Control de gastos de viaje: cómo mejorar la gestión de los gastos de viaje de empresa
¡Din din diiiiinnnnnnn! 🛎️
Tu equipo se va de viaje de trabajo y hay que prepararlo todo a conciencia, por lo que se hacen las reservas pertinentes y comienza la aventura.
A los dos días vuelven con un informe de gastos de viaje.
¿Qué contendrá?
¿Cuáles habrán sido los gastos?
Los billetes y el alojamiento ya se reservaron en la oficina, así que nada.
Taxis, 80 €, bien ✅
Desayunos, 60 €, bien ✅
Cena con el cliente, ¿600 €? Mal ❌
Y llegan las preguntas: ¿por qué tan caro? ¿Por qué no pidieron permiso?
Y las respuestas se encaminan a justificar esa cuenta tan alta... y solicitar el reembolso de ese gasto tan enorme, adelantado con dinero propio.
Conflicto sobre la mesa, que se soluciona con una indeseable inversión de tiempo de más y algún que otro mal rollo.
Si desde el minuto 0 tu empresa hubiera contado con un buen control de gastos de viaje, evitas ese conflicto y cualquier otro que se te ponga por delante cuando tu equipo sale de viaje de trabajo.
¿Nos sumergimos en el maravilloso mundo de la gestión de viajes de empresa, y en particular en el control de los gastos?
El papel del control en la gestión de gastos de viaje
Control significa trazabilidad en tiempo real, aplicación automática de políticas, alertas preventivas y datos útiles que alimentan la toma de decisiones.
En un viaje, la pregunta ya no es «cómo justifico esa cena de 600 €», sino «cómo diseño un sistema que haga imposible que suceda sin visibilidad, límites y autorización».
La respuesta está en el control.
El control es la base operativa que vuelve predecibles unos gastos de viaje, por definición, volátiles.
En la práctica, se traduce en esto:
- Reglas claras y automatizadas antes del viaje
- Captura de tickets y verificación de las transacciones en tiempo real
- Tecnología, tecnología y más tecnología
Cuando el control se ejecuta con tecnología de la buena —no con hojas de cálculo—, como líder financiero te llevas este trío magnífico:
- Visibilidad financiera: sabes quién gasta qué, dónde y por qué
- Rapidez al hacer cierres de ejercicio más ágiles y reducir los reembolsos manuales
- Confianza con el cumplimiento normativo y la trazabilidad completa de cada gasto
Así que no queda otra: para el control de gastos de viaje, hace falta meterse de lleno en la tecnología.
Los beneficios de contar con un sistema de control de gastos de viaje
Las soluciones de control de gastos y viajes te ayudan a reducir costes de distintas formas: limitando los gastos, asegurando cada factura simplificada que te permita optimizar el impuesto de sociedades, etc.
Por otro lado, estas estrategias también te van a permitir controlar los gastos de viaje en tiempo real.
Y hacerles un seguimiento así a ti te regala una información muy útil para la toma de decisiones estratégicas, ¿no?
Seguimos con el cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa, algo que deberías haber definido ya. Y si lo aseguras, reduces los riesgos financieros y oye, más tranquilidad 👏
¿Con qué acabamos?
Con el mayor beneficio que te puedas imaginar, fruto de la suma de todas esas pequeñas ventajas que estamos diciendo: el aumento de la rentabilidad de la empresa, tu meta como CFO.
Así que sí, el control de gastos de viaje debería ser una de tus prioridades, y por eso te vamos a contar cómo proceder, con un recurso final que... ojito.
Por cierto, ¿qué son los gastos de viaje?
Los gastos de viaje son todos aquellos desembolsos que realiza tu equipo en el marco de un desplazamiento laboral.
No se limitan a billetes y hoteles, sino que incluyen también dietas, transporte local, kilometraje, peajes, aparcamiento y cualquier otro gasto directamente relacionado con la actividad profesional.
Es importante tener clara su definición porque determina directamente qué se reembolsa, qué se deduce fiscalmente tu empresa y cómo se registran los gastos en la contabilidad.
Sin un marco claro, se abre la puerta a los conflictos internos que comentábamos antes, errores en la fiscalidad y falta de visibilidad financiera, obstáculo número uno en tu ascenso a la rentabilidad óptima.
Tipos de gastos de viaje
Así pues, ¿dejamos claro qué gastos son aquellos que deberíamos controlar?
Por si lo de los viajes en tu empresa es algo nuevo o poco frecuente.
Los gastos de viaje se suelen dividir en tres grupos.
El primero es en concepto de dietas de viaje, que viene a cubrir los gastos de estancia y manutención.
Es decir, el alojamiento en el que pernocta tu equipo y los desayunos, comidas o cenas que tiene mientras viaja.
Los transportes se engloban en los gastos de locomoción, que cubren los desplazamientos en avión, tren, autobús, barco, coche de alquiler, taxi... y ya, porque si tu equipo viaja en coche propio se le compensa con kilometraje.
El kilometraje es el gasto de tu empresa destinado a compensar a un empleado que viaja con su propio vehículo personal, que sufrirá un desgaste derivado del trabajo y tendrá que ser recompensado.
El kilometraje, obviamente, no requerirá de facturas ni nada.
Pero los alojamientos, las dietas, los billetes de viaje, los transportes en taxi... la necesidad del control de los gastos de viaje viene por ahí ❗
Esas son las fuentes habituales de problemas, sí: que si una factura se pierde, que si una cantidad está por encima de lo que marcan las políticas, que si un gasto no se puede justificar, etc.
¿Qué haces entonces con la gestión de viajes del personal de la empresa?
Ya lo hemos visto: afrontarla con tecnología, como veremos al final.
¿Vemos antes algunos desafíos que te puedes encontrar por el camino?
Desafíos en la gestión y control de los gastos de viaje
Que estés leyendo un contenido sobre gastos de viaje de empresa y su gestión es indicativo suficiente para saber que no va a ser del todo sencillo.
¿A qué te enfrentas?
A la falta de tiempo, por ejemplo; controlar los gastos de viaje sin un buen sistema o método requiere de mucho tiempo, algo que habitualmente no abunda en las empresas.
Los informes de gastos y seguimiento... ¿cómo de precisos son? El sistema elegido tiene que permitirte saber cuánto se gasta y quién gasta en cuestión de segundos; todo lo que no sea eso, no te interesa.
El fraude financiero también es un desafío al que hacer frente. ¿Cuántas historias has escuchado de que alguien vuelve de un viaje con un gasto aparentemente excesivo?
La falta de visibilidad de los gastos en tiempo real también juega en contra del control de gastos de viaje, algo que se soluciona con el sistema.
Y si ese sistema también es capaz de agilizar el reembolso de los gastos de viaje, que a veces se ejecutan en tanto tiempo para inconveniente de tu equipo... pues mejor que mejor.
¿Qué podrías hacer para pasar por encima de estos retos y conseguir todos los beneficios que contábamos antes?
Cómo optimizar la gestión y control de gastos de viaje
Vamos ahora con consejos de gestión de gastos de viaje que te ayuden a controlarlos como marcan los cánones.
Luego te daremos tecnología, y al final hablaremos de una herramienta financiera total para tenerlos bajo un control más que exhaustivo.
La madre de todas las soluciones; ya verás.
Pero antes... los consejos 👇
#1 Crea una política de gastos de viaje
Tener una política de gastos es bastante común en las empresas.
Contar con una política de gastos de viaje, ya no tanto.
Se trata de un documento que refleje todos los aspectos relativos a los viajes de empresa.
¿Quién hace las reservas?
¿Qué límites hay por partida?
¿Cómo se informa de cada gasto durante el viaje?
¿Cómo se justifica para que luego lo reembolsen?
¿Cuánto tiempo hay para presentar la nota de gastos y los justificantes de pago?
Con una política completa que lo refleje todo, tu equipo sabrá qué hacer y las dudas y conflictos se reducirán.
No desaparecerán, porque alguien siempre puede excederse del límite por alguna razón que tratará de justificar, pero sí que bajarán en número.
Aquí te hablamos sobre políticas de gastos de viaje, por cierto.
#2 Presupuesta los gastos de viaje con acierto
Una de las claves del control es que marques tú el punto de partida, la referencia.
Como ya sabes qué gastos de viaje hay que controlar, te recomendamos que hagas una estimación y elabores un presupuesto de viaje en Excel o en cualquier otra herramienta sencilla.
¿Y de dónde salen los datos para dar con una estimación precisa?
Puedes apoyarte en los límites marcados en la política de gastos de viaje y en datos reales de otros viajes anteriores.
O si quieres rizar el rizo un poco, aquí te ayudamos con la previsión de gastos, algo más que factible con el uso de la última tecnología financiera.
Si consigues presupuestar con tino, luego solo tendrás que ir haciendo ajustes sobre la marcha, manteniendo el presupuesto bajo control en todo momento.
#3 Analiza los gastos reales y hazles seguimiento
Relacionado con el punto anterior tenemos el análisis de costos.
Es decir, una vez hayas estimado los gastos, es interesante que lleves el control presupuestario en tiempo real.
Que hagas un control de costes tal cual van llegando los gastos, para tener las cuentas actualizadas y conozcas cada uno al detalle.
De quién es, cuánto ha sido, si cumple las políticas, si se ajusta al presupuesto estimado, etc.
Con todos esos datos podrás tomar decisiones informadas sobre la marcha y dar con oportunidades de ahorro, además de mejorar cada vez más en el paso anterior de definir los presupuestos antes de cada viaje.
La clave del control de gastos de viaje está en el binomio que acabamos de ver: presupuestar y, sobre todo, hacer un seguimiento de gastos en tiempo real.
Algo que solo se puede hacer con tecnología.
#4 Recopila y conserva los justificantes
Sin facturas no hay control que valga.
Da igual que el gasto sea pequeño o grande: si no hay justificante, es como si nunca hubiera existido.
Por eso, conviene que dejes claro que cada gasto de viaje debe ir acompañado de su prueba correspondiente: factura simplificada, ticket digitalizado o justificante de pago.
Además, luego no basta con guardarlos, sino que tienes que organizarlos bien.
Una app de control de gastos de viaje te permite capturarlos al instante con una foto, asignarlos a la persona y al proyecto correspondiente, y almacenarlos de forma segura en la nube.
Así evitas carpetas llenas de papeles, pérdidas por el camino o tinta que desaparece con el tiempo.
#5 Digitaliza el control de los gastos de viaje
¡Pero bueno! ¿Cómo se digitaliza un control?
Pues digitalizando los procesos, claro.
¿Facturas en papel? Fuera: en cuanto las reciba tu equipo durante un viaje de trabajo, que las digitalice y te ayude con la gestión.
¿Registro manual de datos de las facturas en el programa de control de gastos de viaje? Fuera también: que la tecnología te ayude a leer datos y a incluir los gastos en el programa automáticamente.
¿Almacenamiento de facturas en papel para poder justificar los gastos de viaje ante Hacienda?
No, no y no: digitaliza todos los justificantes de pago y ahorra espacio físico, elimina el riesgo de perder documentos o que se borre la tinta... y descansa tranquilo por las noches ante una posible inspección.
¿Y los cálculos? ¿Cómo prefieres calcular los gastos de viaje, con calculadora o con un sofisticado sistema que calcule de forma automática?
La digitalización de procesos en la gestión de viajes de empresa y sus gastos asociados es sinónimo de eficiencia y eficacia.
Productividad sin errores, un sueño para todo fan de la gestión de viajes y gastos óptima.
Como ves, todos los caminos conducen a lo mismo: para el control de los gastos de viaje, lo mejor es que te apoyes en la tecnología.
Herramientas y programas de control de gastos de viaje
La tecnología ha transformado por completo la gestión de los viajes de empresa.
Hoy en día, las empresas pueden registrar sus gastos de viaje en el mismo momento en que ocurren, directamente desde una aplicación, sin esperar a que las personas vuelvan de sus desplazamientos.
Lo hacen con el uso de programas que incluyen versión en escritorio... y una app para el móvil que permita capturar tickets en cada viaje.
Cada app ofrece un enfoque distinto, pero todas coinciden en lo mismo: ahorrar tiempo, reducir errores y darte una visibilidad financiera total.
Aquí van algunas de las soluciones más habituales, aunque ya te adelantamos que el premio gordo está al final:
- Spendesk: permite centralizar gastos en viajes de empresa, asignar presupuestos por equipo y crear flujos de aprobación sencillos. Una de sus ventajas es que todo queda registrado en un mismo lugar, desde anticipos hasta dietas.
- Sabbatic: se especializa en digitalizar justificantes y simplificar el reembolso. Con una foto al ticket se generan los datos para la contabilidad, lo que evita procesos manuales y la pérdida de papeles.
- OpTeamTravel: está pensada para empresas con muchos viajes al año. Su punto fuerte está en la visibilidad global del gasto: informes en tiempo real, indicadores financieros clave y alertas de cumplimiento.
- TravelPerk: combina la reserva de viajes de empresa con el control de gastos. Ayuda a calcular los gastos totales de un desplazamiento y a hacer seguimiento del presupuesto por proyecto o cliente.
- Pleo: no queremos estropear la sorpresa, así que… hasta aquí podemos leer.
Como ves, cada una resuelve una parte del rompecabezas.
Pero si lo que buscas es un sistema integral que una todo lo anterior con un uso sencillo para tu equipo, ahí es donde entra, por fin, la guinda de este pastel.
La sorpresa.
Nada como Pleo para ayudarte con el control de los gastos de viaje
Todo —todo— lo que acabas de leer lo eleva a la enésima potencia Pleo, la mejor app para controlar gastos de viaje con diferencia.
Que no lo decimos nosotros; es que por sus características es como la aplicación perfecta.
¿A qué retos nos enfrentábamos?
- A la carga de trabajo administrativo con tareas tediosas
- A la elaboración de informes de forma ineficiente
- A los riesgos de fraude
- A la falta de visibilidad en los gastos
- A los reembolsos lentos
Pues con Pleo, dificultades superadas.
Mira, mira qué consigue con el uso de sus tarjetas de empresa inteligentes más la app de control de gastos:
- Automatiza procesos tediosos, como el de registrar los datos de las facturas de gastos o el de exportar los gastos de los programas de contabilidad
- Elabora informes financieros de gastos en tiempo real a golpe de clic
- Te previene de los intentos de fraude, porque todos los gastos quedan registrados con detalle en tiempo real
- Te da toda la visibilidad habida y por haber en los gastos de viaje
- Y te facilita mucho el proceso de reembolso de los gastos de viaje; primero, eliminándolo gracias al uso de las tarjetas y si no, con el sistema de balances personales
¿Y qué consejos te hemos dado para el control de gastos de viaje?
- Que crees una política
- Que presupuestes con acierto
- Que analices y hagas seguimiento de los gastos de viaje en tiempo real
- Que digitalices los procesos del control
Pues Pleo... ojo:
- Te ayuda a crear la política con una herramienta sencilla
- Te permite presupuestar con todos los datos sobre la mesa, por si quieres hacer correcciones o rolling forecast
- Te facilita muuuucho el seguimiento de los gastos de viaje en tiempo real, con su sistema de registro de gastos y panel de visualización sincronizados
- Y lo digitaliza todo
Lo de la digitalización es cierto: si tu equipo recibe facturas en papel durante un viaje de trabajo, esta app de gastos de viaje de empresa te lo soluciona.
Y lo hace sencillo: con una foto al ticket o factura será suficiente de cara a Hacienda, ya que es una solución homologada por la Agencia Tributaria.
Adiós al papel y hola al sistema tremendamente productivo: tu equipo viaja, paga los gastos con las tarjetas, se cargan automáticamente en el sistema, se hace una foto a la factura, se desecha el papel, vuelven a casa y nadie se preocupa ni de la nota de gastos ni los reembolsos, ambos inexistentes.
Toma estrategia; ríete del control de gastos de viaje en Excel.
¿Se te ocurre una herramienta mejor para el control de gastos de viaje que te lleve de la mano hacia ese aumento soñado de la rentabilidad?
Pim, pam, Pleo y su gestión de gastos de viaje... y de los que se pongan por delante.
