Evaluación de proveedores: métodos y criterios para la mejor selección de proveedores

La gestión de proveedores puede marcar la diferencia entre que a tu empresa le vaya a las mil maravillas u horriblemente mal.

Suponen un gasto considerable, no pertenecen a la empresa y cuentan con otros clientes al mismo tiempo, pero sobre todo... si el proveedor no va, el negocio tampoco 😑

Pero si el proveedor suma y funciona de maravilla, al otro lado espera la gloria. Fluidez, cero problemas, productividad y rentabilidad.

Lo que nos lleva a esta evidencia: con los proveedores conviene acertar.

Y para acertar, nada como hacer una intensa evaluación de proveedores antes de seleccionarlos.

Una evaluación de proveedores que ha ido actualizándose con el paso de los años hasta la era tecnológica en la que nos encontramos, en la que hasta la inteligencia artificial puede jugar de tu lado.

Pero eso lo veremos al final; de momento, vamos a ver los beneficios de contar con un plan de proveedores, cómo sería el proceso de evaluación, los criterios y los métodos tradicionales.

Allá vamos ✊

La importancia de contar con un plan de proveedores

El origen, el punto 0.

El plan de proveedores es el documento maestro en el que basar la gestión de proveedores, no solo la evaluación y selección.

En él se definen los objetivos para con los proveedores, cómo se hace la evaluación y selección, cómo se lleva la negociación con los proveedores, con qué criterios se elige, etc.

¿Qué pasa si no tienes uno?

Pues que tu empresa pone en juego su cadena de suministro, un riesgo financiero del todo indeseable.

Y es solo el principio: tampoco podrás optimizar los costes asociados, asegurarte de cumplir la normativa, establecer estándares de calidad... en fin, cosas que ningún líder financiero querría para su empresa.

Si lo defines bien, en cambio, viene lo bueno:

• Mitigas los riesgos financieros asociados a los proveedores
• Optimizas los costes
• Mejoras las relaciones de la empresa con ellos
• Aseguras la calidad de su producto o servicio y, por ende, el tuyo
• Cumples con la normativa vigente

En definitiva: te mueves a la otra cara de la moneda, en la que los los proveedores, a pesar de ser un gasto considerable, son un recurso vital para el éxito financiero del negocio. .

Pues bien, parte de ese plan de proveedores es la evaluación y selección... y es lo que vamos a ver a partir de aquí.

El proceso de evaluación de proveedores

¿Cómo llegas a la decisión de quedarte con unos y desechar a otros tras el análisis de proveedores?

Lo primero es, lógicamente, ver qué necesidades tiene la empresa.

Luego, importantísimo, es determinar los criterios de evaluación a proveedores que, como veremos enseguida, hay varios. ¿Cómo los vas a evaluar? ¿De qué va a depender que los selecciones o no?

Posteriormente tendrás que recopilar información de cada uno, para lo que existen los famosos cuestionarios de evaluación de proveedores 📋

Son modelos personalizados con campos rellenables, para que todos los proveedores «hablen en el mismo idioma» y tu empresa pueda comparar fácilmente.

Con todas las encuestas de evaluación de proveedores conseguidas solo te queda revisarlas, comparar con los criterios establecidos... y hacer la selección.

Cómo crear un cuestionario de evaluación de proveedores y su ficha

Estamos ante uno de los pasos clave de todo el proceso de evaluación de proveedores: el del cuestionario.

No hay una misma encuesta que sirva para todas las empresas del mundo porque cada una tiene unas necesidades, pero como al final los criterios que se evalúan son los mismos... pues no difieren muchísimo unas de otras.

El modelo de evaluación de proveedores contará con información detallada de todos los aspectos que necesite conocer tu empresa de cara a la evaluación.

Es decir, incluirá campos rellenables para que tu empresa pueda comparar:

• Datos de identificación de la empresa, como el nombre y la dirección fiscal
• Otros datos informativos relevantes como el número de empleados, los principales productos o servicios que tiene o cuáles son sus principales clientes

Y después lo normal es que se incluya información sobre los criterios con los que se va a hacer la evaluación de proveedores:

• Plazos de entrega y su cumplimiento
• Servicio de atención al cliente
• Precios
• Sostenibilidad y responsabilidad social empresarial
• Cumplimiento normativo
• Estabilidad financiera
• Si cuenta con el certificado de la norma ISO 9001:2015 que garantiza el control de calidad de proveedores
• ...

¿Quieres ver dos ejemplos?

Por un lado, una encuesta bien detallada, y por aquí una más sencilla.

Cuando los proveedores devuelven la encuesta rellenada, se hace la ficha.

La ficha de proveedores contiene información identificativa sobre los mismos, y todo lujo de detalles relativos a su funcionamiento y relación con tu empresa.

Qué productos o servicios suministra, el historial de desempeño, las certificaciones, los resultados de otras evaluaciones y auditorías, el historial de precios y las condiciones de pago, etc.

Y con la ficha, pues ya tendrías al proveedor listo para ser evaluado, candidato a formar parte de tu plan de proveedores.

¿Seguimos ahondando en el asunto? 

A la hora de hacer la selección de proveedores, ¿qué criterios se evalúan? 🙄

Los criterios de evaluación a proveedores más comunes

Un criterio muy común es el de evaluar según el precio de los productos o servicios, algo fácil de comparar entre unos proveedores y otros.

Otro es el de la calidad de los productos o servicios: ¿cumplen con las especificaciones técnicas? ¿Tienen desperfectos?

También está la capacidad de entrega; es decir, cómo de puntual y eficiente es el proveedor a la hora de entregar sus productos o servicios.

Seguimos con el cumplimiento —o no— normativo; por ejemplo, si cuenta con el certificado de cumplimiento de la norma ISO 9001:2015 o las regulaciones propias de su industria y localización geográfica.

La sostenibilidad y la responsabilidad social empresarial también son criterios de selección de proveedores: ¿hasta qué punto el proveedor tiene prácticas laborales éticas, que busquen conservar el medio ambiente y promover unas condiciones laborales justas con toda su plantilla?

Otro criterio sería si el proveedor cuenta con servicio de atención al cliente o soporte técnico, así como la calidad del mismo.

La capacidad de producción también se puede tener en cuenta; es decir, ¿con cuántos recursos cuenta el proveedor? En personal y en maquinaria. Si en un momento dado tu empresa necesitara un extra de producto o servicio, ¿hasta dónde alcanzaría el proveedor?

¿Y la tecnología? ¿Cuál es la capacidad del proveedor para emplear soluciones tecnológicas y adaptarse a la imparable digitalización total a la que nos estamos dirigiendo?

Terminamos con la reputación, criterio que reúne las opiniones y referencias del proveedor por parte de otros clientes. 

Si te fijas, todos los criterios son factores que definen cómo de válido puede ser un proveedor para tu empresa.

Si no tiene atención al cliente y os está suministrando una solución técnica de difícil aplicación, mal asunto, ¿no? 👎

Si no cumple con las especificaciones técnicas que promete, mal también 👎

Si tiene un precio fuera de mercado 👎

Si no tiene clientes que respalden su buen hacer 👎

Al final, todos los criterios los metes en lo que se conoce como matriz de evaluación de proveedores, que no es más que una tabla citando los criterios y los resultados parciales y totales de cada proveedor.

Y después, con lo que dicte la matriz, se hace la selección de proveedores. O se renuevan los acuerdos, o se renegocian las condiciones, o se termina la relación. ¡Todo!

6 métodos de evaluación de proveedores

Espera, espera: tras los criterios... ¿hay métodos?

¡Claro! 🙌

Porque una cosa es en qué criterios te vas a basar para evaluar, y luego está el cómo evaluar. 

¿Cómo empleas la información dada por los proveedores para hacer la evaluación?

¿Cómo haces uso de los criterios?

Aquí van algunos métodos clásicos de evaluación de proveedores:

📊 El método categórico se trata de elegir uno o varios criterios como los vistos anteriormente —calidad, precio, capacidad de entrega...—, meterlos en la matriz de evaluación, asignar calificaciones individuales por criterio y obtener la puntuación total.

📊 El método de puntos ponderados es como el categórico, pero en este caso hay criterios que pesan más que otros a la hora de calcular la puntuación final, y se definen numéricamente.

📊 El método de relación de costes calcula la relación entre la calidad del producto o servicio y el coste; y cuanto más alta sea la relación, mejor para ese proveedor.

📊El método de análisis dimensional es muy similar al de puntos ponderados, pero en este caso las ponderaciones de cada criterio no se definen numéricamente.

📊 El modelo Carter 10’Cs tiene en cuenta diez criterios fijos para evaluar:

1. La Capacidad de entregar lo que se le encarga
2. La Competitividad o si es capaz de cumplir la entrega en un tiempo determinado
3. La Consistencia o si los resultados que ofrece son constantes
4. El Control del proceso, si lo hace de forma sistemática
5. El Compromiso con la calidad, si el proveedor tiene algún sistema que verifique la calidad de sus productos o servicios
6. El Cash o efectivo, por si el proveedor es financieramente independiente o depende de terceros
7. El Coste de los productos o servicios que ofrece
8. Si cuenta con una buena Cultura laboral y reputación en el mercado
9. Si es Clean —limpio—; es decir, si cuenta con las licencias y permisos necesarios para desarrollar su trabajo
10. Y Comunicación o eficiencia en la misma, que se refiere a si cuenta con los medios necesarios para responder a las consultas que se le hacen

📊 Y por último, el método de evaluación de proveedores sociales y ambientales: en este caso, el criterio que prima es el de la sostenibilidad. ¿El proveedor cumple con los estándares de responsabilidad social y sostenible de la empresa? ¿Tiene el mismo compromiso ético?

Vistos los métodos, pongamos que evalúas, haces la selección de proveedores y sale todo bien.

¿A los proveedores hay que reevaluarlos?

¡Claro!

Siempre puede pasar que los proveedores cambien, como todo, y ya no sean la mejor solución posible para tu empresa.

Se estima que hay que reevaluar a los proveedores como mínimo anualmente, aunque dependiendo de la industria puede hacerse incluso cada trimestre.

También puede pasar que haya un cambio repentino en el rendimiento del proveedor que salte a la vista; ¿por qué esperar en ese caso a la reevaluación programada para cambiarlo?

O que las circunstancias se alteren, como que el proveedor cambie los precios, tu empresa sufra un inesperado bajón o los mercados den un vuelco de la noche a la mañana.

Reevalúa, mitiga los riesgos y disfruta de los beneficios de llevar el plan de proveedores al día 🫶

Pues con esto, ya lo tendríamos: criterios por un lado, métodos habituales por otro... y evaluación de proveedores —y reevaluación— cubiertas.

«A lo tradicional», eso sí, porque la tecnología hoy en día juega un papel fundamental en todo lo relativo a la evaluación, selección y gestión de proveedores.

Mira, mira 👀

E-procurement, tecnología e IA en la evaluación de proveedores

¿Te suena el e-procurement?

Se trata de una tecnología en forma de sistema de evaluación, selección y gestión de proveedores.

Consiste en soluciones privadas de gestión de proveedores para empresas. En ellas, las empresas pueden invitar a unirse a posibles nuevos proveedores, para que estos hagan sus ofertas.

Lo que consigue tu empresa es comodidad, pues tienes a todos los posibles proveedores en el mismo sistema. 

Proveedores que podrán subir sus catálogos y ofertas, para que tu empresa solo tenga que comparar unos y otros... y elegir con quién se queda.

Después, más allá de la evaluación y selección, también está la gestión, pues el sistema de e-procurement facilita mucho los pedidos, la disponibilidad, la facturación, la relación con el proveedor... el control de proveedores es total.

Pero espera, espera, que la tecnología va más allá 🙃

Le damos una vuelta de tuerca al asunto y nos metemos con la inteligencia artificial, que según McKinsey puede ayudarte a reducir el tiempo invertido en encontrar un nuevo proveedor... ¡hasta en un 90 %! 😮

Sí: consiste en soluciones tecnológicas con IA integrada capaces de bucear entre cientos, miles o decenas de miles proveedores distintos para traerte el filtrado que desees.

Es decir, tú solo tienes que darle los criterios que buscas: ¿para qué necesitas el proveedor específicamente?

Luego puedes añadir parámetros o restricciones como la ubicación geográfica, por ejemplo, y con unas pocas interacciones en PNL —procesamiento con lenguaje natural—, lo tienes.

¿Qué tienes?

El listado de proveedores candidatos que necesitas. Y lo tienes en minutos, no en semanas ni en meses 🥰

Y esto es solo el principio; veremos qué nos deparan los próximos años.

Cuando tengas la selección de proveedores hecha... gestiona los gastos con Pleo

La primera parte, si haces bien el proceso de evaluación, la tienes hecha, que es la de plantarte con unos proveedores estupendos que te garanticen un perfecto funcionamiento de la cadena de suministro. 

Al menos, por su parte 😂

¿Qué viene después?

Su gestión, que con la tecnología ya hemos visto que puede ser sencilla, sencilla.

Pleo, por ejemplo, te facilita dicha gestión desde los gastos.

¿Cuándo les pagas? ¿Hasta dónde llega el poder de negociación de tus proveedores? ¿Cuáles son las condiciones acordadas?

Sean las que sean, negocia para pagar con tarjeta, utiliza las de Pleo y controla ese gasto bien de cerca.

Un gasto que luego te ayudará a pagar menos con la optimización fiscal. Y que podrás justificar debidamente con la gestión de facturas avanzada que ofrece el sistema.

Sí, de eso va Pleo 🤗

La tecnología hace más fácil que nunca la evaluación de proveedores con el e-procurement y la IA; bien. 

Haz la gestión de gastos asociados con Pleo y bien no, suuuuperbién 🤟