Conciliación bancaria: qué es, cómo elaborarla y ejemplos

Situaciones que pongan los pelos de punta. 1, 2, 3, responda otra vez:

• Cuando los suegros te dicen que en una horita se plantan en tu casa
• Cuando llega la cita con el dentista
• Cuando vas a cerrar el ejercicio contable y lo que refleja el banco no coincide con lo que dicen los libros auxiliares de tu empresa

Con lo de los suegros te toca pasar por el aro, porque realmente no podemos ayudarte. Con lo del dentista tampoco.

Con lo de las diferencias entre el saldo bancario (real) y el de tu libro de bancos (el contabilizado), sí.

Y lo vamos a hacer a través de la conciliación bancaria, tema central de este post.

Vamos a ver qué es, por qué te conviene saberlo y aplicarla cada cierto tiempo y, por supuesto, cómo elaborarla. Con ejemplos incluidos 😎

¡A conciliar!

¿Qué es una conciliación bancaria?

Si un día cualquiera decides revisar los libros contables de tu empresa y comparar con lo que hay en la cuenta del banco, lo más probable es que no coincidan.

Esto puede ser debido a muchos motivos:

• Los bancos no registran las operaciones hasta que no las contabilizan
• Tu empresa ha girado cheques que el beneficiario no ha cobrado
• El banco ha emitido notas de débito o de crédito no registradas por tu empresa
• Tu empresa tiene facturas vencidas impagadas
• Tu departamento de contabilidad ha cometido algún error humano al rellenar los libros… o se ha olvidado de incluir algún gasto —ya sabemos que tipos de gastos hay muuuchos.

Todos estos supuestos derivan en el origen de las conciliaciones bancarias: el saldo real de la cuenta del banco de tu empresa no es exactamente el mismo que el que refleja el libro de contabilidad.

La conciliación bancaria soluciona este problema.

Pero siendo más específicos… 

Lo de conciliar bancos, ¿qué es exactamente? 

Es el proceso de comparar los libros contables de tu empresa con los extractos bancarios, a fin de identificar desajustes y poder subsanarlos.

O dicho de otra manera: que todo cuadre. 

Y por eso también se le llama cuadrar bancos a eso de conciliar. 

¿Y quién debería encargarse de realizar las conciliaciones?

La lógica dice que el equipo de contabilidad, y así es.

Los libros auxiliares, los extractos y comprobar las cuentas bancarias son su pan de cada día y es justo lo que tienen que confrontar y comparar, de acuerdo a la definición de conciliación contable.

Así que para resumirlo del todo e ir aterrizando lo que vamos a ver luego, nos quedamos con que la conciliación bancaria la realiza el equipo de contabilidad en base a comprobar los extractos de las cuentas bancarias y compararlos con las cuentas equivalentes en los libros de contabilidad.

Se puede hacer en un Excel, comparando en columnas los movimientos de una misma cuenta reflejada en los libros y en el banco. El significado de conciliar es ese, al fin y al cabo.

Luego lo vemos con más profundidad, pero vamos primero con los beneficios.

Beneficios de la conciliación bancaria en contabilidad

¿Cuál es la finalidad de la conciliación bancaria?

Detectar esas diferencias contables y subsanar los errores, para que las cuentas de la empresa estén claras como el agua.

Pero si nos sumergimos un poco más, ¿cuáles son los beneficios de la conciliación bancaria?

Al loro, que van unos cuantos:

• Controlas tus recursos: al ceñirte a la verdad, sabrás con precisión qué tiene tu empresa en realidad y cuánto le deben. Es decir, obtendrás una imagen fiel de tu tesorería.
• Llevas la contabilidad al día: cuando hagas la conciliación por primera vez comprenderás la importancia de tener tus cuentas actualizadas a diario, una buena práctica con innumerables beneficios adicionales.
• Tomas mejores decisiones: saber que aquello con lo que cuentas es exactamente eso y no está sujeto a posibles cambios no previstos es la mejor garantía para tomar decisiones con fundamento.
• Te permite comprobar fácilmente cosas que hayas pasado por alto, como el pago a un proveedor o cualquier cobro. Al ser información incluida en los libros contables pero no en los extractos del banco, la información salta a la vista enseguida con la conciliación bancaria.
• Detección de errores: esta es la clave. Hacer la conciliación bancaria te permite detectar hasta el más mínimo error contable. Un número cambiado de orden, un punto donde no toca, un decimal que falta, una factura simplificada olvidada… Las posibilidades de equivocarse son muy altas.
• Sin temor a las inspecciones: imagina que te llega una inspección de la Agencia Tributaria y no sabes si tus cuentas son fieles a la realidad marcada por el banco, que a priori es la que prevalece. ¡Qué miedo! Salvo si concilias… que entonces la pasas con tranquilidad.

¿Merece la pena hacer conciliaciones bancarias a menudo o no?

Según los beneficios parece que sí, pero… ¿cuánto es a menudo?

Cada cuánto conviene elaborar una conciliación bancaria

Lo primero de todo es tener claro que las conciliaciones bancarias no son obligatorias. Es decir, los documentos de conciliación no te los va a exigir Hacienda. Los creas si quieres.

Dicho esto, también debes saber que realizar una conciliación es un proceso algo engorroso.

Comparar números, números y más números entre libros de contabilidad y extractos bancarios de tantas cuentas como tenga una empresa… Pues lo más divertido del mundo no es, desde luego 😐

Por tanto, ¿cuándo conviene invertir tiempo para ello?

Como mínimo, lógicamente, una vez cada tres meses, para asegurarte de que la contabilidad está correcta.

Si quieres llevar un control más estricto y todos los beneficios asociados que acabas de ver, lo suyo es que hagas tus conciliaciones bancarias una vez al mes, al final del mismo.

Pasos para una conciliación bancaria de 10

Te estabas preguntando cómo elaborar una conciliación bancaria y aquí estamos.

Llegó el momento.

No te preocupes, que aunque sea algo tedioso el proceso es sencillo.

Hay que conciliar cada cuenta bancaria que tenga tu empresa, que a su vez tendrá su propia cuenta contable. Si son tres, por ejemplo, tendrás que conciliar tres veces.

El libro auxiliar es el libro mayor de cada cuenta contable de banco, que refleja las entradas y salidas de dinero de cada cuenta bancaria de tu empresa.

Para elaborar la conciliación bancaria de cada una de las cuentas tendrás que crearte un documento individual único.

Una cuenta contable, un documento de conciliación.

Además, debes tener en cuenta el período de tiempo que quieres conciliar, pues es un proceso que siempre se realiza entre una fecha inicial y una final, con sus respectivos saldos.

Resumiendo, esto es lo que te hace falta antes de elaborar tu conciliación:

• Cuenta a cuadrar, con su libro mayor e IBAN bancario asociados
• Fecha de inicio y saldo en ese momento, que coincidirá con el saldo final de la conciliación del período inmediatamente anterior
• Fecha final y saldo en ese momento, que será el mismo que el inicial en la próxima conciliación
• Y finalmente, los extractos bancarios de esa cuenta, enviados por el banco normalmente una vez al final de cada mes

Con eso a mano estarás en disposición de elaborar tu propia conciliación bancaria.

Antes de empezar, en cambio, fíjate bien: si los saldos en la fecha final coinciden, que es poco probable por lo que te hemos contado antes, no hace falta que concilies nada.

Si no coinciden, toca conciliar. 

Tampoco hace falta un programa especializado para ello; con un Excel tienes más que suficiente.

Y a ello vamos precisamente 🤟

Conciliando cuentas con Excel: ejemplo 

Sí, el Excel es suficiente para elaborar tus tablas. No tiene mucha historia y te sirve como base para rellenar datos.

Para nuestro ejemplo de conciliación bancaria, supongamos que la empresa tiene una sola cuenta bancaria y que en el período que estamos conciliando en el extracto solo hay 4 movimientos, que son los siguientes:

• 5 de enero: ingreso de efectivo de 1.000 €
• 16 de febrero: transferencia emitida por 2.060 €
• 3 de marzo: pago recibo domiciliado por 700 €
• 29 de marzo: transferencia recibida de un cliente de 10.000 €

El saldo final es de 13.240 euros.

Por otra parte, en el mayor de la cuenta 572 Bancos aparece lo siguiente:

• 5 de enero: ingreso de efectivo de 1.000 €
• 16 de enero: transferencia emitida por 2.060 €
• 29 de marzo: transferencia recibida de un cliente de 10.300 €

Saldo final: 14.240 euros.

Comparando la información salta a la vista los errores que hay en la contabilidad y que hay que corregir:

1. Hay que cambiar la fecha de la transferencia de 2.060 €, porque la correcta es el 16 de febrero y en contabilidad está el 16 de enero
2. Hay que contabilizar el recibo domiciliado de 700 €
3. Hay que modificar el importe de la transferencia recibida el 29 de marzo porque el correcto es 10.000 €

Una vez que realicemos estos ajustes el extracto bancario y el mayor de la cuenta 572 coincidirán y habremos terminado la conciliación bancaria con éxito.

Una buena conciliación bancaria como base de tu control financiero

No hay nada peor que trabajar con la inseguridad de que las cuentas de la empresa no estén bien y para ello, la conciliación bancaria juega un papel fundamental, como hemos visto.

Hemos hablado de qué es, de sus múltiples beneficios y de cómo conciliar bancos en Excel, con ejemplo incluido. 

¿Qué nos falta?

Desearte suerte, lo primero, para que las diferencias entre libros y extractos sean pocas; querrá decir que no tienes movimientos pendientes, cuentas por pagar o facturas por cobrar, así como pocos errores humanos de tu equipo.

Es decir, tranquilidad para los tiempos venideros.

Lo segundo, decirte que los errores humanos se pueden prevenir.

A cualquier miembro del equipo de finanzas se le puede olvidar contabilizar una factura en PDF que recibió de alguien de ventas a las 21:00 h del día anterior.

Con todo el trabajo contable que tiene una empresa —las conciliaciones bancarias son solo un recurso de control financiero—, es fácil que la factura caiga en el olvido y se quede perdida en la bandeja de entrada del correo electrónico.

La cabeza y la concentración dan para lo que dan.

Con Pleo, menos errores y conciliaciones bancarias más sencillitas

Porque si automatizas procesos, como el registro en los libros de las facturas relativas a los gastos de tu equipo, pues como que todo es más fácil.

El responsable de contabilidad podría dedicar ese tiempo a subsanar otras faltas y mejorar la salud financiera de la empresa. 

Y el empleado que no tiene que guardar la factura en su correo —o peor aún, en su bolsillo— para enviarla cuando tenga un rato libre, podrá rendir mejor con una preocupación menos.

¿Cómo lo ves? Con las tarjetas empresariales de Pleo, lo tienes hecho. ¿Y las conciliaciones bancarias cuando gestionas tus gastos con ellas? Pan comido 🥖