Pagos digitales: todo lo que debes saber sobre los sistemas de pago online

Qué bien no, qué fenomenalmente bien se está adaptando la tecnología al mundo actual en lo que se refiere a los pagos.

Para las personas y para las empresas.

La tecnología ha transformado las transferencias de toda la vida en pagos digitales online instantáneos, y los pagos en efectivo están desapareciendo en pos de pagar con la billetera móvil, sin necesidad de contacto.

Algo que se potenció especialmente en tiempos de covid, donde había que evitar el contacto a toda costa.

Sea como sea, los pagos digitales son una solución más que ventajosa para las empresas. La tecnología los ha convertido en imprescindibles, hasta el punto de que o te adaptas y los acoges... o hasta lueguito.

¿Vamos con una de pagos digitales?

Vaaamos.

¿Qué son los pagos digitales?

Los pagos digitales son aquellas transacciones que se realizan por medios electrónicos, sin necesidad de efectivo ni cheques. 

En lugar de entregar dinero físico, se autoriza una operación que se mueve de una cuenta a otra de forma segura, inmediata y registrada.

Fácil, ¿no?

La esencia no está solo en pagar por Internet y ya está, sino en digitalizar todo el proceso de cobro y pago: desde la orden hasta la conciliación contable. 

Cada operación queda trazada, lo que permite saber quién paga, cuándo, cuánto y por qué, algo fundamental para todo líder financiero que aspire a tener control y visibilidad en tiempo real.

En la empresa, los pagos digitales se traducen en menos errores humanos, menos tareas administrativas y más transparencia, como veremos enseguida. 

Además, los pagos digitales ofrecen a los clientes una experiencia de pago más cómoda y adaptable a su día a día, ya sea a través del teléfono, una tarjeta o una transferencia instantánea.

Beneficios de los pagos digitales para la gestión financiera

Seguimos, ahora con los beneficios para las empresas de adoptar sistemas de pago online.

Bueno, no necesariamente online, porque la maravillosa tecnología NFC hace que podamos pagar con el teléfono móvil sin necesidad de estar conectados a Internet.

Ahora vemos la diferencia entre pagos digitales y pagos online, pero situémonos primero: estamos viviendo años de incertidumbre. Con los tipos de interés aumentando cada dos por tres, una inflación disparada y los mercados, volátiles como nunca.

Con un contexto así, empresas como la tuya tienen que afinar, y mucho, para alcanzar los objetivos financieros que propongas.

Y sí, los pagos digitales —u online— te ayudan a eso:

• A reducir costes con la automatización del proceso, pues una solución tecnológica que cobre de forma automática... imagina el ahorro de tiempo que supone para todo el personal implicado
• A disponer de datos en tiempo real, ya que la tecnología lo registra todo al instante. Esos datos, a su vez, aportan información valiosísima para hacer proyecciones financieras
• A cobrar de forma segura y transparente, pues todo queda debidamente registrado y con los protocolos de seguridad te cubres ante posibles fraudes
• A operar internacionalmente, pues las transacciones son instantáneas y eliminas el riesgo financiero del tipo de cambio
• A contar con más dinero a la hora de gestionar la tesorería de tu empresa, algo especialmente valioso en estos tiempos inciertos en los que nos estamos moviendo
• Y a hacer mejores conciliaciones bancarias precisas, eliminando los errores humanos

Y lo mejor: gana todo el mundo.

Eso solo era por el lado de la gestión financiera de tu empresa; para tus clientes, ya sean otras compañías o consumidores, poder hacerte pagos digitales mejora enormemente su experiencia, lo que sumará positivamente en su percepción de marca.

Cuentan con más flexibilidad a la hora de pagar, todos sus pagos también quedan registrados, evitan ir con demasiado dinero encima, y los costes tradicionales de las transferencias bancarias o emisión de cheques se reducen al mínimo.

¡Fidelizacióóóón! 

Si sigues sin verle el porqué a invertir y adoptar un sistema de pagos online, piensa al revés: cuáles serían las desventajas si no lo tuvieras y tu empresa se quedara en los métodos tradicionales.

Aceptarías pagos mediante transferencias bancarias, para lo cual una persona de la otra empresa tendría que ordenarla, invirtiendo tiempo en ello. Si es internacional, además, la comisión que tendrían que pagar sería importante.

Los mercados se moverían más rápido que la capacidad de operar de tu empresa, lo que en tiempos de tanta incertidumbre es un riesgo financiero muy difícil de mitigar.

También aceptarías pagos mediante cheques o en efectivo, obligando a tus clientes y proveedores a ir por la calle con mucho valor encima. Y tú luego tendrías que ir al banco a cobrar el cheque.

Adiós a la automatización, a los datos en tiempo real, al ahorro de tiempo y de dinero... adiós a todo lo bueno.

¿Estamos de acuerdo en que adoptar un sistema de pagos digitales para tu empresa es imperativo?

Seguimos con los tipos que tienes disponibles entonces.

Tendencias y métodos de pago digitales

¿Qué tipos de pagos digitales existen hoy en día?

¿Hacia dónde nos estamos moviendo?

¿Es lo mismo pagos digitales que pagos online?

Vamos a empezar respondiendo a esta última pregunta: ¿qué son los pagos online en comparación con los digitales?

Mira, con esto lo vas a tener clarinete: los pagos digitales abarcan cualquier transacción hecha por medios electrónicos, tanto en línea como presencial, mientras que los métodos de pago online son solo aquellos que requieren conexión a Internet, como cuando compras en una web o aplicación.

En resumen: todos los pagos online son digitales, pero no todas las tecnologías de pago digitales son online.

Como ves, técnicamente no son lo mismo... pero lo cierto es que todo el mundo se refiere a ellos como si lo fueran.

Dicho esto, vamos a ver las tendencias y métodos de pago digitales que puedes utilizar hoy en día.

Pagos móviles con la billetera móvil

La pasarela de pago más de moda, no cabe duda.

¿Quién no tiene alguna de sus tarjetas integradas en su teléfono móvil, listas para hacer pagos de todo tipo?

Hacen que puedas salir de casa sin las tarjetas, algo impensable hace muy poquito tiempo.

Los móviles Android y Apple incorporan por defecto sus propias billeteras móviles: Google Pay y Apple Pay, y en cada una puedes configurar las tarjetas que quieras, tanto de débito como de crédito.

Y luego, claro, usarlas a tu antojo:

• Si vas a una tienda y te sacan un TPV, activas la billetera, eliges la tarjeta y haces el pago. Para esto no te hace falta ni tener conexión a Internet, pues el terminal y la billetera móvil se comunican mediante tecnología inalámbrica NFC, independiente de la red.
• Si estás haciendo compras online, en algunas pasarelas de pago —cada vez más— tienes la opción de hacer el pago digital con Apple Pay o Google Play, sin tener que introducir los datos de tu tarjeta en los formularios.

En ambos casos realizas el pago en cuestión de segundos. Muy pocos, de hecho: el móvil te pedirá que desbloquees la billetera con tu pin o sistema de desbloqueo habitual... y ya está.

Rápido y seguro.

Y ojo, que Google Pay y Apple Pay no son las únicas opciones para hacer pagos móviles en España:

• Bizum
• Verse
• Samsung Pay
• PayPal
• Revolut
• Bnext
• Twyp
• ...

De ellas, la más habitual en este país posiblemente sea Bizum, solución asociada a cuentas de banco con la que se puede enviar dinero instantáneamente de forma gratuita.

Cada vez hay más empresas aceptando Bizum como método de pago, algo que irremediablemente irá a más por la facilidad que implica para ambas partes.

PayPal seguro que la conoces también: es una billetera que se conecta directamente con tus tarjetas o cuentas bancarias... y las utiliza para pagar cuando das tu consentimiento. Muy útil para hacer pagos internacionales, pues es conocido en todo el mundo.

Pagos contactless

¿Te acuerdas de los pagos contactless antes del covid?

No eran tan habituales. Tras la pandemia, en cambio, en España desaparecieron los terminales de pago que necesitaban pasar la tarjeta físicamente por el lector para dar paso a esta tecnología. 

Solo se da en situaciones donde el pago se realiza físicamente. Consiste en aproximar el método de pago —tarjeta integrada en la billetera móvil del teléfono, o del reloj inteligente, o la misma tarjeta física— al terminal.

Cuando se encuentren cerca, el pago digital se efectúa y hala, ya está. Rapidez, seguridad y comodidad para todos.

Para tu empresa solo tendría sentido al disponer de puntos de venta físicos; si es así, invierte en terminales adecuados y admite billeteras móviles para ofrecer la mejor de las experiencias y sacarle partido.

Pago biométrico y por voz

El pago del futuro y no tan futuro, pues ya es un habitual entre los demás sistemas de pago. Un sistema de pago para decir adiós a las contraseñas y códigos PIN, basado en las características únicas de los usuarios.

Supón que un cliente quiere pagar una suscripción a tu servicio. Introduce sus datos para el registro, lo confirma y llega la hora de pagar. Lo está haciendo con el teléfono, así que decide elegir la opción de Apple Pay.

Para autorizar el pago, tu cliente no introduce ningún código; el reconocimiento facial de su billetera móvil es suficiente para ejecutar la orden. Es lo más conocido en cuanto a pagos biométricos, pero hay más.

El escaneo de la voz propio de los dispositivos IoT (Internet de las cosas), por ejemplo, facilita los pagos por voz. 

¿Utilizas Siri, Alexa o el asistente por voz de Google? Son sistemas que pueden hacer pagos por ti, siempre que estén autorizados con tu voz, mediante reconocimiento.

Los pagos por voz también son comunes en algunas aplicaciones bancarias.

Pon que tu empresa solo acepta transferencias como sistemas de pago online —mala idea, ya lo hemos visto—. Tu cliente tiene que pagar, así que accede a su banca móvil y ordena una transferencia.

Hasta ahora, la aplicación de banca móvil te pedía que introdujeras coordenadas de una tarjeta física, una contraseña o un código recibido en tu teléfono móvil mediante SMS.

Pero ya hemos avanzado, pues existe la autorización del pago mediante la voz. 

Empresas de banca móvil como EVO ya lo tienen implementado. La aplicación te pide que digas una frase en voz alta. Hace una comparativa de los tonos con las frases que tuviste que decir al configurar el pago por voz y, si coincide, el pago digital se autoriza.

¿Y te has fijado que ya hay teclados con teclas de reconocimiento de huellas dactilares? Es otra forma de autorizar pagos biométricos, algo que puedes hacer incluso con un sistema de reconocimiento del iris.

Rapidez y seguridad de requerir características únicas personales a la hora de pagar: vaya con los avances tecnológicos, ¿eh? 

Los pagos integrados en la aplicación

Una tendencia al alza 📈

Se trata de integrar las opciones de pago directamente en las plataformas digitales, como la web o la aplicación móvil.

Hasta hace poquito era habitual ver pasarelas de pago externas al servicio o producto que estabas comprando. Cuando pulsabas el botón de pagar, te dirigía a un terminal online y externo para que completaras con los datos de tu tarjeta y, si estaba todo bien, volvías a la página de contratación o de gracias.

¿Qué pasaba? Pues que a veces no había página de gracias, o que la pasarela de pago externa fallaba, o que el pago se ejecutaba pero no recibías confirmación por ningún medio.

Con la pasarela de pago integrada en la aplicación o sistema permites que los usuarios paguen sin tener que irse a otro sitio. Estamos hablando de datos personales sensibles; cuanta más transparencia y seguridad muestres, mucho mejor.

La información de la tarjeta se almacena, para que si vuelves a necesitarla solo tengas que poner el código de tres o cuatro dígitos del anverso, llamado CVV o CVC.

Con ello, tus clientes vivirán experiencias de registro y pago seguras y fluidas, sin interrupciones, lo que mejorará su satisfacción con tu marca.

Cabify, Airbnb, JustEat, Amazon, Netflix, Glovo, Uber... hay ejemplos con las pasarelas de pago integradas a montones.

Transferencias bancarias... inmediatas

Las transferencias siguen siendo una de las formas de pago digitales más extendidas entre empresas. 

La diferencia es que ahora se han modernizado: gracias a los sistemas de transferencias inmediatas, el dinero puede llegar al destinatario en cuestión de segundos, sin esperas ni comisiones de ningún tipo, incluso en pagos entre distintos países.

Se acabó eso de esperar un par de días a que llegue el dinero de la transferencia.

Tendencias en las formas de pago: hablemos de pagar con Bitcoin, Ethereum y blockchain

Tratar el tema de los pagos digitales y no mencionar Bitcoin y Ethereum sería un craso error, ya que cada vez es más común dar con negocios con los que puedes pagar con criptomonedas.

El porqué es muy sencillo: por las características inherentes del sistema en el que se basan, la blockchain.

Cuando vas a pagar con Bitcoin o con Ethereum, la orden llega a una cadena formada por nodos —ordenadores conectados a la red— que valida la procedencia, el destinatario y la cantidad de criptomoneda enviada. Y con ello, se lleva a cabo la transacción.

¿Y eso qué implica? Que en los pagos con criptomoneda mediante la red blockchain no se envía información personal sobre los implicados, se eliminan los intermediarios típicos de los otros sistemas de pago y todo queda registrado.

En otras palabras: pagar con Ethereum o Bitcoin es seguro, rápido, fiable y muy barato.

Pero adentrarte en este mundo, por muy seguro que sea, va a suponer un reto para tu empresa:

• Tendrás que invertir en un sistema que acepte pagos mediante estas criptomonedas
• Siempre estarás a expensas del precio de cada una, muy volátil por su naturaleza; un ETH no vale lo mismo en euros ahora que dentro de 5 segundos
• Y la contabilidad de tu empresa se complicará, al operar con activos no fiduciarios

Si consigues superar estos retos, tu empresa se convertirá en una de las pioneras en cuanto a adoptar este sistema de pago, lo que podría darte muchas ventajas competitivas.

Tecnología punta 🚀

Los pagos digitales y los beneficios para tu CRM o ERP

Qué de opciones y tendencias, ¿no?

Pues espera, que lo de pasarte a aceptar los pagos digitales tiene todavía más miga.

Sigamos ahora con tus sistemas de gestión de recursos y clientes. 

Al conectar tu CRM y ERP con la pasarela de pago, automatizarás el proceso de venta y el de facturación, que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y en un ahorro de tiempo para todos los equipos implicados.

¿Seguimos?

Eliminarás los errores humanos al introducir datos de los pagos, podrás hacerles seguimiento, y en ventas y atención tendrán una visión integral del cliente.

Y a ti, como CFO, te permitirá obtener informes más detallados a la hora de realizar análisis financieros basados en datos obtenidos del sistema de gestión de la empresa 👏

La normativa y seguridad en los pagos digitales

¿Los digitales son pagos seguros?

¿Puedes garantizárselo a tus clientes?

Aunque en esta vida no hay nada seguro, existen normas y protocolos enfocados en garantizar la seguridad al pagar online.

Para empezar, la información de las tarjetas utilizadas para pagar que viaja por Internet mediante una pasarela de pago se cifra. Es decir, se envían datos cifrados, y solo puede descifrarlos el destinatario de la información, que viene a ser tu sistema de pago.

Por si esto fuera poco, los proveedores y pasarelas de pago que hemos visto suelen contar con sistemas antifraude, capaces de detectar comportamientos sospechosos o intentos fraudulentos desde ubicaciones no autorizadas.

Pero como en seguridad nunca es suficiente, también existen la autenticación en dos factores, la 2FA. Hay sistemas de pago online que la tienen activada; con ella, el usuario necesitará autorizar el pago dos veces, una desde la pasarela de pago y otra mediante una app de autenticación alternativa o con un código enviado al teléfono móvil vía SMS.

Todo está regulado por el PCI DSS —el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago, que busca garantizar la protección de los datos de pago— y por la nueva normativa europea PSD2, aprobada en 2022 y destinada a aumentar la seguridad de los pagos digitales en Europa.

Además de estas normas técnicas, el marco regulatorio europeo impone obligaciones en materia de prevención de blanqueo de capitales y verificación de identidad de los clientes, conocidas como procesos KYC (Know Your Client). 

Estas obligaciones se recogen en la Directiva (UE) 2015/849 y su actualización de 2018, que obligan a las empresas y proveedores de servicios de pago a comprobar la identidad de los usuarios antes de permitirles operar. 

En España, estas medidas están integradas en el Decreto-ley 7/2021, de 27 de abril, que adapta las directivas europeas al marco nacional.

En la práctica, esto significa que cualquier empresa que gestione pagos digitales debe asegurarse de que sus sistemas identifican correctamente al usuario, mantienen un registro verificable de las operaciones y protegen los datos personales conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). 

Seguridad, trazabilidad y privacidad van de la mano: no se puede ofrecer una sin garantizar las otras dos.

Como CFO, es importante que estés al tanto de la normativa y regulación en materia de seguridad. Con ello mitigarás los riesgos legales, garantizarás la protección de los datos de tus clientes y, con ello, la reputación del negocio. 

Cómo implementar un nuevo sistema de pagos digitales en tu empresa paso a paso

Lo tienes decidido: vas a pasarte a los pagos digitales. Es absurdo resistirse.

¿Por dónde empiezas?

¿Qué proceso sigues para adoptar esos nuevos medios de pago digitales sin poner en jaque la operativa de la empresa?

1. Analiza lo que tienes: revisa tus métodos de cobro actuales, tiempos de pago, comisiones y problemillas que generan. Si el sistema te hace perder tiempo o visibilidad, es hora de cambiar.
2. Elige el objetivo: decide qué buscas; ¿más rapidez, menos errores, mejor control o nuevos métodos de pago? Cuanto más claro sea el fin, más fácil será medir el resultado.
3. Compara soluciones: examina qué plataformas ofrecen los medios de pago que necesitas, cumplen con la normativa y se integran con tus herramientas financieras.
4. Integra con tus sistemas: conecta el nuevo método con tu contabilidad, tesorería o ERP para que cada pago se registre de forma automática y puedas conciliar sin tocar una tecla.
5. Prioriza la seguridad: asegúrate de que el sistema tenga autenticación en dos pasos 2FA, cifrado de datos y controles antifraude activos.
6. Haz pruebas reales: antes de lanzarlo, prueba distintos escenarios haciendo pagos aprobados, fallidos, reembolsos y devoluciones. Corrige cualquier fallo antes de operar con clientes de verdad.
7. Forma a tu equipo y lanza: explica cómo usar la nueva herramienta, qué protocolos seguir y cómo revisar las operaciones. 

Completa el proceso y hala, listo para cobrar digitalmente sin sobresaltos.

¿Cuánto cuesta cobrar con sistemas de pago digitales?

¿Te pensabas que esto era gratis o qué?

¡Jaaaaa!

Ojalá... y no es solo dinero, no.

Cuando hablamos de pagos digitales, solemos pensar solo en las comisiones del proveedor o de la solución elegida, pero qué va. Pero el coste real va más allá del porcentaje que se queda la plataforma: incluye cada paso del proceso de cobro.

Empezamos con la transacción en sí, donde cada pago tiene un coste fijo o variable según el método —tarjeta, transferencia inmediata, billetera móvil…—. 

Las tarjetas suelen rondar entre el 0,5 % y el 2 % del importe, para que te hagas una idea.

¿Y los pagos internacionales?

Si cobras en varias divisas, entra en juego el tipo de cambio y la red que procese la operación. Conviene revisarlo: a veces, las comisiones por conversión superan el beneficio del producto vendido, así que cuidadito.

Ten en cuenta también la seguridad; los sistemas de autenticación reforzada o detección de fraude pueden tener algún coste extra, pero ahorran muuucho más de lo que cuestan.

¿Y los reembolsos y devoluciones? Cada devolución implica gasto, tanto por la gestión del proceso como por la comisión que cobra el proveedor del sistema que elijas.

Y cuidado, que si tu sistema de pagos no se integra bien con el de contabilidad, el coste lo pagas en horas de trabajo. La automatización aquí no es un lujo: es ahorro puro y duro.

Qué deberías considerar al elegir sistema de pagos digitales

Visto lo visto, ¿qué deberías tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de pagos online?

Obviamente, uno de los imprescindibles es que cumpla en materia normativa de seguridad, pues un fallo al respecto podría comprometer por completo a tu empresa, así como meterla en problemas legales.

También deberías fijarte en las opciones de pago que integre; cuantos más métodos, mejor. ¿Pago con tarjeta? ¿Con Bitcoin? ¿Mediante transferencia?

Adapta los métodos al perfil de tus clientes. 

Si vendes a particulares, prioriza la comodidad —pagos rápidos desde el móvil, Bizum, tarjeta...—. 

Si trabajas con empresas, busca soluciones que faciliten la trazabilidad, la factura automática y la conciliación con su contabilidad. Elegir bien es cuestión de ofrecer lo que le va mejor a tu cliente.

Evalúa también la plataforma, no solo la pasarela. 

Asegúrate de que tu proveedor tenga buena disponibilidad, asistencia técnica ágil y que su sistema pueda crecer contigo. Escalabilidad y servicio son tan importantes como el precio por transacción.

Y hablando de precios: revisa la estructura de comisiones y analiza el coste total del cobro, no solo el porcentaje. Lo barato puede salir caro si luego pasas horas conciliando, como acabamos de ver.

Si la solución cumple en seguridad, se integra bien con tus sistemas y mejora la experiencia tanto del cliente como del equipo financiero, entonces sí, adelante a lo grande al mundo de los pagos digitales.

Y de los pagos, a la gestión de gastos

Ponte ahora en el otro lado: en los pagos digitales que acomete tu equipo tooodos los días. 

Cuando un empleado realiza un gasto, hay veces que no le dejan pagar con tarjeta. O sí, pero no le dan la factura simplificada y el gasto no se puede justificar.

Y si se la dan, hay veces que la tinta se borra y tu empresa no puede demostrar el pago ante Hacienda, en caso de que le caiga una inspección.

La contabilidad se convierte en un auténtico lío de papeleo y diferentes sistemas de pago utilizados, que tipos de gastos ya sabemos que hay muchos.

Tu equipo gastando y tú, como CFO, apagando fuegos… día sí, día también.

El problema se resolvería si todas las empresas adoptaran los mismos sistemas de pago. Los pagos se normalizarían, los procesos se simplificarían y todo iría de maravilla.

Pero no.

Así que si la cosa va de gastos, Pleo

El mundo de los gastos es el más caótico conocido. Por eso, para facilitarte el control financiero, tenemos que presentarte a Pleo, solución de gastos moderna y digital como ninguna.

Cuando tu equipo tenga que hacer un pago, sea de lo que sea, que lo haga con la tarjeta Pleo y le saque una foto con la aplicación a la factura o ticket.

Con eso, ojo:

• La transacción queda registrada en el sistema, que se actualiza y te ofrece informes de gastos en tiempo real a la última no, ultimísima
• Podrás deshacerte del ticket, puesto que la foto en la app es suficiente para la Agencia Tributaria gracias al OCR para facturas
• Si el negocio no coge tarjeta y el empleado tiene que pagar en efectivo, no pasa nada porque el proceso de reembolso desaparece junto a la nota de gastos gracias a los balances personales entre trabajador y empresa
• La contabilidad de tu empresa, en segundos y sin fallos humanos
• Te aseguras no dejarte nada de IVA deducible para acabar pagando menos, hecho interesante en los tiempos volátiles que estamos viviendo

Y tú, como CFO, a lo tuyo: definir objetivos financieros y acordar la estrategia con los otros directivos para alcanzarlos, como por ejemplo... elegir los sistemas de pagos digitales para tu empresa.

¿Que cómo? Confiando en Pleo y su app para gastos de empresa.