SRM.
¿Qué te sugiere?
Se trata del acrónimo de Supplier Relationship Management o, dicho con nuestras palabras, de la gestión de relaciones con proveedores.
Aaay, los proveedores. Si tu empresa cuenta con algunos, sabrás de primera mano lo imprescindibles que resultan para que el negocio vaya como la seda 😅
Para que puedas vender los productos y servicios a tus clientes.
Para que los procesos fluyan.
Para que las cuentas salgan, los objetivos se cumplan y todo el mundo vaya motivado a trabajar 🥰
Como son tan importantes, el hecho de gestionar la relación de tu empresa con los proveedores cobra especial relevancia, y lo hace bajo ese nombre.
De nuevo: SRM, gestión de relaciones con proveedores para nosotros.
Y claro... al ser importante para el tejido empresarial, no podíamos pasarlo por alto y aquí estamos, hablando abiertamente de cómo mejorar las relaciones con los proveedores de tu empresa.
¿Qué te espera si lo consigues?
Buen entendimiento con ellos, una mejor calidad en los productos o servicios que te ofrecen... y un aumento de probabilidades de cumplir con tus objetivos de rentabilidad.
Acabar ahí, aunque suene fantástico ya de por sí, sería quedarnos en la superficie; mira qué más te aporta relacionarte bien con tus proveedores 👇
Ventajas que aporta una buena relación con proveedores
La calidad de sus productos o servicios —y por ende, la tuya propia— puede depender de cómo te relaciones con ellos.
¿Que por qué?
Pues porque aplicar técnicas de gestión de relaciones con proveedores te lleva a medir el rendimiento de cada uno —marchando una de evaluación de proveedores—, y a partir de ahí puedes mejorar todo lo que sea mejorable si se dialoga de forma constructiva.
Por otro lado, alegría: los costes también bajan.
¿Cómo se portará contigo un proveedor con el que te entiendes a las mil maravillas? Le ofrecerá un precio mejor a tu empresa que a otro cliente con el que tenga una relación comercial más justita, ¿no?
O precio, o condiciones de compra, o tiempo de procesamiento y entrega, etc.
Sí, sí: el SRM también te ayuda a reducir los riesgos financieros. Entendemos que si gestionas bien las relaciones, se verán fortalecidas, ¿no?
El proveedor se convertirá en una pieza mucho más sólida de la cadena de suministro, por lo que las probabilidades de que falle y la producción se interrumpa... pues eso, que se ven reducidas al mínimo.
Tendrás un trato preferente en el suministro, lo que se traduce en una ventaja competitiva total ante tu competencia, especialmente cuando hablamos de productos o servicios de existencia limitada.
¿Seguimos? Los procesos serán mucho más ágiles en todos los aspectos.
Al crear órdenes de compra.
Al recibir la propuesta.
Al hacer el pedido.
Al recibir y gestionar la factura de proveedores, procesarla y abonarla.
Y si todo el proceso marcha, tu empresa responde fenomenal ante sus propios clientes y la rentabilidad, como decíamos, sube sin parar 📈
¿Repasamos?
¿Qué te da una óptima gestión de relaciones con los proveedores de tu empresa?
- Mejora de calidad de los productos o servicios
- Una mejor relación, lo que se traduce en mejores condiciones: precios, plazos, suministro preferente...
- Menos riesgo de proveedores, como el riesgo operacional, que provoca que la cadena de suministro deje de funcionar
- Ventaja competitiva frente a la competencia
- Procesos relacionados con proveedores se vuelven más ágiles y eficientes
- Aumento de la rentabilidad de tu empresa
Está claro, ¿no?
A los proveedores de una empresa hay que cuidarlos y antes de ver cómo, analicemos los pilares de una relación como la vuestra.
Los tres pilares de toda relación proveedor-cliente
Hay relaciones y relaciones, incluso entre proveedores que a priori ofrecen lo mismo.
Eso lo sabes tú, lo saben ellos y lo sabe todo aquel que forme parte de esa relación.
Ahora bien, ¿cómo determinamos cómo de buena o menos buena es una relación? ¿En qué factores deberías fijarte si no sabes por dónde empezar?
Toma nota de este trío, que te vendrá bien tenerlo en mente para cuando veamos cómo mejorar la relación.
La compatibilidad
Si un proveedor tiene una visión del mundo muy distinta a la de tu empresa, puede complicar que la relación fluya hacia el punto de que os beneficie mutuamente 😔
¿Por qué?
Porque cuando vienen bien dadas todo se gestiona y procesa de forma simple.
¿Hay una queja generalizada en algún aspecto de un producto? Se mira con mimo, el proveedor le dedica el tiempo que sea necesario y se resuelve con una sonrisa.
Esto sucede si la visión del proveedor y de la empresa están alineadas, claro.
¿Y si no? 😩
¿Qué pasa si el proveedor no quiere trabajar con ciertos estándares de sostenibilidad que los clientes de tu empresa echan en falta?
¿Qué sucederá cuando tus clientes se quejen de que tus productos no usan papel reciclado y lleves la queja al proveedor, que se niega a utilizarlos?
No compartir esa sostenibilidad en los procesos aboca a que la relación se rompa, sean a corto, medio o proveedores a largo plazo.
En cambio, si la visión es la misma, no existirán fricciones de compatibilidad y la relación cliente-proveedor ganará en solidez.
Tenlo en la cuenta cuando te pongas en serio con la negociación con proveedores 🤗
La confianza
La confianza lo es todo, y eso sirve en las relaciones de cualquier tipo.
Con confianza puedes renegociar mejores precios, hacer peticiones fuera de contrato y pedir ayuda en momentos donde el proveedor no tenga la obligación de dártela.
Si hay confianza basada en una buena relación, lo más probable es que te la preste, porque en una relación de confianza ganan las dos partes.
Cuando te pida ayuda a ti, seguro que si te lo puedes permitir se la prestas.
En cambio, si tenéis una relación básica donde solo hay transacciones, saltarte el guion te costará mucho más y las posibilidades de éxito al hacer peticiones extraordinarias disminuyen.
¿Y cómo se construye la confianza?
No es algo que suceda de la noche a la mañana, desde luego.
Se crea despacito y con buena letra.
Siendo respetuoso y fluido en las comunicaciones.
Preguntando si tu empresa podría hacer algo para facilitarle su parte al proveedor.
Pagando a tiempo, dentro de plazo, y cumpliendo con los acuerdos resultantes de la negociación.
Repite eso constantemente y cuando te quieras dar cuenta ya estarás en una relación consolidada y de confianza.
¿Quién no querría mantener relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor estrella de su empresa? 🙃
Y la transparencia
Las cosas claras y el chocolate, espeso 🤎
Toda relación saludable y beneficiosa en ambos sentidos tiene que ser transparente.
Si se queda en las transacciones y ya está, se cumple sin más y hala, a esperar a la siguiente. Como pase algo, suerte 😰
Si, en cambio, hay comunicación y tanto proveedor como empresa compartís vuestros objetivos, motivaciones y limitaciones, os será mucho más fácil ayudaros mutuamente para crecer de la mano.
Tipos de relaciones con proveedores
Para ir entrando más en materia, ¿qué tal si vemos los distintos tipos de relaciones con los proveedores?
- En una relación independiente, tu empresa solo se relaciona con el proveedor cuando necesita algo, lo pide, el proveedor lo proporciona y santas pascuas: la relación termina ahí, en esa transacción
- En una relación continua, tu empresa tiende a contar siempre con los mismos proveedores y a repetir una y otra vez las transacciones de las relaciones independientes que acabamos de ver, pudiendo existir incluso contratos a medio plazo
- Si hablamos de una asociación, la relación se pone seria y el contrato pasa a ser de colaboración a largo plazo
- El premio gordo está tras las alianzas estratégicas, en las que proveedor y empresa colaboráis estrechamente para definir y alcanzar objetivos, basándoos en los tres pilares que hemos visto: compatibilidad, confianza y estrategia
Obviamente, la relación que más te interesaría mantener con aquellos proveedores que os hacen todo un papelón es la de la alianza estratégica 🫶
Cómo mejorar la relación con los proveedores en una empresa
Ahora sí.
¿Vemos distintas técnicas y estrategias propias de la gestión de relaciones con proveedores o SRM?
#0 El antes: selecciona cuidadosamente a tus proveedores e intégralos
¿Recuerdas lo de la compatibilidad?
Lo suyo es que ese pilar lo asegures desde el principio, al hacer la búsqueda y selección de proveedores.
Al elegir con cuáles sentarte a negociar, considera sus posturas ante los valores de tu empresa y aumentarán las posibilidades de que todo fluya más correctamente en caso de acuerdo.
Además, deberías establecer un sistema de integración de los nuevos proveedores con los que empieces a trabajar.
Cada proveedor debe conocer perfectamente su papel y lo que esperas de él, así como las normas que debe cumplir por contrato.
Déjalo bien claro al principio, asegúrate de presentar al equipo que trabajará con el proveedor... y a funcionar
#1 Toda gestión de relaciones con proveedores empieza con la identificación
Claro, para trabajar en mejorar la relación con los proveedores tendrás que saber de qué pie cojea cada uno.
O bueno, más que eso, conocer qué papel juega en tu empresa. Su importancia.
Para eso, clasifica así:
- Los estratégicos, con los que te interesa forjar una alianza
- Los que son un cuello de botella, a los que hay que dedicar especial atención porque si fallan, todo se atasca
- O los menos críticos y fácilmente sustituibles llegado el momento
Clasificándoles sabrás qué cantidad de atención y esfuerzos dedicar a cada uno.
Es el punto de partida.
#2 Y no hay relación que se salve si no pagas a tiempo
¿Tienes en mente lo que decíamos de la confianza?
Ese pilar se trabaja con tiempo y haciendo bien las cosas.
Hacer bien las cosas, en tu caso, implica respetar las condiciones del acuerdo con el proveedor en cuestión.
¿Cuál es la parte que, a priori, más puede llegar a afectarle?
Pues que no pagues cuando toca 😐
¿Te imaginas que a tu empresa le debieran mucho dinero y ya hubieran pasado los plazos? En todo análisis de riesgos financieros ese hecho provocaría el caos.
Al proveedor le pasa lo mismo: necesita efectivo en la caja para sacar adelante su trabajo, y si no pagas cuando toca... pues lo puede pasar mal.
Prioriza el pago a proveedores por encima de todas las cosas y estarás consiguiendo papeletas para que la confianza crezca con el tiempo.
#3 La transparencia también debe ser tu prioridad
Ya hemos hablado de dos de las tres patas o pilares de una relación.
La tercera era la transparencia, algo que también deberías priorizar por encima de otros factores.
El proveedor debe saber cuáles son vuestras necesidades reales, así como vuestros objetivos.
Realidad en mano, le será más fácil prepararse para prestaros ayuda siempre que tu empresa la necesite.
¿Qué debes evitar?
Todo un clásico: las promesas que acaban en saco roto.
Las típicas de «os vamos a pedir esto, seguro, así que estad preparados», por ejemplo.
Promesas que hacen que el proveedor dedique un esfuerzo en prepararse y luego, si no se materializan... se queda sin recompensa, lo que acaba debilitando la relación.
La verdad por delante para que la relación se estire hasta el infinito y más allá ✊
#4 Define KPIs y haz seguimiento
Al final, la gestión de relaciones con tus proveedores debe garantizar —hasta donde se pueda— resultados.
Resultados para tu empresa. Para el proveedor también, pero ya se encargará él de determinar si es suficientemente beneficioso tener a tu empresa como cliente.
Tú has de encargarte de tu parte: hacer todo un control de proveedores y, con los ratios y KPIs de seguimiento, averiguar si hay margen de mejora o no.
Si has de tomar decisiones de peso al respecto, KPIs sencillos como estos te ayudarán:
- El tiempo medio de entrega
- El tiempo medio de respuesta ante un pedido
- La calidad del producto o servicio
- La disponibilidad del proveedor
¿Qué tipo de proveedor es? ¿Qué papel desempeña? ¿Qué te parece innegociable en cuanto a las necesidades de tu empresa?
Define con qué indicadores hacer seguimiento... y empieza a controlar.
Pasado un tiempo los KPIs hablarán y te dirán qué mejorar en cada relación 😌
#5 La relación con proveedores se fortalece también a través de los contratos
Sí, totalmente. Sin contratos no hay nada.
Si de pronto hay algún problema con un pedido, lo que no esté en el contrato no existirá.
Los acuerdos tácitos están muy bien, pero funcionan sobre todo cuando existe confianza y la relación empresa-proveedor es muy sólida.
Pues, aun así, en esos casos también hace falta tener un contrato al que acudir en caso de disputa. Improbable, pero puede ser necesario.
Cuando negocies con un proveedor, cread un contrato que sirva como juez al que acudir en caso de opiniones dispares. Así no habrá pie para lo de «tu palabra contra la mía», algo que genera una desconfianza tremenda y hace que la relación se resienta.
#6 ¿Y si de vez en cuando preguntas a tus proveedores qué tal la relación?
Del mismo modo que utilizas indicadores para hacer seguimiento de los proveedores de tu empresa, preguntarles directamente a ellos te ayudará a coger confianza.
¿Qué podría hacer tu empresa para mejorar el proceso completo?
¿Qué aspectos son mejorables? 🙄
¿La comunicación, quizá?
¿La gestión de los pagos a proveedores con el envío de justificantes?
Sea lo que sea, es interesante que des a cada proveedor la opción de expresarse, para ver qué aspectos del proceso de trabajo podrían optimizarse y de paso, mejorar la relación.
#7 Y la estocada final: tira de tecnología que te ayude con la gestión de relaciones con tus proveedores
Pues claro que hay programas que te ayuden con la gestión de relaciones con proveedores 😊
Vista su importancia, ¿pensabas que no sería así?
Se trata de software que facilita la gestión de proveedores en general, porque tocan todos los palos:
- Catálogos, como hacen los programas de e-procurement
- Procesan órdenes de compra y otros aspectos, como los programas de e-sourcing
- Gestión de facturas de proveedores
- Gestión de riesgos
- Gestión de contratos
- Informes operativos
Es muy frecuente verlos como módulos de los ERP más conocidos, como Oracle ERP Cloud, Infor, Microsoft Dynamics 365 o SAP, con su programa SAP SRM.
Estos programas traen automatización de procesos, eficiencia, eliminación de errores manuales y mucha agilidad en todos los procesos relacionados.
Es decir, son herramientas estupendas para ayudarte con la operativa diaria y, gracias a ella, con la gestión de relaciones con tus proveedores.
Aunque... nada como gestionar los gastos a lo grande para mejorar la relación con tus proveedores
Mucho ojo, que los proveedores de una empresa son todo un gasto y representan un desafío para el flujo financiero.
¿Cómo asegurarte de que el gasto de proveedores no repercuta negativamente en cómo te relacionas con ellos?
Pues haciéndote con una app de control de gastos como la de Pleo.
Puedes utilizarla para programar pagos digitales a tus proveedores y, con eso, asegurarte de que siempre entran en fecha.
Y tus proveedores, así, contentos.
Y tu equipo de contabilidad también, porque Pleo te permite registrar datos de facturas en cuestión de segundos, sin tener que introducir números o caracteres a mano.
Además, ese gasto pasará a formar parte del total de la empresa en el control presupuestario, permitiéndote tomar decisiones estratégicas informadas y llevar a la empresa a cotas más altas de rentabilidad.
Si tus proveedores estaban contentos con los pagos a tiempo y tu equipo con la eficiencia y eficacia operativa, ¿cómo lo estarás tú como CFO con semejante herramienta de control?
Asegura la gestión de relaciones con proveedores con un software para control de gastos como el de Pleo y hala, felicidad para todos 😍
