Pago a proveedores: condiciones, facturas, plazos… la guía total
Los proveedores de tu empresa tienen que cobrar. A tiempo, además.
A priori puede parecer sencillo conseguirlo, pero como no domines a las mil maravillas el pago a proveedores… podrías tener problemas.
¿Que no?
¿Qué pasa con los plazos de pago cuando andas justo de dinero en la caja?
¿Y qué formas de pago tienes a tu alcance?
¿Y cómo gestionas las facturas para contabilizarlas correctamente?
¿Y qué sabes sobre la financiación de proveedores por si su precio se te escapa? ¿O de sus anticipos, en caso de que necesiten ayuda para prestarte el servicio?
Lo dicho: el tema tiene más chicha de lo que pueda parecer en un primer momento, pero estamos aquí para ponerle solución.
Hemos preparado una guía completa de todo lo que debes saber como empresa con respecto a pagar a proveedores.
Todo, ¿eh?
Y ahora, sin más dilación, vamos a por ello.
¡Deeeentro pago a proveedores!
El proceso de compra y pago a proveedores
Seguro que ya lo conoces, pero por dejarlo claro:
- Generas la orden de compra con todos los datos
- Recibes el producto o servicio y la factura, y evalúas si está todo en orden
- Autorizas el pago y pagas
- Y almacenas la factura
En la factura que recibas lo normal es que aparezcan los productos o servicios solicitados, el precio, la forma de pago, fecha de la factura, etc.
Lo normal en una factura completa, vamos.
La revisión del producto o servicio y la factura tampoco tiene mayor historia.
Luego llega la autorización del pago… y su materialización que, ojo, no puede exceder los 60 días desde la entrega, como veremos enseguida.
Y luego pues tienes que gestionar la factura, contabilizándola y almacenándola.
Todo claro como el agua en el proceso de pagos a proveedores, ¿no?
La importancia de pagar a tus proveedores a tiempo
Ayyy, que por un descuido se ha materializado el riesgo financiero de quedarte sin dinero en la caja y no haces el pago a proveedores a tiempo.
¿A qué te expones como empresa?
Pues a que la relación con él se deteriore. Va a parecer que no te importa que cobre lo que es suyo a tiempo, por lo que puede que se mosquee y la relación se resienta.
Normal, ¿no?
Pero cuidado, que se puede poner peor: si en la negociación con el proveedor pactasteis una garantía en forma de recargo por pago tardío… puede reclamártelo.
De ese modo, además de una relación deteriorada, tendrás un gasto innecesario de más.
Los pagos a destiempo, asimismo, son sinónimo de descontrol. Tienes la factura, sí, pero el dinero no ha salido y no se sabe muy bien cuándo lo hará.
Eso puede afectar a la previsión de gastos que haces como CFO, o al control presupuestario.
Y ojito, porque si hay un auditor validando cuentas, una factura impagada puede hacer que se niegue a validar los saldos.
En fin, que todo mal.
¿No sería mejor organizar la gestión de pagos a proveedores y pagar a tiempo?
- Evitarías riesgos financieros
- Tu relación con el proveedor se mantendría sólida y saludable
- Evitarías pagos adicionales imprevistos, algo que agradecería la caja chica
- El control financiero en tiempo real sería posible
- El auditor de cuentas no te pondría trabas
- Estarías respetando la normativa
Y tú, como líder financiero, estarías cumpliendo con tu trabajo y descansarías mejor por las noches.
La ley de pago a proveedores en España
¿Hay ley de pagos en España a proveedores que defina el tema de los plazos máximos de pago?
Confirmado, la hay, aunque con un matiz.
La nueva ley de pagos a proveedores —«nueva», que es de 2022— es la famosa Ley Crea y Crece... pero no es la que fija los plazos, que al final es lo que más te interesa.
El plazo legal de pago a proveedores viene de la Ley 3/2004 —reformada por la Ley 15/2010—, que establece el máximo de 60 días entre empresas y 30 días cuando paga una Administración.
La Ley Crea y Crece, que sería la última actualización, refuerza el cumplimiento al impulsar la factura electrónica B2B y exigir más transparencia en los plazos de pago.
Así que sí, la normativa española determina un plazo de pago a proveedores establecido en un máximo de 60 días, que pasan a 30 en caso de ser una Administración.
Esas son las condiciones de pago a proveedores establecidas por la ley, sí, que protege a las empresas proveedoras más pequeñas ante las grandes que, si pudieran, pagarían a seis meses sin despeinarse.
Y adiós a la liquidez de las empresas más modestas.
Esos 60 o 30 días empiezan a contar desde el momento en que se recibe el producto o se presta el servicio.
¿Qué te parece?
Dos meses de límite para pagar a tus proveedores: ese es el plazo con el que puedes jugar para encajar los ingresos y no poner en riesgo el flujo de caja.
Pero recuerda que eso es solo un límite: en realidad, tienes que negociar individualmente con cada uno para establecer las condiciones de pago a tus proveedores.
La ley también refleja estos aspectos interesantes relacionados:
- Los pagos en efectivo están limitados a 1.000 €: con el claro objetivo de limitar el fraude y la circulación de dinero en B, los pagos por encima de mil euros no están permitidos; tal cual
- Los pagos a proveedores se pueden aplazar, siempre y cuando no reflejen un abuso de la empresa pagadora a la proveedora, como pagar a varios meses vista
- Debes incluir el período medio de pago a proveedores en la memoria de las cuentas anuales de la empresa
Esto último te lo contamos luego, que tiene su miga.
¿Seguimos?
Problemas habituales al hacer el pago a proveedores... y posibles consecuencias
Pagar tarde a un proveedor rara vez es un accidente.
Detrás casi siempre hay procesos mal definidos, datos sin validar y poca visibilidad en la tesorería.
Si quieres cumplir los plazos y no quemar relaciones, lo suyo es identificar dónde está el origen del fallo.
Algunas ideas:
- Conformidad lenta o difusa: nadie sabe quién valida o cuánto puede tardar, y la factura se queda aparcada hasta que, sin que nadie se dé cuenta, se pasa el plazo
- Datos que no cuadran: pedidos que no existen, importes distintos, impuestos mal aplicados, facturas duplicadas… ¡hay que revisar y aprobar las facturas!
- Pagos a proveedores sueltos, sin orden ni calendario: transferencias cuando sacas 5 minutos y viene bien, no cuando vence realmente el pago
- Sin visión del período medio de pago: no mides cuánto tardas realmente en pagar y no te apoyas en ese dato para evitar pagar demasiado tarde
- Métodos de pago a proveedores poco trazables: efectivo, pagarés u opciones que dificultan justificar después; luego entramos en eso
- Desconexión con la contabilidad: cada pago a proveedores se registra tarde, mal o dos veces, y la conciliación llega al final del mes… o nunca
Cuando estas piezas fallan, validas tarde, pagas fuera de plazo y acabas gastando de más —una de las consecuencias— por pura desorganización.
La salida es simple de decir y exigente de hacer: fijar un proceso de aprobación con responsables y plazos, centralizar facturas y aprobaciones en un único flujo, establecer un calendario de pagos por vencimiento y registrar todo a la vez que se paga de forma automática.
Orden primero, velocidad después.
¿Y las consecuencias de estos pagos tardíos en caso de que sigas fallando?
Pagar fuera de plazo sale caro. Se generan intereses de demora y el proveedor te puede reclamar costes de gestión y cobro.
También se resiente la relación. Pierdes prioridad de servicio, desaparecen descuentos por pronto pago y, en la siguiente negociación, el proveedor aprieta condiciones y precio. Con los más críticos, el daño se nota rápido.
Y ojo con el riesgo operativo, que afecta directamente a tu cumplimiento con los clientes. Retrasos en entregas, paradas de producción o de servicio y compras de última hora más caras para tapar el agujero: la cadena de suministro se vuelve frágil justo cuando necesitas estabilidad.
¿Y la tesorería?
Pues que pierde ritmo. Sin pagos a vencimiento, aparecen picos de salida de caja que desordenan el presupuesto y obligan a elegir entre pagar tarde o asfixiar otras partidas. Cualquiera de las dos erosiona margen y complica la gestión de tesorería.
Pero lo peor de todo viene al cerrar. Sin trazabilidad ni plazos claros, la contabilidad se retrasa, aumentan los ajustes y toca explicar en la memoria el período medio de pago elevado y cómo piensas corregirlo.
No es solo imagen: es tiempo y credibilidad que se van por el desagüe.
El PMP o período medio de pago a proveedores
Resulta que en la memoria de tus cuentas anuales tienes que incluir el dato que refleja el período medio de pago de facturas a proveedores.
Si supera los 60 días, tendrás que explicar qué medidas vas a adoptar para rebajar ese valor hasta el máximo estipulado.
¿Cómo lo calculas?
Hay dos métodos: el de las empresas que elaboran las cuentas anuales abreviadas —o que aplican el plan PYME— y el de las cuentas anuales normales o estándar.
El cálculo del PMP en el caso de las cuentas anuales abreviadas o plan PYME es bastante sencillo:
PMP = (Saldo medio de acreedores comerciales / Compras netas y gastos por servicios exteriores) * 365
En el caso de las cuentas anuales normales, el cálculo se complica un poquito.
La fórmula principal es esta:
PMP = ((ratio de operaciones pagadas * importe total de pagos realizados) + (ratio de operaciones pendientes de pago * importe total de pagos pendientes)) / (importe total de pagos realizados + importe total de pagos pendientes)
¿Y cómo se calculan esos ratios?
El ratio de operaciones pagadas, a partir de esta operación:
(Sumatorio del número de días de pago * importe pagado de la operación) / importe total de pagos realizados
Y el ratio de operaciones pendientes de pago se calcula igual, pero sustituyendo:
(Sumatorio del número de días pendientes de pago * importe de pago pendiente) / importe total de pagos pendientes
👉 Más sobre el período medio de pago a proveedores
Modalidades y formas de pago a proveedores
A ver, sobre el pago en sí.
¿Qué medios tienes?
Hay que distinguir las modalidades de las formas.
Las modalidades son solo dos: el pago al contado o aplazado. Al contado ya sabes lo que es: cuando se paga el mismo día que se recibe la mercancía o el servicio.
¿Y aplazado? Pues cuando se paga después, en un plazo acordado con el proveedor en el momento de negociar, sabiendo que la ley establece que el tope son 60 días.
¿Y las formas de pago?
En este caso cuentas con seis:
- Pago a proveedores en efectivo, aunque la ley limita los pagos con dinero físico a 1.000 €
- Pago a proveedores por transferencia bancaria, ideal por la transparencia
- El cheque es otro método transparente disponible porque todo queda registrado, aunque es fácilmente falsificable
- Los pagos digitales a través de pasarelas o herramientas que procesan datos de tarjetas de crédito o débito son una opción cómoda
- Los pagarés te dan flexibilidad, aunque no dan la sensación de tener muy en cuenta al proveedor
- Y las domiciliaciones bancarias son cómodas, rápidas, transparentes y seguras, ideales para dar confianza
Y luego, si no tienes liquidez, pero no quieres que la relación con tus proveedores se deteriore, cuentas con tres alternativas adicionales: el confirming, el factoring y la letra de cambio.
👉 Más sobre las formas de pago a proveedores
Claves para controlar los pagos a proveedores
¿Y de control cómo vamos?
Un control que asegure los pagos, claro, y que te permita tener todo bien atado. Sin sorpresas.
¿Cuentas con algún sistema?
Si no, lo primero que tendrías que hacer es elaborar una política de pagos a proveedores que refleje plazos, formas, procedimiento, etc.
¿Y a partir de ahí?
Aquí algunas claves:
- Registra todas las facturas que recibas de tus proveedores
- Automatiza todo lo que puedas: los pagos, el registro de facturas, el envío de recordatorios, etc.
- Valida las facturas de tus proveedores antes de pagarlas
- Digitaliza el procedimiento de pago a proveedores, desde la recepción de la factura hasta, obviamente, el pago
- Intenta mejorar las condiciones de pago a proveedores cuando haya que renovar los acuerdos, teniendo como garantía el haber respetado las anteriores
👉 Más sobre el control de pagos a proveedores
La gestión de las facturas de los proveedores
Ojito, que llegamos a un punto crítico: las facturas.
¿Cómo gestionas las de tus proveedores?
Pues conociendo bien el proceso de facturación… y automatizando todo lo que puedas con la ayuda de la tecnología.
Fases del proceso de facturación
Teniéndolo claro no correrás riesgos, porque podrás detectar anomalías y mejorar poco a poco, conforme vayas viendo los puntos que más problemas dan:
- El proveedor te envía la factura por los productos entregados o servicios proporcionados
- Tras comprobar los datos y la información, validas la factura en caso de que esté bien; si no, se lo dices al proveedor para que emita una nueva… o una rectificativa, única vía con la llegada de la factura electrónica
- Registras la factura en tu sistema de control de gastos
- Haces el pago de la factura al proveedor
- Contabilizas la factura del proveedor
- Y la archivas, para poder justificar el gasto ante Hacienda
El proceso parece sencillo, pero a la que tienes que repetirlo decenas o cientos de veces al mes… ojo, que puede hacerse muy tedioso, salvo que tires de tecnología.
👉 Más sobre la gestión de facturas de proveedores
Automatización de las facturas de proveedores
Tanto hablar de la automatización y no se ha tocado aún el tema de por dónde empezar.
¿Qué paso das primero, en caso de que quieras automatizar el proceso de facturación con tus proveedores?
Digitalizarte. Es decir, adopta herramientas de gestión de facturación o de gestión de proveedores que te den agilidad.
¿Y luego?
Determina un proceso de validación de las facturas, para que nada más recibirlas no tarde en llegar la luz verde para poder pagarlas a tiempo.
¿Qué más?
También es conveniente que des con alguna herramienta capaz de leer datos de las facturas.
Con OCR para facturas, por ejemplo.
Así, tanto si tu proveedor te envía la factura en papel como si lo hace por email en PDF o Excel, podrás procesar y registrar sus datos sin esfuerzo en un tiempo récord.
¿Y cómo respondes a la cuestión de cómo pagar a proveedores de forma automática?
Pues con domiciliaciones bancarias… o con herramientas financieras que te permitan programar pagos digitales. Al final, enseguida, te hablamos de una.
También podrías automatizar el almacenamiento de la factura. Subiéndolas a la nube, por ejemplo, porque las finanzas cloud ya son una realidad ☁️
Y la contabilidad, claro: ¿se puede automatizar?
Pues claro; la contabilidad online también está disponible para las empresas. Con ella, los datos de las facturas se cargan automáticamente en el programa elegido y los asientos contables se rellenan solos.
¡Viva! 🙌
👉 Más sobre la automatización de facturas de proveedores
La financiación de proveedores
Imagina que das con un proveedor con una pinta magnífica, pero con un precio que haría temblar las cuentas de la empresa.
¿Te olvidas de él?
Para nada: ¿por qué no lo financias?
Es una opción muy extendida.
Suele darse de estas cuatro formas:
- La financiación con crédito es externa; es decir, al proveedor ni le va ni le viene, porque acabará cobrando igual y tú pagarás una tasa de interés generalmente alta
- La financiación a cambio de participaciones te puede venir bien en un estado temprano de la empresa, cuando su potencial es muy grande
- La financiación a cambio de inventario permite a tu proveedor hacer uso de tus productos o servicios a cambio de un aplazamiento de los pagos
- Y el leasing es cuando el proveedor ya te presenta un plan de financiación negociado previamente entre él y la fuente que te va a financiar
Esta cuarta es la opción más interesante.
El proveedor ha negociado por su cuenta con una entidad financiera ciertas condiciones, que te traslada para que financies sus propios productos o servicios.
👉 Más sobre la financiación de proveedores
El famoso anticipo a proveedores
Le damos la vuelta a la tortilla y de financiación y aplazamiento de los pagos a proveedores nos vamos al anticipo.
¿Anticipo a proveedores?
En este caso, no es el proveedor el que te hace un favor a ti, sino al revés. Consiste en acordar un anticipo por el total o una parte de la cantidad final que acabarás pagando.
Permitirá a tu proveedor financiar su trabajo y cubrirse ante el riesgo de que tu empresa no pague.
Si habéis acordado los 60 días límite para el pago, estaríamos hablando de dos meses de trabajo sin cobrar por su parte, ojo. Y si te retrasas, imagina el desastre para él.
¿Tu empresa podría permitírselo?
Seguramente no, y la del proveedor tampoco.
👉 Más sobre el anticipo a proveedores
El papel de la tecnología en la gestión de pagos a proveedores
Alegríaaaaaa, que por fin llega la parte que más nos gusta: la del aumento de la eficiencia y eficacia gracias a la tecnología financiera.
La tecnología convierte el proceso de pago a proveedores en algo felizmente previsible: recibes la factura, la validas según las condiciones de pago a proveedores, la apruebas con criterios claros y programas el abono en la fecha pactada.
Resultado: menos errores, mejor gestión de pagos a proveedores y cumplimiento real del plazo de pago a proveedores que marca la ley.
Y sí, pagar a 90 días entre empresas no es legal, por mucho que te apetezca; las herramientas te ayudan a no cruzar esa línea y exponerte a todo lo que hemos visto antes.
De hecho, ¿en qué te ayuda la tecnología en esto de los pagos a proveedores?
- Captura automática de datos de la factura y control de duplicados
- Verificación automática de cada pedido
- Aprobaciones automáticas por importe o proyecto, con una trazabilidad completa
- Programación de pagos por vencimiento, lote y método: transferencia, domiciliación, tarjeta virtual...
- Conciliación automática y asientos contables sin trabajo
- Paneles de control con el cálculo automático del período medio de pago, alertas de retraso y previsión de salidas de caja
- Gestión del anticipo de pago a proveedores
- Auditoría y cumplimiento normativo: historial de quién aprobó, cuándo y por qué
Y esta tecnología para el pago a proveedores, ¿qué formas adopta?
Para que el pago a proveedores funcione de verdad, lo cierto es que no hay ningún programa mágico que lo haga todo.
Hace falta un hilo que conecte el pedido, la factura, la aprobación, el pago y la contabilidad.
Capturas los datos una vez, los validas donde toca y programas el abono en fecha, dejando rastro de todo.
Ese hilo se apoya en capas que se hablan entre sí: compras, cuentas a pagar, ejecución de pagos, portal de proveedores, tesorería...
Cuando esas capas están conectadas, baja el período medio de pago, la tesorería respira y desaparecen los descuidos, que de descuidos ya hemos visto que no tienen nada.
¿Vemos esas distintas tecnologías o herramientas de gestión de proveedores más relacionadas con todo el ciclo de pagos?
- E-procurement o compras digitales: catálogos, solicitudes y pedidos con control presupuestario; el procedimiento de pago a proveedores arranca de maravilla
- E-sourcing: comparas y adjudicas con reglas claras y cierras contratos con las condiciones de pago a proveedores
- Alta y portal de proveedores: verificación fiscal y bancaria, envío de facturas y consulta de estado de cobro sin tener que enviar decenas de correos
- Captura y lectura de facturas con OCR: entra el dato una vez, se detectan duplicados y se valida con el pedido
- Flujos de aprobación: reglas por importe o proyecto con una trazabilidad completa
- Ejecución de pagos a los proveedores: transferencias agrupadas por vencimiento, domiciliaciones y tarjetas virtuales, todo en un calendario único de gestión de pagos a proveedores.
- Conciliación y contabilidad: asientos automáticos en tus libros contables y cruce con extracto bancario; el proceso de pago a proveedores queda cerrado sin trabajo extra
- Tesorería y previsión de caja: integra vencimientos aprobados, simula escenarios y decide pronto pago, anticipo de pago a proveedores o financiación de proveedores cuando conviene
- Analítica y control: paneles con el período medio de pago a proveedores (PMP), cumplimiento de la ley, alertas y auditorías para saber quién aprobó, cuándo y por qué
El conjunto de estas tecnologías te lleva de pagar cuando te acuerdas a hacerlo cuando corresponde, teniendo un control real de los pagos y los gastos durante todo el ciclo.
Luego ya solo te queda rematar con la herramienta que orquesta facturas, aprobaciones y pagos en el mismo lugar.
¿Hablamos de Pleo?
Para el pago a proveedores, nada como Pleo
¿Recuerdas cuando decíamos lo de dar con una herramienta que permita programar pagos a proveedores de forma automática?
Pues es esta: Pleo 👋
Es una app de control de gastos que te permitirá gestionar los de tus proveedores, los de viaje… en fin, todos los tipos de gastos de la empresa.
En este caso, además, te ayudará mucho con la gestión de relaciones con tus proveedores, para que sean más sólidas que nunca.
Cuando te envíen la factura, Pleo puede registrar sus datos gracias a su tecnología de reconocimiento preciso.
Cuando los valides, podrás programar el pago a proveedores en la fecha que quieras… y contabilizar la factura del proveedor muy fácilmente, pues Pleo se conecta con los principales programas de contabilidad del mercado.
¿Se te ocurre un aliado mejor en esto del pago a proveedores? Lo tienes a un pasito, en una gestión de gastos sen-sa-cio-nal.
