Digitalización de facturas: cómo digitalizar facturas sin morir en el intento

Qué de problemas daban —y siguen dando— las facturas en papel.

¿Que se borra la tinta de un ticket de gastos? Mal 👎

¿Que se pierde la factura física de un gasto que ya te has deducido? Mal 👎

¿Que envías una factura en papel y no llega a su destino? También mal 👎

Las facturas en papel solo traen problemas , por lo que es imperativo que te pases cuanto antes a las digitales.

Pero no de cualquier forma, ojo: a las digitales que te permiten reconocer los datos con un escaneado, a las que conllevan la desaparición del papel y te permiten ser una empresa más productiva y eficaz.

Para llegar a eso necesitas saber a fondo de qué va eso de la digitalización de facturas .

Debes conocer las ventajas, el proceso, la tecnología OCR en la que se basa y los programas que cuentas para trabajarla.

¿Lo vemos?

¿A qué nos referimos exactamente con «digitalización de facturas»?

Una factura digital en PDF no es lo que andamos buscando; en absoluto.

La factura digital cuyos datos se pueden leer, registrar y procesar … eso sí que es lo que se persigue al digitalizar facturas 👌

Hacerle una foto a un ticket de gastos y registrar los datos automáticamente, por ejemplo.

O pasar un PDF por un software de reconocimiento para extraer y registrar sus datos, también.

Es decir, la digitalización de facturas no es pasar las físicas a PDF, sino extraer los datos y procesarlos, tanto de facturas físicas como digitales.

Con esto clarinete, vamos con lo bueno.

Las ventajas de la digitalización de facturas

Parece no tener mucha historia: extraes datos de las facturas, los registras, los contabilizas… y poco más.

Pero a ver, echa la vista atrás, a cuando la digitalización financiera apenas tenía recorrido y todo esto se hacía a manini .

¿Te acuerdas de la gestión de facturas de los proveedores ?

¿De la lentitud de los procesos?

¿De la de errores que se cometían?

No subestimes jamás de los jamases algo tan simple pero efectivo como es la digitalización de facturas y si no, toma nota de sus ventajas, que no son pocas.

#1 Te permite ahorrar tiempo

Mucho, además.

¿Qué hacías antes, cuando recibías una factura en papel?

Introducir sus datos a mano en el sistema de control de gastos de viaje —por ejemplo— y de ahí, al programa de contabilidad.

A mano, ojo. Lento y con errores 😑

Si dejas que sea la tecnología financiera la que procese y registre esta información, evitarás los errores humanos y ganarás en velocidad.

¿Y ese tiempo?

Pues tu equipo podrá dedicarlo a aquello que precise sí o sí su intervención, como a la hora de validar esos datos registrados o, en tu caso, cuando tengas que tomar decisiones estratégicas en busca de ese aumento soñado de la rentabilidad.

Pero espera, que el ahorro de tiempo viene de más sitios:

• Al ser tu empresa la que emita las facturas con un simple clic
• Al contabilizar todos los ingresos y gastos
• Al recibir facturas de tus proveedores
• Al hacer el pago a proveedores de sus facturas digitalizadas
• Al hacer seguimiento de tus facturas, tanto de las enviadas como de las recibidas
• …

Todo, todo y todo se hace más deprisa y con menos errores.

Punto no, puntazo positivo para la digitalización, primer paso de la automatización de facturas .

#2 Organizas mejor la contabilidad de tu empresa

Si fueras tú quien tuviera que llevarse todos los datos de facturas al programa de contabilidad, ¿qué preferirías?

Opción uno: trasladar datos a mano de 800 facturas a mano previamente aprobadas.

Opción dos: validar los datos de las facturas digitalizadas y hacer un clic por factura, el que exporta los datos al programa contable.

Sin duda, te quedas con la opción dos, en la que tu única responsabilidad es exportar todos los datos previamente validados y registrados 😌

Y la contabilidad de tu empresa, si está libre de errores, mejor. Con todos los gastos contabilizados, claro, optimizando así el IVA deducible y el impuesto de sociedades .

#3 Los procesos son más ágiles

Las soluciones que te ayudan con la digitalización de facturas recibidas y emitidas incorporan inteligencia artificial a la hora de reconocer los datos.

¿Qué quiere decir esto?

Que además de importar con acierto, evitas duplicar facturas e invertir tiempo solventándolo.

En general, la digitalización de procesos llevada a las facturas hace que la tuya se convierta en una empresa más ágil .

T odo se hace más deprisa y sin fallo, de forma eficiente y eficaz : el registro da datos de los gastos, la emisión de facturas, la digitalización de facturas del proveedor que sea, etc.

#4 Te ajustas a la normativa

La factura electrónica ya está aquí, y ha llegado para cambiar en su totalidad el proceso de facturación entre empresas.

Si no haces efectiva la digitalización de facturas, te caerá una sanción como un piano por no cumplir la ley y tus proyecciones financieras saltarán por los aires 😱

Ojito con eso.

#5 Más control de las finanzas

Tener todos los datos digitalizados y disponibles en tiempo real es toda una bendición para ti como líder financiero.

¿Necesitas todos los gastos durante un período determinado? La digitalización de los datos te permite consultarlos cuando quieras.

¿Quieres comparar los datos con la previsión de tesorería hecha a principios del ejercicio? Más de lo mismo.

La digitalización es un instrumento brutal de control ✊

#6 Aumenta la seguridad de los datos

Las facturas físicas son carne de problemas.

Se pueden extraviar, romper, manchar… y cualquiera de esas cosas puede llevar una sanción de la mano como a Hacienda le dé por pedirte documentos.

Y ojo, que como pierdas datos críticos —de tus clientes, por ejemplo, o los números de la empresa en cuanto a gastos o ingresos derivados de las facturas— también te expones a riesgos financieros que van más allá de sanciones económicas.

¿Qué harías si caen en tus manos los datos financieros de tu competencia? 😅

Pasándote a lo digital, todo se concentra en el mundo online y la seguridad aumenta.

No por estar libre de ataques, que no lo está, sino porque los protocolos de seguridad hacen muy complicado que las facturas lleguen a quien no debe… y todos los datos se concentran en el mismo lugar.

Hablando de accesibilidad…

#7 Puedes acceder a las facturas desde cualquier parte del mundo

Que también está muy bien, porque al final los números de una empresa se justifican siempre con las facturas.

Cualquier persona de tu equipo debería tener acceso a ellas en el momento que quiera.

¿Y hay que estar en la oficina para ello? ¿Por qué?

Si estás de viaje buscando inversores y quieres consultar los números alrededor de un grupo de facturas, su digitalización hace que puedas acceder a ellas al instante.

Desde donde quieras y cuando quieras, que el mundo online está disponible 24/7 , sin descanso.

#8 Y lo mejor de lo mejor: reduces los costes

¡Pues claro que sí!

Empecemos por el tiempo : al agilizar los procesos y aumentar la productividad, tu equipo tiene que dedicarle menos horas… y esas horas se emplean en otros menesteres.

Y acabemos por los impuestos : al optimizar la gestión de facturas de todos los tipos de gastos , no habrá coste que no te deduzcas a lo largo de todo el calendario fiscal .

Total, que acabas pagando menos, de una forma o de otra.

Y si a eso le unimos que produces más… rentabilidaaaaaaad 🖤

¿Qué dice la normativa sobre la digitalización de facturas?

¿Qué dice?

Debes fijarte en dos normas: la Orden EHA/926/2007, de 10 de Abril, de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, y la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre homologación del software de digitalización.

¿Qué extraemos de ellas?

Pues que las facturas se pueden digitalizar y te puedes deshacer del original en papel , pero para eso debe garantizarse que la imagen captada es fiel a la original.

¿Y cómo se garantiza? 🙄

Pues haciendo uso de una aplicación para escanear facturas debidamente homologada por Hacienda.

Si no se emplea, tendrás que conservar la factura original, ya sea en papel o en digital, por si te la pide Hacienda.

Si la empleas, viva: digitalizas los documentos, tiras los originales —¡adiós al papel!—, los guardas… y se los enseñas a la Agencia Tributaria si te los pide, que con la foto le vale.

Por lo tanto, ¿es necesario conservar las facturas una vez digitalizadas?

Si empleas una solución homologada, que tire de tecnología OCR para facturas, no 🤟

¿Qué es un OCR para facturas?

¿Qué hace que una aplicación para escanear facturas esté homologada por Hacienda?

Pues que cuente con este sistema de reconocimiento óptico de caracteres , también conocido como OCR.

Es un medio para leer documentos —digitales o en papel físico— y en el caso de las facturas, procesar sus datos para que los valides y hagas lo que quieras con ellos.

Para la lectura hace uso de técnicas avanzadas de reconocimiento e inteligencia artificial, haciendo que la solución sea precisa e «infalible».

Que luego no lo es del todo porque siempre puede haber errores, ¿eh?

Pero si la herramienta de escanear facturas para contabilizar te permite validar los datos antes de registrarlos… pues solucionado.

Cómo digitalizar una factura: el proceso completo

Venga, que ya tienes claro que sí, que te apuntas a esto de digitalizar facturas.

¿Qué pasos tendrías que seguir para implementar el cambio correctamente? Para hacer una digitalización certificada de facturas, de forma concreta.

Mira, mira 👇

#1 Pasas la factura a formato digital

Si ya tienes la factura en PDF o en una imagen digital, esto no hace falta que lo hagas.

Pero si no, que sepas que los programas para digitalizar facturas recibidas parten de documentos digitales, bien sean fotos, PDFs o tablas.

Así que el primer paso es ese: conseguir la factura en formato digital.

Y aquí va un adelanto: si haces uso de la solución que te contamos al final, este paso te lo puedes «saltar» , porque una simple foto con el móvil a la factura en papel será suficiente para digitalizarla.

#2 Escaneas el documento digital y lees la información

Segundo paso: cargar ese documento digital en la herramienta elegida, que con su tecnología OCR para facturas extrae la información que necesitas:

• Emisor de la factura con sus datos
• Receptor de la factura con sus datos
• Cantidades
• Impuestos
• Numeración
• Fecha
• …

Es decir, todo lo que necesitas para contabilizarla de acuerdo con la normativa .

Pero ojo, que esa información la tienes que validar, por si tuviera algún error.

¿Y una vez validada, dónde se exporta?

Pues al propio programa de control de gastos, por ejemplo, o al ERP, de modo que puedas emplear los datos para controlar las finanzas y exportarlos a tu software de contabilidad fácilmente.

#3 Exportas los datos a tu programa de contabilidad

Sí, el siguiente paso es llevarte los datos validados a tu software de contabilidad.

No tiene mucha historia: se trata de materializar esa semiautomatización de la contabilidad, introduciendo los datos en el programa a golpe de clic .

Para ello, el sistema en el que se encuentren los datos financieros debe poder conectarse con el software de contabilidad que utilices, claro.

Una vez allí solo tienes que calcular y presentar los impuestos correctamente… y almacenar las facturas.

#4 Almacenas las facturas

¿Te acuerdas de la imagen que obtenías en el paso inicial?

Pues o bien esa o bien el documento original, tendrás que conservarlos en algún sitio.

Si es una factura física y la solución de digitalización no está homologada, te tocará guardar el documento en el mismo formato. Horror.

Si es una factura en formato digital y la solución no está homologada, tendrás que conservar el original —el PDF o la imagen, por ejemplo— por si te la pide Hacienda.

El premio viene si la solución de digitalización está homologada por Hacienda, porque podrás deshacerte del documento original —físico o digital— 🫶

Solo tendrás que conservar la imagen hecha por el programa con tecnología OCR que, como decíamos antes, puede ser una mera fotografía hecha con tu teléfono móvil.

Son las ventajas de las soluciones homologadas 😂

Que por cierto, ¿cómo elegirías una?

¿En qué criterios te basarías?

Criterios a la hora de elegir un software para digitalizar facturas

En realidad no tiene mucha historia el asunto, pero bueno, vamos a verlos.

Lo primero de todo es cerciorarte de que la solución de digitalización de facturas está homologada por la Agencia Tributaria .

Si no, ya sabes: puedes digitalizar sus datos y beneficiarte de todo lo que hemos estado hablando, pero necesitarás conservar la factura original durante cinco años.

La homologación marca la diferencia, sin duda; y dicho eso… ¿qué otros factores hay?

• Pues la facilidad de uso ; si resulta que el programa es todo un galimatías, al final hará que perdáis tiempo empleándolo y no al revés
• También sería interesante que contara con atención al cliente , para resolver dudas de uso en cualquier momento
• Si el programa puede escanear tickets de compra y facturas de todo tipo —distintos tamaños, en papel, en formato digital…—, pues mejor que mejor, porque cada proveedor hace lo que quiere, aunque la factura electrónica resuelve este inconveniente
• El poder de almacenamiento de facturas de la solución también es importante; como manejes un volumen muy alto y la nube no dé de sí, te tocará pasar al almacenamiento local… y ahí ya no disfrutas de todos los beneficios que hemos ido viendo, empezando por la seguridad propia de las finanzas cloud
• Acabamos con la integración con otras herramientas ; ¿de qué te sirve tener los datos de las facturas digitalizadas si no puedes llevártelos automáticamente a tu programa de contabilidad ?

Y el precio , claro, aunque si te va a reportar todas las ventajas de antes… como que te va a dar hasta risa 🙃

Pues bueno, hasta aquí sobre la digitalización de facturas.

Es obvio que un punto clave es el programa o software que utilices, ¿no?

Pues ahora llega nuestra recomendación particular a la pregunta de cómo escanear facturas para contabilizar ; ojo 👀

Pleo, tu as en la manga en la digitalización de facturas

Lo esencial: ¿es una aplicación homologada por Hacienda?

Sí, lo es, por lo que si digitalizas facturas con Pleo, podrás deshacerte de las originales .

Con una foto hecha desde la propia aplicación, ya lo tendrías todo de cara a Hacienda.

¡Y más!

Porque Pleo cuenta con un panel de control de gastos que te permite visualizarlos como más te convenga.

¿Por equipos? ¿Por categoría?

Podrás hacer consultas de cualquier tipo, algo que facilitará mucho el control presupuestario y las previsiones de gastos para los próximos ejercicios.

Y cuando llegue la hora, la contabilización automática de facturas será una realidad: podrás hacerla en cuestión de un par de clics .

¿Y dónde está la pega? 🥲

Pues que cuando te pregunten otros compañeros y les cuentes cuánto te gusta Pleo, probablemente no lo pronuncies bien: se pronuncia «plío».

Plíííííííío.

Pues ya ves qué pega, ¿eh? 🤣

El precio no lo es, porque tiene prueba gratuita para que pruebes la aplicación sin comprometerte.

¿Te animas, entonces?

Hala, pues a darle caña a la digitalización de facturas y llevar una gestión de gastos de once sobre diez 🖖