Reporting financiero: buenas prácticas para potenciar el impacto de tus informes

¿Cómo saber si la empresa va bien o no tan bien? 🙄

Tú lo tienes fácil, porque como CFO los números y la estrategia son tu día a día, pero... ¿y los inversores?

¿Y los directivos? ¿Y los proveedores? ¿Y los managers a cargo?

Un negocio está formado por varias áreas y participan muchas partes, y la salud financiera y contable de la empresa es, por así decirlo, el nexo común.

Y esa salud financiera se puede consultar en el reporting financiero, siempre y cuando esté bien hecho y sea útil para el que lo necesite.

Pues de eso te vamos a hablar hoy: no de cómo hacer un reporte financiero, pero sí de buenas prácticas y consejos para que tus acciones de reporting consigan su propósito, que no es otro que informar del estado financiero de tu empresa.

¿Los vemos?

Empecemos con el porqué del reporting financiero

Su razón de ser, más allá de cuestiones éticas, es la de aportar información.

Información sobre la situación financiera de una empresa, para que las personas que deben tomar decisiones lo hagan con el mejor de los fundamentos.

Y no solo eso: la valiosísima información del reporting financiero, encabezada por los ratios financieros, es la base de toda planificación y análisis de resultados; es decir, lo que diga el informe afecta a las acciones a emprender y a la forma de evaluar el desempeño.

¿Seguimos para bingo? 

Si le das una vuelta de tuerca a los resultados y empiezas con los «y si...», un reporting financiero te puede ayudar a saber gestionar situaciones de todo tipo:

• ¿Y si vendemos por debajo del 30 % planificado?
• ¿Y si vendemos por encima de lo que nos podemos permitir?
• ¿Y si de pronto se genera un nuevo conflicto internacional?
• ¿Y si las elecciones las gana este otro partido?

Hazte las preguntas, plantea los posibles escenarios y prepárate para lo que pueda pasar.

El reporting financiero, en efecto, es algo que tu empresa tiene que elaborar por todo lo que mueve a su alrededor. Un blindaje ante la incertidumbre. 

Y ahora sí, vamos a ver aspectos clave a tener en cuenta a la hora de hacerlos.

El reporting financiero tiene que ser claro y comprensible

Ameno y fácil de entender.

Es uno de los documentos más importantes y necesarios de una empresa, pero no por ello tiene que ser un mar de números y lenguaje difícil.

Al ser un estudio financiero útil para muchas personas y no saber exactamente quién lo va a consultar cada vez, lo suyo es que te esfuerces en simplificarlo entre bastante y mucho.

Dicho esto, aquí van algunas ideas al respecto 👇

#1 Presenta los ratios financieros de forma visualmente atractiva

¿Qué llama más la atención, un párrafo de ocho líneas o un gráfico de barras? 📊

¿Cómo se distinguen mejor los estados contables, en bloques de texto como si fuera un libro o en una tabla? 

¿Para representar varias cosas a la vez usarías colores o solo blanco y negro?

La tecnología ha puesto ante ti todo un abanico de soluciones intuitivas, rápidas y útiles para que presentes la información compleja de tu estudio financiero de un sinfín de formas.

Diagramas circulares, de puntos, gráficos de barras, nubes de palabras... la oferta de opciones es amplia, y puedes acceder a ella prácticamente desde cualquier programa que procese datos.

A todos nos viene a la cabeza el mítico Excel y sus gráficos, pero la digitalización ha ido a más y hoy en día ya es posible encontrar bastantes alternativas sofisticadas.

Recuerda: en el reporting financiero la información es la que es y hay que presentarla de una u otra forma, pero si acompañas el texto o tablas con gráficos visualmente atractivos... punto positivo 👍

#2 Adapta el mensaje de tu estudio financiero a las audiencias

¡Boom! 🤯

Te decimos que no sabes quién te va a leer y ahora que adaptes a quien vaya a consultar el reporting financiero.

¿En qué quedamos?

En realidad, en ambas cosas: ten en cuenta que el estudio financiero puede ser consultado por auténticos expertos en la materia como tú o por personas no especializadas, pero que saben qué tienen que ver en el informe.

Y para ellas deberías adaptar aquello que quieras transmitir: ¿qué van a buscar? ¿Qué necesitan ver para sacarle partido al reporting financiero?

Sean los ratios financieros o KPIs que sean, asegúrate de que sean fáciles de encontrar y de entender a simple vista.

Para eso, además de un lenguaje sin rodeos ni jerga, tira de gráficos: utiliza figuras visualmente potentes que digan mucho de un simple vistazo, y con eso te aseguras de que lo entiendan los expertos y los no expertos que saben a lo que van.

Que no lo compliques de más, vamos 😅

#3 Utiliza historias y narrativas para dar contexto y significado a los ratios financieros

¡Cómo nos gustan las historias!

Esas en las que hay personajes a los que les pasa algo, evolucionan y acaban en una posición distinta a la del punto de partida.

¿Pensabas que las historias no tenían cabida en los reportes financieros?

¡De eso nada! 😎

 A la hora de presentar la información, hazlo como si contaras un cuento. 

No necesariamente con el «Érase una vez...», pero sí que es interesante que describas la situación 0 y presentes a los personajes.

¿Qué personajes?

Pues los indicadores financieros, por ejemplo.

¿Qué es más fácil de seguir?

Opción 1: un informe en el que aparece el CAC —sin explicar que este ratio financiero es el coste por adquisición del cliente—.

Opción 2: una historia en la que el CAC es el personaje que hay que seguir bien de cerca, porque es vuestra métrica clave e indica cuánto dinero de media le cuesta a tu empresa conseguir cada cliente. Y añades que si aumenta por encima de X, mal. Por encima de Y, fatal. Y todo lo que sea que se ubique por debajo de Z, geeeenial.

Claro, es más fácil con la opción 2, especialmente si dotas a la historia de un marco o contexto que sirva de punto de partida.

¿Cuál era el CAC en el reporting financiero anterior? ¿Qué factores estaban determinando su valor, ya fueran positivos o negativos?

¿Cuáles eran los objetivos tras el último reporting financiero? ¿Se cumplieron? ¿Qué posibles escenarios se planteaban?

El cómo de potente sea tu historia y, por ende, tu reporte financiero, ya dependerá de tu creatividad.

¿Repasamos?

El reporting financiero tiene que contener un mensaje adaptado a las personas que lo van a leer y para ello, los detalles visualmente potentes y las narrativas van fenomenal.

Que el reporte financiero tenga que ser ameno y fácil de comprender no lo decimos nosotros, sino que es algo común a los tres directores financieros a los que preguntamos en su momento al hablarte del perfil del CFO en una startup.

El tema de la comunicación financiera para tus informes parece una tontería, pero si lo consigues ya tendrás mucho camino hecho... especialmente si tienes en cuenta lo que viene a continuación 👇

Contextualiza los resultados del reporting financiero y relaciónalos con los objetivos

Qué importante es contextualizarlo todo, sí.

Ya es la segunda vez que sacamos el tema. ¡Normal!

¿Qué te dice que los ingresos sean de 800.000 €? ¿Es bueno o es malo?

Sin conocer cuánto te ha costado conseguir esos 800.000 € no tienes nada que hacer.

Porque si te ha costado 200.000 €, los beneficios son de 600.000 €. ¡Bien! ¿No? Bueno, bueno... espera. Porque vale, son 600.000 € de beneficios, pero si el objetivo marcado era de 750.000 €, vas 150.000 eurazos por debajo. Mal asunto.

¿Y si te ha costado 500.000 €, sería peor? Porque a priori solo tendrías 100.000 € de beneficio... que si son para alimentar a 100 familias, mal vamos, pero si son para aumentar el capital social de una empresa de ocho trabajadores puede que ya no esté tan mal.

En definitiva: ten claros los objetivos que quieres alcanzar entre informe e informe y ubica los resultados obtenidos. Encuéntrales explicación, su porqué, y obtendrás un plus de información para el futuro inmediato.

Y ojito, que llegamos a los KPIs o ratios financieros 👀

Identifica ratios financieros para evaluar el desempeño

Un reporting financiero sin KPIs es como la pizza sin queso o el amor sin beso 😂

Uno no se entiende sin lo otro.

Los KPIs financieros son indicadores numéricos que cuantifican aquella magnitud que deseas controlar, como por ejemplo el retorno de una inversión (ROI) que haya hecho tu empresa.

Se calcula dividiendo los beneficios por los gastos.

Mira el ejemplo de antes, el de los beneficios de 600.000 €.

En el primer caso, si la inversión ha sido 200.000 €, el ROI sería 3.

En el segundo, si la inversión es de 500.000 €, el ROI sale de 1,2. A priori, peor que la primera, aunque no necesariamente —recuerda: hay que poner en contexto los resultados y relacionarlos con los objetivos—.

Bueno, pues el ROI es solo el principio, porque ratios financieros que definan algún aspecto de la salud financiera de un negocio hay muchos.

Aquí un pequeño listado que ya te contamos al hablarte de los KPIs financieros:

• CAC o coste por adquisición del cliente
• LTV o lifetime value
• Tasa de nuevos clientes
• Churn o tasa de cancelación, imprescindible al gestionar suscripciones
• MRR y ARR o ingresos totales mensuales y anuales 
• Tasa de conversión
• Número de ventas
• Cashflow
• Budget o presupuesto
• CPL o coste por lead

Como ves, no te van a faltar protagonistas para tu narrativa, no 🙃

A la hora de plantear objetivos, determina qué KPIs son importantes para tu empresa, tenlos controlados e inclúyelos luego en tu reporte financiero.

Con los reportes financieros, las cosas claras y el chocolate, espeso

Realizar tu reporting financiero de forma periódica sumará transparencia al control de gestión de la empresa.

«No tenemos nada que ocultar: estos son los resultados de nuestro desempeño, para bien o para mal».

Mucho mejor esto que presentar informes solamente cuando las cosas salen bien, ¿no?

Al menos, éticamente es un plus, y las personas involucradas con el negocio lo agradecerán.

Transparencia y ética ✊

Prepara tu reporting financiero, saca conclusiones... y a seguir

Un reporte financiero no es para alegrarle la vida a nadie. Es para transmitir información de cómo va la empresa, si está cumpliendo sus objetivos financieros o no.

Si luego eso alegra a inversores, clientes, proveedores, managers y directivos, genial. Si no, que no cunda el pánico, que la cosa consiste en eso: en tenerlo todo controlado, pulir procesos e ir mejorando resultados.

Cuando lo obtengas, interprétalo, mira cómo afecta a los objetivos propuestos y toma medidas al respecto.

¿Que te toca agilizar procesos que se comen mucho tiempo? Pues le dedicas tiempo hasta que lo consigas.

¿Que hay que centrarse en la rentabilidad y reducir el gasto? Pues a concienciar al equipo para que reúna todas las facturas simplificadas y hala, a reducir la cantidad a pagar gracias al IVA deducible.

O hazlo todo a la vez adoptando Pleo como solución de gastos: repartes tarjetas de empresa a tu equipo, se acostumbran a usarlas en su día a día en el trabajo y listo, ya no se te escapará nada.

Todos los gastos, registrados ✅

Las notas de gastos, eliminadas ✅

El IVA deducible, contabilizado ✅

El ejercicio fiscal, optimizado ✅

Y tus reportes financieros, fácilmente cumplimentados con la información proporcionada por Pleo.

Ya lo ves: evita perder más tiempo del necesario con los gastos, dedícalo a las estrategias y a pensar y todo el mundo lo agradecerá.

¿Que cómo? Pues eso: llevando la gestión de gastos con Pleo 🤙