Pago a proveedores: plazos, condiciones y beneficios de optimizar su gestión

A saber la de empresas que habrán puesto en riesgo su flujo de caja debido a un proveedor 😂

Claro, es que si no se planifican bien los pagos... pues pasa lo que pasa.

Si solo tuvieras uno, te hace una facturita y hala, se la pagas y todos felices.

Nadie sufre: ni tu proveedor que cobra pronto, ni la tesorería de tu empresa, que con ese gasto único tira sin problema.

Pero, ¿qué pasa cuando tienes, por ejemplo, doce proveedores?

Cada uno con un acuerdo distinto en cuanto a fechas de pago, por ejemplo 😵‍

Pues que tu empresa tiene todas las papeletas para no poder pagar cuando toca o, si lo hace, a quedarse sin dinero en la caja por falta de previsión.

En esos casos necesitas dedicarle un esfuerzo al pago a proveedores.

A crear un sistema, a negociar unas buenas condiciones y a cumplir con la normativa, que la hay.

Qué, ¿nos metemos con ello?

Optimizar la gestión del pago a proveedores solo trae ventajas

Todo beneficios, sí.

Los pagos a proveedores afectan, como hemos visto, a la liquidez de la empresa. Controlarlos debidamente, asegura que nunca te quedes sin efectivo; adiós a dicho riesgo financiero 👋

También mejorará tu relación con los proveedores, claro. 

Si pagas cuando toca y no tienen que ir detrás, como para no estar contentos con tu empresa.

Es más: si rizamos el rizo y te puedes permitir anticipar pagos, podrías conseguir incluso descuentos. 

Porque los proveedores también son negocios y sufren de lo mismo que el tuyo: los pagos y los cobros no bailan juntos y existe el riesgo de quedarse sin liquidez de repente.

Y si tú se la facilitas... magia ✨

Pagar a su hora también te asegura no caer en sanciones en forma de cargos por intereses, cumplir con la ley —que la hay— y dar una buena imagen como empresa, que siempre ayuda.

¿Qué más aporta la optimización de la gestión de los pagos?

Pues información de mucho valor.

Información por saber cuánto pagarás y cuándo lo pagarás, con relación a cuánto ingresarás y cuándo lo harás.

Datos a partir de los cuales puedas tomar decisiones estratégicas informadas.

¿Y de postre?

Pues eficiencia operativa —ya verás el papel de la tecnología al pagar a proveedores, ya— y reducción de errores.

¿Qué empresa, sin querer, no ha pagado la factura de un proveedor dos veces, o ha cometido algún error con un pago digital? 🤕

Todo ventajas decíamos y mira, así ha sido.

Cómo organizar el pago a proveedores: el ciclo de pago

El ciclo de pago a proveedores es el proceso habitual mediante el cual tu empresa procesa y paga las facturas recibidas de sus proveedores.

Está bien conocer el proceso para ver dónde se puede meter mano y optimizar, ¿no?

Es este:

• Tu empresa recibe los productos o servicios y, con ellos, la factura
• Entonces la verifica y la registra, para comprobar que todo está en orden
• Luego, la persona correspondiente la aprueba y autoriza su pago
• Con el pago autorizado, el pago al proveedor se programa según los términos pactados
• Y finalmente, el pago se emite

Y fin de la historia, aunque debes tener en cuenta aspectos como por ejemplo las formas de pago a proveedores, o los métodos.

Para no liarnos, los métodos de pago a proveedores son los que seguro que ya tienes en mente: efectivo, cheque, transferencia bancaria, domiciliación y efectos timbrados como pagarés.

Y las formas de pago son dos: al contado y aplazado.

El pago al contado es aquel que se hace el día en que se recibe la mercancía, mientras que el aplazado es el que se hace en una fecha tardía, previo acuerdo con el proveedor.

Porque sí, ya hemos llegado a este punto clave: aunque existe legislación al respecto del pago a proveedores, las condiciones hay que pactarlas.

Las condiciones del pago a proveedores se negocian

El acuerdo —o acuerdos— a los que llegues tiene que favorecer la relación entre los gastos... y los ingresos.

Haz una planificación financiera para saber el dinero que entra en determinadas fechas y cuánto puede salir para no comprometer el efectivo.

Ese equilibrio debe ser tu objetivo en lo que a pagos a proveedores se refiere.

Pues bien: con esa información, tienes que sentarte a negociar con tus proveedores las condiciones del pago.

¿Qué método se va a utilizar? ¿Y qué forma de pago?

Pero sobre todo, lo que más os interesa: ¿cuándo?

Se viene negociación intensa 😬

¿Qué plazo de pago a proveedores te puedes permitir?

Aquí, si necesitas una guía, la ley acota el período.

Plazos de pago a proveedores establecidos por la ley

La normativa española determina un plazo máximo de pago a proveedores.

Lo hace para proteger a las empresas proveedoras más pequeñas ante las grandes que, si pudieran, pagarían a seis meses sin despeinarse.

Y adiós a la liquidez de las empresas más modestas ☹️

Pues bien, los períodos de pago máximo a proveedores son estos:

• Si paga una empresa privada, 60 días
• Si paga una Administración, 30 días

A contar desde el momento en que se recibe el producto o se presta el servicio.

¿Qué te parece?

Dos meses de límite para pagar a tus proveedores: ese es el plazo con el que puedes jugar para encajar los ingresos y no poner en riesgo el flujo de caja.

Pero recuerda que eso es solo un límite: en realidad, tienes que negociar individualmente con cada uno para establecer las condiciones de pago a tus proveedores.

La ley también refleja estos aspectos interesantes relacionados:

• Los pagos en efectivo están limitados a 1.000 €. Con el claro objetivo de limitar el fraude y la circulación de dinero en B, los pagos por encima de mil euros no están permitidos; tal cual
• Los pagos a proveedores se pueden aplazar. La Ley Crea y Crece, vigente desde 2022, marca los plazos de pago a proveedores que ya hemos visto —60 días entre empresas— e indica que se pueden aplazar, siempre y cuando no reflejen un abuso de la empresa pagadora a la proveedora, como pagar a varios meses vista
• Debes incluir el período medio de pago a proveedores en la memoria de las cuentas anuales de la empresa

Esto último te lo contamos aparte, que tiene miga.

Período medio de pago a proveedores: fórmula y cálculo

Para asegurarse de que las empresas pagan cumpliendo los plazos establecidos por la ley y que no abusan de los proveedores, la Agencia Tributaria te pide un dato que se llama período medio de pago a proveedores.

Es un KPI financiero más que determina el tiempo que tarda tu empresa de media en pagar las facturas a sus proveedores.

La media, ojo.

Si lo calculas y te salen 70 días, Hacienda te va a reclamar acciones para bajar ese dato a un máximo de 60.

Las consecuencias de pagar fuera de plazo a un proveedor las determinará el acuerdo al que hayas llegado con él: ¿cargo por intereses?

Pero se queda ahí.

Ahí sí que tendrás que rendir cuentas con Hacienda, simplemente indicando qué vas a hacer para evitar que se repita.

Pero bueno, vamos a la fórmula del período medio de pago a proveedores: ¿cómo se calcula?

La fórmula, en caso de que presentes las Cuentas Anuales Normales, es un tanto extraña y está publicada en la web de Hacienda.

Primero debes calcular el ratio de las operaciones pagadas (RO1), indicador que marca el tiempo promedio en días que se ha tardado en pagar en un ejercicio concreto:

RO1 = Sumatorio de cada importe pagado * los días de pago / el importe total de pagos realizados.

Y después el ratio de las operaciones por pagar (RO2), de la misma forma:

RO2 = Sumatorio de cada uno de los importes por pagar * los días pendientes de pago / el importe total de pagos pendientes

Y cuando tengas esos ratios, pasas al cálculo del período medio de pago a proveedores o PMP:

PMP = ((RO1 * Importe total de los pagos) + (RO2 * Importe total de los pagos pendientes)) / importe total de los pagos + importe total de los pagos pendientes

Y ojito, que esa es la fórmula para cuando presentas las Cuentas Anuales Normales.

¿Cuál es en caso de hacer las Cuentas Anuales Abreviadas?

Algo más sencilla:

PMP = 365 * (Saldo medio de acreedores comerciales / Compras y gastos de proveedores)

Aquí, como ves, tendrás que incluir también a los acreedores.

Volviendo a lo de antes: ¿y si el PMP te da por encima de 60 días?

Pues lo dicho: que tendrás que incluir información sobre qué medidas vas a tomar para reducir ese parámetro a un máximo de 60😐

Cómo optimizar la gestión del pago a proveedores

La gestión del pago a proveedores se vuelve mucho más sencillita si tiras de tecnología financiera.

Por ejemplo, puedes emplear un software para empresas que automatice la registro de las facturas, así como la aprobación de los pagos y su programación.

Son varias fases del ciclo de pago a proveedores, así que... bien, ¿no?

La tecnología también te ayuda con otros procesos «engorrosos», por decirlo de una forma amable.

Con la generación de reportings financieros, por ejemplo, que te indiquen de forma gráfica los márgenes con los que cuentas al negociar con proveedores nuevos.

O con la gestión de proveedores: selección, negociación, catálogo con ofertas, evaluación, etc.

La respuesta está, en ese caso, en el e-procurement 🤗

Todo apunta a lo mismo: la automatización de procesos.

A acertar calibrando el equilibrio entre pagos e ingresos, para no poner en riesgo el flujo de caja.

Y Pleo representa eso a la hora de pagar a tus proveedores

Pleo es nuestra solución de gastos de empresa, ideal como apoyo en tu gestión del pago.

Puedes integrarlo en tu sistema de pago a proveedores fácilmente.

Cada vez que tengas que hacer uno, registra su factura con una simple foto si todavía envían albaranes o faxes.

Y si son proveedores digitalizados y trabajan con la factura electrónica o digital, podrás gestionarla fácilmente con el módulo de gestión de facturas.

Pero lo mejor viene en el control del pago a proveedores: cada gasto quedará registrado en el sistema, de modo que puedas incluirlo en los informes.

De forma que no se te escape y, con él, puedas reducir la cuota del Impuesto de Sociedades.

El proceso de contabilizarlo... también lo facilita, sí: con un par de clics, exportarás toooodos los gastos a los libros de tu software de contabilidad y hala.

A otra cosa, mariposa 🖖

En tu caso, una vez optimizado el proceso de pagos a proveedores, a buscar el aumento de la rentabilidad desde otras áreas.

Si es que la gestión de gastos inteligente... 🥰