Gestión de pagos a proveedores: 10 claves para CFOs

No es sencillo encontrar proveedores de calidad que te acompañen durante años y años, desde luego 😑

Pero cuando los encuentras, si son buenos de verdad, de una forma u otra contribuyen al crecimiento de la rentabilidad del negocio.

Y una cosa menos de la que preocuparte.

Aunque bueno, técnicamente hablando, hay otra piedrecita que debes sortear: la gestión de pagos.

Porque los pagos a proveedores han sido tradicionalmente fuente de tropezones en vuestra relación.

Si pagas unos días tarde —por descuido o por lo que sea—, el proveedor podría quedarse sin liquidez y la relación deteriorarse. 

Si tiene que ir detrás de ti para que pagues porque ha vencido el plazo acordado, la relación también se resiente.

Y si te pasas demasiado y el pago se va laaaaaargo, ojito, que tu proveedor podría exigirte recargos... y ahí ya se lía la marimorena 😱

Definitivamente, la gestión de pagos a proveedores debe ser una prioridad antes o después, y de eso vamos a hablarte a lo largo de estas líneas.

Te vamos a mostrar la verdadera importancia de hacer una gestión eficiente de cada pago, y luego pasaremos a mostrarte 10 claves para que tus proveedores sientan que tienen la mayor suerte del mundo por tener como cliente a tu empresa.

¿Vamos?

La importancia de la gestión eficiente de pagos a proveedores

Pues también lo es si miras en sentido contrario, hacia tu empresa. Las finanzas podrían verse resentidas sin una gestión de los pagos a proveedores eficiente.

¿Por qué?

Porque a la que se va un plazo, la urgencia crece, los márgenes se estrechan... y el pago, hecho con prisas y sin meditar sobre las posibles consecuencias, podría comprometer gravemente la salud de la tesorería de la empresa, dejándola sin efectivo.

Eso, con un control total de facturas de proveedores y también de los pagos, no sucede y adiós riesgo financiero.

Una gestión óptima, además, te dará la posibilidad de disfrutar de descuentos por pronto pago, que a los proveedores también les gusta tener liquidez y esta rebaja es un plus muy habitual.

Así que, resumiendo, tenemos esto:

• Mantienes una relación sólida con ellos, al respetar pulcramente las condiciones acordadas
• Evitas que tu caja se quede limpia de efectivo
• Consigues y aprovechas los descuentos por pronto pago

Por lo que, en términos generales, diremos que te aseguras de que los proveedores remen a favor y no soplen en contra, problema que sufren la gran mayoría de empresas del planeta.

Y tu salud financiera, disparada 🚀

Las 10 claves para la gestión de pagos a proveedores

¿Y cómo se consigue eso?

¿Cómo se lleva una gestión de pagos a proveedores óptima y eficiente?

Hay dos mil factores que influyen, como el tamaño de tu empresa, el volumen de pedidos que trabaja, el músculo económico, el contexto socioeconómico actual o cómo es el proveedor en cuestión.

Pero a grandes rasgos, estas diez claves o consejos encajan en cualquier situación ante los tiempos que estamos viviendo... y lo que está por venir.

#1 Establece un sistema de control de pagos a proveedores eficiente y transparente

Empieza trabajando internamente, con lo que tiene que ver con tu equipo.

Los pagos a proveedores, según en qué casos, requerirán de una aprobación previa que, tradicionalmente, puede demorarse toda una eternidad.

Y así, pues como que no fluye, ¿no?

Debe dar respuesta a la cuestión de cómo organizar los pagos a proveedores, de principio a fin.

¿Cómo se procede cuando hay que hacer un pago a un proveedor?

¿En qué momento se hace el pago?

¿Quién lo aprueba? ¿Por qué canal de comunicación?

¿Por qué vía se hace el pago?

Conocer todos estos detalles del sistema de pagos a proveedores dará, además, un plus de transparencia a tu equipo y evitará confusiones y tiempo invertido en resolverlas.

Habíamos dicho eficiencia, ¿no? 🙃

#2 Optimiza y gestiona los pagos a proveedores por departamento

Sí, el proceso de compras y pagos de facturas a proveedores puede implicar a varias áreas de la empresa, por lo que para mejorar la eficiencia general lo suyo es que optimices cada proceso individualmente.

La optimización de los procesos del equipo de compras no serán igual que para el de contabilidad y gestión de facturas, ¿no?

Establece también un sistema de comunicación abierto y fluido entre los distintos departamentos implicados, para que unos ayuden a otros a cumplir mejor con su parte y la eficiencia general aumente.

Establecer KPIs financieros o de seguimiento personalizados para cada departamento te servirá para medir el desempeño de cada equipo y tomar decisiones informadas al respecto.

#3 Trabaja la automatización con las facturas de tus proveedores

El control y gestión de los pagos a tus proveedores los puedes automatizar, en cierta medida.

Bueno, no es que puedas, sino que debes.

Establece un sistema de recepción de facturas que funcione para ambos —proveedores y tu empresa—; ¿has oído hablar del e-procurement o del e-sourcing?

También disminuirá el tiempo dedicado a la recepción de facturas, procesamiento de datos y la gestión documental, y se destinará a otras labores... «menos automatizables», por decirlo de alguna forma.

La automatización de procesos, en lo que se refiere a la gestión de proveedores en general, es poderosísima.

Espera a ver una herramienta extra que te presentamos al final y verás 😮

#4 Negocia las condiciones de pago de facturas a tus proveedores

Toda relación comercial se basa en un acuerdo al que se llega negociando.

Al negociar con tus proveedores, aprovecha la ocasión y trata de obtener no un precio bajo —quizá algo agresivo si es un proveedor que no conoces ni te conoce—, sino unas buenas condiciones de pago.

Recuerda: los proveedores podrían hacerte caer en el riesgo financiero de la liquidez si no te apañas bien, así que bienvenida sea cualquier ventaja que consigas.

Cuando ya lleves cierto tiempo trabajando con un proveedor, sí que podrás tratar de conseguir alguna rebaja en el precio al negociar un nuevo contrato tras la finalización del anterior.

En ese caso, contarás con el respaldo de todo un historial impoluto de pagos en fecha y hora y, por ende, con su total confianza 🤙

#5 Haz una evaluación de riesgos... y actúa consecuentemente

¿Qué riesgos derivan de la gestión de pagos a proveedores?

Lo suyo es que hagas un análisis de riesgos financieros relacionados con los acuerdos comerciales con tus proveedores.

Si cumples con todos los contratos a rajatabla, ¿estarás en riesgo crediticio? 

Si de pronto el euro se desploma y tienes proveedores chinos, ¿cómo os afectará?

Si la inflación se dispara para ciertas materias primas, ¿cómo os lo repercutirá el proveedor que las necesite para desarrollar los productos que luego le compra tu empresa?

#6 Cumple con la normativa respecto al pago a proveedores

Con el fin de proteger a los proveedores del país, el gobierno español sacó una ley en 2004 que decía que se podía establecer un plazo para el pago, pero siempre con un máximo de 30 días.

Seis años después, en 2010, se modificó y resultó en la Ley 15/2010 del 5 de julio, que amplió este margen hasta los 60 días, para alegría de las empresas.

¿Qué implicaciones tiene la ley? 

Que cuando negocies los plazos de pago a proveedores, tienes un margen máximo de 60 días en el que ampararte.

El proveedor puede pedirte que le pagues en 5, 30, 40... y tú puedes decir que no, pero tu oferta no puede superar los 60 días.

Bueno, sí que puede, pero en ese caso el proveedor tiene derecho legal para pedirte recargos por pagos tardíos.

Recuérdalo en la siguiente negociación: el ciclo de pago a proveedores máximo es de 60 días.

#7 Haz análisis de datos y obtén información valiosa

¿Qué margen de rentabilidad deja cada proveedor? 🙄

¿Cuáles generan más problemas? 🙄

¿En cuáles se requiere de más tiempo de implicación por parte de tu equipo? 🙄

¿Con quién es más fluida la comunicación y se resuelven antes las dudas o confusiones surgidas durante el proceso? 🙄

Para facilitar el proceso, existen herramientas y visualizadores de datos capaces de transformar números en información gráfica fácil de interpretar.

#8 Monitoriza el desempeño de cada proveedor

Relacionado con lo anterior, también es buena idea controlar el rendimiento de cada proveedor, con el fin de determinar si merecen la pena los esfuerzos de gestión en sus pagos.

Para eso, puedes emplear cuestionarios que reúnan evaluaciones sobre precios, plazos, servicio de atención al cliente o calidad del producto o servicio, entre otros aspectos que te interesen.

Las encuestas te revelarán la importancia o conveniencia de seguir trabajando —o no— con ese proveedor, de renegociar o de continuar de la misma forma.

Aquí te hablamos sobre evaluación de proveedores, por si quieres ampliar 🙂

#9 Establece estrategias transparentes de pago a los proveedores

La transparencia con tu equipo de la que te hablábamos al principio también deberías aplicarla en la propia gestión del pago con los proveedores.

¿Cómo?

También puedes tratar de acordar una forma de pago a proveedores que les avise en el momento en que ejecutes la transacción, facilitándoles así el seguimiento y demostrando que os importa su bienestar.

Nada como el respeto y la confianza para que una relación se torne sólida y perdure en el tiempo 👏

#10 Implementa software de gestión de pagos

Las nueve claves anteriores sobre gestión de pagos a proveedores son para sacar sobresaliente.

La matrícula de honor viene cuando te subes al carro de un software de gestión de pagos, el no va más.

¿Por qué?

• Porque es un tipo de software para empresas que te permite automatizar muchos procesos relativos a los pagos
• Porque da un extra de eficiencia a cada persona implicada
• Porque te permite hacer seguimiento en tiempo real de cada pago
• Porque se integra con sistemas ERP, de modo que sus datos aportan en la visión general de la empresa
• Porque te permiten generar informes y analíticas a golpe de clic, facilitándote los análisis que decíamos antes
• Porque los pagos digitales que ejecutan son seguros

¿Y en qué se traduce eso?

¿Y sabes qué software te recomendamos para conseguir eso y más?

La gestión de pagos a proveedores y Pleo

Pleo es una solución de gastos capaz de llevar las relaciones con tus proveedores a otra dimensión, pero no solo eso.

Sí, el proceso de pagos a proveedores lo facilita muchísimo, pero aquí se añade una variable interesantísima más: el control.

Control para tu empresa, claro.

Podrás emplear Pleo para programar las transferencias automáticas a tus proveedores, y en cuanto se haga el pago, este se integrará en el sistema, listo para ser controlado.

Y para formar parte de reportings financieros de gastos y ayudarte a tomar decisiones.

¿Y el «después»?

Pleo ofrece un módulo de gestión de facturas, para que no pierdas ninguna y puedas aprovechar todo el IVA deducible que pagues.

También permite contabilizar sus gastos en la cuenta de pago a proveedores a través del programa de contabilidad que utilices, de modo que se acabó el picar datos a mano.

Vamos, que entre la gestión de pagos a proveedores eficiente y la fluidez en tus procesos internos... ya sabes en qué resulta, ¿no?

R-E-N-T-A-B-I-L-I-D-A-D: solo con la app para gastos de empresa de Pleo 🖖