Cómo optimizar la gestión de proveedores en tiempos de incertidumbre y volatilidad

Si sumas pandemias mundiales, tensiones geopolíticas e invasiones, ¿qué sale?

Pista: empieza por la letra i.

🙄 

La respuesta, lo has adivinado, es inflación.

Los precios están por las nubes y lo que es peor, no parece que vaya a cambiar mucho el asunto en los próximos tiempos.

Han aumentado los costes de todo: desde el brick de leche en el supermercado hasta el stack de herramientas tecnológicas que utilizas como CFO.

Todo, en general, es más caro, y los proveedores de tu empresa no iban a ser una excepción, que ellos también tienen sus propios gastos.

Y ahí hay que hacer un alto, porque los proveedores tienden a ser un gasto más que notable. Un 70 % concretamente si tomamos como ejemplo las empresas industriales alemanas de este informe (fíjate en la página 3 👀).

Cuando el 70 % responsable de todos tus gastos aumenta en un 10-13 %, ¿qué haces?

Por muchas ganas que tengas de maldecir, tu rol como líder financiero es tomar medidas, y esas empiezan por optimizar la gestión de proveedores de tu empresa.

Hay que conseguir más por menos, minimizar el gasto, maximizar la eficiencia y mitigar esos devastadores aumentos de los costes debido a la volatilidad. 

Y de eso va este post: de cómo mejorar la gestión de proveedores en tiempos de incertidumbre.

¿Lo vemos?

La importancia de blindar tu relación con los proveedores ante los cambios

Esa cifra demoledora que hemos visto da que pensar, ¿eh?

Las relaciones con los proveedores hay que cuidarlas. Blindarlas, de hecho, que la volatilidad del mercado es capaz de todo.

¿Que por qué?

Pues mira, necesitas gestionar tus relaciones con los proveedores y fortalecerlas por esto:

• Para traer estabilidad y continuidad a la cadena de suministro, que ya sabemos que los proveedores se enfrentan a sus propios problemas y podría verse alterada su operativa. Consigue un acuerdo sólido con tu poder de negociación con proveedores, con el que tu empresa no debería verse afectada de más.
• Para protegerte ante la subida de precios y cambio de las condiciones: los resultados de la negociación con los proveedores, que perduren en el tiempo. Precios, anticipos, periodos medios de pago a proveedores, etc. Ante la incertidumbre económica, la mejor medicina es la estabilidad garantizada.
• Para mitigar los riesgos asociados, como que incumplan el contrato o disminuya la calidad de los productos. ¿Cómo? Con cláusulas de penalización por incumplimiento que protejan los intereses de tu negocio.
• Para asegurar el futuro, porque blindar acuerdos implica fortalecer tus relaciones con ellos a largo plazo. Aumenta la confianza, el sentimiento de colaboración... y eso hará que tengas un trato preferencial en el futuro, incluso aunque vengan mal dadas.

Hay que saber gestionar proveedores. Tenerlos de tu lado. Y para eso, nada como la tecnología, aderezada con actitud, comunicación y una serie de buenas prácticas que vemos enseguida.

Optimiza tu gestión de proveedores con tecnología

Empecemos por el punto clave: la tecnología 🥰

Qué útil resulta para estas labores. Más de lo que puedas pensar en un primer momento y si no, mira, mira.

Arrancamos con el e-procurement. Ya sabes, un software de gestión de proveedores donde los tengas integrados a todos, que habrán cargado sus catálogos una vez les hayas dado acceso.

De esa forma, los responsables de compras y adquisiciones tendrán todos los catálogos y precios a mano, pudiendo comparar y hacer la selección de proveedores que resulte más ventajosa para la empresa.

Y por supuesto, también te facilitará mucho la gestión de compras y proveedores.

Seguimos con, por qué no, la inteligencia artificial.

Que va mucho más allá de hacerle preguntas a un chat, por cierto; te puede ayudar, por ejemplo, a entenderte en tiempo real en castellano con una empresa proveedora asiática que solo sepa comunicarse en chino. Se llama traducción precisa y simultánea 😌

También puede aprender de forma automática leyendo datos y procesos y estableciendo patrones. Cuando se cometan fallos en los distintos puntos de la cadena de suministro, analizará las tendencias y será capaz de preverlos cuando vuelva a identificarlas. 

Y con eso, claro, podrás o evitarlos o minimizar su impacto.

Pero espera, que seguimos: la IA, en líneas generales, reduce también la intervención humana a la hora de, por ejemplo, pedir ciertas cantidades de un determinado producto o dónde distribuirlo.

Interacciones que tradicionalmente han generado fallos que ralentizan el proceso. Con la inteligencia artificial esos errores se reducen al mínimo.

Si es que la tecnología... ¡vaya oportunidad en la gestión de proveedores! 

Más buenas prácticas para optimizar la gestión de proveedores

La tecnología es la solución más rápida y fiable que tienes para mantener un buen control de proveedores, pero hay vida más allá.

Mira 👇

La gestión de proveedores empieza cuidando la mentalidad del equipo y cuidando la comunicación

El primer paso es optimizar la gestión de los proveedores desde dentro.

Tu equipo debe ser consciente antes que nadie de que ahí hay trabajo que hacer. 

Para eso, habla con todos: desde compras hasta tu equipo de finanzas. Redefine las políticas de gestión con los proveedores, comunícaselo a todos y cambiad la mentalidad.

Abandonad los fríos tonos propios de realización de pedidos y pagos a proveedores:

• «Hola XXX, para este mes necesitaremos 30 de esto y 50 de aquello»
• «Hola XXX, acabamos de ordenar el pago de la factura»
• «Hola XXX, todavía no nos han llegado los pedidos, ¿ha pasado algo?»

Cambia esa comunicación por una más cercana, más amistosa. Más familiar:

«Hola XXX,

¿qué tal vais por la empresa?

Nosotros vamos a lanzar una campaña veraniega y necesitaremos un volumen mayor del que solemos pedir habitualmente.

¿Qué te parecería 30 de esto y 50 de aquello? Sabemos que es más del doble de lo que os pedimos habitualmente, así que si no podéis nos decís, que seguro que llegamos a una solución.

Si necesitáis un anticipo por ser un pedido extraordinario, me dices y lo gestionamos.

A ver si con este pedido os ayudamos a mejorar la facturación y alcanzar nuevas metas; ¡ojalá podamos seguir colaborando durante muchos años!»

Sí, es un poco demasiado feliz, pero es para que veas por dónde van los tiros: a la hora de que la persona responsable de compras se comunique con el proveedor, se trata de que refleje el sentimiento de unión.

De que tanto tu empresa como la suya reman en la misma dirección, que tienen objetivos comunes y que lo que hace una afecta a la otra 🤜🤛

Siempre alerta con la cadena de suministro

La cadena de suministro, por su naturaleza, deberás mantenerla vigilada en todo momento.

Empieza haciendo un análisis de cómo afectaría una subida generalizada de los precios. ¿Qué empresas cambiarían sus costes? ¿Cuánto lo harían? ¿Cuáles respetarían el acuerdo al que hayas llegado en la negociación tras la evaluación? 🤔

Tras la evaluación de proveedores de la cadena, calcula los riesgos financieros y operativos asociados y las soluciones con las que mitigarás las amenazas.

Y finalmente, controla de forma constante los movimientos del mercado, las normas que afecten a vuestros acuerdos, las noticias... lo tienes que monitorizar todo, para diseñar soluciones ante cualquier amenaza que se ponga por delante.

De esa forma, si la cadena de suministro falla, el problema no se propaga por el resto de elementos y su daño será mínimo... o no tan devastador como si de pronto te fallara el proveedor principal y no tuvieras plan B 🤗

La colaboración interfuncional puede marcar la diferencia

Volvamos a mirar para dentro, para casa.

A ver, lo malo de los tiempos de incertidumbre es que puede pasar de todo y nadie está a salvo.

Puedes anticiparte y mitigar el impacto de cada amenaza, pero estas no van a desaparecer.

Con tus proveedores pasa lo mismo: por muy bien que lo hagan, están expuestos a unas condiciones repentinas que podrían impedirle cumplir su contrato contigo.

Llegado ese momento, te conviene tener en tu equipo a personas capaces de sacar las castañas del fuego. 

De gestionar adecuadamente la relación con ese proveedor, de hacer un nuevo análisis de proveedores y su correspondiente selección en caso de ser necesario y de convertir el problema en un pequeño alto, nada más.

Para eso, define qué necesitaría el perfil encargado de esa gestión y crea equipo para ello, con las personas adecuadas.

Solo te quedará alinear al departamento financiero, al de compras y al de operaciones —incluidos los managers— para que colaboren a la hora de gestionar los proveedores de tu negocio.

¿Cómo se encara mejor una alteración en la cadena de suministro? ¿Improvisando o con las diez personas de tu empresa implicadas en el proceso sabiendo exactamente qué hacer? 🙃

Convence a tu proveedor principal de que vais en serio

O a los principales, en caso de que tu empresa tenga varios.

Se trata de que tu proveedor —proveedores— comprenda que tu empresa liga su futuro al de la suya.

Que colaboráis y estáis juntos en esto.

Lo puedes hacer, por ejemplo, embarcándote en una campaña pública de inversión solidaria y dándolele visibilidad a tu colaboración con el proveedor.

Mostrarás públicamente que estás comprometido con una buena causa y que lo haces de la mano de esa empresa, que se sentirá mimada y comprenderá que lo vuestro va para largo.

Y eso es lo que más te interesa de todo esto: que te tenga en cuenta antes que a los demás, porque lo lógico es que la empresa sea proveedora de más negocios además del tuyo.

Si tiene al tuyo por encima del resto, cuando los mercados cambien no empezará subiéndote los precios a ti, sino a los demás. Te dará prioridad antes que a ellos cuando no haya suficiente producto y siempre te dará las mejores condiciones.

Porque al fin y al cabo, a los amigos hay que cuidarlos, ¿no? 😊

Minibonus de buenas prácticas para gestionar proveedores mejor

Terminamos con acciones rapiditas que también te ayuden a optimizar la gestión, que la incertidumbre puede traer de todo y has de estar perfectamente preparado.

Podrías, al redefinir las políticas de tu empresa con los proveedores, marcar límites de gasto para el personal de compras. 

Por ejemplo, si antes trabajaban solo con sentido común, ahora que lo hagan con sentido común y con un tope en euros de cuánto dinero de la empresa se pueden gastar a la hora de realizar determinada compra.

Con eso te aseguras de que tu equipo no transija ante posibles cambios repentinos en las condiciones.

Otra idea es que antes de que llegue un repunte de la inflación y el proveedor se vea tentado de subir sus precios, renegocies.

Anticípate. Y si se trata de gestionar suscripciones de software, por ejemplo, plantéate pasarte al plan anual, o incluso adquirir una licencia ilimitada con un pago único.  

El poder de negociación de los proveedores acaba donde comienza el tuyo, así que sé duro —sin dejar de ser justo— cuando os sentéis:

• Ofrece un anticipo a tus proveedores como gesto de buena voluntad
• Optimiza una buena estructura de precios con ellos
• Negocia un reparto de los posibles nuevos costes, para que no tengas que asumirlos tú todos... ni tus proveedores
• Negocia nuevas condiciones, como aumentar a tu conveniencia el período medio de pago a los proveedores que suban sus precios

Y establece, por qué no y como hemos sugerido al principio, un sistema de sanciones en pedidos futuros en caso de que el proveedor suba sus precios o no cumpla con las necesidades de tu empresa por anteponer a otros clientes.

Con ello blindarás tu relación y acuerdos con ellos y tu empresa sobrevivirá a todas las subidas del IPC que aparezcan en el horizonte. 

O al menos no caerá por verse afectada por los proveedores, el mayor gasto al que tendrás que hacer frente habitualmente 😅

Y la guinda del pastel: la gestión de facturas

Pagos a proveedores, pedidos —en un sistema de gestión de proveedores del tipo e-procurement o a lo tradicional—... y de pronto, un montón de facturas a contabilizar que no sabes ni de dónde te vienen ni adónde van 😱

Y a ver si las reúnes todas y con ellas reduces un poco el IVA deducible a pagar.

Que no se te escape ninguna, que si no...

Para eso, ¿qué tal si controlas el registro de las facturas con la ayuda de Pleo?

Es nuestra solución de gastos que te permitirá realizar pagos a proveedores y lo que no son proveedores con tarjetas de empresa y registrarlo todo en el sistema.

Con cada gasto en el sistema, tendrás una visión global y en tiempo real de cuánto dinero se está yendo en un proveedor o en otro y con ella podrás tomar las decisiones que procedan.

Y ni qué decir tiene, que tu equipo evitará perder tiempo de más al automatizar el registro de las facturas en los libros.

Que no te restará nada de tiempo en la gestión de proveedores de tu empresa, vamos 😂

¿Entonces qué, hace o no hace una gestión de facturas —proveedores incluidos, obviamente— con Pleo? 🫶