Ventajas e inconvenientes de usar tarjetas de empresa inteligentes

¿Me lanzo o no?

¿Reparto tarjetas de empresa inteligentes a mi equipo o sigo como hasta ahora? 

Estaría bien saber la de líderes financieros que se han hecho una de esas preguntas alguna vez.

Muchas, muchas.

Porque claro, lo de las tarjetas inteligentes no es algo que haya existido siempre y salvo que tengas un conocido que te cuente lo que aportan, pues como que resulta más fácil seguir usando las de toda la vida.

Y por eso estamos aquí: para hablarte de las ventajas e inconvenientes de utilizar tarjetas de empresa inteligentes.

Para que sepas responder sí o no a las preguntas iniciales, en caso de que te las estés haciendo en este momento.

¿Qué te vas a llevar de aquí?

• Qué es una tarjeta inteligente
• Las tarjetas inteligentes y la gestión de gastos de empresa
• Sus funciones: ¿para qué sirven las tarjetas inteligentes?
• Las ventajas y desventajas de las tarjetas inteligentes

Vaaaamos allá.

Pero antes… ¿Qué son las tarjetas de empresa inteligentes o smart cards?

Tarjetas inteligentes, tarjetas fintech, smart cards... lo mismo da, que da lo mismo.

Pero empecemos al revés: una tarjeta de empresa no inteligente, ¿qué hace?

Se puede utilizar para realizar pagos, simple y llanamente, pero nada más.

Nada queda registrado más allá del extracto bancario y el gasto es incontrolable; el límite lo marca el saldo de la cuenta bancaria.

Fin.

¿Y las inteligentes?

Por «inteligentes» no nos referimos a que sean como las IA, tan de moda.

No piensan por sí mismas ni toman decisiones.

Tampoco te dan respuestas lógicas si les preguntas.

No son tampoco tarjetas de crédito para empresas, porque no dan financiación.

Las tarjetas para empresas son inteligentes cuando se integran en un sistema como una pieza más. Y ese sistema suele estar relacionado con la gestión de gastos en forma de app o de software.

Al ser utilizadas, registran el movimiento y avisan al responsable.

En el panel de control ese gasto se clasifica por categoría o equipo, de forma que luego puedan obtenerse informes y con ellos, sacar conclusiones y tomar decisiones.

También son tarjetas personalizables con límites de gasto, e incluso se pueden utilizar en dos formatos: de forma física y digital, porque además pueden vincularse al wallet del smartphone.

¿Brujería? No: tecnología 🖥

Tipos de tarjetas inteligentes para empresas

Pues no, resulta que las tarjetas inteligentes no son todas iguales.

De hecho, según su tecnología y uso, normalmente se agrupan en tres categorías principales:

• Tarjetas corporativas físicas: son las más extendidas. Llevan un circuito integrado que almacena los datos de forma cifrada y requiere de un PIN para autorizar el pago. Son el estándar en Europa desde hace años.
• Tarjetas corporativas virtuales: se generan digitalmente, sin plástico físico. Son ideales para hacer compras tanto online como físicas, suscripciones a herramientas o pagos a proveedores puntuales. Muchas soluciones permiten crearlas en segundos, asignarlas a un proyecto o departamento concreto y desactivarlas cuando ya no hacen falta.
• Tarjetas corporativas de prepago recargables: tu empresa carga el importe que decide y el titular no puede gastar más de lo que tiene disponible. Sin crédito y sin riesgo financiero alguno.

¿Ves?

Son como las tarjetas bancarias habituales; las hay físicas, virtuales, de prepago... lo normal, ¿no?

Y como tal, en la práctica, las empresas que deciden recurrir a esta tecnología combinan el uso de los tres tipos.

Sigamos.

La gestión de gastos con las tarjetas de empresa inteligentes

Nada como un ejemplo práctico para entender todo lo que pueden hacer por ti estas tarjetas.

Antes de pasar a las funciones específicas y a la lista de ventajas y desventajas de las tarjetas inteligentes, vamos a ver uno.

Un viaje de empresa, donde pensamos que estas tarjetas desatan todo su potencial.

Imagina que Laura, de tu equipo de ventas, viaja a Madrid para cerrar un acuerdo.

Antes de salir, le asignas una tarjeta con un límite ajustado a la política de gastos de viaje de tu empresa.

No le das dinero por adelantado para que se lo gaste, sino la tarjeta inteligente, con la que paga el hotel, el taxi y la cena de trabajo.

Cada vez que hace un pago, tú lo ves en tiempo real en la plataforma de control. No hay sorpresas al volver. No hay ticket de papel que perder ni nota de gastos que rellenar a mano.

Si Laura paga algo que no entra dentro de la política, la tarjeta lo bloquea automáticamente. Y si necesitas ajustar el límite por algún imprevisto, lo gestionas desde la aplicación en cuestión de segundos.

La tarjeta también genera un registro automático de todas las operaciones, que se envía directamente a contabilidad sin pasar por el correo electrónico de nadie.

A su vuelta, no hay reembolso de gastos de viaje que valgan para Laura, que no ha tenido que adelantar ni un céntimo de su bolsillo.

¿Suena bien?

Pues todo eso es posible gracias a las funciones habituales de estas tarjetas.

Tarjetas inteligentes: sus funciones

Ojito, que no son pocas:

• Seguimiento del gasto en tiempo real: cada transacción con la tarjeta aparece en el momento en que se produce, sin esperar al cierre de mes ni al extracto bancario.
• Límites personalizables por persona, departamento o categoría: puedes fijar cuánto puede gastar cada miembro del equipo, en qué tipo de gastos y durante qué periodo. Y cambiarlo cuando lo veas necesario.
• Tarjetas físicas y virtuales: la misma solución cubre los pagos presenciales y las compras digitales, con toda la seguridad que implica no tener que compartir datos de una tarjeta principal.
• Integración con el software de contabilidad: los gastos se sincronizan directamente con tu ERP contable, lo que elimina la introducción manual de datos y reduce los errores al mínimo.
• Informes de gastos automáticos: en lugar de construir informes a mano, los datos ya están ahí, categorizados y listos para analizar.
• Emisión instantánea de nuevas tarjetas: si llega alguien nuevo al equipo o necesitas cubrir un proyecto puntual, la tarjeta puede estar operativa en minutos, sin trámites bancarios.

Volvamos a los gastos de viaje de tu equipo: ¿ves lo cómodas no, comodísimas que son las tarjetas inteligentes para afrontarlos?

Pero bueno, no todo es color de rosa... aunque casi.

Las desventajas de utilizar tarjetas de empresa inteligentes

Son pocas, pero alguna hay.

La mucha autonomía de tu equipo

Las tarjetas de empresa inteligentes aportan mucha autonomía para los empleados, algo muy positivo que ya vimos en las tendencias del futuro laboral.

La reciben por el hecho de tener entre sus manos un producto para acometer gastos en el trabajo que se nutre de un monedero que se carga voluntariamente desde la cuenta bancaria de la empresa.

Una cuenta bancaria de la que dependen salarios, pagos a proveedores y fondos de emergencia.

¡Pero no pasa nada!

Miedos fuera, porque como hemos visto, el uso de las tarjetas inteligentes se puede limitar y controlar, algo que no sucede con las tarjetas de empresa estándar.

De esta forma, si te preocupa que un trabajador se exceda, le pones un límite a su tarjeta y listo.

Porque sí, esa es una de las ventajas de las tarjetas inteligentes: los límites.

Con un límite por gasto de 200 €, por ejemplo, te aseguras de que cada vez que pague, el poseedor de la tarjeta no pueda excederse de 200 €.

Si se lo pones de 100 €, pues ningún pago podrá estar por encima de 100 €.

Y si te da un nosequé que pueda pagar 100 o 200 € muchas veces, también puedes poner un límite total personalizado y hala: cuando se alcance, la tarjeta quedará del todo inservible, porque dará error con cada pago.

Nos hemos adelantado a las ventajas, pero bueno: riesgo cubierto ✅

Son tarjetas que cuestan dinero

Lógicamente, el servicio no es gratuito.

Las tarjetas inteligentes para empleados cuestan dinero, generalmente dependiendo de cuántas necesites.

Como el mantenimiento de una tarjeta de crédito normal con cualquier banco, vamos.

Hay veces que tienen versión gratuita, y lo normal es que acabes pagando más conforme más numerosa sea tu plantilla.

¿Merece la pena?

Si tiene otros beneficios puede que sí.

También si la tarjeta te permite ganar dinero al utilizarla, de modo que cubras su coste.

Aaaay, hasta ahí podemos leer.

¿Vamos con la parte bonita?

Ventajas de utilizar tarjetas de empresa inteligentes

Agárrate, que se vienen emociones.

Y vamos a empezar dándole la vuelta a la tortilla a lo de la autonomía para el empleado.

¿Es arriesgado darles mucha autonomía con las tarjetas? No: es beneficioso.

Generas bienestar en los trabajadores

Hay que cambiar la mentalidad. Es normal que el primer impulso sea el de pensar que con esas tarjetas tu empresa podría arruinarse.

Técnicamente, salvo que impongas límites de gasto severos, es así.

Pero damos por hecho que tu plantilla es bondadosa y tiene sentido común.

Imagínate ahí: estás trabajando en una empresa como comercial haciendo ventas y de pronto te dan una tarjeta y te dicen que la utilices siempre que la necesites.

Te dicen que te olvides de adelantar dinero de tu propio bolsillo para pagar cosas del trabajo y que si lo haces, no te preocupes, que el reembolso no llegará en seis semanas, sino en seis minutos si tú quieres.

¿Cuál sería tu impulso, hacer maldades con la tarjeta o sentirte importante y valorado dentro del equipo?

Valorado, claro.

Y esa sensación te daría un bienestar especial; tanto, que te sentirías más ligado a la empresa que nunca.

Fidelización y retención de talento le llaman.

Las tarjetas pueden llegar a ser gratuitas

Nadie en su sano juicio regala estas cosas.

Nadie.

Pero sí que es posible que la solución te salga gratuita a base de utilizarla mucho.

¿Por qué?

Porque las entidades emisoras de estas tarjetas en ocasiones ofrecen una pequeña recompensa cada vez que se utilizan para pagar algo, tipo un porcentaje del total.

Cuando pasa esto, el uso habitual de las tarjetas se convierte en el mejor recurso para financiarlas.

¿400 € al mes?

Como si son 800 €; te da igual. Como las vas a financiar con su uso y pagas más conforme más tarjetas tengas, te da igual contar con una que con 200.

Es un equilibrio.

Eso sí, esta ventaja no la tienen todas. Es bastante poco frecuente, pero existe y al final te diremos algo… y hasta aquí podemos leer, por segunda vez.

Todo el mundo se centra en hacer lo que sabe hacer

Y no en pensar cuándo llegará el reembolso, o en que es injusto que tenga que adelantar alrededor de 300 € mensuales de su propio sueldo para afrontar gastos relacionados con el trabajo.

Tampoco perderá tiempo acumulando facturas simplificadas y tickets, un mal de muchísima gente.

¿Por qué?

Porque la solución, si está aceptada por la Agencia Tributaria —ojo, solo si está aceptada—, permitirá a todo el mundo hacerle una foto al justificante de pago y subirlo a la app mediante una foto.

Y con eso, suficiente para contabilizar el gasto.

¡Viva!

Sabes también lo que desaparece con estas tarjetas, ¿no?

Empieza por N y son el terror tanto de trabajadores como del equipo de contabilidad.

La hemos mencionado antes. ¿La tienes?

No…

Nota…

Notas de…

¡Notas de gastos! 

La de tiempo que se pierde con solo una: el trabajador rellenándola, el responsable aprobándola y el equipo de contabilidad contabilizando los gastos que aparecen en la misma.

Como la tarjeta de empresa inteligente registra cada gasto del trabajador en el sistema, las notas de gastos ya no tienen sentido alguno.

Sin todas estas pérdidas de tiempo del todo infructuosas, ahora sí, todo el mundo se dedica a lo que debe: los de ventas, a vender; los de atención al cliente, a resolver dudas y cada manager, a dirigir su equipo.

Pero eso sí; es en contabilidad donde estarían más contentos.

Cero papeleo: el sueño de todo equipo de contabilidad

Decíamos que si la solución estaba admitida por la Agencia Tributaria, una simple foto era suficiente para justificar gastos contabilizados de cara a Hacienda.

¿Tú sabes qué alegría extrema de contabilidad?

Piensa en la de tickets defectuosos que han tenido que revisar y pelear con el trabajador que lo presentaba para justificar un gasto.

Piensa también en las horas entrecerrando los ojos para distinguir si ese palito de la hoja de gastos de viaje era un uno o un siete, o si eso era un ocho o un nueve.

Y ojo, que como se equivoquen en algo ya sabemos que Hacienda no admite errores. Si ve algo que no encaja, podría derivar en una sanción para la empresa.

Las tarjetas inteligentes te ahorran dinero

Pero cómo, ¿dinero?

Dinero 💰

Porque un comercial que no dedique 4 horas al mes a su nota de gastos podrá invertirlas en cerrar una nueva cuenta, por ejemplo, como ya hemos visto.

Pero no, aquí no nos referimos al ahorro de dinero a partir del tiempo, sino de dinero real.

Tener todos los tipos de gastos bien categorizados, con sus justificantes digitalizados y juntos en el mismo sitio, te asegura que al contabilizar el trimestre no se pase ningún gasto por alto, todo un clásico.

¿Papeles que se pierden? Ninguno.

¿Gastos que se quedan en el cajón del olvido por ser demasiado pequeños? Ninguno, y menos mal: ponte a sumarlos y tírate de los pelos, que el total puede ser importante si tu plantilla es grande.

Las tarjetas de empresa inteligentes evitan que se pierdan gastos que a su vez optimizan el resultado del impuesto de sociedades.

Pero ojo, ¿y el IVA?

¿Qué pasa con el IVA soportado, ese asociado a cada gasto?

Ese IVA lo pagas cuando tienes un gasto, pero es legítimamente tuyo. Hacienda te lo devuelve. Es IVA deducible.

Para que te lo devuelva, tienes que contabilizarlo y para ello, has de tener el gasto bien controlado.

Y para eso, ya sabes: tarjetas de empresa inteligentes… como la que te vamos a presentar al final.

Tarjetas inteligentes vs tarjeta tradicional

Ya debes tenerlo claro porque hemos profundizado mucho en las tarjetas inteligentes, pero vamos a rematar con una comparativa con las tradicionales, las de toda la vida.

La diferencia es más grande de lo que parece:

Las tarjetas bancarias tradicionales pueden tener límites de crédito altos, sí. Son útiles para empresas con operaciones muy estables y gastos concentrados en muy pocas personas.

Pero a la que tienes un equipo que se va de viaje cada dos por tres, varios departamentos con presupuesto propio o la necesidad de controlar el gasto, la tarjeta tradicional se queda muuuy corta.

Cómo funcionan las tarjetas inteligentes en el proceso de gestión de gastos

¿Cómo sería el paso a paso?

Es bastante sencillo. Piensa en el ejemplo de antes, el de Laura.

¿Qué proceso seguía?

1. Cada persona de tu equipo recibe su tarjeta con el límite que le corresponde según su rol y política interna
2. Realiza el pago: hotel, taxi, cena de trabajo, suscripción a una herramienta…
3. Hace una foto al justificante desde la app de la tarjeta inteligente y lo sube en el momento
4. El gasto queda registrado, categorizado y visible para quien tenga que aprobarlo
5. Contabilidad recibe los datos directamente, sin correos ni archivos adjuntos
6. Si el gasto supera el límite establecido, la tarjeta simplemente no lo permite

¿Ves qué fácil?

Sin reembolsos, sin notas de gastos, sin revisar nada, sin esperas... una maravilla, solo posible si te haces con la solución idónea.

¿Quieres ver el mejor de los ejemplos de tarjetas inteligentes?

La tarjeta de empresa que hace todo eso y más: adiós papeleo, hola Pleo

Las dos desventajas de las tarjetas inteligentes que comentábamos te las resuelve:

• Permite establecer límites de gasto particulares, tanto por pago como mensuales
• Tiene una función llamada Cashback que es tela marinera, para que utilices las tarjetas sin coste alguno; de todos modos, también tiene versión gratuita para empresas pequeñas y que estén empezando

Es cómoda, porque puedes repartir tarjetas físicas y tarjetas vinculadas a terminales móviles, de modo que cuando a alguien se le olvide la cartera en casa pueda pagar con el móvil.

¿Y si no se admite tarjeta a la hora de pagar?

Sin problema, porque los reembolsos se ejecutan a través de la app, con los balances personales.

Cada trabajador tendrá un usuario con un balance; al adelantar dinero de su propio bolsillo y ser aprobado por un responsable, se subirá el gasto al balance y este se actualizará.

El trabajador, si tiene un balance favorable, podrá pedir el reembolso cuando quiera. Nada de esperar semanas a que eso suceda.

¿Qué más?

Pleo, afortunadamente, está aceptada por Hacienda como una solución tecnológica válida para registrar justificantes de pago a través de fotografías, por lo que la utopía de hacer desaparecer todo el papeleo es una realidad.

Pero es que además, los gastos se registran en la app de forma automática tras el pago con la tarjeta Pleo.

Y luego se integran en tus libros de contabilidad en cuestión de minutos, exportando un archivo e importándolo en tu software contable. De esta forma se elimina la posibilidad de cometer errores manuales al introducir datos.

¿Seguimos?

Seguimos.

¿Tu empresa opera en distintos países? 

Pues aquí también hay premio, porque con Multi-entity podrás cambiar entre distintos perfiles fácilmente, de modo que puedas acceder a los paneles de visualización de datos sin necesidad de salirte de una cuenta y metiéndote en otra.

Todo desde el mismo perfil, para que te sea más cómodo.

Espera, espera: ¿qué es eso de los paneles de visualización?

¡Ay! Perdona, que se nos olvidaba.

Cuando nuestros fundadores pensaron en Pleo, lo vieron no solo como una herramienta que permitiera a empresas ahorrar dinero y tiempo desde el uso de las tarjetas inteligentes en la gestión de gastos.

También la vieron como una fuente de información, con gráficos y tablas, que permitiera a managers y responsables tomar mejores decisiones para el negocio.

Por eso, desarrollaron también un panel que permitiera visualizar datos en tiempo real; a golpe de clic, seleccionando fácilmente qué querían ver y qué no.

¡Cuántas cosas!

Entonces… ¿tarjetas de empresa inteligentes o no?

Empezábamos con una pregunta: «¿Reparto tarjetas de empresa inteligentes a mi equipo o sigo como hasta ahora?»

La respuesta, si desconocías las ventajas y desventajas de las tarjetas inteligentes, estaba en el aire.

¿Y ahora? ¿Qué responderías tras conocer las ventajas de las tarjetas inteligentes de Pleo?

Te recordamos:

• Aumentan el bienestar laboral de tu equipo
• Hacen desaparecer el papeleo y con él, los errores en contabilidad
• Los gastos hechos con las tarjetas integran fácilmente con tu software de contabilidad
• Te dan información detallada y resumida sobre gastos que te servirá para elaborar presupuestos, hacer previsiones y tomar decisiones
• Facilitan las operaciones entre distintos países
• Todo el mundo trabajará mejor, dedicando su tiempo a lo que sabe hacer
• Y encima te puede salir gratis

Si te decantas por repartir las de Pleo, ya sabes: nuestras tarjetas de empresa están a solo dos clics de distancia y lo que viene después es tooodo bueno.