Gestión de facturas: cómo gestionar las facturas, contabilizarlas y mejorar los procesos

La gestión de facturas nunca ha sido un tema sencillo para las empresas 😑

Como intervienen terceros —proveedores, clientes, la Agencia Tributaria—, la gestión ha sido tradicionalmente problemática… y si no se lleva de forma óptima puede pasar de todo.

¿Pérdida de productividad?

¿Sanción por parte de Hacienda?

¿Bajada de la rentabilidad?

Si se optimiza la gestión de facturas, en cambio, además de evitar esos riesgos, tu empresa se lleva unos beneficios la mar de interesantes.

Y de eso queremos hablarte en este post: de la gestión de facturas, de principio a fin. De todo lo que tiene que ver al respecto.

Tipos de facturas, cómo contabilizarlas, cómo optimizar su gestión, digitalización, automatización, la factura electrónica… todo, todo.

¿Estamos listos?

Vaaaamos con la gestión de facturas de una empresa.

Razones para llevar una buena gestión de las facturas de la empresa

Comencemos con lo dulce: ¿por qué te interesa controlar la gestión de las facturas? Ya sabes: su contabilidad, cómo archivarlas, su digitalización, etc.

Como líder financiero ya lo debes tener clarinete, pero por si acaso:

• Las facturas son el fiel reflejo de la situación de la empresa. Si las tienes todas bien controladas, te dirán cuál es la situación financiera del negocio… y la información es poder para tomar decisiones
• Su óptima gestión también te lleva a presentar los impuestos sin errores, cuando toca. En caso contrario, ya sabes lo que hay: sanciones, recargos adicionales por pago tardío, sustos para la tesorería del negocio…
• Te permite ahorrar tiempo y dinero; todo el que no pierde tu equipo con una gestión cero productiva, a la antigua, con el uso del papel y dejando de lado la digitalización
• También te sirve para cumplir con la normativa; por ejemplo, la factura electrónica va a pasar a ser obligatoria en los negocios B2B en 2025 o 2026, dependiendo de la facturación de tu empresa
• Evitas riesgos financieros, como el de quedarte sin efectivo en la caja en un momento dado, algo que limitaría mucho la operativa de la empresa

Resumiendo: te despide de problemas, te da información útil para tomar decisiones, ahorras y crece la productividad. 

Vamos, que una gestión de facturas óptima aumenta la rentabilidad de la empresa.

Dicho esto, vamos con otros temas de interés.

Tipos de facturas

Para saber gestionarlas lo primero es conocerlas, porque no todas son iguales y el tratamiento fiscal y contable… puede ser bastante diferente.

No es lo mismo una factura completa que una simplificada, por ejemplo; 25 € cunden mucho más como IVA deducible que como gasto para reducir el impuesto de sociedades, ¿no?

Pero empecemos por el principio. Una factura, sin más, ya sabes lo que es: un documento que refleja una compraventa de bienes o servicios. El instrumento más básico de la Agencia Tributaria.

Ahora bien, ¿qué tipos de facturas hay?

• La factura completa u ordinaria es la de toda la vida: la que incluye todos los datos y te sirve para deducirte el gasto o declarar el ingreso, incluyendo el IVA
• La factura simplificada, más conocida como ticket, no incluye los datos del receptor de la factura, por lo que con ella no podrás deducirte el IVA del gasto, pero sí podrás desgravarla en el impuesto de sociedades
• Para deducirte el IVA de una factura simplificada tendrás que solicitar una factura de canje a posteriori
• La factura recapitulativa sirve para agrupar en un solo documento todas las operaciones mensuales realizadas con un mismo cliente o proveedor
• La factura rectificativa se emite para corregir errores de una factura emitida anteriormente
• La factura intracomunitaria refleja una operación con el resto de países miembros de la UE, y que lleve IVA o no dependerá del registro en el ROI
• La factura de exportación se emplea en operaciones con países de fuera de la UE
• Y de la factura electrónica te hablamos enseguida

¿Será por justificantes de pago y documentos acreditativos de operaciones comerciales?

¡Ja! 

Muy importante: contabilizar y archivar facturas

¿A tu empresa se le atasca el lado más contable del asunto?

Libros de facturas, cómo contabilizarlas cuando todavía no se han cobrado o pagado, guardarlas por si viene Hacienda en un par de años preguntando por ellas… pues también tenemos de eso, también.

El libro de facturas

Emitir las facturas es sencillo.

Cobrarlas más todavía, y encima da mucho gustito.

Pero al final siempre llega el mismo proceso obligatorio: contabilizarlas. Y con las recibidas, más de lo mismo.

Para ello puedes emplear los magníficos programas de contabilidad, que no hacen otra cosa que imitar los libros contables tradicionales, en los que contabilizabas todas y cada una de las facturas del negocio en las cuentas contables correspondientes.

Las facturas recibidas y las emitidas.

Ahora, la tecnología ha posibilitado que los libros de facturas, cuyo registro es puramente digital, se rellenen sin esfuerzo, casi automáticamente.

👉 Aquí más sobre los libros de facturas

Facturas pendientes de recibir y de emitir

Oye, ¿y qué pasa cuando recibes una factura semanas después de que te llegue la mercancía enviada por un proveedor?

O cuando es tu propia empresa la que sigue una política así 😅

¿Cambia la contabilidad?

La regla general es que la contabilidad se hace en el momento de devengo, y que este se produce cuando se envía la factura. Por tanto… la fecha que «cuenta» es aquella en la que se envía/recibe la factura.

👉 Aquí más sobre las facturas pendientes de recibir y facturas pendientes de emitir.

Cómo archivar facturas

No deseamos que suceda, pero si por una de esas Hacienda decide hacerte una visita en un momento dado, debes tener la casa ordenada.

Con ordenada nos referimos a poder demostrar todo lo declarado en los ejercicios.

¿Cómo?

Con facturas, claro. 

Estamos hablando de gestión de facturas, ¿no?

Pero no vale cualquier forma: ¿qué datos deben contener? ¿Cuánto tiempo debes archivarlas? ¿Sirve el formato digital o es preciso que estén en papel?

Respuestas cortas:

1. Datos: número de factura y de serie si procede, fecha, datos fiscales del emisor y receptor, concepto, base imponible, cuota del impuesto aplicado y total
2. Tiempo: debes guardarlas durante un mínimo de cuatro años
3. Formato: por ahora sirve tanto el físico como el digital o el electrónico… aunque la factura electrónica va a cambiar las reglas del juego

👉 Si quieres las respuestas largas, las tienes en cómo archivar facturas

Cómo mejorar la gestión de facturas

Vale, ya hemos visto la contabilidad de las facturas de empresa. Tus obligaciones de cara a la Agencia Tributaria.

Y los deberes legales son una cosa, pero cumplirlos no te asegura, en absoluto, el crecimiento de la rentabilidad del negocio.

Para eso, tienes que optimizar los distintos procesos y gestiones, y el de facturación es uno de ellos.

¿Nos centramos en cómo mejorar la gestión de facturación?

Vamos a tocar tres conceptos: la digitalización, la automatización… y la optimización de la gestión de facturas.

Ideas para optimizar la gestión de facturas de tu empresa

¿Cómo mejoras la gestión de la facturación?

Lo cierto es que hay varias vías, aunque si nos preguntas a nosotros… te diríamos de seguir estos consejos, porque cubren todo el proceso y no son particularmente difíciles de seguir:

• Haz un análisis de las carencias actuales en los procesos de facturación de tu empresa: ¿dónde falla? ¿Dónde sientes que se cometen más errores y se pierde más tiempo?
• Define una política de facturación en la empresa que trate de resolver esas carencias
• Establece un sistema que te permita llevar el control de las facturas en tiempo real
• Mantén un registro preciso de los datos, libre de errores, más propios de procesar la información a mano
• Emplea un programa de facturación

El quinto y último punto nos lleva de lleno al segundo aspecto: la digitalización.

Pero antes, si quieres profundizar más, ya sabes:

👉 Aquí más sobre cómo mejorar el proceso de facturación, donde vemos consejos específicos para optimizar todo el proceso y ahorrar tiempo

👉 Y aquí para mejorar la gestión de facturación, así como las dificultades con las que te vas a encontrar

Digitalización de las facturas 

¡Pero bueno! ¿Es que todavía hay facturas sin digitalizar?

Pues claro.

Mira los tickets de toda la vida. Los del taxi o los del restaurante en el que come tu equipo cuando se va de viaje de trabajo.

¿Cómo encaja el uso del papel en una facturación cada vez más digitalizada?

Pues lo cierto es que depende un poco de ti.

Si no te digitalizas y sigues usando facturas en papel, ojo:

• Se podrá borrar la tinta
• El papel podrá perderse, y adiós a deducirte el gasto o a poder archivarlo durante los cuatro años reglamentarios
• Tu empresa cometerá errores picando datos a mano
• Las notas de gastos seguirán trayendo improductividad a la empresa
• Y los reembolsos serán leeentos debido a la propia lentitud procesando las facturas en papel

Buf, horror. 

Horror total.

Pero… ¿y si digitalizas la facturación?

Es decir, ¿y si empleas herramientas digitales que te ayuden con la gestión de facturas de empresa?

Podrías tener una que digitalizara las facturas en papel, y que te permitiera tirarlas a la papelera de reciclaje en vez de tener que almacenarlas durante cuatro años.

Y otra que procesara automáticamente esa información digitalizada y te permitiera consultarla en tiempo real desde donde quisieras.

¿No suena mejor?

Si todavía no, súmale esto:

• Los errores manuales fruto de introducir datos en tus libros contables desaparecerían con la digitalización
• La productividad de tu equipo se vería incrementada en todo momento
• Y las cuentas de tu empresa estarían optimizadas, porque no se perdería ningún gasto
• Y no fallarías jamás de cara a una visita inesperada de la Agencia Tributaria

Qué bien este segundo escenario, ¿eh?

Pues a ver, toma nota de estos tres recursos:

👉 Más sobre la digitalización de las facturas, donde te contamos todo lo que debes saber para digitalizar el proceso al 100 %

👉 Aquí te contamos el proceso de cómo escanear facturas para contabilizar y poder tratarlas digitalmente

👉 Y aquí te hablamos de aplicaciones para escanear facturas, para que puedas deshacerte de las físicas y no tengas que almacenarlas durante años

Automatización de facturas

La digitalización de las facturas que acabamos de ver tiene un beneficio brutal asociado llamado automatización.

¿Sientes que el proceso de facturación de tu empresa está libre de errores… pero a costa de invertir demasiado tiempo?

La solución tiene nombre: automatización de la facturación.

¡Zas!

Se trata de, ayudándote del proceso de digitalización de las facturas, automatizar aspectos relativos a las mismas.

Como por ejemplo, la lectura de los datos. Cuando a tu equipo le dan un ticket en papel, puedes hacer dos cosas:

1. Pasas los datos a tus registros de facturas y gastos a mano
2. O automatizas la lectura con la ayuda de tecnología OCR para facturas y ahorras una cantidad de tiempo considerable

Gana la opción 2, sin duda.

Es, de hecho, la opción que se impone siempre en todos los procesos.

¿Que no?

Al recibir facturas de tus proveedores:

1. Te la envían, ya sea en papel o en PDF, y tienes que copiar los datos a mano, como acabamos de ver
2. ¿Te la envían en papel? Usas una aplicación para escanear y la digitalizas. ¿Te la envían por correo? Las procesas mediante tecnología OCR, para que registre sus datos automáticamente. ¿Te la envían directamente a tu programa de factura electrónica que vamos a ver enseguida? Solo tienes que confirmar que las has recibido para que se procesen sus datos de forma automática.

Otro minipunto para la opción 2, la de automatizar.

Vamos con otra ronda, va,

Al enviar facturas a tus clientes:

1. Las emites a mano, en PDF o con algún programa, y las envías también a manini al correo postal o electrónico que corresponda
2. Las emites con un programa de facturación y se las envías a un contacto cuyos datos ya están registrados en el sistema… y si se trata de una factura recurrente, la programas una sola vez y desde ese momento tanto la creación como el envío de la factura se hace de forma completamente automática 

Otro minipuntazo para la automatización y ya no hace falta que sigamos, aunque si quieres profundizar en el tema… 👇

👉 Más sobre la automatización de las facturas

El futuro (y presente) de la facturación

¿Pero no se dice «presente y futuro»?

En este caso, no. 

Es futuro porque la factura electrónica es una obligación que llegará a las empresas que hagan negocios B2B entre 2025 y 2026, dependiendo de su volumen de facturación.

Y es presente porque ya existen programas que presumiblemente cumplirán los requisitos del reglamento verifactu para ser empleados como solución homologada.

Pero a ver, retrocedamos en el tiempo. 

De la ley crea y crece de 2022 ha acabado naciendo un nuevo reglamento de facturación electrónica, que se encuentra en pleno proceso de aprobación por el parlamento.

Aprobación, ojo, que no redacción. Ya existe un borrador. 

En cuanto se confirme, estas fechas serán una realidad:

• A partir del 1 de julio de 2025, todas las empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros anuales tendrán que adoptar la factura electrónica y emplear una solución homologada de facturación
• Para el resto de empresas y profesionales, la fecha será el 1 de julio de 2026

Desde la fecha que te corresponda, tu empresa tendrá que acogerse a la factura electrónica siempre que haga negocios con otras empresas y profesionales.

¿Y qué es una factura electrónica?

La que está por llegar se caracteriza por esto:

• Tiene un formato estructurado, como el XML: olvídate de Excels y PDFs 
• Debe contener un código único mediante el que se pueda identificar el CIF del emisor, número y serie de la factura y la fecha de emisión
• Y garantiza que no ha sido modificada

Ahí viene un gran cambio con respecto a lo que conocemos ahora: las facturas electrónicas no van a poder modificarse. Bueno, técnicamente sí, pero será ilegal y dejará huella.

Para asegurar esas características, las facturas electrónicas solo van a poder emitirse desde soluciones homologadas por la Agencia Tributaria.

Dichas soluciones cumplen con las exigencias del reglamento verifactu, derivado de la ley antifraude:

• Llevarán una declaración responsable
• Incluirán los estados de la factura: si ha sido aceptada o rechazada tras el envío, así como si ha sido pagada y cuándo
• Podrán conectarse con otros softwares homologados, para garantizar el envío y recepción de las facturas electrónicas entre empresas y profesionales
• Operarán con una firma electrónica avanzada que garantice que tu empresa es la emisora de la factura
• Dejarán huella de todo lo que le hagas a una factura: si la modificas o la anulas —algo que será ilegal, por cierto—, quedará rastro… y este podrá ser leído por Hacienda

¿Lo bueno? 

Que si el software que emplees cumple con los requisitos del reglamento verifactu, te asegurarás de estar cumpliendo con la ley y adiós preocupaciones.

Y ya hay programas de uso actual que se espera que cumplan con esos requisitos. 

Aunque no queda otra que esperar a la aprobación final del nuevo reglamento.

Sabemos que el tema suena a peliagudo, pero qué va: no deja de ser un paso más en la evolución de la tecnología financiera.

Puedes ampliar la información con estos tres recursos:

👉 Factura electrónica, para que entiendas a fondo por qué, cómo y cuándo será obligatoria

👉 En el post de factura electrónica para pymes el asunto se centra en las pequeñas y medianas empresas 

👉 Y en la solución de factura electrónica el foco se pone en los programas de facturación que serán necesarios para cumplir con la ley

Aunque para gestión de la facturación, Pleo

Tecnología, automatización, digitalización, productividad, ahorro de tiempo y dinero, rentabilidad… todo suena muy bien, sí, pero ¿por dónde empiezas? 

¿Por dónde comienzas a mejorar el control de facturas de una empresa?

Sugerencia no solicitada: por Pleo.

Es una herramienta de gestión y control que te ayuda un poco con todo lo que hemos visto, sieeeempre relacionado con los gastos de empresa:

• Trae la automatización en el procesamiento de las facturas de gastos

• Incorpora tecnología OCR, para que el registro de datos automático sea preciso
• Agiliza los procesos de tu equipo y facilita el trabajo tanto al empleado que tiene un gasto como al que lo contabiliza
• Cuenta con un módulo de gestión de facturas que las localiza en las bandejas de correo electrónico de tu equipo
• Funciona con tarjetas de empresa, de modo que nadie tenga que adelantar su propio dinero

Y la guinda del pastel: Pleo es una solución homologada por Hacienda para escanear facturas y tickets.

¿Y qué implica eso? 

Pues que solo hace falta que hagas una foto al documento para que sirva de justificante de cara a la Agencia Tributaria.

Vamos, que podrás tirar el papel a la basura y despreocuparte por si se le borra la tinta o si se pierde.

Y si es una factura digital, más de lo mismo: podrás leerla con Pleo, crear una imagen del documento PDF y contabilizarla a golpe de clic. Porque sí, Pleo también es capaz de conectarse con los principales programas de contabilidad.

¿Qué le vamos a hacer? 

Para probarla sin coste y optimizar tu gestión de facturas, la tienes en una gestión de gastos de diez.