Análisis de costos y gastos y estrategias para optimizarlos
¿Por dónde sale el dinero de tu empresa?
¿Qué gastos son los que más afectan a su tesorería?
Conocer al detalle todos los costos a los que tiene que hacer frente tu empresa es imperativo para poder optimizarlos.
Y si los optimizas, claro, conseguirás ese plus de rentabilidad deseado.
Pero para eso, por mucho que nos pese, primero hay que tenerlo clarinete: qué costes de producción hay, los costes indirectos, los costos en proyectos, el costeo de productos… en fin, hay que conocer al dedillo los tipos de costes que tiene tu empresa.
Y cuantificarlos, claro.
Y para eso, nada como un análisis de costos. Bueno, un análisis de gastos y costos.
Vamos a sumergirnos en la importancia de hacer un análisis de costos para la toma de decisiones, los tipos de gastos, la estructura de costos y en estrategias para reducir gastos en una empresa.
¿Empezamos? 👇
¿Qué es el análisis de gastos de una empresa?
Cuando hablamos de análisis de gastos, no es solo revisar facturas o agrupar proveedores en tablas.
Hablamos de entender de verdad en qué se va el dinero de tu empresa, por qué y qué puedes hacer con esa información.
El objetivo no es recortar por recortar; es optimizar lo que ya estás haciendo: ver si tienes gastos duplicados, si podrías renegociar contratos o si hay equipos que podrían operar con menos recursos y ofrecer mejores resultados.
Todo parte de la misma base: tener los datos bien recogidos y organizados.
Porque sin visibilidad, no hay decisiones informadas que valgan.
Puedes apoyarte en herramientas que te dan esa visión sin tener que hacer malabares. Sistemas que agrupan, cruzan y analizan cada gasto para que tú después puedas actuar en consecuencia, con conocimiento de causa.
El análisis de gastos no va de mirar al pasado; va de detectar patrones, anticipar desviaciones y tomar decisiones más inteligentes.
Y cuanto más automatices el proceso, más tiempo y cabeza tendrás para pensar estratégicamente.
La importancia del análisis de costos y gastos de una empresa
El análisis de costos de tu empresa persigue un único fin: el aumento de la rentabilidad.
Porque el objetivo de todas las estrategias y acciones que emprendas es ese, aunque haya toda una serie de «pasos intermedios».
Estos, relacionados directamente con el análisis de costos, empiezan por el control de gastos de una empresa y la toma de decisiones estratégicas.
Al tener bajo control todo lo que se gasta, cuándo se gasta y cómo se gasta, podrás tomar decisiones informadas al respecto.
Las oportunidades de mejora saldrán a la luz y tú solo tendrás que aprovecharlas.
El análisis de costos también permite que plantees objetivos realistas y realices presupuestos de forma más acertada.
Tu empresa se volverá más competitiva en el mercado al poder aplicar estrategias de optimización —recuerda: primero análisis y luego, optimización— y ni qué decir tiene que estarás al corriente de todas tus obligaciones con la Agencia Tributaria.
¿Conviene el análisis exhaustivo o no?
Venga, pues vamos a ver los tipos de costes de las empresas, que hay un poco de todo.
Tipos de costes y gastos de una empresa
Ordenadores, nóminas, alquiler, WiFi, impuestos… si seguimos no acabamos, que tipos de costes hay para aburrir.
¿Qué tal si hacemos una clasificación de costos y gastos?
Te ayudará para elaborar tu estructura de costes, más que si los vemos individualmente.
Empecemos con el coste de producción, que puede ser directo o indirecto.
Si es directo, el coste de producción tiene que ver directamente con la producción de bienes y servicios: materiales, mano de obra, fabricación, etc.
Si es indirecto, el coste no puede asignarse a ningún producto en específico, sino más bien a aspectos más generales: alquiler de la fábrica, depreciación de los equipos, etc.
Costes de producción y ejemplitos, hecho ✅
Otro tipo de coste de las empresas es el operativo; es decir, aquel que tiene que ver directamente con la actividad de la empresa.
Como costes operativos, por ejemplo, tendríamos los generados por la compra de materias primas. O por la mano de obra directa, por el control de calidad, por el envío, etc.
Los costes no operativos, en cambio, son aquellos que no tienen que ver con la actividad principal de la empresa.
Como ejemplos tendríamos las multas o sanciones, los intereses de los préstamos o las pérdidas por las fluctuaciones en el tipo de cambio, en caso de que tu empresa opere en mercados internacionales.
Vamos con una tercera forma de clasificar los costes: fijos y variables
Los costes fijos son aquellos que no dependen del nivel de producción. Es decir, que permanecen inalterables tanto cuando tu empresa produce más como cuando produce menos.
Como ejemplos tenemos el coste del alquiler o los salarios del personal administrativo.
Los costes variables sí que dependen del nivel de producción; por lo tanto, ya te puedes hacer una idea de cuáles son: los materiales o materias primas, la mano de obra, etc.
¿Recapitulamos?
Recapitulamos 🤙
Como tipos de costos de una empresa tenemos:
- El coste de producción, que puede ser directo o indirecto
- Los costes operativos o no operativos
- Los costes fijos y los costes variables
Y luego tendríamos los gastos en sí, ya dentro de esas categorías.
Por ejemplo, los costos comerciales serían indirectos, operativos y variables.
¿Y el alquiler? Indirecto, no operativo y fijo.
¿Y el gasto en de marketing? Directo, operativo y variable.
Y para seguir con los gastos... ¡es que no acabamos! Gastos de gestión, gastos de representación, gastos de viaje...
Para acabar, los gastos también se clasifican así: deducibles, o no deducibles.
Los gastos deducibles son los que están vinculados con la actividad económica, tienen factura completa y están bien registrados, y los que no cumplen esas condiciones serán no deducibles, como por ejemplo las multas o los regalos personales.
Pues bien: para hacer el análisis de costos, piensa en toooodos los gastos a los que hace frente tu empresa... y estructúralos.
Por cierto, por aquí tienes 20 tipos de gastos de empresa, por si necesitas el pack completo.
Cómo hacer un análisis de gastos de una empresa
¿Quieres hacer un buen análisis de gastos? Pues empieza por el principio: definiendo qué quieres conseguir.
¿Buscas entender en qué gasta más tu empresa? ¿Reducir costes en proveedores? ¿Detectar desvíos en ciertos departamentos?
Tener un objetivo claro te ahorra tiempo y evita análisis que no llevan a ninguna parte.
El siguiente paso es recopilar toda la información posible: desde facturas y recibos hasta datos contables, órdenes de compra, contratos o lo que tengas en ERP o software de gestión.
Cuanto más centralizada y limpia esté la información, más fácil será trabajar con ella. Y si usas una herramienta digital que te lo agrupe todo, muchísimo mejor.
Con los datos en la mano, toca ordenarlos: ¿cuánto se gasta por proveedor? ¿Qué categorías concentran más gasto? ¿Qué área gasta más y cuál menos?
Agrupar bien esta información es importante para detectar patrones y posibles desviaciones.
Ahora sí, viene la parte divertida: analizar de verdad.
¿Hay gastos duplicados? ¿Pagos que podrían haberse evitado? ¿Presupuestos que no se han respetado? ¿Categorías que se han disparado?
Aquí entran en juego distintos tipos de análisis: por proveedor, por categoría, por producto, por contrato o incluso por condiciones de pago. Es el momento de profundizar.
Una vez que tengas claro lo que está pasando, toca actuar.
Toma decisiones estratégicas con toda la información delante. A veces serán cambios pequeños en un área; otras, replantear políticas de gasto de viaje. Lo suyo está en hacerlo por fases y con criterio.
Y si quieres llevarlo un paso más allá, usa el análisis para anticiparte: detecta gastos que podrían subir, analiza estacionalidades y ajusta presupuestos según lo que vayas viendo al hacer análisis y seguimiento de gastos.
Estructuras para organizar los costos
Fíjate en el tercer paso del proceso, el de ordenar los gastos.
¿Cómo clasificar los gastos de una empresa, teniendo tantos?
Creando una estructura de costos, que no es otra cosa que el proceso para organizar de forma efectiva todos los costes de tu empresa y con ello, mejorar la gestión financiera.
Puedes organizarlos de tantas maneras como se te ocurran; aquí unos ejemplos:
- Costes por función: los divides dependiendo de para qué están destinados. Inversión publicitaria, servicios profesionales independientes, producción, ventas, administración, etc.
- Costes por naturaleza: utilizas una de las clasificaciones que hemos visto antes, como por ejemplo costes fijos o variables.
- Costes por producto o servicio: en este caso, los divides en función del producto o servicio al que estén asociados. Solo tiene sentido si tu empresa tiene varios, claro.
- Costes por departamento: como su nombre indica, se trata de que los dividas en función del área de la empresa. Compras, contabilidad, atención al cliente, recursos humanos, etc.
Por ejemplo, ¿eh?
Al final, la estructura de costos de una empresa depende de sus características particulares.
No será la misma la de una startup del sector deportivo que la de un estudio de arquitectura.
¿Quieres ver un ejemplo de estructura de costos?
Si fuera un supermercado, podría tener una estructura de costos como esta:
- Mano de obra: sueldos de personas que trabajan en las cajas, reponedores, responsables de zona, etc.
- Materiales: leche, pan, legumbres, pescados… todos los productos que se vendan en el supermercado
- Costes fijos: alquiler del bajo, luz, agua, seguros, etc.
A todos los elementos habría que darles un valor, claro, y a partir de ahí obtendrías el coste total para un período de tiempo determinado 🙌
7 consejos para optimizar las estructuras de gasto
Venga, aquí van unos consejos rápidos que te ayuden a dar con la estructura perfecta para tu empresa:
- Haz inventario de todos tus gastos: antes de categorizar, necesitas tener una visibilidad completa. Incluye gastos operativos, de personal, marketing, seguros, impuestos… todo. Cuantos más detalles tengas, más fácil será optimizar.
- Define categorías claras y útiles: ni tan amplias que no digan nada, ni tan específicas que te pierdas en los matices. Encuentra el punto justo para que tus categorías sean realmente informativas.
- Codifica: asigna identificadores únicos a cada categoría; el seguimiento será mucho más ágil y tu contabilidad lo agradecerá.
- Apóyate en un buen software: la categorización manual está sobrevalorada. Usa herramientas que automaticen el proceso, te dejen personalizar y se adapten a la realidad de tu empresa.
- Forma a tu equipo: no vale con tener una estructura perfecta si nadie la usa bien. Asegúrate de que todos entienden cómo categorizar y por qué es importante hacerlo bien.
- Revisa las categorías de vez en cuando: el negocio evoluciona, y tu estructura de gasto también debería. Revisa, ajusta y mejora lo que haga falta, que una estructura estática siempre acaba siendo inútil.
- Integra la categorización en el presupuesto: no lo trates como algo aislado. Usa tu estructura de gastos como base para presupuestar, prever y tomar decisiones financieras con datos reales.
Si te preguntabas cómo controlar los gastos de una empresa a la perfección, optimizando la organización con estos consejos te vendrá de miedo.
Fórmulas para el análisis de costos y beneficios
Para el análisis de costos también puedes emplear fórmulas. Fórmulas para calcular datos que reflejen la salud financiera del negocio, entre otras cosas.
¿Vemos algunas?
La fórmula del coste total te da el valor de todos los costes de la empresa, y para ello se emplea la clasificación de fijos y variables, que tendrás que sumar:
Coste total = Costes fijos + Costes variables
La fórmula del ratio coste-beneficio (RCB) indica cómo de viable es el negocio dependiendo de los beneficios que se obtienen a partir de los costes:
RCB = Beneficios netos / Coste total
Si es mayor que 1, se considera que el proyecto es viable. Y si no… 👎
El coste variable medio (CVM) se refiere a cuánto cuesta en promedio cada unidad vendida.
La fórmula del costo variable medio, por tanto, es:
CVM = Costos variables totales / Unidades producidas
¿Y el coste variable unitario (CVU)?
Es como el medio, pero en este caso indica cuánto cuesta producir una unidad de un producto o servicio específico:
CVU = Costos variables relacionados con esa unidad / Cantidad de esas unidades que se están produciendo
La fórmula del coste de producción (CP), por otro lado, indica cuánto cuesta producir un producto o servicio en específico y también es de lo más sencilla:
CP = Costos directos + Costos indirectos, en los tres casos asociados a ese producto o servicio
Seguimos con unas poquitas más, venga, para que tengas más recursos a la hora de hacer el análisis de gastos, costos y beneficios.
¿La fórmula del beneficio neto? Pues es la suma de los beneficios netos en total.
Para el cálculo del beneficio neto debes restar a los ingresos los costes totales y los gastos financieros.
¿Y fórmula de los costos fijos? Solo tienes que restar los costos variables a los costos totales.
De la misma forma, la fórmula de los costos variables consiste en restar los fijos a los costos totales.
Llegados a este punto, con el análisis de costos sobre la mesa, lo que viene después es que los optimices y midas el impacto real.
Y para eso, nada mejor que trabajar con KPI financieros.
No son métricas sueltas: son indicadores clave que te ayudan a saber si tus gastos están realmente alineados con tus objetivos.
Aquí tienes algunos:
- Gasto total: te da una visión global del compromiso financiero y te ayuda a identificar tendencias
- Desglose por categorías: vuelos, alojamiento, transporte, comidas… si una categoría se dispara, lo verás enseguida
- Coste por viaje o transacción: útil para detectar desviaciones por equipos o departamentos
- Rendimiento de proveedores: evalúa calidad, precios y cumplimiento de los acuerdos que firméis
- Comportamiento del viajero: identifica oportunidades de mejora en hábitos de reserva y optimización de políticas
- Tasa de cumplimiento: te permite saber si se respetan las políticas… o si hay desvíos, o incluso fraude financiero
- ROI de viajes y gastos: mide si tus políticas generan ahorro real o solo ocupan espacio en el manual
Y ahora, la guinda del pastel: ahora que sabes cómo clasificar los gastos de una empresa y analizarlos de principio a fin, llega la hora de optimizarlos.
Estrategias para optimizar costos y gastos
Si lo consigues, lo que sigue es ese sueño de todo CFO: el aumento de la rentabilidad.
¿Y cómo puedes hacerlo?
Hay un concepto interesante que queremos rescatar: el del liderazgo de costos.
Ser líder en costes no es lo mismo que ser líder en precios, cuidado.
La empresa líder en precio es la que tiene el precio más bajo del mercado del producto o servicio.
La que lleva el liderazgo de costos es la que menos le cuesta producir el producto o servicio, lo que es diferente. Y es lo que vamos a intentar.
¿Vemos estrategias de liderazgo de costos para optimizar gastos, entonces?
#1 Produce en grandes cantidades
No es lo mismo comprar una unidad de un producto que 10.000.
Pagarás más dinero si compras 10.000, pero el precio por unidad en este caso será muuucho menor que cuando compras una sola.
Esta estrategia competitiva de liderazgo en costes va por ahí: que produzcas a lo grande, reduciendo considerablemente el coste por unidad.
#2 Negocia o renegocia con proveedores
En la negociación con proveedores tienes otro ejemplo de estrategia de reducción de costos.
Podrías hablar con los que ya tengas en cartera para tratar de obtener un precio mejor, con el respaldo de un historial inmaculado de encargos y pagos al día.
Si tienes plena confianza en él, de hecho, también es buena idea que pongas todos los huevos en la misma cesta y le asegures un número elevado de ventas, lo que con total seguridad te llevaría a conseguir mejores condiciones.
Sí, la gestión de proveedores está de tu lado en esto.
#3 Optimiza el producto o servicio y con él, los costos de producción
Tu producto o servicio tiene que cumplir con tus clientes; eso es innegociable.
Pero… ¿a qué nivel?
Es posible que estés vendiendo un producto o servicio con una serie de características innecesarias para tus clientes.
Características que, obviamente, a tu empresa le cuesta dinero producir.
Estudia tus productos o servicios, fíjate en el análisis de costos… y reduce.
Elimina características innecesarias que lleven un coste importante asociado y recorta los gastos desde ahí.
#4 En la cadena de suministro puede haber mucho gasto que optimizar
Desde que le encargas un pedido a un proveedor hasta que se realiza la venta y se hace el envío suceden muchas cosas.
Como el transporte de los productos vendidos desde el almacén hasta el destinatario, por ejemplo.
O el almacenamiento de las existencias.
O la entrega por parte de los proveedores.
O el proceso de fabricación, que convierte los materiales en el producto final.
Pues bien: en cada uno de esos puntos de la cadena de suministro tienes una oportunidad de optimización de costes.
#5 Diseña productos o servicios eficientes
Replantéate qué estáis vendiendo y trata de darle un giro.
Un giro hacia la eficiencia a la hora de crearlo, de forma que los nuevos productos y servicios sean fáciles y baratos de producir.
Hay veces que no merece la pena probar, probar y probar una idea que no termina de dar la rentabilidad esperada; sé consciente de ello y prueba esta estrategia de liderazgo de costes, que te puede salir muy, pero que muy bien.
#6 Automatiza procesos
¿Tú sabes las opciones que ofrece la tecnología hoy en día?
Soluciones maravillosas que traen automatizaciones por todos lados.
La regla es simple: cuanto más tediosa de hacer es una tarea, más probabilidades hay de automatizarla y eliminar la intervención humana.
Y sin ella, adiós a los errores y el tiempo que hay que invertir en subsanarlos.
¿Qué puedes automatizar?
- En recursos humanos, la gestión de nóminas y pagos a los trabajadores y la selección de candidatos, por ejemplo
- En la gestión documental, la entrada y lectura de datos y la captura y digitalización de documentos
- En la atención al cliente, las respuestas a preguntas frecuentes también se pueden automatizar, y más ahora, con la llegada de la IA
- En la gestión de inventarios, el recuento y control de las existencias
- En ventas, todo el proceso desde que alguien hace clic en un anuncio y termina comprando y recibiendo el producto en su casa
Por ejemplo, ¿eh? Que hay mil aplicaciones más.
Aquí te hablamos más a fondo de automatización de procesos y de herramientas de automatización, por cierto.
Pero eh, espera… ¿y para el CFO no hay nada o qué?
¡Por supuesto!
La tecnología, fundamental para el CFO en la gestión y reducción de costos
Sí que hay, sí.
La tecnología puede ayudarte de muchas maneras en tu papel de líder financiero.
Conciliaciones bancarias, reporting financiero, análisis de datos… son tareas tediosas y automatizables, libres de errores humanos.
Imagina el tiempo que ahorra a tu departamento.
Pero va más allá, ojo.
La tecnología también te permite hacer análisis de riesgos financieros de forma precisa basándote en datos, para preparar a tu empresa ante cualquier cosa que suceda.
Te da proyecciones financieras en cuestión de segundos, para que presupuestes con acierto y distribuyas los recursos de forma óptima.
Te deja hacer rolling forecast e improvisar sobre la marcha, para no alejarte más de la cuenta de los objetivos financieros que propongas.
También te ayuda a automatizar procesos contables en los que generalmente se va un tiempo precioso. Y con ello, a optimizar el calendario fiscal para empresas, de modo que pagues el mínimo en cada ejercicio fiscal.
Si es que la tecnología financiera…
Y por supuesto, la tecnología también es tu aliada en esto del análisis de costos y su posterior optimización.
¿Que no?
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