El IVA y los impuestos de la gasolina: todo lo que debes saber como empresa para poder deducírtelo

Puuuf la gasolina, qué rollo.

La pasta que vale, lo rápido que se consume y los disgusto que da, especialmente cuando se hacen muchos kilómetros por carretera.

Si tienes una empresa el panorama no es mucho mejor, aunque lo cierto es que cuentas con una ventaja que no tiene el ciudadano de a pie: el gasto en gasolina lo puedes deducir.

Ventajas fiscales, sí. ¿Quién lo iba a decir?

Y de eso vamos a hablar hoy, haciendo especial hincapié en su impuesto indirecto: te damos la bienvenida al tan peculiar como sorprendente mundo del IVA de la gasolina.

Cuántos y qué impuestos tiene la gasolina —el IVA no es el único, ya te lo adelantamos— y cómo se contabiliza, entre otras cosas, vamos allá 👇

¿Qué es el IVA de la gasolina y el gasoil?

Como casi todo, cuando compras un producto o servicio te toca pagar un impuesto indirecto sobre su valor, lo que conocemos como IVA en España .

La gasolina —en todas sus formas— no es una excepción, por lo que hay tanto IVA para la gasolina como IVA para el gasoil, y en ambos casos es del 21 % sobre la base imponible.

Cómo se desgrana la base imponible es otra historia que veremos enseguida, pero de momento te puedes quedar con eso: si tu equipo sale a la carretera a visitar a un cliente y pone 100 € de gasolina, estará pagando realmente 82,64 € de base imponible y 17,36 € —el 21 %— de IVA.

¿Cuáles son los impuestos sobre el combustible en España?

Si Daddy Yankee fuera español y pagara por toda la gasolina que canta —«Dame más gasoliiina»—, la canción habría versado sobre lápices ✏

Porque impuestos sobre la gasolina en España hay varios, y todos hacen que la cuenta al final suba, suba y vuelva a subir.

¿Que cuántos impuestos tiene la gasolina?

Tú como empresa, al poner gasolina y pedir la factura, solo verás una base imponible y un IVA. Pero la realidad es que esa base imponible está algo hinchada debido a un impuesto conocido como Impuesto sobre hidrocarburos.

Desglose de los porcentajes de impuestos de la gasolina

Empecemos con el IVA.

De acuerdo al Artículo 95 de la Ley de IVA , el tipo impositivo para el IVA de la gasolina, sea la que sea, es del 21 %.

Luego tenemos el Impuesto sobre hidrocarburos, que es un impuesto especial cobrado por el gobierno y que va en función del tipo de carburante que sea.

El Impuesto sobre hidrocarburos se desglosa en tres tipos: el general, el especial y el autonómico.

El general y el especial son fijos por litro, mientras que el autonómico solo existe en algunas autonomías, por lo que no vamos a reflejarlo en el desglose del impuesto de la gasolina que verás a continuación.

Para la gasolina con plomo —vamos, la normal cuando en la gasolinera dices «40 euros de gasolina»— el Impuesto sobre hidrocarburos es de 0,505 euros por litro, de los cuales 0,433 corresponden al tipo general y 0,072 al tipo especial.

Para las gasolinas sin plomo, como la 95, el impuesto —en su totalidad— se eleva a 0,473 euros por litro y en el gasoil... tenemos tema.

Tenemos tema porque está a punto de aprobarse un crecimiento en el Impuesto sobre hidrocarburos para el gasoil, que pasaría de los antiguos 0,307 euros por litro a 0,397, a lo que habría que sumar el tipo especial.

Es una medida prevista por el gobierno para satisfacer las exigencias de la UE.

Así que para resumir, como al final hay muchos tipos de gasolina o gasoil y el Impuesto sobre hidrocarburos cambia en cada caso, te dejamos una tabla con los porcentajes de los impuestos de la gasolina —excluyendo el IVA, que siempre será del 21 %—.

La tabla ya incluye la teórica subida del tipo general para el gasoil:

Cómo contabilizar los gastos de gasolina

¡Empieza la fiesta!

Como te decíamos, tú, como empresa, te puedes deducir el IVA de la gasolina e incluir esta como gasto en tu contabilidad.

Siempre y cuando cumplas los tres requisitos de nuestra querida Agencia Tributaria, claro, que son bastante lógicos.

El primero, que se puede aplicar a todo tipo de gasto , es que este debe estar directamente relacionado con la actividad de tu empresa .

Si una persona de tu equipo utiliza un coche de empresa para ir a ver a clientes y a la vuelta se desvía 400 km para ver a sus tíos de Albacete, cuidado 😶

Teóricamente, si quieres contabilizar los gastos de la gasolina esta debe emplearse únicamente con fines laborales.

Ya te estarás imaginando la de grises que pueden salir de aquí.

¿Cómo se justifica que esa gasolina ha sido empleada con fines profesionales?

Además de aportando las facturas, puedes emplear esto:

• La agenda de visitas
• Emails confirmando la cita
• El registro de los kilómetros recorridos
• Los presupuestos enviados y aceptados
• …

En definitiva: cualquier documento que justifique que ese viaje de empresa en coche tiene razón de ser.

Y ese es solo el primero.

El segundo requisito para incluir el gasto de gasolina en tu contabilidad es que ese coste debe estar correlacionado con los ingresos generados .

En cristiano: si intentas deducirte 1.000 € de gasolina tras haber generado un beneficio de solo 800 €, la cosa canta y tienes todas las papeletas para que Hacienda vaya a hacerte una visita.

Así que sentido común.

Terminamos con otro requisito estándar: que todo debe estar perfectamente documentado con facturas y registrado en tu contabilidad. .

Si tu equipo para a poner gasolina, tiene que pedir la factura completa.

En ella deben aparecer los datos de siempre: los fiscales de tu empresa, los de la gasolinera, la fecha, el número de factura, el concepto y el precio desglosado.

Lo estándar, vamos.

Y si tienes facturas emitidas a esos clientes que visita tu equipo, también tendrás que poder aportarlas… y contabilizarlas en tus libros.

Contabilizando las facturas de gasolina

¿Cómo se contabiliza una factura de gasolina?

Es fácil, fácil.

Lo cierto es que no hay ninguna cuenta contable para la gasolina de forma específica, pero lo más lógico es que se tome como un recurso para poder viajar por carretera, en cuyo caso iría a la cuenta contable 629 .

Pero ojo, que si ese viaje en coche es para visitar a un cliente o a un proveedor se contabilizará como gasto de representación , en la cuenta 627 Propaganda, Publicidad y Relaciones Públicas.

Y realmente, ya está.

Para contabilizar los gastos de gasolina solo te hace falta reunir las facturas, añadir asientos a la cuenta contable que corresponda a la base imponible y hacer lo propio con el IVA de la gasolina, que se iría a la 472 Hacienda pública, IVA soportado.

Y así es como se deduce la gasolina

Hemos visto cómo contabilizar los gastos de gasolina pero la parte buena, la que te hace ahorrar, todavía no la hemos tocado.

La buena noticia es que como parte del IVA del transporte, la gasolina y su IVA te los puedes deducir 🙌

Como todos estamos acostumbrados a pagar lo que se ve en el monolito de la gasolinera, realmente al deducirte el IVA del combustible es como si de pronto la gasolina costara menos.

Es cierto, así que ¡bien! 🥰

La noticia menos buena es que Hacienda, conocedora de la cantidad de grises y posibilidades de fraude que hay, limita la deducción en casi todos los casos a un 50 %.

Pero vamos a ver primero lo bueno. 

¿En qué casos podrías deducirte el 100 % de la gasolina, incluyendo su IVA?

Seas empresa o autónomo, porque a efectos contables las reglas son las mismas para todos, en aquellos casos en los que el negocio está vinculado al transporte:

• Con vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías
• Con vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación, como por ejemplo los taxistas
• Con vehículos que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación; es decir, los vehículos de autoescuela
• Con utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas
• Con turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales 😜
• Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad

Fíjate en el penúltimo grupo, que igual tenemos bingo en la sala.

Si mandas a tu equipo de viaje por carretera a visitar a un cliente o a un proveedor, en efecto: te puedes deducir la gasolina en el impuesto sobre el valor añadido en un 50 % ✌

Como gasto, solo podrás deducírtela cuando puedas demostrar la afectación exclusiva del vehículo a la actividad.

¿Y lo de que el IVA sea solo al 50 %? Es una forma que tiene Hacienda de cubrirse las espaldas.

Si consigues probar que está afectado en un porcentaje mayor, cosa nada sencilla, ese 50 % puede subir hasta aquello que consigas demostrar.

Resumiendo: ¿los impuestos de la gasolina te los puedes deducir como empresa? Sí.

¿Y te puedes deducir la gasolina como autónomo, si fuera el caso? También.

Pero en ambos casos tendrás que demostrar que utilizas el vehículo en desplazamientos profesionales, lo que abre una pequeña incógnita.

Cómo demostrar que utilizas el coche para trabajar

Decíamos que para poder deducirte el IVA de la gasolina, tenías que cumplir estos tres requisitos:

1. El gasto en gasolina debe estar directamente relacionado con la actividad de la empresa
2. El coste se tiene que correlacionar con los ingresos generados por ese desplazamiento
3. El gasto debe ir acompañado de su factura, y tienes que contabilizarlo correctamente

¿Cómo demuestras que ese gasto en gasolina está relacionado con el trabajo?

Ya lo decíamos antes. Aquí es donde tienes que irte a buscar pruebas al correo electrónico, por ejemplo. Puede haber emails que evidencien que tu equipo ha tenido que irse en coche a la oficina de un cliente para prestar un servicio.

El registro de kilómetros, que te lo pedirán para compensar el kilometraje, también es prueba de ese desplazamiento. Sácalo de la hoja de gastos de viaje y ya está.

O un presupuesto aceptado, así como un listado de clientes con sus localizaciones.

Asegúrate de tener esa información por si te hacen una visita sorpresa y ya está, cero preocupaciones.

Beneficios de desgravar el gasto de combustible para empresas

¿Se puede desgravar el combustible de un coche de empresa? 

Ya hemos visto que sí y en según qué casos, en un 100 %. En los que no, a un 50 %.

Pero esto… ¿qué aporta realmente a tu empresa?

• Ahorro de dinero: si tu equipo tiende a moverse por carretera para visitar a clientes, asistir a ferias y demás viajes de trabajo, trimestralmente podrás ahorrarte un dinerito más que sustancial.
• Ese dinero podrás destinarlo a cualquier área de la empresa que creas que pueda necesitar un empujoncito. Si de pronto en finanzas empiezan a implicarse en lo de deducirse el gasto en combustible y sale un ahorro contable de 600 € al mes, ¿qué harías? Eso solo lo sabes tú, pero seguro que algo se te ocurre 😉
• Deducirte el gasto del combustible en tus viajes de trabajo también te regalará la sensación de estar optimizando tu rendimiento financiero. Ya no te sabrá tan mal echar gasolina cuando repostes durante un viaje de trabajo por carretera 🚗
• Tener trabajada una política de gastos de viaje que refleje qué hacer a la hora de repostar. Con eso normalizarás las actuaciones de todo tu equipo, de modo que luego en finanzas no existan confusiones con justificantes de pago que no sirven. Es decir, también supondrá un considerable ahorro de tiempo para todos.

Vamos, que tener bien controlado el gasto y el IVA de la gasolina te permitirá aquello que tanto nos gusta en Pleo: ahorrar.

Cómo recuperar el IVA del combustible

Tienes el derecho y conoces los requisitos para ello.

Ya sabes que debes poder demostrar que el desplazamiento es laboral, y que el gasto se correlaciona con el ingreso.

El tercer requisito es que cuentes con la factura y contabilices el gasto.

Hagamos un alto aquí, en lo de la factura.

¿Te sirve cualquier factura?

¿Una factura simplificada es suficiente para demostrar ese gasto y deducirte el IVA de la gasolina?

No: te va a hacer falta una factura completa.

Así que cuando tu equipo se marche de viaje, ya sabes. Tienes que asegurarte de que pida la factura completa, u olvídate de deducirte el IVA de la gasolina.

Si te quieres desgravar la gasolina como autónomo, factura completa. Como empresa, factura completa también.

Para facilitarte el trámite y que no se te escape ninguna factura, ¿por qué no lo dejas en manos de Pleo?

Contabiliza (y deduce) mucho más que el IVA de la gasolina con Pleo

Ya lo tienes clarinete: el gasto de gasolina y su IVA hay que deducírselo en la medida de lo posible.

Hay que andar sobre seguro y poder justificar absolutamente todo con facturas, emails, agendas y presupuestos, y si lo haces bien al final te puedes ahorrar un buen pico tanto de tiempo como de dinero.

Total, que para lanzarte a la aventura y empezar a sacarle partido de forma práctica al asunto te haces con una tarjeta de gasolina de empresa… y a la carretera.

Pero… ¿Es suficiente? ¿Con una tarjeta estándar te vale?

En un viaje por carretera la gasolina tan solo es uno de todos los gastos posibles, y con una tarjeta que esté a la altura podrás cubrirlos todos.

Una caja de galletas para llenar el estómago en una de las paradas de ese viaje de 6 horas, una botellita de agua, una comida en una vía de servicio, una indeseable reparación…

¿Tú sabes la cantidad de tickets y facturas que necesitas para justificar correctamente un simple viaje de negocios de un par de días?

Y ya hemos visto que la Agencia Tributaria no pasa ni una con lo de deducirte la gasolina y su IVA, así que cuidadito.

¿Por qué no llevar la gestión de gastos de tu empresa a otro nivel?

¿Por qué no deshacerte del papeleo infame y viajar con total tranquilidad en vez de ir pensando si esto le valdrá a Hacienda?

¿Por qué no disfrutar del viaje, aunque sea de trabajo?

Es tan sencillo como repartir tarjetas Pleo a tu equipo y decirles que utilicen nuestra app para controlar el gasto de gasolina… y llegar más, muuucho más allá del ahorro del IVA de la gasolina 💪