Gestión de tesorería: 6 claves para la gestión de la liquidez de tu empresa

¿Te imaginas a un CFO haciendo increíblemente bien su trabajo sin tener un sistema depurado de gestión de la tesorería de su empresa?

Nosotros tampoco 😂

La gestión de la tesorería de una empresa es el motor a partir del cual nacen las decisiones de los líderes financieros y echan a andar.

Saber gestionar el flujo de caja si eres CFO es tan básico como es dar patadas a un balón si eres futbolista, pelar cebollas si eres cocinero o escribir impecablemente si eres redactor. 

Aunque seguro, seguro, seguro que alguna vez se te ha presentado una situación incómoda —en una orden de pagos, por ejemplo— y ya lo sabes, y por eso estás aquí.

Gestionar la tesorería y la liquidez en la empresa para asegurar el control absoluto no es sencillo, pero el proceso se simplifica mucho si tienes determinados cabos bien atados.

¿Vamos con algunas claves para una perfecta gestión y control de tesorería?

Vaaamos ✊

#1 Análisis de riesgos, de flujos de efectivo y previsión de gastos

El paso cero es ubicarte. Saber en qué situación se encuentra tu empresa.

No podrás gestionar el efectivo adecuadamente si no te sitúas en la casilla de salida y valoras lo que tienes: ¿cuánto dinero sale de la caja cada mes? ¿Cuánto entra?

¿Qué gastos son periódicos y recurrentes? ¿Cuáles fijos? ¿Cuándo se hace el pago a proveedores? 

¿Cuándo se ingresa? ¿En qué medio?

Es decir, tienes que hacer un análisis del flujo de efectivo y una previsión de gastos que sea total, que lo contemple todo y te permita conocer los márgenes con los que cuentas para hacer la gestión operativa de la tesorería.

Cuando lo tengas, si te alejas y lo ves con cierta perspectiva, la toma de decisiones financieras será más sencilla: si lo necesitas porque el flujo de caja no es suficiente, sabrás dónde realizar ajustes para conseguir más efectivo.

Pero tu labor no acaba ahí; como CFO, además, tienes que plantear escenarios. 

Debes analizar los riesgos financieros asociados al negocio y plantear planes y situaciones en caso de que las amenazas se hagan realidad, mitigando así el temido riesgo de liquidez.

Para elaborar escenarios, nada como hacer proyecciones financieras, para lo que necesitarás las previsiones de gastos e ingresos y el contexto, pues no es lo mismo operar cuando los materiales están por las nubes que cuando hay bonanza general.

Resumiendo esta clave para la gestión de la tesorería de tu empresa: haz una previsión de gastos y de ingresos adecuada y elabora proyecciones para no quedarte jamás sin flujo de caja, teniendo en cuenta que cualquier situación es posible.

Para contar con datos de todos los gastos y hacer las previsiones, ¿conoces P...? ⛔

Perdona, que nos desviamos 😫

#2 La gestión de proveedores, crucial para la administración de flujo de efectivo

Los proveedores son un punto y aparte en esto de la gestión y control de tesorería.

Estamos hablando de, probablemente, uno de los gastos más significativos a los que tiene que hacer frente el negocio.

La gestión de efectivo de la empresa, así pues, depende en buena parte de saber gestionar sus relaciones comerciales.

¿Cuándo cobran? ¿Y cuánto? 🙄

Si tienes varios proveedores, podrías negociar con ellos para distribuir los pagos a lo largo de un período determinado y evitar así que llegaran todos a la vez, limpiando el efectivo de la caja.

O podrías tratar de reducir el número de proveedores al mínimo y concentrar los pedidos en los que te quedes, consiguiendo así rebajas por cantidad.

Habla con ellos, analiza las condiciones de cada uno y selecciona. Si uno no acepta pagos digitales, por ejemplo, debería tener todas las papeletas para salir de tu lista.

Porque sí: tener menos proveedores también te asegura menos gestión operativa; necesitarás enviar menos mensajes, ordenar menos pagos y gestionar menos facturas, que ya sabes que son una pérdida total de tiempo.

Vaya con los proveedores, ¿eh?

Si consigues encontrar el punto de equilibrio entre:

• Gasto total de efectivo
• Tiempo de gestión
• Condiciones del acuerdo favorables para tu flujo de caja

Lo habrás conseguido 🙌

De gestionar proveedores ya te hablamos en su momento, y si quieres tener los pagos bajo control, nada como Ple ⛔

Ayyy perdona, que nos da por desviarnos 😫

#3 Elabora los presupuestos pensando en tu plan de tesorería

Otro momento importante en tu trabajo como CFO es el de plantear objetivos financieros y elaborar presupuestos destinados a alcanzarlos.

Como comprenderás, si te equivocas definiendo los objetivos, lo harás creando los presupuestos, que no se ajustarán a la realidad y acabarán provocando terremotos en la gestión de tesorería.

Define objetivos realistas. Ni demasiado ambiciosos ni demasiado conservadores. Plantea distintos escenarios, sí, pero sin perder de vista las posibilidades reales.

Y a la hora de elaborar el presupuesto para alcanzar ese objetivo, considera siempre que es un factor determinante para el control de tesorería de la empresa.

Pon que elaboras un presupuesto para un objetivo demasiado ambicioso y destinas una parte importante del efectivo a acciones para lograrlo.

Conforme pasan las semanas ves que no llegas, por lo que se te plantea una pregunta difícil de contestar: ¿destinas más flujo de caja para conseguirlo o reculas, dando por perdido el efectivo ya invertido?

Si sigues adelante, el daño sería todavía mayor de no lograrlo, ojo. Y si reculas, habrás malgastado una buena cantidad de recursos.

Tomes la decisión que tomes, el riesgo financiero está ahí.

Si, en cambio, el objetivo es realista y el presupuesto planteado se ajusta perfectamente, tu previsión de tesorería no debería verse afectada.

¿Que no consigues llegar? Reculas o inviertes, ambas opciones sin ningún miedo. Porque si te echas para atrás, la inversión no habrá sido tan significativa y perjudicial para el flujo de caja.

Y porque si decides invertir más, seguirá siendo algo asumible para la tesorería de tu empresa, porque entraba en la previsión.

Esa es otra; es importante que lo controles. Que hagas seguimiento. Que generes reportings financieros y monitorices, a poder ser en tiempo real, qué está pasando.

Eso te posibilitará hacer ajustes, subirle de aquí y bajarle de allá, pero evitando el riesgo de quedarte sin efectivo siempre que la combinación de objetivo y presupuesto sea realista.

Para elaborar presupuestos así, nada como contar con datos y tecnología capaz de leerlos y ayudarte a tomar decisiones. Y para eso, ojito con Ple ⛔

Disculpa nuevamente 😫

#4 La gestión de tesorería es más fácil si sabes controlar las facturas

Ya lo decíamos al hablar de los proveedores: gestionar las facturas de forma eficiente es imprescindible para la planificación de tesorería.

Piensa en una situación en la que no lo hagas. Es decir, las facturas de los gastos se gestionan un poco sobre la marcha.

Alguien del equipo de compras paga por algo, se acuerda y le envía la factura al departamento de tesorería, para que la incluya en la contabilidad.

De esa forma, podrás deducirte el gasto de la cuota de Impuesto de Sociedades y el IVA deducible asociado, lo que se traduce en más liquidez empresarial.

¡Bien! 👏

Pero ¡ay! Resulta que un compañero hizo otro pedido, pero la factura se la enviaron a los dos días, coincidiendo que estaba en casa, pues se puso enfermo de repente. La acumulación de correos electrónicos hace que se la pase por alto el de la factura, por lo que se pierde.

Y con ella, se pierde el pagar menos impuestos. Y con eso, el cash flow anual se merma, limitando tu operativa y aumentando el riesgo financiero.

Dedicar una parte de tu tiempo a establecer un sistema de gestión de facturas efectivo y eficiente es clave para la gestión de tesorería de la empresa.

Dicho sistema, por ejemplo, podría contar con especificaciones en las políticas de gastos de la empresa, para que toda persona que pague por algo sepa exactamente qué hacer con el justificante de pago.

También podría estipular qué se hace con las facturas electrónicas o con las físicas, asegurando que no se pierda ninguna.

Y si te sigue dando miedo que haya facturas que se pierdan en bandejas de entrada abarrotadas de correos electrónicos, Ple ⛔

Otra vez: perdón 😫

#5 Crear cultura de control de gastos es básico para la tesorería de tu empresa

Queda claro que los gastos son un factor totalmente determinante para la gestión de la liquidez en la empresa, ¿no?

¿Por qué no, entonces, tratas de involucrar a todo tu equipo?

Que todos sepan cómo han de gastar. Que haya una política de gastos donde se explique cómo actuar en cada caso: cómo pagar, los límites y qué hacer con la factura.

Que tu equipo conozca la forma de actuar cuando han de pagar por algo que no admite tarjeta.

Que sepa en todo momento que hay un presupuesto y unos objetivos que cumplir, y que para ello el gasto debe estar controlado, algo que también depende de ellos.

Con la mentalidad adecuada, cada miembro de tu equipo remará a favor de la gestión y el control de tesorería de la empresa. 

Si no, te la juegas a la mejor de las suertes, cosa que puede salir rematadamente mal 😱

Un recurso que te va a ayudar mucho en esto de crear cultura es repartir tarjetas de empresa inteligentes. 

Que por cierto, las de Pl ⛔

Uf. Nuevo despiste 😫

#6 Sírvete de la tecnología... y a controlar y gestionar la tesorería de tu empresa

La última clave para la gestión de tesorería —y más importante— es que te valgas de la tecnología.

Que ya lo has intuido por todo lo que hemos visto antes, pero es preciso remarcarlo: la tecnología es tu amiga.

Tu mejor amiga, de hecho 😅

Porque te ayuda para absolutamente todo lo que hemos visto recientemente... y más.

La tecnología te ayuda a realizar análisis financieros y prevenir riesgos con programas de tesorería que hagan proyecciones y te den informes en tiempo real.

Te permite analizar gastos con soluciones de control que utilice a diario tu equipo.

Te ayuda a gestionar proveedores con sistemas de e-procurement, por ejemplo.

También te ofrece la opción de gestionar las facturas de forma precisa y eficiente, no dejando que se te escape ninguna.

Con la tecnología también puedes monitorizar los presupuestos elaborados y hacer correcciones basándote en datos reales.

Por no hablar de la ciberseguridad financiera, pues la tecnología asegura tus datos y procesos en un mundo tan digital como este.

¿Y sabes qué es lo mejor? Que casi todo esto lo puedes automatizar, para que no tengas que dedicarle apenas tiempo y puedas centrarte en mejorar la rentabilidad de la empresa.

La automatización de procesos es una realidad fantástica para el control y gestión de tesorería; como CFO, tu deber es aprovecharla y automatizar todo lo automatizable, que además de gestionar el flujo de caja hay mucha decisión estratégica que tomar.

P... Pl... Ple... ¡PLEO! como solución tecnológica para ayudarte con la gestión de tesorería

Por finnnnnn 🥲

Queríamos decirlo antes porque iba como anillo al dedo, pero hubiéramos interrumpido la lectura sobre gestión de tesorerías y no era plan, no.

En realidad tenemos poco que añadir a lo que has visto ya; Pleo es una solución tecnológica de gastos que te ayuda con todo lo expuesto:

• Da datos y genera informes para hacer previsión de gastos
• Permite pagar a los proveedores de forma ágil
• Ofrece información valiosísima para elaborar los presupuestos, así como para hacer correcciones sobre la marcha
• Cuenta con un recurso para tener todas las facturas bajo control
• Y tiene tarjetas empresariales para tu equipo, para que esté más comprometido que nunca

Así que ya sabes: para una gestión de tesorería óptima y extinguir el riesgo de liquidez, la app para gastos de empresa Pleo te irá que ni pintada 🤟