¿Cómo se compensan los viajes de trabajo? Lo que debes saber
Los viajes de trabajo han sido, tradicionalmente, fuente de problemas 🙃
Porque no a todo el mundo le gusta dejar su hogar para irse a trabajar a otra ciudad.
Y porque no todas las empresas compensan como querría el trabajador, que a veces se va pensando que le pagarán un plus por dormir fuera de casa... y no.
Sí: los desplazamientos por trabajo pueden debilitar la relación empresa-empleado, razón por la cual hay que tratarlos con mucho cariño.
Existe legislación al respecto, aunque realmente no aporta mucho porque no está muy clara.
Lo vemos todo enseguida, así como tus opciones como empresa en cuanto a bonificaciones para cuando tu equipo se va de viaje, reembolsos... y tecnología, que facilitará muuucho la operativa relacionada.
Qué dice la legislación sobre cómo se compensan los viajes de trabajo
Cuando una empresa manda a un empleado a trabajar fuera del municipio en el que se encuentra, se dice que hace un viaje de trabajo.
En ese viaje de trabajo hay dos conceptos que podríamos considerar «compensables».
Por un lado, el propio tiempo y esfuerzo puesto por el trabajador, que se tiene que alejar de su hogar, con el inconveniente que conlleva.
Por esas molestias, al trabajador se le puede compensar.
Por otro lado, cuando el trabajador viaja, obviamente, incurre en una serie de gastos de viaje que correrán a cargo de la empresa.
¿A qué gastos de viaje nos estamos refiriendo?
- Al transporte en avión, tren, autobús, coche de alquiler...
- A los alojamientos, en caso de hacer noche
- A las dietas de viaje
- Si el medio de transporte es el propio coche del empleado, aparece un gasto nuevo conocido como kilometraje
Y ahora sí: ¿qué dice la ley con respecto a ambas situaciones?
Es decir, ¿al trabajador hay que compensarle por irse a trabajar fuera?
El Estatuto de los Trabajadores y la Directiva 2003/88/CE , que tomaremos como normativa de desplazamientos de trabajo, no es nada clara al respecto.
¿Se pueden compensar esas molestias ocasionadas? Sí, pero no es obligatorio.
¿Y los gastos durante ese viaje?
Si son necesarios para que haga su trabajo, sí, hay que compensárselos. Pero eso sí, tienen que estar justificados con tickets y facturas.
Por lo tanto, a bote pronto, en lo que respecta al derecho laboral en el pago por desplazamiento tenemos que:
- No tienes obligación de compensar las molestias por mandar a tu equipo fuera, aunque si quieres hacerlo lo más habitual es tratar de llegar a un acuerdo con el empleado.
- Sí que estás obligado a compensar todos los gastos ocasionados durante el viaje, siempre que se puedan justificar y sean, en efecto, necesarios para que tu equipo lleve a cabo su trabajo
Si lo haces así, estarás cumpliendo con la ley.
Y si cumples con la ley, optimizarás cada salida de tu equipo para terminar pagando menos impuesto de sociedades e IVA.
Antes de seguir, conviene resolver varios interrogantes importantes.
6 preguntas frecuentes sobre cómo se compensan los viajes de trabajo
Preguntas cortas y respuestas también escuetas, y luego ya nos centramos en otros aspectos del desplazamiento fuera del centro de trabajo.
Empezamos con las preguntas, va.
¿El pago por desplazamiento de trabajo es un derecho laboral? 🙄
Según el estatuto de los trabajadores, el desplazamiento en sí no tiene obligación legal de ser compensado. Los gastos generados durante ese desplazamiento, en cambio, sí.
¿Se considera que un trabajador que se va a trabajar fuera está haciendo horas extra o algo más allá de una jornada normal?
No; si la jornada es como la habitual, se considera como jornada normal. No tienes por qué compensar si no quieres.
¿Y el tiempo de transporte al viajar por trabajo... cuenta como jornada? ¿Se pagan las horas de desplazamiento?
Sí; el viaje en tren, avión, coche o lo que sea, computa como jornada normal. No se paga un extra.
¿Y si se hacen más horas de lo normal estando fuera o se trabaja estando en festivo?
Pues contarán como horas extra, que ya se compensarán con un plus en el salario o con días libres, según tenga estipulado tu empresa en las políticas.
Si soy un trabajador, ¿me pueden obligar a trabajar fuera de mi ciudad? ¿Y me pueden obligar a trabajar fuera de mi horario.
Negarse a un desplazamiento laboral es posible siempre y cuando no tenga causas justificadas y no se comunique con una antelación suficiente.
Es decir, si como empresa no puedes demostrar que el viaje es necesario o lo comunicas con poca antelación, tu equipo podrá negarse a ello. Y en lo que respecta al horario, si no lo indica el convenio o el contrato, el trabajador siempre podrá decir que no.
¿Cuánto se cobra por desplazamiento?
Tu equipo cobrará lo pactado con tu empresa, así como el reembolso de los gastos que haya adelantado durante ese desplazamiento de trabajo.
Resumiendo: tu empresa no está obligada a pagar de más al empleado que mandas a trabajar fuera.
Que puedes hacerlo, sí, pero no tienes esa obligación.
Lo suyo es que negocies con el trabajador. Y que sepas que la ley te respalda a ti; es decir, prima el deseo de la empresa por encima del suyo.
Desplazamiento laboral semipermanente
Ojo aquí, que hasta ahora solo estamos considerando los pagos por desplazamiento puntual.
¿Y si el desplazamiento laboral es continuo?
Es decir, ¿qué pasa si tienes que enviar a alguien a vivir a otro municipio distinto del de tu empresa durante un tiempo?
Pues más de lo mismo: la compensación por las molestias la tienes que negociar con el trabajador, aunque no es obligatoria.
No podrá negarse, por cierto, siempre y cuando demuestres que ese desplazamiento es necesario.
Y los gastos de esa estancia, que en este caso engloban también la vivienda o las dietas diarias, sí que debes compensarlos en su totalidad.
Pero aquí algunas peculiaridades de acuerdo al Estatuto de Trabajadores:
- De cada tres años, el total de tiempo desplazado no puede ser superior a los doce meses
- Por cada tres meses fuera, el trabajador tendrá derecho a cuatro días de vacaciones en su origen, y tu empresa tendrá que correr con los gastos del transporte
Ahí queda.
Gastos de los viajes de trabajo: hay que registrarlos para poder compensarlos
Ahora enseguida vamos a la compensación por «molestias», pero vamos primero con los gastos de viaje.
Tu empresa tendrá que compensárselos en su totalidad al trabajador, claro, como venimos diciendo.
Las noches de hotel, las cenas, el medio de transporte... e incluso el kilometraje.
¿Está la empresa obligada a pagar kilometraje? No, pero también puedes compensarlo si quieres.
Como empresa, deberías definir unas políticas que determinen qué gastos están permitidos, los importes máximos y cómo proceder para su registro.
¿Qué tipo de factura se pide? ¿Completa o factura simplificada?
¿Cómo se notifica a la empresa? ¿Mediante una foto al ticket? ¿Con una nota de gastos, ya al final del viaje?
¿Qué líneas rojas existen para no considerar como registrado un viaje de trabajo? ¿Que se borre la tinta y no se entienda mucho? ¿Que la factura se entregue fuera del ejercicio fiscal?
En tu política de gastos de viaje tiene que venir perfectamente explicado qué hacer.
Y todo lo que se salga de esa operativa, fuera.
Si un empleado no pide la factura completa al hotel en el que se hospeda, por mucho que aparezca el gasto en su app del banco... no se le compensa si así lo marcan las políticas.
Por cierto, te ayudamos a definir la tuya aquí.
Dicho esto, aquí tres consejos para facilitar el registro y que a ti, como empresa, no se te escape ninguno y puedas deducírtelos en su totalidad:
- Marca en la política de gastos de viaje que se conserven todos los tickets, recibos y facturas, con el objetivo de poder justificarlos... y tu empresa, deducírselos
- Que la política de viajes exija que cada trabajador cree un informe de gastos de viaje donde reúna todos los costes, con sus fechas y categorías… algo no necesario con la tecnología de hoy en día, pero que se puede seguir haciendo
- Emplea una herramienta de seguimiento de gastos; la digitalización facilitará mucho, mucho, mucho el proceso
¿Parece demasiado trabajo? Ten en cuenta que si eliges la herramienta adecuada, los dos primeros consejos no hace falta ni que los mires.
Luego hablamos de eso; vamos con otros aspectos clave en esto de cómo se compensan los viajes de trabajo.
Bonificaciones, compensaciones y reembolso de los gastos de viaje
Vamos a profundizar un poco en tres conceptos muy importantes sobre cómo se compensan los viajes de trabajo:
Las bonificaciones voluntarias
Ya te hemos dicho que no es obligado que compenses a un trabajador por mandarlo a trabajar fuera.
Pero oye... si lo haces, seguro que se motiva y se siente valorado, una tendencia del futuro laboral.
Si vas a mandar a alguien a que pase tres noches en un paraíso, pues bueno, casi que es como un regalo y la bonificación tiene menos sentido.
Pero pon que envías a alguien a muchos kilómetros de casa, a un sitio desangelado, sin nada más que hacer que trabajar.
Poco interesante, e incluso deprimente.
Ahí la bonificación sí que cobra todo el sentido del mundo.
¿Cómo procedes?
Puedes plantear bonificaciones específicas para cada viaje de trabajo, o determinar las mismas condiciones para todos.
Siempre teniendo en cuenta que la última palabra la tiene la empresa.
¿Y qué bonificación puedes dar?
Piensa: ¿qué es lo que más valora tu equipo?
¿Dinero? Pues das bonificaciones económicas.
¿Tiempo? Pues das días libres.
¿Desarrollo de carrera? Pues ofreces formación.
Piensa qué valora tu equipo por encima de todo... y ya lo tienes.
Las compensaciones por los gastos del viaje
La compensación por esas «molestias» ocasionadas son las bonificaciones que das, y las eliges tú. Es lo que acabamos de ver.
La otra compensación, la de los gastos generados durante el viaje, es la que nos interesa ahora.
¿Cómo puedes proceder?
Las empresas suelen elegir entre estas tres opciones:
- Se le da un dinero fijo al trabajador para que se lo gestione durante el viaje
- Al trabajador no se le da nada, pero se le pide que recoja todos los tickets y a su vuelta se le reembolsa
- En el modelo mixto, se le da un fijo para algunas partidas y el resto se le reembolsan si las justifica correctamente
Cuando eliges dar un fijo, lo suyo es que tu empresa sea generosa.
Que no falte, vamos.
Porque hay gastos impredecibles, como el coste de una carrera en taxi por el centro de Madrid, que pueden hacer que la cuenta se agote rápidamente.
Y en ese modelo, los gastos que excedan la asignación... ya corren a cuenta del trabajador, que además de tener que estar lejos de casa, le toca poner dinero de su bolsillo 😤
Cuidadito.
La segunda opción tampoco es fantástica, por decirlo de alguna forma.
El trabajador tiene libertad para elegir lo que quiera —respetando los límites que marca la política de gastos de viaje, claro—, pero el dinero lo adelanta de su bolsillo.
Y adelantar 80 € igual no es mucho, pero si entre la noche de hotel, el tren, los taxis, la cena y el desayuno la historia se va a 400 €... no le hará ninguna gracia 👎
Este segundo método de compensación funciona a las mil maravillas cuando tiras de tecnología, como te explicamos enseguida.
El tercer método compensatorio de los gastos de viaje de trabajo es el más flexible.
Das una asignación fija para determinados conceptos y para el resto, como las carreras impredecibles en taxi, que pida factura y le reembolsas el importe.
Nuevamente, la tecnología facilita este tercer modelo, tanto en la parte fija como en la que pone de su bolsillo.
Lo vemos enseguida, pero antes... ¿qué tal si tocamos el tema de los reembolsos?
Los reembolsos
El proceso de reembolso de los gastos de viaje adelantados por tu equipo tiene que estar definido en la política de gastos de viaje.
El trabajador tiene que saber qué hacer para que, llegado el momento, tu empresa le devuelva el dinero que ha adelantado.
Lo más habitual es que las empresas exijan al trabajador pedir las facturas y conservar los tickets a modo de justificación.
Otras, además, trabajan con las notas de gastos, y las hay que piden informes de cada viaje, donde consten todos los gastos juntos, con sus fechas y categorías.
Si se cumplen las condiciones, tu empresa pasará a reembolsarle los gastos al trabajador ✅
El reembolso estará libre de impuestos para el trabajador, aunque tú, con las facturas aportadas por el empleado, podrás deducírtelos.
¿Y sabes qué?
Que la tecnología también hace su papel en esto de los reembolsos, cuya parte fea no hemos mencionado: que llegue varias semanas después de haberse producido el gasto.
Inciso: los gastos de viaje exentos
Al loro, que tenemos sorpresa con el tratamiento fiscal de los gastos de viaje y el pago por las dietas en el desplazamiento.
Pues sí: hay gastos de viaje exentos, al menos hasta ciertos límites. Están establecidos en la Orden HFP/792/2023.
Cuando tu empresa haga el reembolso del gasto, si está exento, no hará falta que lo incluya en la nómina del empleado.
No gravarán impuestos.
¿De cuáles estamos hablando?
- El gasto del alojamiento está exento en su totalidad, sin límite
- Las dietas tienen exentas sus primeros 53,54 € por día si se pernocta en España; si se hace en el extranjero, el límite asciende a 91,35 €
- Si no se pernocta, la dieta tendrá exentos sus primeros 26,67 € al día si el viaje es por España; si se va al extranjero, estarán exentos los primeros 48,08 € diarios
- El gasto del medio de transporte —salvo cuando el trabajador viaja con su propio vehículo— está exento en su totalidad, como los alojamientos
- Y si viaja con su coche, el gasto para tu empresa será el kilometraje, cuyos primeros 26 céntimos por kilómetro están exentos en este 2023
Todos los gastos que superen estos límites tendrás que incluirlos en la nómina del trabajador y pagar impuestos por ellos.
La tecnología te ayuda en todo el proceso de compensación de los viajes de trabajo
Llegó lo prometido: la tecnología financiera.
La que te ayuda con el seguimiento de gastos, el control, las compensaciones y los reembolsos.
¿Sabes que existen apps de control de gastos asociadas a tarjetas de empresa?
La cosa funciona así: te haces con tarjetas de empresa y las repartes entre tu equipo, incluidas las personas que van a hacer viajes de trabajo.
Cuando tengan un gasto, pagan con la tarjeta de empresa, de modo que no tengan que adelantar dinero propio.
Y tú, mientras, controlas todos los gastos que van teniendo lugar, porque las tarjetas estarán asociadas a la solución que elijas.
Y en cuanto se dé un gasto, hala, registrado y controlado.
Pero eh, espera, ¿sabes que hay soluciones que también eliminan la necesidad de que tu equipo conserve las facturas simplificadas o completas?
Sí: si la solución está homologada por la Agencia Tributaria, una foto a cada factura de los gastos de viaje será suficiente para poder deducírtelos.
Y los reembolsos, que no nos hemos olvidado de ellos 👇
Bajarán al mínimo de los mínimos, porque al haber tarjetas de empresa ya no habrá trabajadores adelantando dinero propio.
Pero si por una de esas un café mañanero no se puede pagar con tarjeta y el empleado ha de poner 2 € de efectivo, no sufras, que se le puede compensar rápidamente.
Establece que pida el ticket tras pagar en efectivo en las políticas de viaje y gastos. Luego, que le haga una foto, su manager la ve y aprueba el gasto... y esos 2 € se añaden al balance personal.
Un balance que se actualiza en dos segundos, cuando quieras, y no en varias semanas, como sucede con el método tradicional.
Suena bien, ¿o qué?
Pleo es esa tecnología
Lo que acabas de leer es el pan de cada día de Pleo, nuestra solución de gestión de gastos.
Que, además, tiene la ventaja de que puedes poner límite de gasto individualmente a las tarjetas.
Para que te asegures de que nadie gasta por encima de sus posibilidades.
Cuenta con un panel de control de gastos magnífico, para que filtres por categoría y veas por dónde van los gastos de viaje o los que quieras.
Y la guinda del pastel: se conecta con tu software de contabilidad, rellenando la parte de los gastos de los libros contables en cuestión de segundos.
Así pues: ¿cómo se compensan los viajes de trabajo?
Como decida tu empresa, pero si se hace con la ayuda de una app para gastos de empresa como Pleo... muchísimo mejor.
