Visualizadores de datos: beneficios, consejos y lista con los mejores para CFOs

El mundo es un frenesí total 🤯

A cada segundo se generan datos e información nueva.

Antes, este hecho como que daba igual, pues no existían las herramientas que hay ahora para registrarlos, almacenarlos e interpretarlos.

Los líderes financieros se contentaban con hacer una revisión periódica de los datos más básicos que afectaban a su empresa… y para de contar.

Hoy, en cambio, los datos son un motor importantísimo en empresas de todo el mundo.

Lo son porque contamos con tecnología suficiente para registrar la información que se genera en tiempo real.

Información de todo tipo, además: el gasto de un trabajador que sale de viaje, la variación de los tipos de interés de un día para otro, el coste de las cápsulas del café de la oficina…

Y en tiempo real, al instante, que es lo que añade más valor al asunto.

¿Percibes lo que supone todo esto para ti, como CFO?

Puedes conocer al instante… el gasto total de un departamento 🙄

O los ingresos del mes hasta la fecha de tu empresa 🙄

O el rendimiento de tus inversiones 🙄

Y con esa información ya solo queda que hagas magia, entendiendo magia como la toma de decisiones que lleven a la empresa a un aumento de su rentabilidad.

Pero para llegar a eso debes ser capaz de transformar los datos «crudos» en información de valor, que puedas comprender e interpretar. En tiempo real, insistimos.

¿Y cómo lo consigues?

Con visualizadores de datos 🤟

Herramientas de visualización de datos que te permitan procesar decenas o cientos de miles de registros en tiempo real y transformarlos en información visual fácil de entender.

Y de eso te vamos a hablar en las próximas líneas.

A visualizar datos, se ha dicho 👌

La importancia de la analítica avanzada de los datos financieros

Y tú dirás… «¿pero lo de analizar datos y visualizarlos es tan importante?»

Sí que lo es, sí. Es, de hecho, la ventaja competitiva principal de las empresas que lo trabajan con respecto a las que no.

¿Por qué?

Pues porque en un mundo tan cambiante como este, en el que de un día para otro la inflación puede dar un gran salto y los tipos de interés dispararse como si nada, las «certezas» son esenciales.

Para tu empresa, obtener la certeza de que las ventas en las próximas seis semanas se van a ubicar en un rango determinado es oro puro.

Saber que el tipo de cambio entre divisas va a disminuir los beneficios en un pequeño porcentaje también es información valiosísima.

Conocer que tres meses tan buenos en cuanto a facturación luego traen un descenso leve en cuanto a ventas… pues imagina.

Estamos hablando de información utilísima. Información que te dice entrelíneas qué hacer. Te prepara para que tomes decisiones informadas y aproveches al máximo lo que está por venir, siempre en busca del aumento de la rentabilidad.

¿Qué harías sin esa información?

Tomar decisiones basándote en tu intuición, que podría salir bien o mal. Y la intuición en épocas en las que los mercados son tan volátiles… cuidadito 🫠

El análisis avanzado apoyado en visualizadores de datos es toda una fuente de certezas a partir de la cual avanzar en busca de cumplir con los objetivos financieros planteados.

Y a ver, no son certezas al 100 % porque siempre puede pasar algo aleatorio imposible de prever —hola, covid—, pero si no sucede nada raro… la tecnología hace predicciones muy finas.

Y espera, que esto del análisis de datos financieros de empresas y su visualización tiene más miga. ¿Vemos los beneficios?

Beneficios para la empresa del análisis avanzado y los visualizadores de datos

El primero y más importante ya lo conoces: la información que obtienes te permite tomar mejores decisiones, basándote en datos y no en tu intuición.

Pero hay más:

• Podrás identificar patrones y tendencias y con ellos, posibles situaciones anómalas que te permitan prepararte para lo que está por venir, mitigando así el probable riesgo financiero asociado
• El análisis avanzado te pone en contexto, una dimensión extra que da sentido y mucho más valor a los datos analizados
• Si empleas un buen software de visualización de datos, podrás interactuar con él y dibujar escenarios futuros de, por ejemplo, los estados financieros de la empresa
• Los visualizadores de datos también te ayudan a simplificar la información para comprenderla mejor, algo imprescindible cuando se trata de hablar con posibles inversores o directivos

Y ni qué decir tiene que esta tecnología lleva la automatización de procesos por bandera, de modo que no inviertas demasiado tiempo en el proceso.

¿Qué te parece?

Análisis de riesgos financieros, mitigación, contexto, creación de escenarios, comprensión…

Y todo eso, al final, suma para tu objetivo principal: el aumento de la rentabilidad 💰

¡Pues vaaaaya con el análisis avanzando de datos financieros y su visualización!

Aquí vamos a hacer una separación de caminos y nos vamos a centrar más en la segunda parte, la de la pura visualización.

El análisis financiero ya lo tocamos otro día 😌

Consejos para conseguir una visualización de datos óptima

Recapitulamos: sabemos que existen herramientas de análisis y visualización de datos capaces de reunir grandes volúmenes de información bruta… y de transformarla en algo que comprendamos.

Ello nos permite tomar decisiones informadas, analizar riesgos financieros y mitigarlos, identificar tendencias y patrones y hacer proyecciones financieras.

Y en general, comprender mucho mejor los datos que definen la empresa: los estados financieros, la contabilidad, las ventas, las compras, etc.

¿Cómo afinamos la parte de la visualización de datos?

¿Qué debemos tener en cuenta?

Aquí cuatro tips:

#1 Interactúa con la herramienta y optimiza los resultados

Los visualizadores de datos son programas potentes. 

Lo son porque tienen que procesar un registro altísimo de datos y transformarlos en información visualmente atractiva en cuestión de segundos.

Aprovéchalo, porque las herramientas incluyen diversas opciones de visualización y personalización, para que cada usuario la explote a su manera.

¿Qué necesitas consultar?

Pídeselo al software de visualización de datos y no temas estar esperando varias horas.

¿Quieres añadir un parámetro más a la visualización? Un clic y lo tienes, en segundos.

¿Quieres sacar algo del conjunto de datos y que estos se actualicen? Otro clic y suficiente.

A lo que vamos: tradicionalmente, trabajar con volúmenes tan grandes de datos era o técnicamente imposible o un auténtico fastidio por la cantidad de tiempo que se necesitaba para procesar alguna orden.

Ya no 👏

Los visualizadores de datos actuales son herramientas muy avanzadas, capaces de procesar órdenes en tiempo real como si nada.

Aprovecha y personaliza tus consultas cuanto quieras.

#2 Piensa: ¿quién va a visualizar los datos?

Quizá la persona destinataria de los datos seas tú y con dos vistazos te sea suficiente para comprender.

Pero si vas a elaborar un informe para enseñárselo a un posible inversor, ¿le servirá con lo que te vale a ti?

¿Conocerá los KPIs financieros tanto como tú?

Como decíamos, las posibilidades de personalización de los visualizadores de datos son muy altas, para que adaptes los reportings financieros a esas personas que los vayan a consultar.

El objetivo es el mismo para todos: poder comprender perfectamente información compleja, obtenida de datos en crudo.

Tenlo en cuenta a la hora de elaborar el informe financiero: ¿lo va a leer alguien de tu equipo? 

¿El CEO? 

¿Un directivo?

#3 El minimalismo siempre está bien en la visualización de datos

No nos volvamos locos.

El hecho de contar con herramientas de visualización de datos tan potentes no implica que tengamos que elaborar informes completísimos llenos de información.

Cuanta más info, generalmente, más difícil es extraer conclusiones.

Crea informes sencillos, con la información justa. 

Reportes que hablen con los gráficos más esenciales, sin florituras ni extras que hinchen el globo de más.

Y para darles ese plus de compresión… ¿qué tal una narrativa?

#4 Añade historias: visualización de datos y storytelling

Las historias nos ayudan a procesar mejor la información.

Los números por sí solos no son más que números, pero si los metemos en una narrativa… pues se comprenderán mucho mejor.

Pon que estamos analizando los KPIs del beneficio anual y el CAC (coste por adquisición).

Por sí solos, son eso, datos numéricos difíciles de relacionar.

Pero si añades una narrativa, pues como que cala mejor.

Una que empiece contando un punto de partida, en el que el CAC estaba por las nubes.

En ese momento inicial, la estrategia no estaba optimizada y se necesitaba invertir mucho en publicidad para obtener clientes.

Clientes que, además, solo hacían un pago inicial y se les perdía la vista, consiguiendo que el beneficio anual nunca llegara a los niveles deseados como para que el negocio fuera rentable.

Pero cierto día decidisteis cambiar de estrategia y pum, gracias a la segmentación más precisa bajó el CAC.

El beneficio anual, aun así, no aumentaba: ¿por qué? 😥

Los gráficos adicionales demostraron que había un gasto que desestabilizaba las cuentas.

¿Y si lo eliminabais?

Afectaría a la operativa del negocio y se perdería poder de producción, pero… ¿cuánto?

Los gráficos, al rescate de nuevo: quitando este gasto, se vio el beneficio anual aumentaría de esta forma. Quitando este otro, el cambio en el beneficio anual sería imperceptible.

Y probando y probando descubristeis que algo tan simple como revisar las suscripciones a los programas SaaS resultaría en un ahorro suficiente como para llevar el beneficio anual a la cota deseada.

Dicho y hecho: con historias, siempre mejor.

Tipos de visualización de datos

Antes de ver el listado de visualizadores de datos, maticemos los tipos de visualización que hay.

¿De qué forma suelen presentar la información?

¿Qué opciones tienes?

Seguramente lo que más te venga a la mente son los gráficos de barras o los diagramas circulares, pero la lista va más allá.

Aquí algunas opciones más:

• Gráficos de líneas: ideales para mostrar tendencias o patrones
• Histogramas: para mostrar frecuencias absolutas 
• Diagramas de dispersión: para mostrar la relación entre dos conjuntos de datos
• Gráficos con burbujas: como los diagramas de dispersión, pero añadiendo una dimensión más, dándole tamaño a cada burbuja
• Mapas: para mostrar datos geoespaciales, con patrones y tendencias geográficas

Y los dashboards, que es como conocemos a los paneles principales que combinan varios elementos de visualización en una misma pantalla, perfectos para hacerte una idea general.

¿Cuáles te interesan más?

Dependerá de qué quieras representar, claro.

Si buscas correlacionar dos grupos de datos para ver cómo afecta a uno los cambios del otro, los diagramas de dispersión te irán genial.

Si lo que quieres es comparar distintos grupos, como por ejemplo los gastos de cada departamento, con un gráfico de barras sencillo será más que suficiente.

Combina datos, compara, prueba distintas representaciones, añade parámetros, elimina aquello que ya no te sirva… el asunto puede «complicarse» tanto como desees, ya que las herramientas ofrecen amplias opciones de visualización.

Venga, vamos con una pequeña lista de visualizadores de datos, que solo te queda elegir software y ponerte al tema.

7 herramientas de visualización de datos para CFOs

Llegados a este punto, ¿cuáles son tus opciones?

Todas las que vas a ver son suficientemente potentes como para procesar grandes volúmenes de datos, hacer consultas sin esperas con datos actualizados y personalizar el resultado final.

Para que las explotes como necesites, claro.

Aquí va la lista. 

De algunos de estos elementos ya te hemos hablado más a fondo en este post de herramientas de análisis de datos, por cierto.

#1 Tableau

Visualizador de datos con los que crear cuadros de mando y actualizarlos en tiempo real con las fuentes de datos que conectes.

Si una de ellas es el CRM de Salesforce —Tableau es del mismo grupo—, podrás hacer análisis avanzado de datos de clientes y dibujar distintos escenarios predictivos.

#2 Power BI

Es el visualizador de datos de Microsoft.

Te permite conectarte a distintas fuentes y cuenta con una tecnología para hacer consultas semánticas a la base de datos.

Es algo que va más allá de la pura visualización, pero utilísimo si quieres preguntar como si estuvieras hablando con una persona: 

«¿Qué porcentaje del total del presupuesto anual se gastó el equipo de ventas durante el primer trimestre?».

Por ejemplo 😬

#3 Plotly

Visualizador de datos que funciona con diferentes lenguajes de programación —Python, JavaScript…—, lo que requiere de alguien que sepa programar para utilizarlo.

Cuenta con un sistema de uso bastante potente, pues los usuarios activos pueden navegar tanto por los datos como por su visualización, para obtener información precisa o explorar.

Quitando el inconveniente de las consultas mediante código, es una opción genial; sus distintas bibliotecas de visualización lo demuestran.

#4 Qlik

Este visualizador, al contrario que el anterior, es muy intuitivo y fácil de utilizar.

Puedes crear paneles de visualización seleccionando y arrastrando elementos, de forma interactiva.

Se conecta con muchas fuentes de datos y también incorpora la tecnología suficiente para hacer análisis predictivo en tiempo real, complemento perfecto de los visualizadores de datos.

#5 SAS

Volvemos a los visualizadores de datos que funcionan con código; es decir, que te comunicas con ellos mediante un lenguaje de programación, SAS en este caso.

Es un software de visualización de datos especializado en ventas, de modo que puedes analizar el comportamiento de tus clientes y obtener predicciones que te indiquen qué hacer, estratégicamente hablando.

Entraña la implicación de tener que dominar el lenguaje propio de la empresa, pero superado ese bache las opciones son enormes, empezando por la automatización y las potentes herramientas de visualización.

#6 Google Data Studio

El visualizador de datos de Google es ideal cuando tienes tus bases de datos en productos de la misma marca, como Analytics, Sheets o Google Ads.

Cuando no, te tocará pagar para conectar las fuentes. 

Eso sí, luego las opciones de personalización de las visualizaciones son muy amplias, y los paneles se actualizan conforme se van nutriendo de datos.

Si tienes campañas de publicidad en Google Ads activas, por ejemplo, puedes ver cómo funcionan de un vistazo sin necesidad de actualizar manualmente.

#7 Pleo

Pero, pero, pero… ¿Pleo?

¿Pero no es una solución de gestión de gastos? 😮

Sí, lo es, pero es tan completa que incluye un panel de visualización de datos.

En él podrás personalizar gráficos que reflejen datos sobre los gastos de tu equipo.

Que no da para tanto como los beneficios que te hemos contado antes, pero oye, para todo lo que tiene que ver con los gastos es más que suficiente.

¿Qué equipo gasta más?

¿En qué categoría?

¿Qué porcentaje del total lleva este trabajador?

Y claro, el visualizador de datos trabaja en tiempo real, actualizándose en cuanto la empresa registra un gasto nuevo.

Venga, que lo tienes fácil: prueba nuestra app para gastos de empresa… ¡y a visualizar!