Seguimiento de gastos: su importancia para mejorar el control de gastos de tu empresa

Ponte en situación: dos empresas venden un producto que soluciona una necesidad vital. Vamos, que tiene mercado.

A un precio idéntico.

Y tienen unos costes asociados iguales también.

Ese producto es el único que venden ambas, y tienen exactamente el mismo volumen de ventas.

Podríamos pensar que los beneficios netos al final del ejercicio deberían ser muy similares entre una empresa y otra, ¿no?

Pero la realidad es otra: la empresa A tiene una rentabilidad muy por encima de la empresa B 😮

¿Qué sucede?

¿Por qué?

La respuesta está en el control de gastos de una empresa: la empresa B se despreocupa y funciona «a la antigua», mientras que la A hace un seguimiento de gastos exhaustivo y no se le escapa ninguno.

Cuando toca presentar impuestos, la empresa B «deja de pagar» solo 4.000 €, y la A supera los 16.000 €, por ejemplo.

¿Solo con el seguimiento de gastos y el control?

Así es, y es lo que vamos a tratar en las próximas líneas: ¿lo vemos?

A qué tipos de gastos hacer seguimiento

Así que lo primero es lo primero: ¿qué gastos hay que controlar?

Cuando se hace un análisis de gastos de una empresa, se suelen clasificar de varias formas.

¿Gastos fijos de una empresa... o variables?

• Gastos fijos: son aquellos que no afectan al volumen de producción, como el alquiler de la oficina 
• Gastos variables: los gastos variables de una empresa son aquellos que sí que afectan a la producción, como el coste de los materiales

Otra forma de clasificar: ¿gastos operativos o no operativos?

• Gastos operativos: son los necesarios para que tu empresa desarrolle su actividad, como los salarios de tu equipo
• Gastos no operativos: hablamos de los imprevistos, como las demandas laborales

Y finalmente tenemos los gastos discrecionales o los obligatorios.

• Gastos obligatorios: son los gastos ineludibles, que no se pueden evitar de ninguna manera, como el alquiler de la oficina; si no se paga, adiós sitio para trabajar
• Gastos discrecionales: al contrario que los obligatorios, estos sí que son prescindibles, como puede ser un servicio de spa en el hotel durante un viaje de trabajo

Con eso en mente, tendrás que dar con los gastos de tu empresa.

Aquí una ayudita en forma de los típicos gastos de una empresa pequeña, mediana, grande o enorme:

• Alquiler de la oficina
• Suministros
• Impuestos
• Seguros
• Gastos de locomoción
• Marketing y publicidad
• Servicios profesionales independientes
• Dietas
• Gastos de representación
• Beneficios sociales para empleados
• Formación
• Gastos de gestión
• ...

Pues a tooooodos esos tipos de gastos tienes que hacer seguimiento para controlarlos como toca 😌

No queda otra, salvo que quieras ser como la empresa B, toda una «querer y no poder», falta de la rentabilidad deseada.

La importancia y las ventajas del seguimiento de gastos

Lo de antes era el aperitivo; el plato principal viene ahora.

Toma nota.

El seguimiento y control en la gestión de gastos empresariales es importante, en primer lugar, porque te permite saber en tiempo real cuánto se gasta y cómo se gasta.

¿Qué departamento gasta más? ¿Qué gastos están por encima de presupuesto? ¿Cuáles son innecesarios?

Y claro, ese control y seguimiento tenaz de los gastos también te facilita mucho la creación de presupuestos y el control presupuestario en tiempo real, para que tomes decisiones sobre la marcha.

Rolling forecast le llaman 🤟

Oye, y quién sabe; igual también detectas alguna amenaza al emplear los gastos en el proceso de análisis de riesgos financieros.

Si en algún momento haces un repaso a la gestión de proveedores, es posible que te des cuenta de que hay un par que bueno... cobran alto, dan problemas en el día a día y no son rentables 😑

¿Qué te da esa información? Los gastos, y si los tienes bajo control podrás consultarlos en cualquier momento, como cuando te toque negociar con proveedores nuevos o renegociar con los actuales.

¿Ya?

¡Nooo! 👇

El seguimiento de gastos es el enemigo número uno del fraude financiero 💪

Claro, si de pronto empiezas a ver un gasto excesivo por parte de un empleado en un viaje de trabajo... pues como que canta.

Antes era imposible de ver, porque la nota de gastos llegaba muy tarde y el «exceso» quedaba muy lejos y era fácil pasarlo por alto.

Pero si el seguimiento de gastos en tiempo real te indica que un empleado se ha gastado 800 € pernoctando en un hotel, ya sabes que ahí pasa algo y que hay que intervenir.

Y finalmente, la madre de todas las razones para controlar los gastos y hacerles seguimiento intensivo: porque te ayudan a calcular la rentabilidad en todo momento.

Y como estamos hablando del KPI financiero por excelencia, común a todas las empresas habidas y por haber, debería ser razón suficiente para que te animaras con la labor de control y seguimiento de gastos. 

Como hace la empresa A que te contábamos antes, toda una campeona 🙌

¿Hacemos un repaso? Que son muchas cosas y claro, nos perdemos.

El seguimiento de gastos y control son importantes por esto:

• Te da información en tiempo real de cómo y cuánto se gasta
• Te ayuda en la generación de presupuestos y su control en tiempo real
• Te permite detectar posibles amenazas y riesgos financieros
• Y llegar a acuerdos óptimos con tus proveedores
• También te ayuda a detectar el fraude financiero
• Y a calcular la rentabilidad en tiempo real

¿Y todo eso es tan importante? ¿Esa información y control adónde llevan?

Lo tuyo como CFO es la toma de decisiones estratégicas que marquen el rumbo de la empresa.

Qué se hace y qué no depende de las decisiones que tomas.

Eso puede implicar reducirle el presupuesto a algún departamento, eliminar gastos indeseados o potenciar otros en busca de aumentar las ventas.

¿Y qué mejor manera para tomar decisiones taaaaan importantes que hacerlo de forma informada, conociendo al detalle los gastos o todo lo relativo a los mismos?

¿Te hemos convencido?

Si es así y no sabes por dónde empezar, aaaal rescate.

Seguimiento de gastos: paso a paso para controlarlos

El proceso es bastante sencillo, siempre y cuando lo conozcas y te ciñas a él con las herramientas y medios necesarios, algo que te damos al final.

De momento, veamos el proceso que responda a la cuestión de cómo controlar gastos en una empresa.

Empieza haciendo un análisis de costos y gastos de tu empresa para saber a qué tendrás que hacer seguimiento.

Obvio, ¿no?

Luego necesitarás una referencia o punto de partida para cada ejercicio fiscal, para lo que tendrás que elaborar un presupuesto.

Con el fin de asegurar el presupuesto, te convendrá crear una política de gastos de empresa que determine límites y cómo proceder en cada caso.

De no hacerlo, algunos gastos podrían perderse, como le sucedía a la pobre empresa B, y adiós al IVA deducible y a pagar menos al final del ejercicio 😭

Después tendrías que implementar un sistema de gestión de gastos que te facilitara su control y seguimiento.

El sistema podría ser una tecnología financiera especializada en control de gastos. Que las hay, ¿eh?

Por ejemplo, nosotros te vamos a contar una que funciona con tarjetas de empresa, para que tu equipo las utilice al pagar y cada gasto quede inmediatamente registrado en el sistema.

Un sistema al que puedas acceder cuando quieras para hacer seguimiento de gastos en tiempo real, categorizar, visualizar... en fin, que te facilite la toma de decisiones que te contábamos antes.

Ese sistema, en la medida de lo posible, te permitirá automatizar procesos. Con eso no solo podrás hacer el seguimiento de gastos en tiempo real de una manera sencilla, sino que también te ayudará a reducirlos.

Los reducirás porque la automatización evita pérdidas de tiempo innecesarias y errores humanos, lo que se traduce en eficacia.

Y listo ✅

Con los gastos identificados, el presupuesto elaborado, las políticas definidas y un sistema de gestión de gastos implementado, solo te queda ponerte en funcionamiento.

¿Repasamos?

1. Haces el análisis de gastos de la empresa
2. Elaboras el presupuesto
3. Creas una política de gastos de empresa
4. Implementas un sistema de gestión de gastos que funcione con tarjetas de empresa y automatice procesos
5. Y hala, a funcionar, hacer seguimiento de gastos, controlar y tomar decisiones informadas en tiempo real

¿Y en qué deriva todo ese proceso?

En el ansiado aumento de la rentabilidad, claro 🖖

Dificultades y retos en el seguimiento de gastos

Lo cierto es que no hay muchos, pero sí que tendrás que superar algún impedimento para controlar los gastos como dictan los cánones de la tecnología financiera más moderna.

Por ejemplo, es importante que no se pierda ninguna factura de camino.

Si de pronto tu solución de gestión de gastos presenta uno que no se puede justificar con la factura, ¿qué vas a decirle a Hacienda cuando te pregunte por él?

Multa al canto y rentabilidad comprometida.

Reto 1: consigue facturas de todos los gastos ❗

¿La solución? Digitalizar todo el proceso, incluso cuando las facturas recibidas sean en papel.

También puede pasar que alguien se salte las políticas de gastos y pague por uno no autorizado.

Ahí Hacienda no entra, pero tus cuentas pueden saltar por los aires y claro, no es plan.

Reto 2: evitar los gastos no permitidos ❗

¿La solución? Podría ser poner límites individuales a las tarjetas, dar más visibilidad a las políticas de gastos o facilitar un sistema instantáneo de aprobación.

¿Y si la factura del gasto contiene errores? ¿Vais a volver al restaurante aquel a decir que cambien ese 6 por el 8 para que coincida el CIF?

Ese gasto se pierde y volvemos al primer problema; es como si la factura no existiera, al menos a efectos de IVA.

Reto 3: que la factura recibida sea incorrecta ❗

¿La solución? Utilizar un sistema que permita el registro instantáneo de las facturas y su comprobación.

Otro posible problema, el reto 4: que de pronto, por un descuido humano, el gasto real supere al presupuestado ❗

¿Horror?

Claro que no.

Solución: haces unos ajustes en el siguiente ejercicio y ya está. 

Y si es grave porque el error es mayúsculo, siempre podéis buscar fuentes de financiación alternativas para salir del apuro, ¿no?

Terminamos con un clásico del todo inevitable: que la factura recibida sea en papel o que no se acepten pagos con tarjeta.

Ya sabes: si la factura es en papel, habría que conservarlo y podría perderse, o la tinta podría borrarse.

Y si solo se aceptan pagos con efectivo... ¿cómo se va a registrar en la solución de gastos?

Reto 5: que la factura sea en papel o el pago, en efectivo ❗

¿Tiene solución?

Tiene, se llama software de control de gastos de empresa y te lo vamos a presentar a la de ya 🤗

Nada como la tecnología para el seguimiento de gastos y control

Pues sí: la tecnología financiera juega un papel fundamental en esto del control y seguimiento de gastos.

Los sistemas de gestión actuales existen gracias a los avances tecnológicos.

Avances que te permiten repartir tarjetas de empresa inteligentes a tu equipo.

O que pongan a tu disposición paneles de control para generar prácticos informes financieros en tiempo real.

O que permitan la aprobación y registro de cada gasto de forma fluida y automática.

Aaay la tecnología... ¿qué sería del control de gastos sin ella? 🥰

Toma nota de esta, que tiene nombre y te va a permitir olvidarte del reto de las facturas en papel o de los pagos en efectivo.

Aquí Pleo, aliado para el control y seguimiento de gastos en tiempo real

Pleo es la solución ✌️

Es una solución de control de gastos que funciona con tarjetas inteligentes, a las que podrás imponer límites individuales.

Son tarjetas conectadas con el software, al que los managers acudirán para aprobar o rechazar gastos pagados con ellas.

Si pasa el filtro, el gasto quedará registrado en el sistema automáticamente, listo para ser incluido en los reportings financieros que necesites.

¿Y qué hace el empleado?

El acabose: paga con la tarjeta, le hace una foto al ticket o factura simplificada... y se olvida del papel.

¿Por qué?

Porque Pleo es una solución homologada por la Agencia Tributaria, y una foto hecha con la app sirve como justificante de pago.

Adiós al papel 👋

¿Y si el barecito de turno no tiene para pago con tarjeta y solo admite efectivo?

Sin problema también, porque el proceso de hacerle la foto al ticket antes de su registro es el mismo.

La diferencia con el «método tradicional» es que no hace falta que el trabajador rellene su nota de gastos para recibir el reembolso semanas después 😩

Con el gasto registrado en el sistema, el empleado podrá actualizar su balance personal con tu empresa, y la liquidación sería cuestión de segundos.

Segundos en vez de semanas, lo cual es un puntazo.

Pero olvidémonos de eso, que aquí veníamos a hablar del control y seguimiento de gastos. 

¿Cómo es con Pleo?

• Es eficiente, pues se automatizan todas las tareas del proceso, sea una factura digital o física
• Es eficaz, pues se reducen a la mínima expresión los errores humanos
• Es en tiempo real, pues el panel de control se actualiza al instante de aprobarse un gasto subido por tu equipo
• Y es muy efectivo, pues asegura que no se pierda ningún gasto deducible, lo que te lleva a pagar el mínimo de impuestos

Con Pleo, el control y seguimiento de gastos te lleva a una rentabilidad óptima, como la de la empresa A. La que crece y va sobre ruedas.

¿Vas a ser como la B, sumida en la desesperación por no poder aumentar la rentabilidad... o te animas a mejorar con el seguimiento de gastos?

Pásate a la gestión de gastos con Pleo y ya nos cuentas 🤙