Previsión de tesorería: buenas prácticas para optimizar la gestión de efectivo en la era digital

«¿Cuánto dinero tendrá la empresa dentro de 30 días?»

Si dar con la respuesta fuera fácil, a todas las empresas les iría de cine. Y no 😂

Para conocer el dinero disponible en un momento determinado toca hacer lo que se llama una previsión de tesorería: anticipar los ingresos/cobros, los gastos/pagos y echar números.

Y no, no es tan sencillo hacerlo porque anticipar ingresos y pagos de forma precisa en tiempos de tanta incertidumbre es casi imposible.

Aunque si te apoyas en la tecnología de esta era digital en la que nos encontramos inmersos, puede que lo logres 😬

Previsión de tesorería con tecnología, allá vamos.

Beneficios de modernizar la previsión de tesorería de tu empresa... y problemas de no hacerlo

Antes de ver los consejos, analicemos el porqué.

¿Por qué deberías hacer tu plan de tesorería ayudándote de la tecnología?

Pues te lo contamos enseguida, pero antes vamos a ver los problemas derivados de gestionar la tesorería de tu empresa a la vieja usanza, de forma manual.

Previsión de tesorería manual

Ya sabes: analizando los números de forma rudimentaria, haciendo estimaciones como buenamente puedas y basándote en tu experiencia. Sesgando. 

De seguir funcionando de forma manual, alerta:

• En tiempos tan volátiles como en los que estamos viviendo, hacer proyecciones de forma tradicional no es suficiente. Con un mañana incierto, ¿cómo vas a acertar cómo le va a ir a tu empresa de aquí a un mes?
• Perderás más tiempo del necesario, teniendo que hacerlo todo a mano
• Y claro, eso podría llevarte a cometer errores del todo indeseables

Y si eso sucede y la previsión de tesorería de tu empresa falla, vienen los dramas:

• Los pagos que tenga que hacer tu empresa podrían salir más tarde, acarreando pequeñas multas adicionales
• El flujo de caja, de pronto, podría ser negativo. Es decir, tu empresa no tendría efectivo para cualquier emergencia o asunto, por pequeño que fuera
• Y claro, tu planificación financiera se vería irremediablemente afectada
• Y muy probablemente, tu relación con los proveedores también

Ojito también con las conciliaciones bancarias, otro campo propenso a contener errores en caso de llevar la gestión de tesorería manualmente.

Parecía poca cosa, pero ya ves que no: hacer la previsión de tesorería de forma tradicional te puede abocar a problemas cuya solución te llevará demasiado tiempo y esfuerzo.

¿Vemos ahora las ventajas de apoyarte en la tecnología para tus previsiones de tesorería?

Previsión de tesorería moderna, con la ayuda de la tecnología

Si antes era «todo mal», ahora el asunto mejora.

En lo que se refiere al tiempo, pasas de «pérdida» a «ahorro» 💃

En errores cambias «mucha cantidad» por «ausencia» 💃

Y las posibilidades de acertar plenamente al hacer la previsión de tesorería aumentan al máximo, con estas interesantísimas consecuencias:

• Te aseguras un flujo de caja suficiente para seguir avanzando tu estrategia financiera
• Habrá visibilidad total del efectivo y transparencia en las finanzas de la empresa
• Y la confianza y bienestar de tus proveedores no se verá alterada para mal

Gestionar el flujo de efectivo tecnológicamente, además, elimina los molestísimos errores a la hora de hacer conciliaciones bancarias y te ofrece información muy, pero que muy valiosa para elaborar tus escenarios de cobros y pagos propios del plan de tesorería.

Vaya diferencia, ¿eh?

Tecnología para la planificación de tesorería, entonces, ¿sí o no? 🙄

Sí, y aquí van algunos consejos y buenas prácticas para la previsión de tesorería con tecnología

¿A qué nos referimos con tecnología?

Porque mucha ventaja y beneficio, pero más allá de saber que hay que hacer previsiones de tesorería con la ayuda de la tecnología... poquito.

Pues mira, la tecnología se traduce en estas posibilidades y buenas prácticas que te recomendamos adoptar para empezar a disfrutar de todo lo que te hemos contado arriba:

#1 Pásate a la facturación electrónica

En el mundo digital, afortunadamente, todo va rapidísimo, especialmente en lo que se refiere a facturación.

Atrás quedó eso de hacer una factura en papel y enviarla por correo postal.

También quedó atrás eso de hacer una factura en PDF y enviársela manualmente por correo al destinatario.

La facturación electrónica lo acelera todo, entendiendo como facturación electrónica el uso de programas de facturación que automaticen el proceso, tanto la creación de la factura como el envío.

Eso acelerará la parte más importante de todo esto: el cobro, que será lo que afecte directamente a la tesorería de tu empresa.

Si quieres profundizar un poquito, aquí te hablamos más a fondo de la facturación electrónica.

#2 Crea cultura de gestión de flujo de caja y cultura tecnológica

Tu equipo va a tener que poner de su parte para que esto salga bien.

Porque si tú adoptas herramientas tecnológicas para llevar la gestión de caja y tesorería, pero los implicados no las utilizan, no servirá de nada.

Por eso, esta recomendación va de que te centres en tu equipo y empieces a crear cultura tecnológica y de gestión de flujo de caja.

¿Cómo?

Puedes llevar a cabo iniciativas destinadas a educar a tu equipo a la hora de gastar, por ejemplo, creando una política de gastos y haciéndola accesible para todos.

También podrías adoptar una solución tecnológica que pueda utilizar todo tu equipo sin necesidad de alterar demasiado el día a día... con el teléfono móvil, por ejemplo, instalándoles tarjetas de empresa para realizar los pagos.

Con las reglas de gasto definidas en la política y los medios suficientes para hacerlo, tu equipo remará en la misma dirección que tú y será más fácil que se cumplan los objetivos de tesorería que plantees.

#3 Automatización de procesos en la gestión de tesorería

Pues sí, en la previsión de tesorería también se pueden automatizar procesos.

¿Cuáles?

La previsión consiste en hacer estimaciones de cobros y pagos en un momento dado, y apoyarte en la tecnología te permite hacer proyecciones basándote en datos reales.

Pues bien, la recopilación de los datos a partir de los cuales obtengas las proyecciones la puedes automatizar. Por ejemplo, el registro de todos los gastos de la empresa, categorizados, para que cuando alguien de tu equipo pague con su tarjeta de empresa automáticamente quede registrado qué ha comprado, cuánto ha sido y a qué categoría pertenece.

Y cada vez que alguien pague con la tarjeta de empresa —si implementas la cultura tecnológica, lo hará todo el mundo—, la base de datos se irá nutriendo para poder hacer proyecciones más precisas.

Unas proyecciones que, por cierto, no tienes por qué hacer tú, pues es algo que también puedes automatizar.

Ya hay algoritmos capaces de bucear entre datos y obtener informes personalizados en tiempo real en función de lo que necesites.

De esta forma estás pasando de dar opiniones subjetivas tras hacer proyecciones a mano basándote en datos recopilados de forma rudimentaria... 

...a ofrecer pura objetividad 🤟

Opiniones objetivas, bien informadas, que nacen en el gran volumen de datos que habrás podido recopilar... con la ayuda de la tecnología.

Automatización y previsión de tesorería, +1 👍

#4 Lleva una previsión de la tesorería en tiempo real

Vamos a darle una pequeña vuelta de tuerca a esto de la recopilación de información y proyecciones de forma automática.

Sabes que se puede hacer en tiempo real, ¿no?

Cosas de la tecnología 🙃

Pues sí: ya no hace falta esperar a determinado momento para revisar datos y hacer informes que te sirvan para administrar el flujo de efectivo.

Con la automatización de procesos, los datos necesarios para hacer las proyecciones estarán entrando de forma automática en el sistema y los informes pueden generarse en el momento que quieras, teniendo en cuenta un dato que haya entrado hace solo un minuto.

Trabajar en tiempo real es una de las grandes ventajas que ofrece la tecnología en la previsión de tesorería respecto a hacerla de forma manual.

#5 Haz y recibe pagos digitales

El dinero sale cuando haces un pago y entra cuando recibes un cobro. Ese dinero cuenta en tu plan de tesorería.

Lo que no cuenta es el gasto y el ingreso, que son simplemente las obligaciones asociadas. Es decir, los gastos hay que pagarlos y los ingresos cobrarlos, y esos montos no forman parte del flujo de caja hasta que no se lleva a cabo el pago y el cobro.

Y si los haces y recibes de forma digital, otro punto positivo para la digitalización de la tesorería de tu empresa.

El efectivo, lejos, pues siempre es seguido de los reembolsos y son una pérdida de tiempo terrible.

Repetimos: crea cultura, reparte tarjetas de empresa y asegúrate de que todo tu equipo las utilice para pagar sus gastos de trabajo. 

Con eso podrás alimentar la automatización a la hora de recopilar datos, visualizarlos con gráficos e informes y hacer proyecciones.

Y los cobros, pues lo mismo pero al revés: adopta un sistema de cobro online, de modo que tus clientes puedan pagarte de forma instantánea con su tarjeta o mediante una transferencia electrónica, lo que agilizará enormemente la llegada del dinero a la caja de tu empresa 💰

#6 Ojito con la ciberseguridad

Mucho, además, que podría volver la tecnología en tu contra.

El hecho de que se puedan hacer pagos con una tarjeta desde un teléfono móvil ha provocado que el número de fraudes aumente, lógicamente.

De hecho, en este informe de PWC de 2019 el 44 % de los tesoreros entrevistados afirmaban ser objeto de varios intentos de fraude al año. 

Y el 9 %, de fraudes a diario.

En el mundo digital la seguridad no está garantizada si no se trabaja, y la pérdida de datos críticos puede tener consecuencias terribles.

¿Dirías a tus competidores cuánto dinero tiene tu empresa en la caja, o cuánto espera tener el mes que viene?

Y por no hablar de las leyes y normativas de protección de datos; los de tus clientes tienes que protegerlos, a riesgo de recibir una dolorosa sanción si alguien los roba tras un ciberataque.

Certificados de seguridad, encriptación de datos, autentificación, trabajo en la nube... todo lo que sume para prevenir los problemas de seguridad y recuperarte rápidamente en caso de sufrirlos es bienvenido.

#7 La tesorería y la inteligencia artificial

La IA también llega a las previsiones de tesorería, por supuestísimo que sí.

La tan de moda inteligencia artificial, máximo exponente de las posibilidades ofrecidas por la tecnología hoy en día, te puede ayudar de varias formas.

Por ejemplo, reuniendo grandes volúmenes de datos históricos y analizando patrones y transacciones teniendo en cuenta el contexto del momento, ahorrándote el tiempo que tendrías que invertir tanto recopilando información como analizándola.

Con ello, además, la IA podría elaborar modelos predictivos, y a su vez iría evolucionando con el aprendizaje automático para darte previsiones de tesorería cada vez más precisas.

¿Ya?

No, seguimos, que la sombra de la IA es muy larga: la inteligencia artificial también podría realizar simulaciones basándose en cantidades ingentes de datos y ayudarte a afinar los distintos escenarios planteados —optimista, realista y pesimista— a la hora de realizar tu plan de tesorería.

¿No querías una previsión de tesorería a la última? ¡Toma ya! 😎

#8 Y de paso, una de previsión de riesgos financieros

Los riesgos financieros van de la mano de las previsiones de tesorería.

Al plantear los escenarios en tu plan tendrás que identificar los riesgos financieros potenciales y blindarte, por lo que pudiera pasar.

Pues bien: si utilizas tecnología, como ya hemos visto, podrás dar con esos riesgos de forma precisa y protegerte ante ellos.

¿Cómo?

Pues recopilando datos, generando informes y realizando predicciones de forma automática y en tiempo real, lo que te dará información de mucho valor y una buena base para tomar decisiones basándote en datos y no en sensaciones.

La previsión de tesorería y Pleo

¿Qué te ha parecido?

Seguro que en los próximos años la tecnología sigue evolucionando y nos ofrece nuevas posibilidades, pero de momento con lo que hay es una buena forma de empezar.

Y oye, ¿por qué la parte de controlar los gastos no la haces con Pleo?

Encaja a la perfección con los aspectos que hemos visto: 

• Recopila datos en tiempo real ✅
• Te permite visualizarlos de forma personalizada ✅
• Tiene tarjetas de empresa para hacer pagos digitalmente y fomentar la cultura empresarial y tecnológica ✅
• Es una app con protocolos de seguridad para garantizar los datos financieros ✅
• Y también está subida en el tren de la automatización, pues categoriza los gastos de forma automática y e integra los gastos en la contabilidad de tu empresa con un par de clics ✅

Qué, ¿está bien para empezar la digitalización de la previsión de tesorería de tu empresa o no?

Ya sabes: reparte tarjetas para gastos de empresa a tu equipo y hala, a trabajar mejor todo el mundo con la ayuda tecnológica 🤙