Análisis de costos y gastos y estrategias para optimizarlos

¿Por dónde sale el dinero de tu empresa? 🙄

¿Qué gastos son los que más afectan a su tesorería? 🙄

Conocer al detalle todos los costos a los que tiene que hacer frente tu empresa es imperativo para poder optimizarlos.

Y si los optimizas, claro, conseguirás ese plus de rentabilidad deseado.

Pero para eso, por mucho que nos pese, primero hay que tenerlo clarinete: qué costes de producción hay, los costes indirectos, los costos en proyectos, el costeo de productos… en fin, hay que conocer al dedillo los tipos de costes que tiene tu empresa.

Y cuantificarlos, claro.

Y para eso, nada como un análisis de costos. Bueno, un análisis de gastos y costos.

Vamos a sumergirnos en la importancia de hacer un análisis de costos para la toma de decisiones, los tipos de gastos, la estructura de costos y en estrategias para reducir gastos en una empresa.

¿Empezamos? 👇

La importancia del análisis de costos y gastos de una empresa

El análisis de costos de tu empresa persigue un único fin: el aumento de la rentabilidad.

Porque el objetivo de todas las estrategias y acciones que emprendas es ese, aunque haya toda una serie de «pasos intermedios».

Estos, relacionados directamente con el análisis de costos, empiezan por el control de gastos y la toma de decisiones estratégicas. 

Al tener bajo control todo lo que se gasta, cuándo se gasta y cómo se gasta, podrás tomar decisiones informadas al respecto.

El análisis de costos también permite que plantees objetivos realistas y realices presupuestos de forma más acertada.

Tu empresa se volverá más competitiva en el mercado al poder aplicar estrategias de optimización —recuerda: primero análisis y luego, optimización— y ni qué decir tiene que estarás al corriente de todas tus obligaciones con la Agencia Tributaria.

¿Conviene el análisis exhaustivo o no? 😬

Venga, pues vamos a ver los tipos de costes de las empresas, que hay un poco de todo.

Tipos de costes y gastos de una empresa

Ordenadores, nóminas, alquiler, WiFi, impuestos… si seguimos no acabamos, que tipos de costes hay para aburrir.

¿Qué tal si hacemos una clasificación de costos y gastos?

Te ayudará para elaborar tu estructura de costes, más que si los vemos individualmente.

Empecemos con el coste de producción, que puede ser directo o indirecto.

Si es directo, el coste de producción tiene que ver directamente con la producción de bienes y servicios: materiales, mano de obra, fabricación, etc.

Si es indirecto, el coste no puede asignarse a ningún producto en específico, sino más bien a aspectos más generales: alquiler de la fábrica, depreciación de los equipos, etc.

Costes de producción y ejemplitos, hecho ✅

Otro tipo de coste de las empresas es el operativo; es decir, aquel que tiene que ver directamente con la actividad de la empresa.

Como costes operativos, por ejemplo, tendríamos los generados por la compra de materias primas. O por la mano de obra directa, por el control de calidad, por el envío, etc.

Los costes no operativos, en cambio, son aquellos que no tienen que ver con la actividad principal de la empresa.

Como ejemplos tendríamos las multas o sanciones, los intereses de los préstamos o las pérdidas por las fluctuaciones en el tipo de cambio, en caso de que tu empresa opere en mercados internacionales.

Vamos con una tercera forma de clasificar los costes: fijos y variables

Los costes fijos son aquellos que no dependen del nivel de producción. Es decir, que permanecen inalterables tanto cuando tu empresa produce más como cuando produce menos.

Como ejemplos tenemos el coste del alquiler o los salarios del personal administrativo.

Los costes variables sí que dependen del nivel de producción; por lo tanto, ya te puedes hacer una idea de cuáles son: los materiales o materias primas, la mano de obra, etc.

¿Recapitulamos?

Recapitulamos 🤙

Como tipos de costos de una empresa tenemos:

• El coste de producción, que puede ser directo o indirecto
• Los costes operativos o no operativos
• Los costes fijos y los costes variables

Y luego tendríamos los gastos en sí, ya dentro de esas categorías.

Por ejemplo, los costos comerciales serían indirectos, operativos y variables.

¿Y el alquiler? Indirecto, no operativo y fijo.

¿Y el gasto en las campañas de marketing? Directo, operativo y variable.

Pues bien: para hacer el análisis de costos, piensa en toooodos los gastos a los que hace frente tu empresa... y estructúralos.

Por cierto, por aquí tienes 20 tipos de gastos de empresa, por si necesitas una pequeña dosis de inspiración 😌

Estructuras para organizar los costos

Con los costes claros, toca organizar.

Lo haces en lo que se conoce como estructura de costos, que no es otra cosa que el proceso para organizar de forma efectiva todos los costes de tu empresa y con ello, mejorar la gestión financiera.

¿Y cómo lo haces?

Pues puedes organizarlos de tantas maneras como se te ocurran; aquí unos ejemplos:

• Costes por función: los divides dependiendo de para qué están destinados. Marketing, producción, ventas, administración, etc.
• Costes por naturaleza: utilizas una de las clasificaciones que hemos visto antes, como por ejemplo costes fijos o variables.
• Costes por producto o servicio: en este caso, los divides en función del producto o servicio al que estén asociados. Solo tiene sentido si tu empresa tiene varios, claro.
• Costes por departamento: como su nombre indica, se trata de que los dividas en función del área de la empresa. Compras, contabilidad, atención al cliente, recursos humanos, etc.

Por ejemplo, ¿eh?

Al final, la estructura de costos de una empresa depende de sus características particulares.

No será la misma la de una startup del sector deportivo que la de un estudio de arquitectura.

¿Quieres ver un ejemplo de estructura de costos?

Si fuera un supermercado, podría tener una estructura de costos como esta:

• Mano de obra: sueldos de personas que trabajan en las cajas, reponedores, responsables de zona, etc.
• Materiales: leche, pan, legumbres, pescados… todos los productos que se vendan en el supermercado
• Costes fijos: alquiler del bajo, luz, agua, seguros, etc.

A todos los elementos habría que darles un valor, claro, y a partir de ahí obtendrías el coste total para un período de tiempo determinado 🙌

Fórmulas para el análisis de costos y beneficios

Para el análisis de costos también puedes emplear fórmulas. Fórmulas para calcular datos que reflejen la salud financiera del negocio, entre otras cosas. 

¿Vemos algunas?

La fórmula del coste total te da el valor de todos los costes de la empresa, y para ello se emplea la clasificación de fijos y variables, que tendrás que sumar:

Coste total = Costes fijos + Costes variables

La fórmula del ratio coste-beneficio (RCB) indica cómo de viable es el negocio dependiendo de los beneficios que se obtienen a partir de los costes:

RCB = Beneficios netos / Coste total

Si es mayor que 1, se considera que el proyecto es viable. Y si no… 👎

El coste variable medio (CVM) se refiere a cuánto cuesta en promedio cada unidad vendida.

La fórmula del costo variable medio, por tanto, es:

CVM = Costos variables totales / Unidades producidas

¿Y el coste variable unitario (CVU)?

Es como el medio, pero en este caso indica cuánto cuesta producir una unidad de un producto o servicio específico:

CVU = Costos variables relacionados con esa unidad / Cantidad de esas unidades que se están produciendo

La fórmula del coste de producción (CP), por otro lado, indica cuánto cuesta producir un producto o servicio en específico y también es de lo más sencilla:

CP = Costos directos + Costos indirectos, en los tres casos asociados a ese producto o servicio

Seguimos con unas poquitas más, venga, para que tengas más recursos a la hora de hacer el análisis de gastos, costos y beneficios. 

¿La fórmula del beneficio neto? Pues es la suma de los beneficios netos en total. 

Para el cálculo del beneficio neto debes restar a los ingresos los costes totales y los gastos financieros.

¿Y la fórmula de los costos fijos? Solo tienes que restar los costos variables a los costos totales.

De la misma forma, la fórmula de los costos variables consiste en restar los fijos a los costos totales.

Llegados a este punto, con el análisis de costos sobre la mesa, lo que viene después es que los optimices.

Estrategias para optimizar costos y gastos

Si lo consigues, lo que sigue es ese sueño de todo CFO: el aumento de la rentabilidad.

¿Y cómo puedes hacerlo?

Hay un concepto interesante que queremos rescatar: el del liderazgo de costos.

Ser líder en costes no es lo mismo que ser líder en precios, cuidado.

La empresa líder en precio es la que tiene el precio más bajo del mercado del producto o servicio.

La que lleva el liderazgo de costos es la que menos le cuesta producir el producto o servicio, lo que es diferente. Y es lo que vamos a intentar.

¿Vemos estrategias de liderazgo de costos para optimizar gastos, entonces? 

#1 Produce en grandes cantidades

No es lo mismo comprar una unidad de un producto que 10.000.

Pagarás más dinero si compras 10.000, pero el precio por unidad en este caso será muuucho menor que cuando compras una sola.

Esta estrategia competitiva de liderazgo en costes va por ahí: que produzcas a lo grande, reduciendo considerablemente el coste por unidad.

#2 Negocia o renegocia con proveedores

En la negociación con proveedores tienes otro ejemplo de estrategia de reducción de costos.

Podrías hablar con los que ya tengas en cartera para tratar de obtener un precio mejor, con el respaldo de un historial inmaculado de encargos y pagos al día.

Si tienes plena confianza en él, de hecho, también es buena idea que pongas todos los huevos en la misma cesta y le asegures un número elevado de ventas, lo que con total seguridad te llevaría a conseguir mejores condiciones.

Sí, la gestión de proveedores está de tu lado en esto 🙂

#3 Optimiza el producto o servicio y con él, los costos de producción

Tu producto o servicio tiene que cumplir con tus clientes; eso es innegociable.

Pero… ¿a qué nivel?

Es posible que estés vendiendo un producto o servicio con una serie de características innecesarias para tus clientes.

Características que, obviamente, a tu empresa le cuesta dinero producir.

Estudia tus productos o servicios, fíjate en el análisis de costos… y reduce.

Elimina características innecesarias que lleven un coste importante asociado y recorta los gastos desde ahí.

#4 En la cadena de suministro puede haber mucho gasto que optimizar

Desde que le encargas un pedido a un proveedor hasta que se realiza la venta y se hace el envío suceden muchas cosas.

Como el transporte de los productos vendidos desde el almacén hasta el destinatario, por ejemplo.

O el almacenamiento de las existencias.

O la entrega por parte de los proveedores.

O el proceso de fabricación, que convierte los materiales en el producto final.

Pues bien: en cada uno de esos puntos de la cadena de suministro tienes una oportunidad de optimización de costes 😉

#5 Diseña productos o servicios eficientes

Replantéate qué estáis vendiendo y trata de darle un giro.

Un giro hacia la eficiencia a la hora de crearlo, de forma que los nuevos productos y servicios sean fáciles y baratos de producir.

Hay veces que no merece la pena probar, probar y probar una idea que no termina de dar la rentabilidad esperada; sé consciente de ello y prueba esta estrategia de liderazgo de costes, que te puede salir muy, pero que muy bien. 

#6 Automatiza procesos

¿Tú sabes las opciones que ofrece la tecnología hoy en día?

Soluciones maravillosas que traen automatizaciones por todos lados.

La regla es simple: cuanto más tediosa de hacer es una tarea, más probabilidades hay de automatizarla y eliminar la intervención humana.

Y sin ella, adiós a los errores y el tiempo que hay que invertir en subsanarlos 🥲

¿Qué puedes automatizar?

• En recursos humanos, la gestión de nóminas y pagos a los trabajadores y la selección de candidatos, por ejemplo
• En la gestión documental, la entrada y lectura de datos y la captura y digitalización de documentos
• En la atención al cliente, las respuestas a preguntas frecuentes también se pueden automatizar, y más ahora, con la llegada de la IA
• En la gestión de inventarios, el recuento y control de las existencias
• En ventas, todo el proceso desde que alguien hace clic en un anuncio y termina comprando y recibiendo el producto en su casa

Por ejemplo, ¿eh? Que hay mil aplicaciones más.

Aquí te hablamos más a fondo de automatización de procesos, por cierto.

Pero eh, espera… ¿y para el CFO no hay nada o qué?

¡Por supuesto!

La tecnología, fundamental para el CFO en la gestión y reducción de costos

Sí que hay, sí 😅

La tecnología puede ayudarte de muchas maneras en tu papel de líder financiero.

Conciliaciones bancarias, reporting financiero, análisis de datos… son tareas tediosas y automatizables, libres de errores humanos.

Imagina el tiempo que ahorra a tu departamento 🫶

Pero va más allá, ojo.

La tecnología también te permite hacer análisis de riesgos financieros de forma precisa basándote en datos, para preparar a tu empresa ante cualquier cosa que suceda.

Te da proyecciones financieras en cuestión de segundos, para que presupuestes con acierto y distribuyas los recursos de forma óptima.

Te deja hacer rolling forecast e improvisar sobre la marcha, para no alejarte más de la cuenta de los objetivos financieros que propongas.

También te ayuda a automatizar procesos contables en los que generalmente se va un tiempo precioso. Y con ello, a optimizar el calendario fiscal para empresas, de modo que pagues el mínimo en cada ejercicio fiscal.

Si es que la tecnología… 🥰

Y por supuesto, la tecnología también es tu aliada en esto del análisis de costos y su posterior optimización.

¿Que no?

Mira Pleo, por ejemplo 👀

Una solución de gastos para tenerlos bajo control. Para que no se te escape ninguno y cumplas con tus obligaciones con Hacienda.

Para obtener informes de gastos personalizables en apenas un par de clics que te faciliten enormemente el análisis de costos.

Para eliminar las notas de gastos de tu equipo y darles más independencia que nunca, lo que aumentará su compromiso.

Para actualizar la contabilidad de la empresa en cero coma y que cada persona implicada se dedique a labores más importantes, en las que sean más productivas.

Y todo, todo, todo, de forma automática.

Así es Pleo: adóptalo para tu stack de herramientas financieras y lleva el análisis de costos y optimización a otro nivel. Y con ellos, la rentabilidad.

¿Te animas a probarlo? Tienes la gestión de gastos inteligente más a tiro que nunca 🙃