Piensa en empresas o negocios de éxito.
En tres de ellos.
¿Ya? 🙄
Ahora piensa qué habría sido de ellos si no hubieran existido los proveedores. Es decir, si tanto al inicio, como durante su expansión, como al final, tooooodo lo hubieran tenido que hacer internamente.
Todo, ¿eh?
Respuesta: no les habría ido tan bien o, al menos, no habrían tenido éxito tan rápido
Los proveedores de una empresa son necesarios para su funcionamiento, por no hablar del crecimiento y desarrollo. Porque vender es una cosa, pero «crear» es otra, y ahí los proveedores desempeñan un papel fundamental.
Piensa en tu empresa: ¿qué sería de ella sin la ayuda de sus proveedores?
Exacto. La importancia de los proveedores debe reflejarse en la gestión que haces de ellos. Si tienes proveedores que no funcionan bien, pueden convertirse en un verdadero lastre para vuestro funcionamiento.
Tienes que saber identificar qué proveedores no funcionan, así como dar con los adecuados. Negociar con ellos, seleccionarlos, controlarlos y conocer todo al respecto de su gestión… y por eso estamos aquí, para que te asegures de que tus proveedores sumen lo que esperas.
Para que optimices la gestión de proveedores, vamos 🤗
La importancia de una gestión de proveedores de 10 sobre 10
Tu empresa necesita vender, ¿no?
De una forma u otra; dependerá de si son servicios, productos o ambas cosas.
Pero sea como sea, tienes que vender algo, y ese algo debes producirlo.
Para ello, seguro que interviene algún proveedor en la cadena de suministro.
Pues bien: sin una gestión de proveedores adecuada, esa cadena de suministro puede verse afectada negativamente, resintiéndose así los clientes finales. Ojito con ese riesgo financiero.
Si te centras en la gestión de proveedores y la optimizas, además, reducirás los costes asociados.
¿Que no?
Ponte a renegociar con ellos y verás. O selecciónalos con mucho cuidado cuando busques nuevos proveedores y evalúalos con acierto.
A la larga, definitivamente, gastarás menos, tu empresa asegurará su funcionamiento y podrás aumentar la rentabilidad, tu objetivo número uno como líder financiero ✊
¿Es importante aprender a gestionar proveedores o no?
Pues venga, comencemos viendo los tipos.
Tipos de proveedores de una empresa
¿Cómo podrías clasificar a los proveedores?
Lo que viene a la mente, claro está, es por servicios o por productos. El primero te proporciona intangibles, como el antivirus, mientras que el segundo aporta bienes para cubrir una necesidad.
Si por ejemplo tu empresa vende zapatillas que fabrica un proveedor, ese proveedor te estará proveyendo de productos.
Pues hay más: el proveedor de recursos. Se trata del que te da financiación, como un banco que te concede un préstamo.
¿Y ya?
Si tiramos del hilo, mira qué más sale 👀
- Según cómo se relacionen con tu empresa, pueden ser internos o externos
- Según su modelo de negocio, pueden ser fabricantes, importadores o comerciantes
- Según su ubicación pueden ser locales, nacionales, internacionales o remotos
- Según el tipo de producto que te venden, pueden ser de productos palanca, rutina, cuello de botella o estratégicos
- Según el papel que desempeñan en el proceso de compras, pueden ser proveedores normales, confiables, específicos y los de convenio
- Y si atendemos a su riesgo, los tienes de tipo A, B o C
Y parecía que solo nos quedábamos con una clasificación de acuerdo a productos o servicios, ¿eh? 😂
👉 Más sobre los tipos de proveedores
Gestión de las relaciones con tus proveedores
Bueno, pues sean del tipo que sean, debes tener claro que la relación con ellos hay que cuidarla.
Que no se limite a una simple compraventa o transacción, o correrás el riesgo de que no renueve el contrato y tengas que dar con una solución de urgencia, rápido y mal.
Los tres pilares de toda relación con tus proveedores son estos:
- La compatibilidad hace referencia a la visión alineada en aspectos como la sostenibilidad o la importancia del trato al cliente
- La confianza te permite saltarte el guion y obtener beneficios o ayuda por parte de tu proveedor, aunque no esté establecido en el contrato firmado
- Y la transparencia y comunicación os hace compartir objetivos y motivaciones para crecer de la mano
¿Y qué tipos de relaciones hay?
Pues está la independiente, la continua, la asociación y la alianza estratégica, de menor a mayor importancia.
En la independiente, solo echas mano del proveedor cuando lo necesitas… y adiós muy buenas 👋
En una alianza estratégica —el extremo contrario—, vais creciendo de la mano cuidando los tres pilares mencionados: compatibilidad, confianza y transparencia.
¿Quieres profundizar más y ver, además, cómo mejorar esas relaciones?
👉 Más sobre la gestión de relaciones con proveedores
La selección, negociación y contratación en la gestión de proveedores
Venga, manos a la obra.
¿Dónde comienza toda relación con un proveedor?
En la búsqueda y selección de proveedores, seguida por la negociación y contratación.
A partir de ahí ya se pivota cuando haga falta, pero la gestión de proveedores será muchísimo más sencilla si haces bien estos primeros pasos y aciertas.
¿Los vemos?
Comienza con la selección de proveedores
¡Hora de hacer la primera selección! ☝️
Ojo, la primera para seleccionar y ya luego negociar.
En este primer filtro, ¿qué criterios deberías tener en cuenta?
¿Qué aspectos del proveedor sería interesante que consideraras, para garantizar así que si acabas llegando a un acuerdo con él vayan a ir bien las cosas?
Toma nota:
- Su relación calidad-precio, claro; cuanto más de lo primero y menos de lo segundo, mucho mejor
- La fiabilidad en el servicio, para saber si puede sobreponerse a los siempre presentes inconvenientes
- La rapidez y puntualidad respondiendo a las necesidades de tu empresa
- La comunicación, que idealmente será clara y fluida
- La flexibilidad del proveedor ante los imprevistos, para aceptar y adaptarse a condiciones no estipuladas en el contrato
- Su estabilidad financiera también puede ser un aspecto importante; si no la tiene, puedes esperarte casi cualquier cosa
- Y también el hecho de que cumpla o no con sus obligaciones normativas; si no cuida los datos de tus clientes y se hacen públicos, dramita, ¿no?
¿Quieres profundizar?
👉 Más sobre la selección de proveedores
Luego toca negociar
Tras la selección, ya tienes a los candidatos y toca sentarte a negociar con ellos.
¿Qué podrías considerar antes de hacerlo?
Establece objetivos distintos al precio, por ejemplo.
¿Calidad?
¿Apoyo posventa?
¿Que el proveedor aporte proactivamente con ideas?
Sea lo que sea, no vayas solo a precio.
También sería interesante que te prepararas bien. Que estudiaras a cada proveedor con el que te vas a reunir, para conocer sus fortalezas y debilidades. Saber hasta dónde puede llegar te vendrá de perlas a la hora de negociar.
Y bueno, si además de eso te preparas para plantearle cómo creceréis de la mano, muchísimo mejor.
Recuerda que un gran proveedor es aquel que va mucho más allá de las meras transacciones. Es aquel que te ayuda a crecer, que va en paralelo contigo. Si a tu empresa le va bien, a la del proveedor también.
Plantéaselo durante la negociación… y tendrás más pistas de con quién quedarte.
👉 Más sobre la negociación con proveedores
Y llega el momento final: la contratación de proveedores
Ya te has sentado a negociar y sabes con qué proveedor o proveedores te vas a quedar.
Es hora de formalizar el acuerdo con un contrato.
¿Qué debería incluir?
No puede faltar el objeto del contrato, que marca qué puede esperar tu empresa del proveedor… y viceversa, de forma general: dinero por el producto o servicio negociado 🤜 🤛
Los derechos y obligaciones de ambas partes son cláusulas que determinan los compromisos de cada uno; calidad de producto o servicio, compromiso para validar la entrega antes de realizar el pago, etc.
Las condiciones son lo que se conoce como letra pequeña; es decir, aspectos como qué plazo tienes para hacer un pedido, cuántos días tiene el proveedor para proporcionártelo, los precios, etc.
Y finalmente, todo contrato con proveedores debe incluir las garantías; ¿qué pasaría si una de las partes no cumple con sus obligaciones? ¿Recargos? ¿Descuentos en el próximo pedido?
Con el contrato firmado, la relación se pone en marcha y empieza el trabajo.
👉 Más sobre la contratación de proveedores
¿Irá bien? ¿Mal?
El control, los riesgos… y costes de cambio
Sea como sea, una vez se formalice la relación y empiece el trabajo, debes controlar y evaluar, conocer los riesgos inherentes a todo proveedor y los costes de hacer un cambio.
¿Vemos punto por punto?
Control y evaluación de proveedores
Tus proveedores, en cierto momento, podrían relajarse y bajar el nivel una vez sientan que tienen a tu empresa contenta.
O podría sucederles algo y responder de peor forma a las necesidades de tu empresa; lo mismo da.
Lo que es evidente es que debes controlarlos y evaluarlos periódicamente, para saber si cumplen con los objetivos establecidos… o no, y es hora de buscar el cambio 🙃
¿Cómo haces ese seguimiento o evaluación?
Aquí seis métodos:
- El método categórico, en el que estableces uno o varios criterios de evaluación, puntúas a cada proveedor evaluado y obtienes el resultado
- El método de puntos ponderados es como el categórico, pero unos criterios pesan más que otros
- El método de relación de costes determina la relación entre la calidad del producto o servicio del proveedor y su precio
- El método de análisis dimensional es una variación del de puntos ponderados, evitando puntuar numéricamente los criterios elegidos
- En el modelo Carter 10’Cs se tienen en cuenta diez criterios fijos, como la capacidad de entregar los encargos, el compromiso con la calidad, el coste o la comunicación, entre otros
- Y el método de evaluación de proveedores sociales y ambientales considera la sostenibilidad y ética del proveedor 🍃
Consistiría en elegir un método y emplearlo para evaluar, para determinar si conviene seguir con ese proveedor… o hay que buscar el cambio.
¿Quieres profundizar más? Hemos hablado mucho del tema:
👉 En el de control de proveedores tienes KPIs para hacer seguimiento, cómo crear una ficha para llevar el control y cómo sería el proceso completo
👉 Y en el de evaluación de proveedores te contamos cómo crear un cuestionario de evaluación y los criterios más comunes empleados
Riesgos de proveedores
Ojo, porque los proveedores, si funcionan bien, te llevan en volandas hacia ese aumento de la rentabilidad deseado, pero si no… todo lo contrario ☹️
Pueden hacer que tu reputación caiga en picado.
O que tengas que afrontar alguna sanción económica.
O que no puedas satisfacer a tus clientes.
O que tus procesos se vean ralentizados y pierdas agilidad por su forma de trabajar.
Los riesgos asociados a tus proveedores son muchos; será mejor que los tengas controlados y sepas mitigarlos.
👉 Te contamos cómo al profundizar en los riesgos de proveedores
Costes de cambio de proveedor
Digamos que un proveedor no cumple de una forma u otra y decides romper el acuerdo antes de que finalice el contrato.
Muy probablemente tengas que indemnizar al proveedor —o no, según lo estipulen las garantías—. La buena noticia es que ese será el único coste financiero derivado del cambio.
La mala es que el coste puede ir mucho más allá 😩
- Si el nuevo proveedor os exige trabajar con otros equipos, podrías incurrir en costes de equipamiento
- Los costes de aprendizaje serían aquellos destinados a aprender a trabajar con los nuevos proveedores
- El tiempo que pasa entre que un proveedor deja de trabajar y comienza el nuevo produce costes de interrupción de producción
- Los costes de instalación son aquellos destinados a instalar un servicio nuevo para poder trabajar con otro proveedor, como un sistema de comunicación
- Los costes de insatisfacción con el cambio son los que se reflejarán en parte de tu equipo, aquellas personas poco propensas a despedirse de un proveedor y comenzar de cero con otro
- Los costes relacionales son, probablemente, los más significativos: con el cambio, toda la relación que hayas estado labrando —y que habrá estado fortaleciendo los pilares de toda relación vistos anteriormente— se perderá 😵
- Y acabamos con los de búsqueda y selección, tanto en personal como en tecnología
¿Tecnología?
Ahora enseguida, pero antes, por aquí puedes profundizar en los costes de cambio de proveedores.
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La tecnología en la gestión de compras a proveedores
En este blog nos gusta mucho hablar de tecnología, y en la gestión de proveedores no iba a ser menos 😌
En este caso, deberías conocer dos tipos de herramientas de gestión de proveedores: las de e-sourcing y las de e-procurement, ambas relacionadas con las compras que haces a tus proveedores.
E-sourcing
E-sourcing hace referencia al conjunto de herramientas y programas destinados a facilitarte la gestión de proveedores o, más concretamente, todo lo relacionado con la selección de proveedores y su evaluación.
Es decir, son recursos más para la parte inicial.
Por ejemplo, las herramientas de e-sourcing te permiten crear una base de datos de proveedores para facilitar la evaluación de los criterios que elijas.
También sirven para crear ofertas, enviarlas y recibir propuestas.
Podrás hacer análisis del desempeño de tus proveedores con criterios elegidos por ti, mandar solicitudes de información a las propuestas que te lleguen cuando hagas una subasta y también recibirlas por parte de los proveedores candidatos.
Ideal, así pues, para la parte de búsqueda y selección de proveedores.
👉 Más sobre el e-sourcing
E-procurement
El hermano mayor del e-sourcing es el e-procurement.
Aunque bueno, no tan mayor, en realidad.
Se trata de herramientas que facilitan las compras a tus proveedores, sí, pero que cubren un aspecto más amplio.
Funcionan con espacios privados; es decir, tu empresa tendrá el suyo propio, al que podrás invitar a los proveedores que quieras que te oferten.
El e-procurement facilitará la publicación de catálogos y selección de ofertas, te ayudará con la gestión de pedidos y órdenes de compra, procesará pagos y gestionará incluso los contratos.
Un todo en uno, vamos, ideal para facilitar los procesos de compra en su totalidad.
👉 Más sobre el e-procurement
Gestión de las facturas de los proveedores
Antes de terminar falta darle un breve repaso a las facturas. Sean buenos o malos proveedores, la obligación es la misma para todos: facturar por el trabajo realizado.
Y ese proceso… pues puede ser algo problemático si no se tiene claro.
Fases del proceso de gestión de las facturas de proveedores
Cuando un proveedor te tiene que facturar, ¿cuál es el proceso más habitual?
- Comienzas recibiendo la factura por los productos o servicios proporcionados por tu proveedor
- Validas la factura tras comprobar que los datos y toda la información está bien
- Si está mal, se lo dices al proveedor y si no, la registras en tu sistema de control de facturas y gastos
- Haces el pago al proveedor de su factura
- La contabilizas
- Y archivas el documento, por si algún día viniera Hacienda a preguntarte por los gastos de la empresa
Parece fácil, ¿no?
Lo es, pero imagina que tienes decenas de proveedores que te envían cientos de facturas cada mes.
El proceso sería interminable, salvo que tires de automatización de procesos aplicados a la facturación de tus proveedores 😉
Pero antes, aquí tienes más sobre la gestión de facturas de proveedores
La automatización de las facturas de proveedores
¡Alegría! 👏
Las facturas de tus proveedores, como las demás de la empresa, se pueden automatizar.
¿Por qué deberías hacerlo en vez de gestionar todo ese proceso anterior a mano?
Pues los motivos son evidentes, pero por si no te vienen a la mente de inmediato, comencemos con el ahorro de tiempo.
La automatización de facturas de tus proveedores trae agilidad al validarla, aprobarla y rechazarla.
También te regala visibilidad durante todo el proceso, para que sepas los estados de las facturas, los importes… y eso te ayuda a reducir el riesgo financiero de quedarte sin efectivo en la caja, por ejemplo.
¿Qué más?
Evitarás los odiosos y terribles pagos duplicados, así como los errores picando datos a mano en tu sistema de control. Y el tiempo para subsanar esas faltas, claro.
En fin: sería casi, casi criminal no automatizar todo lo relativo a la facturación de tus proveedores; ahí queda 😅
👉 Más sobre la automatización de facturas de proveedores
¿Gestión de proveedores? Mejor con Pleo
Giro radical.
No dejamos a los proveedores, pero nos centramos en una de las patatas calientes del asunto: los gastos que generan.
Ya hemos visto que los proveedores, como cualquier otro gasto, producen facturas y que hay que validarlas, pagarlas y conservarlas.
¿En qué momento entra Pleo, la simpática solución de gestión y control de gastos homologada por Hacienda?
En el momento de hacer el pago de las facturas 👌
Cuando un proveedor te envía la suya, ¿tu empresa la paga rápidamente o se espera a final de mes? ¿O apura el plazo hasta el último día?
¿Se te ha pasado pagar alguna?
Y si es así, ¿el proveedor te ha solicitado algún recargo por pago tardío?
Sería lo más normal, sobre todo después de la aprobación de leyes como la crea y crece, que busca reducir la morosidad entre pagos B2B.
Pues con Pleo puedes programar transferencias fácilmente, y no solo eso… sino que además registrarás el pago en el sistema de control de gastos, para que pase a formar parte del resto.
Y tú, como CFO, puedas controlar qué entra y qué sale de la empresa fácilmente.
Sin recargos para la caja de la empresa 🤟
Y sin malos rollos con tus proveedores, que no volverán a cobrar a destiempo 🤟
Fortaleciendo el pilar de la confianza con ellos y subiendo varios puntos el control de las finanzas de la empresa: ¿quién da más?
Lo tienes a un paso: para una gestión de proveedores fina, fina, fina, hazte con Pleo como solución de gestión de gastos… y a disfrutar de relaciones largas, sanas y duraderas, que aumenten la productividad hasta el infinito y más allá ✌️
