Negociación con proveedores: técnicas y tendencias clave para CFOs

Los proveedores de una empresa pueden ser… peligrosos, por decirlo de alguna forma.

No nos malinterpretes: son fundamentales para que las empresas marchen correctamente y vendan soluciones a sus clientes, pero cuando no funcionan… dramita 😱

Dramita, porque si la empresa no vende, lo normal es que los números fallen y no sea rentable.

Dramita, porque si un proveedor cae puede provocar atascos en la cadena de suministro, lo que nos lleva de nuevo al primero.

Y dramita, porque si un proveedor no funciona puede tener consecuencias más allá del descenso de la rentabilidad.

¿Que de pronto en la tesorería no haya efectivo?

¿Que debido a una emergencia tengas que comerte las fluctuaciones del euro con respecto a otra moneda que se está haciendo fuerte?

Sí, los malos proveedores tienen consecuencias directas negativas en los riesgos financieros, por los que debes evitarlos a toda costa.

Y para eso has de irte un poco hacia atrás, hacia el proceso de negociación con proveedores, tema en el que nos vamos a sumergir en las próximas líneas.

Veremos técnicas de negociación, tendencias en el contexto socioeconómico actual y un caso de éxito real en esto de la negociación con proveedores por parte de empresas.

¿Vamos?

La negociación con proveedores es el segundo paso de todo el proceso de gestión

Y como tal, si falla, el resto del proceso irá mal.

Y si va mal derivará en lo que te hemos contado ahí arriba, donde la pérdida de rentabilidad es solo uno de los problemas.

La gestión de proveedores tiene tres hitos importantes: la selección, la negociación y la evaluación. Y vuelta a empezar.

En la selección de proveedores, primera parte del proceso, tu empresa elige posibles candidatos a convertirse en los surtidores de productos o servicios de confianza.

En la negociación con proveedores la empresa debe pactar condiciones con los candidatos seleccionados; y al llegar a acuerdos, se empieza a trabajar.

Y tras un tiempo determinado de trabajo toca lo que se conoce como evaluación de proveedores, para que la empresa compruebe que las condiciones negociadas y acordadas se están cumpliendo.

Imagina si la negociación con proveedores sale mal, y tu empresa solo es capaz de conseguir un precio realmente desfavorable.

O un buen acuerdo en cuanto a precio, pero fatal de condiciones en cuanto a pagos y entregas. Hace que te arrepientas por no haber pagado un poco más, evitándote así tanto problema en la cadena de suministro.

Y cuidado, que también puede ser que pilles al proveedor en un momento de pura necesidad, y sin comerlo ni beberlo te dé unas condiciones extraordinarias para ti, tanto de precio como de funcionamiento diario.

Al tiempo, cuando abandone esa situación de extrema necesidad, podría cambiar tu empresa por otra que le dé mejores condiciones y te quedarás sin proveedor.

Adiós relación de confianza y vuelta a empezar. 

Porque no era una relación de confianza en realidad, sino objetivamente una muy beneficiosa para tu empresa, pero no para el proveedor.

Con este matiz nos metemos en las técnicas de negociación, en las que el precio nunca es lo más importante.

Técnicas y estrategias de negociación con proveedores

Que sí, que es un factor determinante, pero no debes guiarte solo por eso cuando en tu labor de CFO ayudes al departamento de compras a negociar condiciones.

Esa es la primera estrategia de negociación con proveedores: establecer objetivos que vayan más allá de un precio bajo.

Tu objetivo debe ser el de obtener valor. A menudo el valor va ligado con un coste menor, pero no es necesariamente así.

Valor puede ser obtener apoyo de posventa. 

O una calidad inmejorable en aquello que te venda.

O que el proveedor adopte una actitud innovadora y aporte soluciones nuevas o ideas frescas que ayuden al crecimiento de la empresa.

Si es con un precio bajo… pues mejor, pero no debe ser ese el objetivo principal de la negociación.

Seguimos por la preparación.

Cuando vas a un examen, antes estudias un poco, ¿no? Con las reuniones con proveedores es exactamente lo mismo: tienes que prepararlas.

Debes ser consciente de qué puede pasar, los distintos escenarios. Has de saber sus puntos fuertes y los débiles. Por dónde podrían ir sus exigencias, las de tu empresa y hasta dónde estás dispuesto a ceder 🙃

Es decir, tienes que anticipar todo lo que pueda pasar y no dejar nada a la improvisación.

Si improvisas, el poder de negociación de los proveedores bien preparados puede pasarte por encima y derivar en acuerdos poco convenientes para tu empresa.

Si vas con un plan de negociación con proveedores, su poder estará limitado y tienes todas las papeletas de obtener mejores acuerdos.

Y otra técnica puede ser la de olvidarte de los números y buscar otras condiciones en la negociación con los proveedores. Centrarte en qué querréis alcanzar juntos y cómo conseguirlo.

Es decir, vuelve a olvidarte de que te dé algo a 9 € en vez de a 10 € y preocúpate de hacerle entender que quieres crecer de su mano, y cómo podéis hacerlo para conseguirlo.

Qué estrategias seguiréis, cómo funcionaréis, cómo creceréis cuando la empresa marche… es un buen ejemplo de la negociación enfocada de esta manera. 

Todo eso creará un clima de confianza desde el principio que tu empresa agradecerá en el futuro, fortaleciendo la relación con los proveedores y mitigando el riesgo de quedarte sin suministro en un momento dado.

Si aplicas bien estas estrategias, al final está el premio gordo en forma de beneficios para tu empresa:

• Relación a largo plazo
• Mitigación de riesgos financieros
• Acuerdos con proveedores estratégicos que serán casi compañeros de crecimiento
• Y aunque no obtengas un precio bajísimo, sí que conseguirás valor, algo mucho más importante

¿Y en qué desemboca todo esto que empieza por la letra R?

Rrrrrrentabilidad de la buena 🫶

Tendencias en la negociación con proveedores

Bien, pues a esa ecuación tan bonita en la que la búsqueda del precio más bajo se sustituye por valor y relaciones a largo plazo, se unen otros factores.

Factores que alteran las negociaciones, para bien o para mal.

Son los siguientes:

#1 La tecnología está más presente que nunca

Y ha cambiado las reglas del juego en el que te relacionas con tus proveedores… e incluso en el que los eliges.

Mira, por ejemplo, los sistemas de e-procurement.

Consiste en publicar ofertas cuando tengas una necesidad, e invitar a posibles proveedores a que presenten sus propuestas a través de una plataforma.

Esa plataforma, privada —solo tendrá acceso tu empresa, así como los proveedores a los que decidas invitar—, es el e-procurement, de un marcado carácter tecnológico.

Porque no acaba ahí, no; los proveedores podrán subir sus catálogos y ofertas, y solo podrás verlos tú, para que puedas comparar fácilmente entre unos y otros.

Cuando te quedes con uno, el sistema de e-procurement, además, facilitará la gestión de pedidos, seguimiento, pagos y facturación.

Hace años esto no existía y los correos electrónicos, faxes, albaranes y facturas en papel volaban. Y todo el mundo perdía más tiempo.

Hoy, afortunadamente, la tecnología lo facilita todo muchísimo, y el e-procurement no es el único ejemplo.

La inteligencia artificial, sin ir más lejos, te ayuda a negociar con proveedores en otro idioma, haciendo traducciones en tiempo real para que podáis entenderos.

Y las herramientas de análisis de datos, por su lado, también pueden reunir información de distintas fuentes y obtener KPIs financieros como el rendimiento de los proveedores en relación con los beneficios para tu empresa.

#2 Y ojito con la recesión actual

Corren tiempos difíciles, en los que no terminamos de recuperarnos de las consecuencias de la pandemia mundial provocada por el covid.

Son momentos inciertos, donde los precios bailan al son de las previsiones de la Reserva Federal de los Estados Unidos.

Son años de inflación desmedida, provocada por la carencia de recursos derivada de guerras y falta de acuerdos comerciales.

¿En qué afecta esto a la negociación de proveedores?

En que su poder de negociación puede ser algo mayor o, al menos, a priori pueden volverse algo más exigentes.

Si eres consciente de ello y te preparas bien, no debería ser un problema. 

Los proveedores esperarán que busques un precio bajo. Y sí, lo harás, pero priorizando sieeempre la obtención de valor, lo que será una ventaja competitiva ante otras empresas que negocien con los mismos proveedores que tú.

Recuerda: antes de negociar, PRE-PA-RA-CIÓN 🤟

#3 La ética también está a la orden del día

El mundo en el que vivimos premia la ética laboral.

Ya no sirve eso de «todo vale».

La ética en la negociación dará a tu empresa una reputación que conseguirá que los proveedores quieran establecer relaciones a largo plazo.

También minimizará el riesgo de que el acuerdo o la actividad acabe convirtiéndose en un problema legal y evitará que se deteriore la relación con tus clientes e inversores.

Y finalmente, si tu empresa se asegura de que sus proveedores cumplan con las normas laborales y medioambientales, fomentarás la RSE (Responsabilidad Social Empresarial).

La RSE, a su vez, atraerá consumidores y socios comerciales afines a los mismos valores éticos.

#4 Viiiiva la colaboración

Antes decíamos que las relaciones con tus proveedores tendrían que ser… algo más.

Algo más que puras transacciones comerciales, donde tu empresa recibe un producto o un servicio a cambio de dinero.

Ese algo más puede ir por el tipo de relación con los proveedores. 

Busca una en la que tanto tu empresa como el proveedor se comuniquen de forma directa y activa y creen soluciones innovadoras que beneficien a ambas partes.

Porque si a tu empresa le va bien, les irá bien a ellos y si a ellos les va bien, mejor para tu empresa. Todos ganan 👏

#5 Incluye la gestión de riesgos en la negociación

Los tiempos de incertidumbre en los que estamos inmersos traen otra consecuencia: que tengas que evaluar los riesgos financieros de forma más continua.

La cadena de suministro tiene más papeletas que nunca para fallar y que tú no respondas ante tus clientes, por ejemplo. 

Para evitarlo y mitigar ese riesgo, necesitas hacer evaluaciones continuas… algo que podrías tratar en la negociación con tus proveedores.

¿A qué se expone tu empresa?

Haz un análisis de riesgos financieros exhaustivo y lleva esa información a la mesa de negociación, que el proveedor podría darte más de lo que cree sin saberlo —sin que fuera perjudicial para él, obviamente—.

Caso de estudio de la negociación con proveedores exitosa

No hay que irse demasiado lejos para encontrar un caso de éxito en esto de la negociación con proveedores.

Hablamos de Privalia, ecommerce de moda —y actualmente de todo un poco— de origen catalán.

Decidieron expandir su mercado a México. 

Lo habían estudiado y comprendieron que los ciclos de venta diferían de los europeos, así como que la tasa de crecimiento de las clases medias estaba aumentando.

La gota que colmó el caso fue el aumento de la confianza en las compras online por parte de los mexicanos, algo inexistente hasta ese momento.

¿Qué hicieron?

Negociaron con un proveedor tecnológico una solución para gestionar la atención al cliente, con unas condiciones que le permitieran reducir en un 75 % el tiempo de respuesta a las consultas que tenían en España.

Esto mejoró la experiencia de los compradores mexicanos y también le permitió optimizar sus propios recursos, lo que se tradujo en todo un éxito de expansión internacional.

Tecnología, objetivos más allá del precio, preparación para negociar teniendo en mente lo que se necesita… un buen ejemplo de que una negociación con proveedores eficaz es fundamental 👌

¿Negociación con proveedores? Pleeeeeo

Por eso de ponérselo fácil a los proveedores y construir una relación de confianza con ellos, ¿qué tal si utilizas Pleo para gestionar los gastos?

Se trata de utilizar tarjetas de empresa para hacer los pagos digitales, de modo que los reciban al instante.

Sin facturas de por medio, evitándoos el papeleo, pues una simple foto al justificante de pago, digital o no, es más que suficiente para la Agencia Tributaria.

Y oye, ya puestos, Pleo también es sinónimo de control de los gastos asociados, que cuando son muchos… se pueden desmadrar. Y con eso sabrás qué proveedores generan más gastos y cuáles menos.

Lo tendrás todo dominado en lo que se refiere a los gastos de tu empresa, lo que hará que no se te escape ninguno y puedas ahorrar ejercicio tras ejercicio.

Ahí queda: si vas a una negociación con proveedores con esta solución para la gestión de gastos bajo el brazo, mejor que mejor… y ojalá que haya éxito en el proceso ✊