Selección de proveedores: criterios y proceso para elegir el proveedor adecuado

Saber elegir a los proveedores adecuados te da todas las papeletas para que tu cadena de suministro funcione a las mil maravillas.

Y al revés: si la selección de proveedores sale mal, prepárate para fallos, falta de productividad, dolores de cabeza y deseos de haber elegido mejor 😭

¿Y qué momento es ese?

¿Cuándo podrías necesitar hacer una búsqueda de proveedores nuevos, elegirlos y negociar con ellos?

Pues cuando vas a sacar un nuevo producto o servicio, por ejemplo.

O cuando tus proveedores actuales fallan por alguna razón y no te queda otra que buscar alternativas.

O cuando te quieres expandir geográficamente; si te están haciendo envíos de Murcia a Madrid y de pronto quieres abrir mercado en Copenhague, lo suyo es que busques proveedores allí.

Y bueno, también puede ser que quieras cambiar para aumentar tu responsabilidad social o mejorar la faceta sostenible, pasando a trabajar con proveedores con un claro compromiso con el medio ambiente.

¿Estás en alguna de esas situaciones?

Pues antes de lanzarte a la piscina y elegir el proveedor más barato, echa un ojo a lo que tenemos que contarte, que igual te ahorras varios pasos en falso.

Vaaaamos con la selección de proveedores de una empresa, va ✊

Por qué es importante la selección de proveedores óptima

Selección óptima, no «selección» a secas.

La que no es óptima sigue siendo selección de proveedores, pero con unos pronósticos fatales para tu futuro inmediato 👎

La óptima, en cambio, trae bajo el brazo beneficios tan bonitos como un aumento de la rentabilidad de tu empresa.

Claro, si de la selección de proveedores resulta una colaboración eficiente y eficaz, todo lo que no sea ganar más en menos tiempo sería una rareza.

La calidad, además, también está asegurada si eliges bien, y los riesgos de proveedores, que siempre existen, se reducen a la mínima expresión.

Y si tus proveedores dan la talla porque haces una selección grandiosa, otro premio viene en forma de fiabilidad en la cadena de suministro, en la que el proveedor juega un papel esencial.

Si la relación con tus proveedores empieza bien y no se deteriora con el paso del tiempo, te esperan ventajas en forma de mejores condiciones, flexibilidad o ayuda extra en caso de necesitarla.

Y eso es oro: toda tu gestión de proveedores debería apuntar en esa dirección 😌

Entonces qué, ¿es importante la selección de proveedores o no?

Como es obvio que la respuesta es sí, seguimos a los criterios de selección de proveedores 😅

Los atributos del proveedor ideal: criterios de selección de proveedores

¿Cuándo consideras que un proveedor es todo un acierto?

Cada empresa podría tener sus propias razones basándose en tu experiencia o necesidades específicas.

Por ejemplo, este estudio publicado por Statista en 2020 reflejó que la calidad-precio y la flexibilidad fueron los criterios ganadores a la hora de elegir proveedor de alojamiento en la nube.

Sí, dependerá de las empresas… pero en términos generales, los criterios son estos.

Su relación calidad-precio

Precio alto y calidad baja, fatal 😱

Precio bajo y calidad baja, mal 😥

Precio alto y calidad alta, mejor ☺️

Precio bajo y calidad alta, ideal de la vida 😍

Si tu proveedor pertenece al cuarto grupo, premio: tienes todas las de ganar para que las cosas te vayan de maravilla.

Fiabilidad y servicio sólido

Un buen proveedor es fiable. Fiable en el sentido de que no da sorpresas desagradables, en plan «no puedo enviarte esta remesa de productos porque hemos tenido un problema».

Todos los negocios tienen problemas e imprevistos, pero solo los responsables se anticipan a ellos y tratan de que afecten lo menos posible.

El servicio de tu proveedor debe ser así, a prueba de inconvenientes.

Rapidez y puntualidad

Mira, otro criterio importante. O dos, más bien.

Como decíamos, imprevistos tiene todo el mundo, incluida tu empresa.

Cuando llegue uno, será bueno tener de tu lado un proveedor que responda a unas exigencias extraordinarias y te saque del apuro.

Que no es su obligación, pero si lo hace, pues mejor.

Como bueno es también que sea un proveedor puntual en sus entregas. La cadena de suministro funciona como funciona, y si uno de sus eslabones falla, el efecto dominó puede ser dramático ☹️

Lo peor que puede pasar es que los constantes retrasos afecten a tu cliente final, algo que deberías evitar a toda costa.

Para eso, ya sabes: nada como los proveedores puntuales, que respetan al dedillo lo que dicte el contrato que firméis tras la negociación.

Comunicación clara y fluida

El trabajo debe fluir, pero la comunicación también.

Los proveedores que trabajan desde la sombra están bien cuando cumplen a la perfección, pero si la comunicación no es sólida... mal asunto 😕

Existen mil razones por las que podrías necesitar hablar con tus proveedores.

Una petición, una pregunta, dudas sobre un pedido, dudas sobre un envío, reclamaciones, propuestas... Aspectos que es mucho mejor tratar de forma fluida que con tickets respondidos cada cinco días.

¿Cómo va a ser buena una relación donde la comunicación se traba o es inexistente?

Flexibilidad

Cómo nos repetimos, pero porque es importante para entender que la selección de proveedores es algo a lo que dedicarle tiempo y ganas: los imprevistos existen.

Tu proveedor puede tener imprevistos. Tu empresa, también. 

¿Proveedores rígidos? No, gracias 😑

¿Proveedores flexibles, que se adapten a peticiones fuera de lo común y puedan sacarlas adelante?  Sí, por favor 🙏

Obviamente, la flexibilidad será más posible conforme se vaya consolidando vuestra relación, pero siempre es bueno saber cómo de flexibles son de buenas a primeras.

Estabilidad financiera

Ya sabes lo que dicen: proveedor y empresa van de la mano. Su éxito es directamente proporcional.

Y si al proveedor le va bien, mejor para la empresa. Pero si el proveedor de pronto tiene problemas... 😩

Y si esos problemas son financieros, todo apunta a catástrofe: incapacidad de prestaros el servicio, falta de flexibilidad, la calidad podría resentirse...

Míralo al revés: si tu empresa entra en un agujero negro financiero, ¿qué les pasaría a tus proveedores?

Pues eso: elige proveedores con músculo financiero y evita líos del todo innecesarios.

Cumplimiento legal

Si tu proveedor es alucinante, pero lo de cumplir la normativa no lo lleva muy a la orden del día, peligro ⚠️

Si compartieras información confidencial de clientes con él y por su parte no protegiera los datos con medidas de seguridad, ¿qué pasaría si se hicieran públicos?

Si el proveedor va a jugar en tu equipo, mejor que lo haga de forma limpia.

Y con este criterio terminamos la lista, que sigue con otra que dicta el procedimiento de selección de proveedores 👇

Las fases del proceso de selección de proveedores

Vale, ya tienes claro qué podrías buscar en cada proveedor y por qué es importante que te embarques en el proceso.

¿Qué pasos tiene dicho proceso, que responde a la pregunta de cómo hacer una selección de proveedores?

Son seis.

#1 Identifica una nueva necesidad

Los proveedores cubren necesidades de tu empresa, por lo que empezarás su búsqueda tras definir alguna.

¿Necesitas equipamiento nuevo para la oficina?

¿Que te presten algún servicio interno?

¿Productos para vender a tus clientes?

#2 Determina los criterios de selección de proveedores

Que no sea por falta de inspiración, ¿eh? Que mira todos los criterios que tienes para elegir 😂

Si tienes un negocio muy volátil, en el que las necesidades para con tus clientes cambian mucho de un día para otro, un criterio interesante sería el de la flexibilidad.

O si tienes una demanda grande constantemente y vendes productos y servicios de precios altos, fiabilidad y un servicio sólido serán criterios esenciales.

Personalización 💪

#3 Haces la búsqueda de proveedores

Ya tienes la necesidad y los criterios para hacer la selección de proveedores.

¿Qué te falta?

Buscarlos, claro.

Para eso cuentas con distintas fuentes y posibilidades, tales como estas:

• Directorios de empresas especializados
• Asesores de negocio
• Asociaciones locales de comercio
• Exposiciones y ferias
• Recomendaciones de conocidos o colegas
• Prensa y revistas especializadas

O irte a lo más básico de lo básico en el mundo digital: buscar en Google directamente el tipo de producto o servicio que necesitas y a ver qué webs de proveedores encuentras 🙃

#4 Solicitas información a cada proveedor

Con el potencial proveedor identificado, llega el momento de pedirle información.

Para confirmar que es un candidato válido para ser elegido, claro.

Una opción interesante en este aspecto es la de invitar a los proveedores potenciales candidatos a tu sistema de e-procurement.

Una vez allí, subirán sus catálogos para ti y te será fácil elegir, al menos si tu criterio principal es el precio... que no debería 🫤

Hay muuuchas más cosas que deberías considerar, por lo que lo suyo es que elijas haciendo todo el ejercicio de selección de proveedores: con la matriz.

#5 Creas la matriz de selección de proveedores

La matriz no es más que un cuadro comparativo de selección de proveedores.

Consiste en crear un sistema de filas y columnas en el que añadir cada proveedor y determinar sus criterios de selección.

Una matriz ejemplo de selección de proveedores tendría, por qué no, doce filas, una por proveedor, y tantas columnas como criterios estimados para elegir.

Si has decidido que sean puntualidad, flexibilidad, cumplimiento normativo y comunicación, tendrás cuatro columnas.

Lo siguiente es que cuantifiques cada valor: proveedor 1 y puntualidad, ¿qué nota le das?

¿Y a la celda proveedor 1 y flexibilidad?

¿Y a la celda proveedor 2 y cumplimiento normativo?

Se trata de rellenar todas las celdas, hacer el sumatorio —ponderado o no; eso es decisión tuya— de cada columna... y ver qué proveedor se lleva la palma.

#6 Negocias y firmas el contrato

El último paso, ya fuera de la selección inicial, es que negocies la letra pequeña con los proveedores que elijas.

Términos y condiciones del contrato, cláusulas, plazos, precios, cantidades... toda una negociación con proveedores, vamos, a las que tendrás que ir bien preparado.

Si llegáis a unos términos que satisfagan a ambas partes, se elabora el contrato, firmáis y a crecer de la mano.

¿Y qué haces con la que te queda libre?

Se la das a esta solución de gastos y verás 🤟

Y tras la selección de proveedores exitosa, a volar con Pleo

¿Ya tienes tus proveedores trabajando?

Genial, ahora viene la segunda parte, tan importante como la primera: materializar la teoría llevándola a la práctica.

Un proceso algo engorroso en toda relación proveedor-empresa es el tema de los pagos a proveedores.

O la gestión de facturas de proveedores, todo un riesgo financiero relacionado con las compras.

Pleo es la solución perfecta para la gestión de pagos a proveedores y todo el papeleo asociado.

¿Tu proveedor te envía una factura para que la pagues? Lo haces con Pleo dentro de plazo, evitas recargos por pagos tardíos y la factura la conservas digitalmente, lista para contabilizarla cuando quieras.

Y llegado el momento, te aseguras pagar menos impuestos al no olvidar ninguna factura, algo especialmente crítico cuando trabajas con muchos proveedores a la vez,

Y así, el calendario fiscal para empresas, del todo optimizado 🙌

Pues ya lo ves: nada como una solución así para mantener una relación perfecta con tus proveedores, ayudándoos a evitar los típicos problemas de pagos y facturación.

Y la tienes aquí mismo: en la gestión de gastos con Pleo, complemento ideal tras una selección de proveedores exitosa 🖖