Control financiero y tecnología para proteger los recursos de tu empresa

Hoy en día, a golpe de clic y en menos de 30 segundos, obtienes un informe financiero sobre los gastos de tu empresa que ojito.

Díselo a un director financiero felizmente retirado, que en el pasado hacía el control financiero a mano, de la forma más rudimentaria posible 🤯

La suerte de los CFO ha cambiado. A mejor, al menos en lo que se refiere al control financiero de las empresas.

Y lo ha hecho gracias a la tecnología, que te ayuda a ahorrar tiempo como nadie, a ser más eficaz y preciso. A hacer mejor el trabajo de controlar las finanzas de tu empresa.

Y sí, sí; te lo vamos a demostrar con una serie de recursos y soluciones tecnológicas a las que puedas echar mano para facilitarte esa parte de tu día a día, que ya sabemos que se compone de labores más importantes como definir el rumbo estratégico del negocio.

Pero como quizá no lo tengas del todo claro todavía, ¿vemos por qué deberías apuntarte a la tecnología para hacer el control financiero?

Ventajas de subirte al tren de la tecnología para el control financiero

Agárrate, que vienen curvas.

Si decides apostar por el potencial tecnológico en tu plan de control financiero, te llevas todo esto:

• Tiempo para focalizarte en otras tareas. La tecnología automatiza todo lo automatizable; y así tú, a lo tuyo
• Y más precisión en general, ya que la tecnología reduce los errores humanos al mínimo
• También te da agilidad a la hora de tomar decisiones, pues sus informes en tiempo real te permiten consultar datos, datos y más datos de forma resumida en cualquier momento
• Y seguridad cuando las tomes, para que lo hagas sin miedo ni basándote en intuiciones. Al tomarlas a partir de datos reales, con fundamento, desaparecen los sesgos y la subjetividad

Que parecen pocas cosas, pero párate a pensar: ¿a qué problemas clásicos tenía que enfrentarse un líder financiero en el pasado?

Las desmesuradas fugas de tiempo reuniendo informes y elaborando resúmenes, que ahora haces en cero coma 👏

Errores humanos introduciendo datos... que desaparecen 👏

La toma de decisiones basándote en suposiciones y en tu experiencia previa; nunca más 👏

Y la inseguridad tras tomar una decisión: ¿y si estás equivocado? ¿Y si tu conocimiento y experiencia previa no sirven? Las decisiones, con la tecnología, sieeeempre bien informadas 👏

¿Ves como sí? 

Sí a la tecnología para los sistemas de control financiero de tu empresa 🫶

¿Empezamos con ella?

Automatiza procesos para un mejor control de los recursos financieros

Los sistemas financieros son altamente automatizables 🤟

¿Que quieres hacer una conciliación bancaria? Sí, ya las puedes automatizar.

¿Que se acerca el final del ejercicio fiscal y hay que hacer una evaluación? Puedes automatizar la generación de los informes en los que basarte.

¿Que hay que trasladar los gastos a la contabilidad de la empresa? Esto también se automatiza.

Como ves, puedes automatizar prácticamente todo aquello que suele requerir de grandes inversiones de tiempo y poca interpretación.

Los equipos financieros de las empresas suelen tener muchas tareas como esas 🙄

Con la automatización de tantos y tantos procesos, estarás más cerca de cumplir los objetivos financieros planteados al reducir drásticamente la intervención humana y sus errores asociados.

Aumentarás la precisión y calidad de los indicadores financieros, los informes serán más fiables que nunca y tú, como CFO, podrás centrarte en la parte estratégica.

Menos tiempo invertido en el control financiero y más para elaborar estrategias que aumenten la rentabilidad de tu empresa.

Es más que justo, ¿no? Minipunto para la automatización de procesos.

Anticípate en la planificación y control financiero

El control financiero arroja datos, a partir de los cuales presupuestas el próximo ejercicio... y vuelta a empezar.

Una y otra vez.

Bien, pues aquí la tecnología también juega un papel fundamental: ¿qué te parecería contar con una herramienta de control financiero que dibujara proyecciones financieras?

Basándose en datos históricos y no tan históricos —en todos los datos disponibles, de hecho—, se trata de que un algoritmo o una inteligencia artificial plantee posibles escenarios y determine la salud financiera de tu empresa.

Con esa información por adelantado podrás anticiparte y preparar las soluciones para cada caso.

Con una buena salud financiera podrás ceñirte a unos recursos y sin ella, a otros más modestos. 

Pero sea como sea, tendrás tiempo para preparar estrategias y asegurar tu empresa ante cualquier contexto en el que se pueda ver envuelta.

Y eso, en tiempos tan cambiantes como los que estamos viviendo desde la pandemia mundial, es oro puro 💰

Los informes en tiempo real, de tu lado

Dos palabras: tiempo real.

La tecnología trae bajo el brazo el reporting financiero en tiempo real.

Con un chasquido de dedos —acompañado de un clic en el ratón— te aparece un informe basado en datos actualizados hace 10 segundos que para ti, claro, es una bendición.

¿Cómo prefieres tomar una decisión estratégica? ¿Improvisando o tras consultar un informe actualizado que puedas personalizar convenientemente?

Gráficos, diagramas, indicadores de control financiero a incluir... Tú decides qué sale, cuándo sale y qué haces con ello, que ya hemos visto que puede ir por aquí:

• Tomas decisiones completamente informadas, basándote en datos reales actualizados
• Identificas a tiempo amenazas y propones soluciones para mitigar los riesgos financieros 
• Analizas tendencias y respondes de manera ágil ante las oportunidades de mejora que se presentan sin avisar

Nunca subestimes la información en tiempo real. Pero real de verdad; nada de un día para otro.

Si no es tu caso —disculpa si lo es—, ¿te imaginas haber contado con una herramienta de control financiero que ofreciera informes en tiempo real el día en que Putin decidió que invadir Ucrania era una buena idea?

En aquella situación, los informes en tiempo real, unidos a un análisis exhaustivo de los datos de contextos históricos similares, te habrían dado pistas maravillosas.

Te habrías enterado a tiempo del desplome repentino de las economías del mundo, por lo que podrías haber retirado las inversiones de tu empresa antes de que cayera su valor.

También podrías haber entrado en mercados aparentemente inverosímiles que a la postre terminarían siendo alcistas.

En situaciones así, en efecto, la clave está en actuar rápido. Y para eso hay que tener datos actualizados, capacidad de analizarlos y, por qué no, herramientas para proyectar amenazas y oportunidades de negocio.

Tecnología en toda regla 🤖

Refuerza el control financiero con medidas de seguridad

El control financiero de la empresa también pasa por asegurar la protección de sus datos.

¿Te imaginas si una empresa rival se hiciera con los informes de gastos de los últimos tres años?

O casi peor aún: que se hiciera pública la pérdida y que tus clientes denunciaran negligencia a la hora de proteger sus datos personales.

Los entornos digitales han traído consigo nuevas formas de sustraer datos sensibles. Los accesos electrónicos basados en un email y una contraseña son una perita en dulce para las amenazas cibernéticas, por lo que el control financiero de tu empresa también debería pasar por ahí.

Por protegerse 🔒

Como el trabajo en la nube es tan común en nuestros días, tendrás que evitar a toda costa que usuarios no autorizados accedan a la biblioteca de datos, financieros y no financieros, de tu empresa. O, si lo hacen, que el daño sea mínimo.

Tienes varias soluciones tecnológicas a mano para ello:

• Sistemas de autenticación de usuarios en dos pasos, para que al acceder, además de la contraseña se exija, por ejemplo, un código enviado al teléfono móvil del trabajador
• Encriptación de los datos, para que los sistemas nunca muestren información sensible como números de tarjeta de crédito, contraseñas u otros datos financieros o personales
• Sistemas de detección de intrusos, con barreras de seguridad que identifiquen el intento de acceso de extraños
• Análisis de comportamiento, para dar con patrones sospechosos que puedan derivar en un uso fraudulento de la cuenta

Implementa soluciones en las que puedas confiar y asegura los datos a la hora de controlar las finanzas de tu empresa.

La normativa también hay que cumplirla

Pues sí: resulta que cuando sufres un ataque y pérdida de datos financieros y/o personales, además de tener que superar ese hecho, podrías tener que afrontar problemas legales.

Los datos financieros de la empresa deben estar protegidos y tu empresa podría estar forzada a actuar siguiendo ciertos protocolos.

En España, por ejemplo, hay empresas legalmente obligadas a someter sus cuentas anuales a una auditoría externa:

• Las sociedades anónimas
• Las SL que cumplan durante dos ejercicios consecutivos dos de estas tres condiciones:
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• Las Entidades de Interés Público
• Las Instituciones Financieras
• Las empresas que cotizan en bolsa 

Y todas, sin excepción, están obligadas a implementar soluciones tecnológicas para identificar y reportar transacciones sospechosas, con el fin de prevenir el blanqueo de capitales.

Hola, factura electrónica 👋

Hablar de control financiero es hacerlo de control de gastos

Los gastos protagonizan los informes. Magnifican los indicadores del control financiero y son el factor más determinante a la hora de tomar decisiones.

Y va más allá, porque si a «control de gastos» le añades los apellidos «en tiempo real» obtienes lo más de lo más en todo tu trabajo como CFO, no solo como responsable del control financiero.

Para empezar, tener una visibilidad total y en tiempo real de los gastos te permitirá conocer con exactitud el estado de salud de las finanzas de tu empresa. Cuando quieras. En todo momento.

Y como decíamos antes con la elaboración de informes, el tiempo real te permitirá tomar decisiones importantes de forma ágil y eficiente, sin dudar, basándote en realidades formadas por gastos actualizados.

Con toda esa información podrás hacer una gestión financiera más efectiva y, con ello, cumplirás con uno de tus mantras: aumentar la rentabilidad de la empresa.

¡Ah! Y ni qué decir tiene, que los informes de control de gastos en tiempo real también se pueden automatizar, para que no tengas que invertir tiempo de más.

¡BOOM! 💣

Así es: en los gastos está la clave del control financiero

Pues vaya con los gastos, ¿eh? 😅

Nada, es algo que ya sabías: son el caos organizativo.

El origen de todos los problemas relativos a la previsión de tesorería, a la gestión de los recursos y a las enormes pérdidas de tiempo.

Los gastos hacen perder tiempo a todo el mundo: 

• A tu equipo, porque tienen que rellenar las famosas notas de gastos y encima adelantar dinero de su propio bolsillo cuando hacen un pago en nombre de la empresa
• Al personal de contabilidad, que tiene que reunir facturas y hacer números en cada ejercicio contable, así como ajustar cuentas con cada trabajador tras ver y comprobar la información de las notas de gastos y las facturas simplificadas
• A ti, que antes de la llegada de la tecnología tenías que generar los informes de gastos y analizarlos uno a uno para identificar amenazas y oportunidades; por no hablar del análisis y control financiero, claro

Pero menos mal que los avances tecnológicos son una realidad, como hemos visto.

Oye, ¿y si ponemos nombre a esa tecnología relacionada con el control financiero y, particularmente, de los gastos?

Anota, que son cuatro letras: P-l-e-o.

Lo puedes leer como quieras. Algunos de nosotros, el equipo de España, lo pronunciamos con e: «pleo».

Y nuestros compañeros europeos, con i: «plio».

Si te ha convencido esto de la tecnología para controlar gastos, deberías echarle un ojo y llamar a la solución como quieras, a la europea o a la española.

Repartes tarjetas de empresa inteligentes entre tu equipo y centralizas todos los gastos de empresa.

De esta forma, los controlas como quieras. Cuentas con información sobre los gastos en tiempo real, que además puedes categorizar y visualizar como mejor te venga.

Si un equipo se pasa gastando y se salta las políticas de empresa, le pones remedio al instante: te salta un aviso, le marcas un límite a la tarjeta y listo, riesgo mitigado.

Los tickets en papel desaparecen, porque somos una solución homologada por la Agencia Tributaria para hacerle una foto y que esta tenga validez legal, sin necesidad de conservar el original.

Los gastos se integran en el sistema en cuanto el manager los revise tras recibir el aviso, y los balances personales de los gastos de cada trabajador se compensan casi al instante.

La contabilidad se automatiza en su totalidad, los gastos se optimizan y el IVA deducible nunca jamás se pierde, de modo que además de tiempo ahorras dinero.

¿Tecnología? ¿Control financiero? El mejor ejemplo del match, hacer la gestión de gastos con Pleo ✌️