté homologado; ningún cliente o proveedor podrá obligar a tu empresa a usar uno determinado.
• Deberás facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores de la misma.
• Deberás permitir que los receptores puedan acceder a las facturas electrónicas almacenadas digitalmente durante cuatro años. Cuando exista un contrato y este finalice, el acceso a las facturas electrónicas deberá prolongarse durante tres años más.

Pues no es tan grave, ¿no?

Aumentará el control por parte de la Agencia Tributaria, sí, pero también la eficiencia y precisión contable 😊

Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica

Entramos en detalles 🔬

 ¿Qué formato debe tener la factura electrónica?

¿Cuáles son sus requisitos?

¿Qué campos obligatorios debería tener?

Por su definición, ya sabes que el formato tiene que ser digital.

Hasta ahora, una factura digital podía ser en PDF, JPEG, PNG —formatos no estructurados, como imágenes— o XML —formato estructurado, el que trae consigo la obligación actual con las administraciones públicas—.

Y la podías hacer tú directamente, cosa que está a punto de cambiar porque sí o sí vas a tener que utilizar un software de facturación verificado.

Y en cuanto a qué datos debería incluir, toma nota:

1. Número de factura y, si procede, de serie
2. Fecha de expedición
3. Razón o denominación social de tu empresa
4. Nombre y apellidos, razón o denominación social del receptor de la factura electrónica
5. CIF de tu empresa y número de identificación fiscal del receptor
6. Domicilio fiscal de tu empresa y del receptor
7. Descripción de las operaciones para determinar la base imponible del impuesto
8. Base imponible de las operaciones
9. Tipo impositivo que se aplica, así como la cuota tributaria
10. La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura

Es decir, a priori los elementos necesarios que necesita tu empresa para facturar electrónicamente son los mismos que una factura «de toda la vida».

Habrá que esperar al reglamento para ver si cambia algo 😐

Cómo hacer una factura electrónica

No queda otra: con la nueva ley sobre la factura electrónica vas a tener que tirar de software de facturación. 

Pero no de cualquiera.

Resulta que por aquí también asoma la cabeza la ley antifraude publicada en 2021 —Ley 11/2021—, que entre otras cosas es la responsable de que hoy en día ya no se puedan hacer pagos en efectivo de más de 1.000 €.

Otro punto en el que pone el foco es en los software y aplicaciones informáticas destinadas a hacer contabilidad, los que nos ocupan.

Esto es lo que dice, a grandes rasgos:

• Los software de doble uso —es decir, aquellos que permiten llevar dos contabilidades, la oficial y la B— quedan terminantemente prohibidos
• El software empleado no podrá permitir la modificación de cualquier registro sin dejar rastro; si haces cambios, se tienen que poder conocer… de ahí que ya no se pueda utilizar ni Word ni Excel para hacer facturas
• Tendrá que llevar un registro completo de facturación con todos los movimientos que hagas al respecto
• Y también un registro de todos los eventos; es decir, de qué usuario accede y cuándo entra, cuándo sale y qué hace mientras está dentro
• También debería facilitar el acceso y transmisión de datos a la Agencia Tributaria
• Y deberá estar certificado según marque el reglamento pendiente de publicación

Como ves, se ha estrechado bastante el cerco.

Cualquier movimiento, registrado. Los datos, accesibles para Hacienda. Y si el programa no está certificado, no sirve.

Si utilizas un software que no cumple, te expones a recibir una multa.

¿Qué hacer entonces?

¿Cómo emitir una factura electrónica cuando llegue el momento de tu empresa en 2024 o 2025?

Pues tendrás que generar tus facturas electrónicas desde un software de contabilidad homologado por la Agencia Tributaria y deberás añadir todos los datos que hemos visto antes.

A través del software tendrás que hacer el envío de la factura electrónica al destinatario, cuyo programa se encargará de validar asimismo tu factura, que tendrá que estar disponible digitalmente durante cuatro años.

Resumiendo: software adecuado + almacenamiento digital ✌

Aplicaciones para emitir facturas electrónicas

¿Qué software utilizar, entonces?

Hasta que no se apruebe y actualice el actual reglamento de facturación, no estará confirmada la lista de aplicaciones certificadas, pero actualmente ya existen unas cuantas dedicadas a gestionar todo lo relacionado con las facturas electrónicas.

Hablando de facturas electrónicas y herramientas homologadas...

El control va a ser la clave dominante en los próximos años, está claro.

Y para control de facturas electrónicas y homologación, Pleo 👋

Pero ojo, que no estamos para sustituir el software o aplicación que termines eligiendo para emitir facturas electrónicas.

Estamos para lo contrario, para cuando te las dan.

Para cuando tu equipo tiene un gasto de empresa y le hacen una factura, que ya hemos visto que será necesariamente electrónica desde 2024 o 2025.

¿Qué pasa con esa factura?

Cuando era en papel se perdía fácilmente, pero... ¿en digital va a ser mejor?

Los gastos son un aspecto fundamental en cualquier negocio; te ayudan a reducir la cantidad de impuestos a pagar, siempre que los controles bien.

¿Recuerdas el IVA deducible?

Pero si no te organizas, pierdes las facturas y las declaraciones trimestrales se convierten en un caos, pasa esto:

• Pagas de más, ya sea IVA trimestral o IVA mensual
• Pueden ponerle multas y sanciones a tu empresa
• Los objetivos no se cumplen y todo el mundo está más estresado

Por eso te presentamos Pleo, la solución de gastos homologada por Hacienda que se integra a la perfección con tu software de contabilidad.

Cuando a alguien de tu equipo le hagan una factura, le hace una foto o una captura con la app y se sube al sistema, donde queda bien almacenada y accesible.

Y de ahí, a tu software de contabilidad en un par de clics. De forma gratuita, como indica la ley 😎

Multiplica eso por los miles de facturas a nombre de tu empresa que recibes mes a mes y ya te puedes hacer una idea mínima de la cantidad de horas y disgustos que te puedes ahorrar dejando las facturas electrónicas recibidas en manos de Pleo.

En las facturas emitidas ya no nos metemos, pero en lo que se refiere a gastos... organiza tus facturas con Pleo y olvídate de todo 🤙