IVA soportado y repercutido: cómo deducir los gastos de empresa
¿IVA soportado y repercutido?
¿Pero esto qué es?
Si soy una empresa… ¿no se trata de pagar IVA y luego deducírtelo?
Pues sí, sí, tal cual. Los gastos deducibles de una empresa no se conciben sin IVA. El que adelantas cuando pagas… y luego te deduces si cumple ciertos requisitos.
Lo que pasa es que ese IVA tiene nombres diferentes.
¿Si lo factura tu empresa y lo pagan tus clientes, cómo se llama? ¿Y si es el IVA que paga tu empresa en un gasto relacionado con su actividad?
Pues de eso precisamente queremos hablarte en este post.
IVA soportado y repercutido, allá vamos, con la Ley del IVA como marco legal.
¿Qué es el IVA repercutido?
Cuando tu empresa vende un producto o servicio, bien a un particular o a otra empresa o autónomo, lo hace añadiéndole al precio de la factura el famoso porcentaje de IVA.
El IVA en España marca que el tipo general sube hasta un 21 %, por lo que si tu empresa vende un servicio de 1.000 €, en la factura aparecerán 210 € de IVA que tendrá que pagar el comprador.
A ese IVA que emite tu empresa se le llama IVA devengado o repercutido, que viene a ser lo mismo, aunque desde ahora nos referiremos a él solo como IVA repercutido.
Así que si queremos responder en pocas palabras a la cuestión de qué es el IVA repercutido, diremos que es el generado por tu propia empresa cuando haces una venta.
Y ojo, que ese IVA repercutido no es tuyo. Es de Hacienda euro a euro y te lo acabará pidiendo en la próxima declaración de IVA, así que lo suyo es que te lo guardes como mero recaudador.
Dicho esto, es hora de presentar al otro protagonista: el IVA soportado.
¿Qué es el IVA soportado?
Cambiemos los papeles y ahora en vez de vender, tu empresa compra.
Al adquirir un producto o un servicio como empresa, el IVA que te repercute la empresa o profesional que te vende es IVA soportado para ti.
Es decir, el IVA soportado es el IVA que paga tu empresa cuando compra un producto o un servicio.
¿Vendes? Generas IVA repercutido.
¿Compras? Generas IVA soportado y, como antes, Hacienda le pedirá ese IVA pagado por tu empresa al proveedor al que le hayas hecho la compra.
Todo encaja, ¿no?
¿Y lo del IVA deducible?
¿El IVA soportado es el deducible?
Algo así, pero cuidadito… porque no todo el IVA soportado es deducible.
¿Por qué hay dos tipos de IVA?
Porque el objetivo es que, al final, este impuesto lo acabe pagando el consumidor final.
Para eso, la Agencia Tributaria estableció un sistema que fuera compensando los pagos y cobros hasta que llegaran al final, el consumidor.
Y ahí es donde entra en juego el IVA deducible.
El IVA deducible es el total de IVA repercutido menos el IVA soportado deducible. Deducible, ojo.
Así, cuando haces una compra a un proveedor, pagarás una cantidad de IVA que sale directamente de la cuenta de banco. Es líquido.
Pero no tendrás que cargar con eso, porque cuando vendas y generes IVA repercutido, ese IVA soportado reducirá la cantidad de IVA repercutido que tendrás que entregarle a Hacienda.
Pon que compras 10.000 € + IVA —soportado y deducible, porque reúne las condiciones que veremos después— y que vendes por valor de 16.000 € + IVA a tu cliente, sea otra empresa o un particular.
Asumiremos que el tipo de IVA es el general, del 21 %.
De soportado tendrías, entonces, el 21 % de 10.000, que son 2.100 €. Y de repercutido, el 21 % de 16.000, que son 3.360 €.
Hacienda, en el ejercicio fiscal, no te va a pedir los 3.360 €… sino 3.360 – 2.100, es decir, 1.260 €.
Tu proveedor, a su vez, habrá recibido tu IVA —y habrá pagado por el suyo en sus gastos—. Es decir, se compensa.
Tu empresa paga por un IVA, pero se lo deduce; también se compensa.
Pero tu cliente, si es particular, no podrá deducirse tu IVA repercutido por su condición.
¿Ves?
Existen dos tipos de IVA para que este, al final, siempre lo asuma el comprador final.
Entonces… ¿cuál es la diferencia entre el IVA soportado y repercutido?
La diferencia entre IVA soportado e IVA repercutido es, como hemos visto, sencilla: el soportado lo pagas cuando tu empresa compra y el repercutido lo guardas cuando haces una venta.
Para luego dárselo a Hacienda, claro.
Porque recuerda que el IVA es un impuesto que no se paga directamente al Estado, sino que las empresas como la tuya lo recaudan, lo guardan y, en cada declaración, se lo entregan a la Agencia Tributaria.
Así que a modo de resumen finalísimo y para dejarlo clarinete del todo, ¿cuándo es IVA soportado o repercutido?
Cuando pagas por él es soportado y cuando lo cobras en nombre del Estado, repercutido.
Así pues, la diferencia entre IVA soportado y repercutido:
- El IVA soportado lo paga tu empresa a otras empresas o profesionales cuando compra productos o servicios necesarios para llevar a cabo su actividad económica
- El IVA repercutido es el que cobra tu empresa cuando vende productos o servicios, sin importar si es a empresas, profesionales o particulares
- El IVA soportado se puede deducir si reúne las condiciones, mientras que el IVA repercutido sieeeempre suma en la ecuación final
Cómo calcular el IVA soportado
¿Que cómo se calcula el IVA soportado?
No tiene mucha historia: tan solo has de reunir todas las facturas recibidas por tu empresa y sumar el IVA.
Pero cuidado, que volvemos a la advertencia de antes: no todo el IVA soportado tiene que ser necesariamente deducible, aunque entraremos en eso enseguida.
De momento quédate con lo básico. Tu empresa compra productos o servicios pagando un porcentaje adicional de IVA y pide las facturas, que luego harán falta para el cálculo y posterior deducción.
Cómo calcular el IVA repercutido
Pues se calcula exactamente igual que el soportado, pero a la inversa: añadiendo el porcentaje de IVA correspondiente a la base imponible del producto o servicio que vendas, sumando todo… y listo.
Vamos a ver ejemplos, que con ellos siempre es más facilito.
Ejemplos de IVA soportado y repercutido
Pongamos que tu empresa vende un SaaS por suscripción mediante el cual tus clientes pueden editar fotografías y hacer montajes sencillos con plantillas.
El sueño de todo diseñador gráfico, vamos 😆
Tu empresa tiene en nómina una plantilla que trabaja en una oficina de Madrid. Todo bien hasta ahí.
De las ventas que hagáis por suscripción saldrá el IVA repercutido.
Diremos que cada primero de mes se renuevan 1.000 suscripciones a 10 € mensuales de base imponible.
A vuestros usuarios no les cobraréis 10 €, sino 10 € más el 21 % de IVA, lo que hace un total de 12,10 €.
Tu empresa ingresará 12,10 € por usuario pero ojo, solo serán tuyos 10 €; los otros 2,10 € los esperará el Estado en la próxima declaración.
Así pues, con esos números, te plantas con que un mes de octubre cualquiera estás facturando 10.000 € + 21 % de IVA, dando un total de 2.100 € de IVA repercutido.
¿Y los gastos?
Resulta que tu empresa paga todos los meses una herramienta SaaS de 100 € + IVA para que tu equipo pueda compartir todas las cuentas de correo de la empresa.
Además, la gestoría tiene un coste fijo de 200 € + IVA mensuales, y ese mes de octubre cualquiera has hecho una inversión de 2.000 € + IVA por tener que comprar dos ordenadores de sobremesa nuevos para que tu equipo pueda trabajar.
Los gastos e inversiones de ese mes de octubre se van a 2.300 € + IVA, resultando 483 € el IVA soportado.
En este ejemplo de IVA soportado y repercutido, en el mes de octubre tu empresa habría recaudado 2.100 € de IVA repercutido y se habría gastado 483 € de IVA soportado, por lo que al hacer la contabilidad el IVA a pagar a Hacienda se quedaría en 1.617 €.
Pero hay casos en los que esto podría no ser así; si una parte de esos 483 € no fuera deducible, la cosa cambiaría.
Y aquí llega el meollo de la cuestión 🔥
Cómo deducir el IVA soportado en los gastos de empresa
¿Todo el IVA de los productos y servicios que adquiera tu empresa es deducible?
¡No!
Ojalá 🥲
Si así fuera, la cosa sería sencilla: gasto en nombre de la empresa y hala, a la cuenta, y así voy reduciendo la cantidad a pagar devolver de IVA repercutido.
Pero no, no es tan fácil.
IVA soportado deducible
Estos son los tres innegociables de Hacienda para que el IVA soportado sea deducible:
- El gasto tiene que estar directamente relacionado con la actividad económica de la empresa; es decir, tiene que ser un gasto necesario para que tu empresa desarrolle su actividad
- Debes contar con la factura que lo justifique
- Y debes contabilizarlo correctamente
Todo lo que no cumpla las tres condiciones, aunque sea un IVA pagado por tu empresa, será IVA soportado, no deducible. Es decir, acabarás asumiéndolo tú, como si fueras el cliente particular final.
El IVA soportado de un ordenador es deducible, porque el ordenador lo utiliza tu equipo para trabajar.
El IVA soportado de un paquete de papas que se pide alguien de tu equipo cuando está repostando gasolina en un viaje de empresa no es deducible, porque las papas no se consideran necesarias para que desempeñe su labor.
Pero el IVA de la gasolina que ponga al repostar sí, por ejemplo.
Dicho esto, imagina el gris legal. Porque hay veces que el IVA soportado deducible no está nada claro, ya que el gasto se hace sobre un producto o servicio que se puede utilizar para fines profesionales y personales al mismo tiempo, como un coche de empresa.
El coche te lleva de viaje por España para visitar clientes y proveedores, pero también puedes utilizarlo para ir de tu casa al trabajo.
En ese caso, ¿qué pasa?
El Estado tiene claro que demostrar que el uso es únicamente profesional puede ser realmente complicado, así que a también existe la posibilidad de deducirse tan solo una parte del IVA soportado pagado al adquirir un producto o servicio.
Bueno, y por no hablar del IVA soportado en actividades exentas; en ellas no se repercute IVA, por lo que no habrá nada que deducirse en cuanto al impuesto indirecto.
¿Y cómo te deduces ese IVA soportado deducible?
Fácil, fácil: si el IVA es efectivamente deducible —cumple las tres condiciones vistas anteriormente—, tan solo tendrás que restárselo al IVA repercutido que hayas generado:
IVA que le entregas a Hacienda en un ejercicio = total de IVA repercutido en ese ejercicio – total de IVA soportado deducible de ese ejercicio
Ejemplos de gastos en los que el IVA es deducible
¿Qué tipos de gastos conllevan un IVA deducible para tu empresa?
Aquí una pequeña lista:
- Servicios de profesionales independientes, como el IVA que se le paga a un abogado laboral que te ayuda con los contratos, a un fontanero que va a arreglar un problema en el baño o a un profesional del diseño que os hace una web nueva
- Consumos de explotación que incluyen las compras de mercaderías necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa, como maderas en el caso de una fábrica de muebles o las prendas para una tienda de ropa, etc.
- Los gastos generados por una web, como el dominio o el hosting
- Arrendamiento y cánones, como el alquiler del local en el que tienes la oficina
- Otros servicios exteriores como el WiFi, los suministros o el gasto en marketing y publicidad
- Suministros de la oficina, como el agua o la luz
- Gastos de formación o cursos
- Gastos financieros, como los intereses en préstamos o comisiones bancarias
- Los espectáculos y servicios recreativos, siempre que estos sean gastos de representación para promocionar tu empresa
- También será deducible el IVA asociado a los gastos de viaje; cuando mandes a tu equipo por ahí a reuniones o conferencias, el IVA generado en el desplazamiento, hostelería y restauración será deducible en su totalidad
Y aunque parece que esta lista engloba todos los tipos de gastos, ni de lejos. Los hay que se quedan fuera; mira, mira 👀
IVA soportado no deducible
El IVA soportado no deducible es el de aquellos gastos no relacionados con la actividad de tu empresa.
Y el de aquellos que tu empresa no pueda declarar por no tener el justificante de pago 🧾
Siempre que tu empresa haga un pago, pide la factura. Si luego no te deduces el IVA no pierdes nada, pero si no la pides y luego caes en que sí que podías… mal asunto.
Y finalmente, el IVA soportado no deducible también será aquel que no contabilices correctamente, como veíamos antes.
Ah, y ojo, que también necesitarás que no hayan pasado más de cuatro años desde el momento en que se emitió la factura. Si vas al día con tu contabilidad esto no debería suponer el menor problema 🙃
Vistas esas condiciones, ¿en qué casos podrías no acabar deduciéndote un IVA soportado que pensabas que sí?
- Si de repente se pierde la factura del gasto
- O es una factura simplificada y no completa
- O el gasto se contabiliza fuera de plazo
- O si no queda registrado en tus libros de contabilidad
Así que ya sabes: control.
Ejemplos de gastos no deducibles de IVA
El paquete de papas que decíamos era solo el principio; mira.
- Alimentos, bebidas o tabaco
- Joyas, alhajas, piedras preciosas y objetos elaborados total o parcialmente con oro o platino
- Los espectáculos y servicios de carácter recreativo que no sean gastos de representación. Si invitas a un cliente a ir a un partido de fútbol, el IVA de la entrada sí que te lo puedes deducir; si tu empresa invita a diez personas de la plantilla a ver un partido, en cambio, el IVA soportado no será deducible
- Los gastos destinados a atenciones a clientes o terceras personas
¿Nuestra recomendación?
Justificante de pago y sentido común.
Si es fácil justificar que el gasto es necesario para tu empresa, entonces no lo dudes y dedúcete el IVA.
Si tienes tus dudas… mejor no, que Hacienda puede ponerse intensita ☠
IVA soportado y repercutido en las actividades exentas de IVA
Oye, ¿y esto del IVA soportado y repercutido cómo se combina con el IVA exento?
¿Hay distintos tipos de IVA repercutido?
No: es tan sencillo como que las actividades exentas no generan IVA.
¿Hacemos un repasito de cuándo es IVA exento?
- Servicios médicos y sanitarios prestados por profesionales titulados
- Servicios hospitalarios y clínicos, incluso si son privados
- Servicios de educación reglada en centros autorizados
- Servicios sociales prestados por entidades sin ánimo de lucro
- Servicios culturales o deportivos prestados por entidades sin ánimo de lucro
- Servicios religiosos prestados por confesiones reconocidas oficialmente
- Entradas a museos, archivos y bibliotecas públicas
- Venta de viviendas de segunda mano
- Exportaciones de bienes fuera de la UE
- Entregas intracomunitarias de bienes a empresas con NIF-IVA de otro país de la UE
- Servicios relacionados con exportaciones y transportes internacionales.
- Operaciones de seguros
- Billetes de lotería y participación en juegos autorizados.
Si por una de esas tu empresa consume o vende este tipo de servicios, no habrá ni IVA soportado ni repercutido cuando compres o vendas.
Clarinete, ¿no?
Declarando el IVA soportado y repercutido
¿Cómo se declaran estos dos tipos de IVA?
Con todas las facturas completas bien controladas, para declarar el IVA, sea el que sea, tendrás que emplear los modelos habituales para ello: el 303 y el 390.
El modelo 303 es el del IVA trimestral o mensual, y el 390 corresponde al resumen anual.
En el 303, la casilla 27 te sirve para indicar el total del IVA repercutido.
El IVA soportado no deducible, como no te lo puedes deducir, es absurdo que aparezca de forma específica en el modelo, así que las siguientes casillas importantes son las que van desde la 28 a la 45.
La 45 será la que informe del total del IVA deducible.
En el modelo anual, el IVA repercutido total de todo el año está en el apartado 5 de la página 2, y el total del IVA deducible en el apartado 6 de la tercera página.
¡Qué fácil!
Aunque oye, puede que te haya surgido una duda: ¿y si el IVA repercutido es menos que el IVA soportado?
Lo habitual es que el IVA repercutido sea mayor que el soportado. Pero si de pronto tienes un montón de gastos, como sucede con las empresas de nueva creación, podría darse que el IVA repercutido fuera menor que el soportado, sí.
Es decir, más gastos que ingresos.
En ese caso, Hacienda se porta bien y te compensa en los siguientes trimestres, y si es el cuarto, te devuelve la diferencia en líquido 🤗
Preguntas frecuentes sobre el IVA repercutido y soportado
Vamos con una ronda de dudas habituales para acabar, a modo de resumen.
¿Qué pasa cuando el IVA repercutido es mayor que el soportado?
Que pagarás la diferencia, siempre que el soportado sea deducible, claro. Es el caso habitual.
¿Qué IVA terminarás pagando a Hacienda?
En cada ejercicio, el líquido que acabarás ingresando a Hacienda cuando presentes los modelos es la cantidad resultante de restarle el IVA soportado deducible al total del IVA repercutido.
Es decir:
IVA que pagas = IVA repercutido menos IVA soportado que te puedes deducir
¿Qué pasa si el IVA soportado es mayor que el repercutido?
Como indicábamos antes, que la diferencia resultante según la ecuación será negativa.
Y si es negativa, ¿qué?
Pues que será Hacienda quien asuma esa diferencia, compensándote en tus próximas declaraciones o devolviéndote el importe, en caso de ser el cuarto trimestre.
Si pagas 5.000 € de IVA y generas 2.000 €, esos 3.000 € de diferencia te los compensará/devolverá.
Salvo que generes muchas ventas intracomunitarias sin IVA, claro; ahí es lo más lógico del mundo que tengas gastos con IVA y ventas sin IVA.
¿Cuándo se repercute el IVA?
Cuando vendes un producto o servicio no exento, ya sea a una empresa, un profesional o un particular.
Si vendes, cobras el IVA —siempre que no sea una actividad exenta, insistimos—.
¿Cuándo se recupera el IVA soportado?
Cuando presentas el modelo 303, ya que Hacienda dejará de pedirte la misma cantidad de IVA soportado que sea deducible en el IVA repercutido.
Y si la declaración resulta negativa —es decir, el IVA soportado es mayor que el repercutido—, ¿cuándo lo recuperas?
Si hablamos de los tres primeros trimestres del año, Hacienda te lo compensa. Es decir, arrastra esa cantidad negativa hasta la siguiente declaración.
Si el resultado negativo se da en el cuarto trimestre, en cambio, Hacienda te da la opción de solicitar la devolución.
¿Cuándo te la paga Hacienda, en ese caso?
Tienen un plazo de 6 meses desde que lo declaras, aunque si todo va bien lo normal es que te lo paguen en menos.
Cómo Pleo te ayuda a contabilizar el IVA y los gastos
Cuando tienes las notas de gastos de tu equipo aprobadas y justificantes de pago reunidos, toca hacer la contabilidad.
La cuenta contable del IVA repercutido es la 477 Hacienda Pública IVA repercutido, mientras que la cuenta del IVA soportado es la 472 Hacienda Pública IVA soportado.
Para hacer la contabilidad del IVA te tocará añadir los asientos contables correspondientes a dichas cuentas, de modo que al IVA repercutido le restarás el IVA soportado deducible… y eso será lo que declares a Hacienda con el modelo 303, como hemos visto.
El IVA soportado no deducible lo podrás añadir como si fuera un gasto más en la cuenta contable que proceda, como pueda ser la 600 Compra de mercaderías.
Facilito sobre el papel, sí, pero ahora echemos la vista atrás.
¿Tú sabes la de tiempo que hace falta invertir para contabilizar el IVA correctamente?
Los miembros de tu equipo, al solicitar la factura de todo aquello que gasten en nombre de tu empresa, al rellenar la nota de gastos, al guardar las facturas y al aclarar cualquier duda que tenga contabilidad a la hora de procesar esos gastos.
Tu equipo financiero tiene que revisar todas las notas de gastos, confirmar que todos los justificantes de pago son correctos y están libres de errores, hacer los asientos contables e integrar los gastos en el sistema.
Y eso si no hay errores, que como se extravíe un papel o se borre la tinta de un ticket ya está la marimorena montada.
Pero pongamos que no, que va todo sobre ruedas. Igualmente, el tiempo a invertir es enorme con tanto, tantísimo gasto y papeleo… y exportación al sistema contable del mismo.
¿Y lo fácil que es cometer un error humano al introducir datos a mano?
¿Y lo poco que le importa eso a la Agencia Tributaria?
Si hay errores en el sistema contable y se declaran, a Hacienda le da completamente igual y puede haber sanción.
Y con esto llega la gran pregunta: ¿no será mejor ahorrarle tiempo a todo el mundo repartiendo tarjetas inteligentes y evitar errores sincronizando los gastos de forma automática?
Si la respuesta es sí, que debería, el siguiente paso es Pleo.
Por una contabilidadad compatible con tus gastos de empresa.
