En busca de la mejor gestión de facturas habida y por haber

Hoy en día, si no haces mejor que nadie lo que haces, llevas todas las de perder. O al menos, las de no ganar.

Con «ganar» nos referimos a ser el referente en tu sector: tener una clientela fiel, una marca potente que atraiga visitas y consiga conversiones y que todos identifiquen tu empresa con eso a lo que se dedica.

La mala noticia es que para ganar y dominar, como director financiero, tienes que hacer las cosas muy, pero que muy bien. Tu papel es crucial. Y para eso te hace falta tiempo, algo que lamentablemente no se puede crear; es el mismo para todos.

¿Y cómo optimizas el tiempo? Pues reduciendo las pérdidas innecesarias de segundos, minutos y horas, algo muy relacionado con la gestión de facturas, un auténtico agujero negro de la productividad 💀

Si se hace a mano, claro, porque llevar la gestión de facturación de forma automática evita ese agujero y te da mucho, mucho, mucho. 

Información en tiempo real, seguridad y tranquilidad acompañan a la eficiencia, ventaja principal de controlar los pagos y gestionar los gastos con una solución automática.

Pero eso lo vemos enseguida.

Gestión de facturas a mano: hablemos del agujero negro... y de cómo escapar

¿Cómo hace el control de pagos tu empresa?

¿Cómo se gestionan las facturas? ¿Cómo actúa tu empresa cuando recibe una por correo electrónico para pagar un servicio o una herramienta? ¿Y cómo lleva el control de facturas recibidas de proveedores?

¿Quién aprueba los pagos? ¿Quién paga? ¿Quién contabiliza luego? 

Y eso solo en lo relativo a la gestión de facturación electrónica; cuando alguien de tu equipo tiene un gasto en un viaje de trabajo, ¿cómo lo reporta?

¿Se guarda la factura en papel, añade información a su nota de gastos y a final de mes reporta el gasto a finanzas que, a su vez, tiene que contabilizarlo?

Las facturas son un auténtico dolor de cabeza 🫠

Pongamos que entre unas cosas y otras, una única factura le quita de media 30 minutos a tu empresa, tiempo que tarda en pagarla y contabilizarla. Y que en esos 30 minutos intervienen varias personas: la persona que recibe la factura, la que lo aprueba, la que la paga y la que lo contabiliza.

Media hora, nada más y nada menos, y varias interrupciones a personas que podrían estar produciendo mucho más si no tuvieran que dedicar esos minutos a la factura de la que estamos hablando.

Oye, ¿y si tu empresa contabiliza 200 facturas al mes? Son 100 horitas mensuales, que proyectadas salen 1.200 anuales.

Añádele la frustración de las personas implicadas, que se sienten limitadas a la hora de realizar su trabajo por el tiempo perdido con la dichosa gestión de facturas de forma manual.

Qué, ¿agujero negro o no? 🕳️

Sin esa frustración:

• Todo tu equipo trabajaría despreocupado, centrándose en aquello que mejor se le da
• Su productividad aumentaría y tu empresa se beneficiaría a corto, medio y largo plazo
• Las posibilidades de crecer y alcanzar nuevas metas se multiplicarían

Y si hablamos del ahorro de tiempo, al loro.

1.200 horas decíamos, ¿no?

De esas, pon que 120 te corresponden a ti, la persona de la que dependen las finanzas de la empresa.

¿Qué harías si de repente te encuentras con las 10 horas al mes que se estaba llevando el agujero negro de la gestión de facturas?

¿Optimizar el análisis financiero? ¿Reducir costos estratégicamente? ¿Explorar oportunidades de inversión? ¿Diseñar una nueva política de gastos que fomente la autonomía y la satisfacción del equipo? 

Aaaay, qué bonito suena todo... pero no olvidemos que primero hay que escapar del agujero y conseguir ese tiempo.

Y eso se consigue subiéndote al tren de la tecnología aplicada a la gestión de facturación automatizada 🚄

Asegúrate de que tu tren tenga de esto

Pero ojo, que no vale cualquier solución 😐

Porque por mucha tecnología que reúna, si al final no te da todo lo que vas a ver a continuación, acabarás diciendo «¡Ay! Pues quizá sea mejor cambiarme a esta otra», y te tocará invertir mucho tiempo en el proceso.

Que tienes que elegir bien, vamos, y para eso no hay nada como saber qué hay al alcance, en la actualidad, de toda buena solución tecnológica de gestión de facturas.

Toma nota, que hay tela que cortar.

Empezamos por la información en tiempo real. Datos y números que te ayuden a tomar decisiones con fundamento, basándote en la realidad y no en meras suposiciones 🙌

Y sin invertir tiempo, además. Tienes que poder acceder a esa información vital en cero coma, con unos poquitos clics nada más.

Para eso, claro, tiene que ser un programa fácil de usar, intuitivo y visual 🙌

¿Seguimos?

Seguimos.

El software de gestión de facturación elegido debería permitirte programar los pagos para cuando mejor le vaya a tu empresa 🙌

¿Que este pago no te va bien ahora porque dejas la caja temblando, pero sabes que en dos semanas la situación cambia? Pues lo programas para entonces, para cuando te venga mejor.

Con eso, además, evitarás pasarte de la fecha de vencimiento de las facturas, con lo malo que trae: recargo por no pago, suspensión del servicio contratado... ¡ay, horror! 🫣

Vale, ya tenemos que la solución elegida tiene que darte datos e información en tiempo real y con ella debes poder pagar a tu antojo, programando transacciones y evitando pequeños recargos económicos o suspensiones.

La solución también tiene que poder hacer match con tu software de contabilidad 🙌

Es importantísimo: por mucho sistema tecnológico que emplees, si al final hay una persona picando datos a mano, tu empresa siempre estará expuesta al fallo. Y si se da, que casi siempre se da, habrá que corregirlo.

El match al que hacemos referencia consiste en conectar la solución que emplees con el programa de contabilidad que utilices.

¿Que se sube una factura al sistema? El programa de gestión de facturas, además de abonarla cuando quieras, puede contabilizarla de forma automática incluso antes de pagarla.

¿Maravilla o no?

La solución que elijas, asimismo, debe ser capaz de poner remedio al gran inconveniente de la presencialidad: los problemas asociados a los tickets o, como se conocen hoy en día, las facturas simplificadas 🙌

Que si la tinta se borra, que si el papel se pierde, que si aquí no se sabe lo que pone... 

Cuando alguien de tu equipo paga la cuenta en una comida de trabajo con clientes, no debería guardarse la factura simplificada en la cartera y entregarla como justificante junto a la nota de gastos, sino subirla al sistema y deshacerse de ella.

¡Si es que son todo ventajas y comodidades! Que traen, en resumidas cuentas, esto:

• Ahorro de tiempo para todos: para los empleados que tienen gastos de empresa, la gente de finanzas, los responsables de equipo... y especialmente, ahorro de tiempo para ti
• Bienestar generalizado, ya que nadie tiene que invertir un tiempo que se suele considerar inútil en facturas y gastos 
• Seguridad, la de saber que no hay errores humanos al introducir datos de las facturas en el software de contabilidad

Y para tu empresa, un ahorro económico surgido del ahorro de tiempo, con el que podrás hacerla crecer de la forma que consideres.

No digas tren, di Pleo

Parecía difícil dar con algo que pudiera cumplir con todo eso pero ojo, que existe, y tiene un nombre de lo más simpático: Pleo 👋

¿Qué le pedíamos a la solución tecnológica para gestionar y controlar las facturas?

• Información en tiempo real
• Un uso intuitivo
• Una gestión automática del pago de las facturas
• Un control total de las facturas y los gastos de la empresa
• Que automatizara la contabilidad y redujera los errores

¿Pleo te da información en tiempo real? 🙄

Sí, y lo hace desde un panel fácil de utilizar que se actualiza al segundo de que una factura se integre en el sistema tras ser pagada o aprobada por un responsable.

¿Es intuitivo? 🙄

¡Lo es! Y en nuestra opinión —parcial, pero opinión real al fin y al cabo—, mucho.

Pleo está conformado por una app que podrá usar todo trabajador de tu empresa y un sistema de gestión para los responsables. 

La operativa para subir una factura al sistema es muy simple: solo hay que hacerle una fotografía desde la app. 

Y si la factura es digital, se integra directamente y Pleo identifica sus datos para contabilizarla sin errores 😌

¿Y puedes organizar los pagos de las facturas para que se hagan de forma automática? 🙄

¡También! Con las facturas en el sistema, puedes elegir cuándo abonar las que todavía no estén pagadas. 

Programas la fecha en la que mejor te venga y tu empresa evitará retrasos, con su correspondiente recargo económico o suspensión del servicio.

¿Y los gastos y facturas se pueden controlar? 🙄

¡Por supuesto!

Pleo te ofrece información detallada de los tipos de gastos que tenga tu empresa, de cuánto gastan los equipos y de las categorías de cada gasto.

Puedes acceder también a las facturas almacenadas en el sistema, para consultar lo que necesites sobre las mismas y gestionarlas a tu manera, por si por ejemplo tienes que hacer una devolución.

Y... ¿automatiza la contabilidad? 🙄

Claro no, clarííísimo que sí.

Pleo se conecta con los principales software de contabilidad del mercado, de forma que trasladar las facturas a los libros de tu empresa es un coser y cantar, cuestión de segundos.

Segundos, al igual que subir la factura al sistema, aprobarla y —si procede— pagarla antes de contabilizarla.

¿Antes qué decíamos, 30 minutos por factura si se hacía a mano?

Con Pleo, échale un total de 2 minutos 😎

Evita el agujero negro y conviértete en el mejor recurso de tu empresa

Volvemos a la pregunta: ¿cómo cambiaría tu día a día en el trabajo si de pronto contaras con unas cuantas horas más a la semana?

Eso solo lo sabes tú, pero de lo que sí estamos seguros es que contarías con más recursos para centrarte en el crecimiento de tu empresa desde la innovación.

En definir estrategias que la conviertan en referente de tu sector. Que la lleven a hacer lo que hacéis mejor que la competencia y que se os conozca por ello más que a nadie.

Te daría la capacidad de estar al tanto de lo último en tecnología. Y con esa información, innovar y conseguir que todo tu equipo fuera más eficiente.

En definitiva, que tu empresa creciera apoyándose en tu potencial, exprimido al máximo, sin un tope indeseable que lo limite.

¿Y cómo habíamos dicho?

¿Plei? ¿Pli? ¿Plo?

¡Pleo!

Pásate a la gestión de tus facturas con Pleo Facturas y hágase la luz 💡