Conciliación bancaria: qué es, cómo elaborarla y ejemplos

Situaciones que pongan los pelos de punta. 1, 2, 3, responda otra vez:

• Cuando los suegros te dicen que en una horita se plantan en tu casa
• Cuando llega la cita con el dentista
• Cuando vas a cerrar el ejercicio contable y lo que refleja el banco no coincide con lo que dicen los libros auxiliares de tu empresa

Con lo de los suegros te toca pasar por el aro, porque realmente no podemos ayudarte. Con lo del dentista tampoco.

Con lo de las diferencias entre el saldo bancario (real) y el de tu libro de bancos (el contabilizado), sí.

Y lo vamos a hacer a través de la conciliación bancaria, tema central de este post.

Vamos a ver qué es la conciliación bancaria, por qué te conviene aplicarla cada cierto tiempo y, por supuesto, cómo elaborarla paso a paso. 

Añadiremos, además, ejemplos de conciliaciones bancarias, buenas prácticas y una batería final de preguntas frecuentes.

¡A conciliar!

¿Qué es una conciliación bancaria?

Si un día cualquiera decides revisar los libros contables de tu empresa y comparar con lo que hay en la cuenta del banco, lo más probable es que no coincidan.

Esto puede ser debido a muchos motivos:

• Los bancos no registran las operaciones hasta que no las contabilizan
• Tu empresa ha girado cheques que el beneficiario no ha cobrado
• El banco ha emitido notas de débito o de crédito no registradas por tu empresa
• Tu empresa tiene facturas vencidas impagadas
• Tu departamento de contabilidad ha cometido algún error humano al rellenar los libros… o se ha olvidado de incluir algún gasto —ya sabemos que tipos de gastos hay muuuchos—

Todos estos supuestos derivan en el origen de las conciliaciones bancarias: el saldo real de la cuenta del banco de tu empresa no es exactamente el mismo que el que refleja el libro de contabilidad.

La conciliación bancaria soluciona este problema.

Pero siendo más específicos… 

Lo de conciliar bancos, ¿qué es exactamente? 

Es el proceso de comparar los libros contables de tu empresa con los extractos bancarios, a fin de identificar desajustes y poder subsanarlos.

O dicho de otra manera: que todo cuadre. 

Y por eso también se le llama cuadrar bancos a eso de conciliar. 

¿Y quién debería encargarse de realizar las conciliaciones?

La lógica dice que el equipo de contabilidad, y así es.

Los libros auxiliares, los extractos y comprobar las cuentas bancarias son su pan de cada día y es justo lo que tienen que confrontar y comparar, de acuerdo a la definición de conciliación contable.

Así que para resumirlo del todo e ir aterrizando lo que vamos a ver luego, nos quedamos con que la conciliación bancaria la realiza el equipo de contabilidad en base a comprobar los extractos de las cuentas bancarias y compararlos con las cuentas equivalentes en los libros de contabilidad.

Se puede hacer en un Excel, comparando en columnas los movimientos de una misma cuenta reflejada en los libros y en el banco. El significado de conciliar es ese, al fin y al cabo. 

Luego lo vemos con más profundidad, pero dejemos claro antes para qué sirven las conciliaciones bancarias.

¿Para qué sirve la conciliación bancaria? Sus objetivos

Para empezar, vas a poder detectar errores en tus registros. Errores que si acaban contabilizándose, costarán más de subsanar.

Al hacer conciliaciones bancarias, das con los registros con fallos manuales, facturas duplicadas, transacciones repetidas... todo lo que pueda salir mal, vamos.

También te permitirá contar con un registro actualizado y exacto de las cuentas de la empresa, lo que se traduce en seguridad para tomar decisiones.

Y que tomes decisiones informadas, más que un objetivo, sería un auténtico beneficio para el negocio, ¿no?

Cambiemos de tercio entonces.

Beneficios de la conciliación bancaria en contabilidad

El objetivo más general de las conciliaciones bancarias es el de detectar diferencias contables y subsanar errores, para que las cuentas de la empresa estén claras como el agua.

Pero si nos sumergimos un poco más y ampliamos lo que acabamos de ver, ¿cuáles son los beneficios de la conciliación bancaria para tu empresa?

¿Qué consigues si la llevas a cabo con éxito?

Al loro, que van unos cuantos:

• Controlas tus recursos: al ceñirte a la verdad, sabrás con precisión qué tiene tu empresa en realidad y cuánto le deben. Es decir, obtendrás una imagen fiel de tu tesorería.
• Llevas la contabilidad al día: cuando hagas la conciliación por primera vez comprenderás la importancia de tener tus cuentas actualizadas a diario, una buena práctica con innumerables beneficios adicionales.
• Tomas mejores decisiones: saber que aquello con lo que cuentas es exactamente eso y no está sujeto a posibles cambios no previstos es la mejor garantía para tomar decisiones con fundamento.
• Te permite comprobar fácilmente cosas que hayas pasado por alto, como el pago a un proveedor o cualquier cobro. Al ser información incluida en los libros contables pero no en los extractos del banco, la información salta a la vista enseguida con la conciliación bancaria.
• Detección de errores: esta es la clave. Hacer la conciliación bancaria te permite detectar hasta el más mínimo error contable. Un número cambiado de orden, un punto donde no toca, un decimal que falta, una factura simplificada olvidada… Las posibilidades de equivocarse son muy altas.
• Sin temor a las inspecciones: imagina que te llega una inspección de la Agencia Tributaria y no sabes si tus cuentas son fieles a la realidad marcada por el banco, que a priori es la que prevalece. ¡Qué miedo! Salvo si concilias… que entonces la pasas con tranquilidad.

¿Merece la pena hacer conciliaciones bancarias a menudo o no?

Según los beneficios parece que sí, pero… ¿cuánto es a menudo?

Cada cuánto conviene elaborar una conciliación bancaria

Lo primero de todo es tener claro que las conciliaciones bancarias no son legalmente obligatorias en España. Hacienda no te pide las conciliaciones en cada ejercicio fiscal.

También debes saber que realizar una conciliación es un proceso algo engorroso.

Comparar números, números y más números entre libros de contabilidad y extractos bancarios de tantas cuentas como tenga una empresa… Pues lo más divertido del mundo no es, desde luego 😐

Por tanto, ¿cuándo conviene invertir tiempo para ello?

Como mínimo, lógicamente, una vez cada tres meses, para asegurarte de que la contabilidad está correcta.

Si quieres llevar un control más estricto y todos los beneficios asociados que acabas de ver, lo suyo es que hagas tus conciliaciones bancarias una vez al mes, al final del mismo.

Pasos para una conciliación bancaria de 10

Te estabas preguntando cómo elaborar una conciliación bancaria y aquí estamos.

Llegó el momento.

No te preocupes; aunque sea algo tedioso, el proceso es sencillo.

Hay que conciliar cada cuenta bancaria que tenga tu empresa, que a su vez tendrá su propia cuenta contable en tus libros. Si son tres, por ejemplo, tendrás que conciliar tres veces.

Puedes seguir estos pasos:

#1 Obtén primero los extractos bancarios de cada cuenta

Entra en tus bancos online y saca todos los extractos en los períodos que quieras conciliar.

Tienes que conseguir todos los registros relevantes: estados de cuenta, cheques, retiradas de efectivo... todos.

#2 Después, acude a los libros contables y extrae apuntes

Con los datos externos recolectados, toca mirar hacia adentro, a los libros de contabilidad. Aquí te ayudará reunir también los registros de cada transacción, así como las facturas y recibos.

Reúne la información para las mismas fechas de las que hayas extraído los datos bancarios. Y obviamente, todo debe estar actualizado, para que la comparación del siguiente paso tenga sentido.

Resumiendo, esto es lo que tienes que conocer antes de ejecutar el tercer paso:

• Cuenta que quieres conciliar, con su libro e IBAN bancario asociados
• Fecha de inicio y saldo en ese momento, que coincidirá con el saldo final de la conciliación del período inmediatamente anterior
• Fecha final y saldo en ese momento, al final de la conciliación, que será el mismo que el inicial en la próxima conciliación
• Y finalmente, los extractos bancarios de esa cuenta, enviados por el banco normalmente una vez al final de cada mes

#3 Compara los saldos contables y bancarios

Podrás hacerlo a mano, tirando de Excel o con tecnología financiera de la buena.

¿Qué sacas si comparas unos datos y otros?

¿Concuerdan? Genial, cuenta conciliada.

¿No concuerdan? Toca arremangarse.

Puede ser por existir movimientos pendientes, como un cargo relativamente reciente por domiciliación, por ejemplo. 

O por un gasto de gestión, como una comisión bancaria, que se te haya pasado contabilizar.

Puede también que os hayáis equivocado trasladando datos a la contabilidad de la empresa, claro, o haciendo un mismo pago dos veces.

#4 Subsana los errores

Si encuentras discrepancias en algunas cuentas, identifica su origen y corrige lo que sea necesario.

Si has generado una factura con un importe incorrecto, podrás emitir una rectificativa para hacer el ajuste.

Si hay un gasto registrado con una fecha errónea, solo tendrás que ubicarlo cuando diga el ticket o factura.

Si en el libro contable hay un número mal escrito, solo hay que corregirlo y actualizar el total.

Corrige todo lo que veas... y pasa a confirmar que está todo en orden.

#5 Comienza de nuevo, esta vez sin los errores

Durante la conciliación bancaria has identificado distintos errores y los has subsanado: ¡bien!

Para confirmar que lo has hecho de maravilla, te tocará conciliar de nuevo desde cero y comprobar que el balance sale cero.

¿Tu contabilidad y tus cuentas bancarias dicen exactamente lo mismo? Pues ya está, lo reflejas en un informe interno por si te lo pide Hacienda y listo.

¿No dicen lo mismo? Pues vuelta a identificar por qué, esta vez con un poco más de ojo, corrige... y empieza de nuevo, hasta que hagas una conciliación y te dé el resultado correcto.

Tampoco hace falta un programa especializado para ello; con un Excel tienes más que suficiente.

Y a ello vamos precisamente 

Ejemplos de conciliaciones bancarias con Excel

Qué mejor que un ejemplo de conciliación bancaria para ver más claramente cómo se hace, ¿no?

Por eso, vamos a ver un ejemplo de conciliación bancaria en Excel.

Sí, el Excel es suficiente para elaborar tus tablas. No tiene mucha historia y te sirve como base para rellenar datos, siempre que no te despistes y cometas errores manuales.

Para nuestro ejemplo de conciliación bancaria, supongamos que la empresa tiene una sola cuenta bancaria y que en el período que estamos conciliando en el extracto solo hay cuatro movimientos, que son los siguientes:

• 5 de enero: ingreso de efectivo de 1.000 €
• 16 de febrero: transferencia emitida por 2.060 €
• 3 de marzo: pago recibo domiciliado por 700 €
• 29 de marzo: transferencia recibida de un cliente de 10.000 €

El saldo final es de 13.240 euros.

Por otra parte, en el mayor de la cuenta 572 Bancos aparece lo siguiente:

• 5 de enero: ingreso de efectivo de 1.000 €
• 16 de enero: transferencia emitida por 2.060 €
• 29 de marzo: transferencia recibida de un cliente de 10.300 €

Saldo final: 14.240 euros.

Comparando la información salta a la vista los errores que hay en la contabilidad y que hay que corregir:

1. Hay que cambiar la fecha de la transferencia de 2.060 €, porque la correcta es el 16 de febrero y en contabilidad está el 16 de enero
2. Hay que contabilizar el recibo domiciliado de 700 €
3. Hay que modificar el importe de la transferencia recibida el 29 de marzo porque el correcto es 10.000 €

Una vez que realicemos estos ajustes el extracto bancario y el mayor de la cuenta 572 coincidirán y habremos terminado la conciliación bancaria con éxito.

Otro ejemplo de conciliación bancaria: gastos

¿Qué tal si vemos qué es una conciliación bancaria con un ejemplo más centrado en gastos?

Digamos que tu empresa es un SaaS que vende una pasarela de pagos online a startups.

Quieres conciliar el último mes de mayo, del 1 al 31, por lo que reúnes primero los extractos bancarios de la cuenta con la que hacéis los pagos.

La información que obtienes la plasmas en una tabla como esta:

Ahora miras hacia tus propios libros de gastos, en los que para ese mes de mayo obtienes estos registros:

Te pones a comparar... y en efecto, en este caso no encuentras errores de ningún tipo porque los registros coinciden.

¡Bien!

De ejemplos de conciliación bancaria ya vamos bien, ¿no?

¿Por qué no seguimos con un pequeño listado de buenas prácticas?

Buenas prácticas a la hora de hacer conciliaciones bancarias

Mira, aquí tienes una serie de consejos extra como guinda del pastel a la hora de hacer conciliaciones bancarias.

Toma nota:

• El éxito de las conciliaciones bancarias es que cuentes con toda la documentación; por tanto, asegúrate de tenerla a mano antes de conciliar. Si no, al menos, ten claro dónde acudir para dar con ella, o el proceso podría hacerse muy largo.
• No concilies tramos demasiado largos, donde es muy fácil perder referencias y que se olviden conceptos. Si tienes un volumen alto de transacciones, idealmente conciliarás mes a mes; si no, trimestralmente estará bien. Tendrás que enlazar unos tramos con otros, para no dejarte nada en el tintero.
• Cuando una conciliación te dé descuadres, no pasa nada. Haces las conciliaciones bancarias para encontrarlos, para generar confianza en que los datos contables de la empresa son correctos. Busca el error allá donde encuentres las diferencias y lo hallarás enseguida.
• Emplea tecnología que te evite los errores manuales haciendo las conciliaciones bancarias; ¿sabías que es una tarea que se puede automatizar fácilmente? 

Si es que esto de la tecnología en el mundo financiero... espera al final y verás.

4 preguntas frecuentes sobre las conciliaciones bancarias

Llegados a este punto, es posible que tengas todavía alguna duda en el aire.

Vamos a tratar de resolvértela. A ver si acertamos con estas cuatro.

#1 ¿Qué hacer si salen diferencias entre el saldo contable y el bancario?

Solo tendrás que revisar todos los movimientos realizados y, si no ves errores, buscar posibles movimientos pendientes.

Hay bancos, por ejemplo, que no reflejan las operaciones en el extracto hasta que ellos mismos la contabilizan.

Revisa también que no tengas cheques por cobrar.

Si sigues sin dar con la causa de las diferencias, siempre puedes consultar con el banco directamente.

#2 ¿Las conciliaciones bancarias son obligatorias?

No, pero sí que es obligatorio llevar la contabilidad al día, sin errores.

Las conciliaciones bancarias te ayudan a detectar esos errores, por lo que no son obligatorias... pero sí muy recomendables.

#3 ¿Cómo puedo hacer conciliaciones bancarias desde cero?

Lo más fácil es que te hagas con un programa de contabilidad, que lo conectes con tus bancos, que configures las conciliaciones y dejes que se ejecuten de forma automática.

También puedes hacer las conciliaciones bancarias en Excel, creando las tablas que hemos visto en los ejemplos. 

Es sencillo, pero si te despistas podrías cometer algún error editando celdas y datos. Errores que los programas que automatizan las conciliaciones no cometen.

#4 ¿Cómo se concilian pagos en monedas extranjeras?

Si haces compras en dólares o en cualquier otra divisa distinta al euro —o moneda que tengas en el banco—, a la hora de conciliar tendrás que tomar el valor en euros al momento de la transacción.

Por ejemplo, si un 5 de febrero haces un pago de 1.000 dólares con el euro a 1,08 dólares, el valor que debes tomar en la conciliación será de 1.000 / 1,08 = 925,93 €.

Sea cuando sea la fecha en que la hagas. Si concilias el 28 de febrero y el euro está a 1,06 dólares... nada, debes tomar como referencia el cambio en el momento del pago.

Los bancos, en su extracto, suelen reflejar los equivalentes en euros al cambio en el momento de la transacción, para que no tengas que buscar el tipo de cambio en fechas pasadas.

Y ahora sí, volvamos a eso que decíamos de la tecnología financiera, que te puede ayudar con las conciliaciones bancarias y muuuucho más.

Una buena conciliación bancaria como base de tu control financiero

No hay nada peor que trabajar con la inseguridad de que las cuentas de la empresa no estén bien y para ello, la conciliación bancaria juega un papel fundamental, como hemos visto.

Hemos hablado de qué es, de sus múltiples beneficios, de cómo conciliar bancos paso a paso, ejemplos en Excel, consejos y preguntas frecuentes. 

¿Qué nos falta?

Desearte suerte, lo primero, para que las diferencias entre libros y extractos sean pocas; querrá decir que no tienes movimientos pendientes, cuentas por pagar o facturas por cobrar, así como pocos errores humanos de tu equipo.

Es decir, tranquilidad para los tiempos venideros.

Lo segundo, decirte que los errores humanos se pueden prevenir.

A cualquier miembro del equipo de finanzas se le puede olvidar contabilizar una factura en PDF que recibió de alguien de ventas a las 21:00 h del día anterior.

Con todo el trabajo contable que tiene una empresa —las conciliaciones bancarias son solo uno de los recursos de control financiero—, es fácil que la factura caiga en el olvido y se quede perdida en la bandeja de entrada del correo electrónico.

La cabeza y la concentración dan para lo que dan.

Con Pleo, menos errores y conciliaciones bancarias más sencillitas

Porque si automatizas procesos, como el registro en los libros de las facturas relativas a los gastos de tu equipo, pues como que todo es más fácil.

El responsable de contabilidad podría dedicar ese tiempo a subsanar otras faltas y mejorar la salud financiera de la empresa. 

Y el empleado que no tiene que guardar la factura en su correo —o peor aún, en su bolsillo— para enviarla cuando tenga un rato libre, podrá rendir mejor con una preocupación menos.

¿Cómo lo ves? 

Con las tarjetas empresariales de Pleo, lo tienes hecho. ¿Y las conciliaciones bancarias cuando gestionas tus gastos con ellas? Pan comido 🥖