La pregunta es clara, directa y tiene dos posibles respuestas: una con el dato en euros y otra, además, con matices que te ayuden a comprender mejor qué es esto del kilometraje.
Vamos con la respuesta corta: el precio del kilometraje oficial en 2025 en España establecido por la Agencia Tributaria es de 0,26 €/km , el mismo que los dos últimos años.
La respuesta larga, con sus matices y explicaciones, es lo que te vamos a contar a continuación.
Una de kilometraje a la vista: ¡vamos!
Qué es esto del precio de kilometraje
El kilometraje es una compensación que se le da al trabajador que tiene que viajar por motivos laborales con su propio vehículo. Se estipula en el convenio colectivo de cada empresa o, si este no existiera, en el del sector de actividad.
La compensación la da la empresa, la recibe el trabajador y, hasta cierto límite, Hacienda no interviene.
Ese límite son los 0,26 €/km de la respuesta corta. Eso quiere decir que si una empresa paga al trabajador 0,26 €/km o menos, esa compensación estará totalmente exenta de impuestos para el trabajador.
La empresa, sea cual sea la cantidad, podrá incluirla en su contabilidad como una parte de los gastos de locomoción, que engloban el kilometraje y los gastos de transporte, generados por cada trabajador que se desplaza con motivos de trabajo sin emplear su propio vehículo.
El excedente a partir de esos 0,26 €/km sí que tributa para el empleado o empleada, por lo que si decides compensar el kilometraje a 0,40 €/km, esos 0,14 €/km restantes sí que cotizarán en su Seguridad Social.
Por ejemplo: Sara, que a veces viaja con su coche por trabajo a otras ciudades, en el mes de abril ha hecho 1.000 km sumando las distancias de todos sus viajes.
Las políticas de la empresa para la que trabaja Sara, marcan que hay compensarla con 0,43 €/km, por lo que en su nómina del mes verá un plus por kilometraje de 430 €, de los cuales Hacienda solo tendrá en cuenta 0,43 - 0,26 = 0,17 → 170 €.
Sara recibirá en su banco los otros 260 € de la compensación, libres de impuestos.
A ti, como empresa, estar por encima o por debajo de los 0,26 €/km que marca la Agencia Tributaria, solo te afectará en lo que pongas en la nómina de Sara o cualquier otro empleado.
Dicho esto, es probable que te hayan surgido preguntas nuevas:
- ¿Puedo elegir cuánto pagará mi empresa de kilometraje?
- ¿Los peajes se compensan? ¿Y las multas?
- ¿Y la gasolina? ¿Y el IVA de la gasolina?
- ¿Cómo defino el kilometraje a compensar?
- …
Hay dudas; lo sabemos. Vamos a ir esclareciéndolas poco a poco.
A cuánto se paga el precio del kilometraje en 2025
El precio del kilometraje no está regulado en España .
Eso significa que cada empresa es totalmente libre de compensar como quiera a su equipo, por lo que la primera pregunta ya está resuelta.
Ahora bien, la cotización de este kilometraje sí que está estipulado en el BOE y, como decíamos, en 2025 el límite a partir del cual el trabajador debe tributarlo se establece a partir de 0,26 €/km en adelante.
Por efectos de la pandemia mundial, Hacienda congeló este límite en 2020 en 0,19 €/km y no ha sido hasta 2023 que volvió a subirlo a los 0,26 €/km actuales debido al aumento del precio del combustible, concepto incluido en el kilometraje.
Así pues, ¿cuál es el precio oficial del kilometraje en 2025?
Oficialmente, no hay ningún precio 🫠
Lo único oficial es el límite a partir del cual el trabajador tributa esa compensación que le paga tu empresa.
Tras la reforma de 2023, ese límite pasó de los antiguos 0,19 €/km a los 0,26 €/km actuales en casi todo el territorio español.
¿Casi todo?
Así es: en Euskadi, el límite libre de impuestos está en 0,29 €/km y en Navarra, a 0,32 €/km.
Qué se puede incluir y qué no como gastos de kilometraje de tu empresa
El kilometraje es una compensación voluntaria.
Hacienda entiende que cuando un trabajador usa su propio vehículo para hacer un viaje de trabajo, lo estará desgastando y tu empresa tendrá que compensárselo de alguna forma.
Así que no es correcto decir qué se incluye en el kilometraje y qué no, porque en realidad no se incluye nada. Tu empresa compensa económicamente la cantidad que quiera, sin necesidad de que haya facturas de por medio.
Ahora bien... ¿qué conceptos considera Hacienda que se han de compensar con ese kilometraje?
Esto sí que es importante: porque si decides darle un dinero a tu trabajador en concepto de kilometraje y Hacienda os hace una inspección, cuidado 😱
Ese viaje habrá que demostrarlo. ¿Por qué ibas a pagar de más al trabajador una cantidad que, además, está libre de impuestos hasta los 0,26 €/km?
Y si no lo demuestras, además, tampoco podrás deducirte el gasto del kilometraje. Porque sí, sí, el kilometraje que compensas es deducible en su totalidad 😎
Para demostrar el viaje tendrás que poder documentar el origen y el destino —los kilómetros recorridos, al fin y al cabo—, así como los motivos.
Emails, reservas de alojamiento... y facturas, claro. Las facturas que se generen durante ese viaje te ayudarán a demostrarlo: combustible, peajes, noche de hotel, menú de restaurante, etc.
Queda claro que el viaje que vas a compensar tienes que demostrarlo.
Otra historia es qué considera Hacienda que hay que compensar con el kilometraje.
El importe que se paga por kilómetro recorrido incluye una estimación global de los siguientes conceptos:
- Combustible: el gasto en gasolina o electricidad —si es un coche eléctrico—, ya que es un coste directo del desplazamiento
- Desgaste del vehículo: la amortización del coche debido al uso, incluyendo la depreciación del valor del vehículo por el kilometraje recorrido
- Mantenimiento y reparaciones: los costes asociados al cuidado del coche, como cambios de aceite, neumáticos, revisiones, etc.
- Seguro del coche: una parte proporcional del coste del seguro, ya que el uso laboral aumenta el riesgo
- Impuestos: como de circulación o la ITV, que son gastos necesarios para mantener el coche en regla
¿Y qué considera Hacienda como no compensable con kilometraje?
Es decir: si sumas estos gastos al kilometraje que compensas, Hacienda te pregunta y enseñas las justificaciones... podrías tener problemas.
Son estos:
- Las multas de tráfico o aparcamiento
- Los peajes
- El coste del parking
Pero ojo, que no se incluya no quiere decir que la empresa no pueda compensarlo, sino que simplemente no puede hacerlo como si fuera kilometraje.
Son reembolsables, pero no como kilometraje 👌
Es lógico que tu empresa no quiera pagarle las multas a quien corre demasiado por la autopista en un viaje de trabajo, como lo es también que sí que quiera devolverle los peajes o el coste del parking generado en ese viaje.
Y es que te recordamos que todo lo relacionado con el kilometraje y el transporte vendrá definido por la política de gastos de viajes de la empresa, que marcará la forma de justificar cada gasto por parte del trabajador y el procedimiento para compensarlo.
Justificación y liquidación del kilometraje
¿Cómo justificas una compensación por kilometraje?
Al estar libres de impuestos los primeros 0,26 €/km, Hacienda puede exigirte que justifiques el trayecto o desplazamiento de tu equipo con su propio vehículo.
Para hacerlo, tu equipo tiene que registrar el desplazamiento. Puede hacerlo especificando:
- El origen y el destino del viaje
- La fecha y la hora del desplazamiento
- Los kilómetros recorridos
- Y el motivo del viaje que, obviamente, tendrá que estar relacionado con la actividad de la empresa: para cerrar un acuerdo, asistir a un congreso, reunirse con un posible proveedor, etc.
Asimismo, el coche tiene que estar a nombre del trabajador al que vas a compensar, claro.
¿Y cómo liquidas el kilometraje?
Es decir, ¿cómo llevas a cabo esa compensación?
Lo primero es decidir el precio por kilómetro que vas a compensarle —te contamos enseguida sobre esto— ... y luego multiplicar por los kilómetros del viaje.
Fácil, ¿eh? 🖖
Lo segundo es revisar la hoja de gastos de viaje, los generados durante ese desplazamiento. Las dietas, la estancia, la gasolina, etc.
No es obligatorio, pero si Hacienda hace una inspección y pregunta el porqué de ese kilometraje compensado, la nota de gastos de viaje os vendrá fenomenal para justificarlo.
Y lo siguiente ya es darle ese dinero al trabajador. Podrás incluirlo en la nómina o dárselo como un reembolso independiente.
Recuerda: hasta 0,26 €/km, el kilometraje es libre de impuestos y termina aquí.
Si está por encima, ese excedente será necesario que lo declares, y tendrás que practicar la retención del IRPF en la nómina de tu equipo.
Cómo calcular el pago del kilometraje en tu empresa
¿A cuánto tiene que pagar tu empresa el kilometraje?
Es una decisión que debes tomar cuanto antes, para que todo el personal que viaja lo tenga claro y no haya malentendidos.
Pero… ¿qué precio le pones? ¿Por debajo de los 0,26 €/km, por encima o exactamente eso?
Ya te contamos que una de las tendencias en el futuro laboral es la de cuidar al trabajador para que este se sienta importante y valorado, y el precio que pone tu empresa al kilometraje es una oportunidad maravillosa para demostrarlo.
Dicho esto, hay otros factores a tener en cuenta a la hora de elegirlo:
- La antigüedad y el nivel de responsabilidad del trabajador : al igual que los sueldos no son iguales entre unos trabajadores y otros, la compensación por kilometraje tampoco tiene por qué serlo.
- La política de gastos de viaje de la empresa : el kilometraje forma parte de los gastos de locomoción, que coexisten con los de manutención y estancia —y en conjunto se conocen como «dietas de viaje»—.
- El sector al que se dedique la empresa, pues cada uno cuenta con un convenio que puede servir de orientación.
Al final, como ves, es un cóctel de varios ingredientes que debes analizar por separado y de forma conjunta antes de agitarlo y dar con las cifras que marquen las compensaciones.
Ejemplo de cálculo de kilometraje
Pongamos que el bueno de Luis tiene que hacer un viaje de trabajo urgente con su coche, y ha de ir desde Madrid a Barcelona 🚗
Tu empresa tiene estipulada una compensación de 0,26 €/km. Con ella, evita papeleos, complicaciones y retenciones extra en la nómina.
La distancia que separa ambas ciudades es de 620 kilómetros según Google Maps, por lo que el trayecto compensable será de 1.240 km, lo que corresponde al conjunto de ida y vuelta.
Haciendo el cálculo 0,26 * 1.240, sale que compensarás a Luis con 322,40 €, cantidad que decides añadir en su nómina.
Y ahora llega el momento de la deducción: ¿puedes deducirte esos 322,40 €?
Como decíamos antes, sí que puedes. Para ello, el desplazamiento debe poder justificarse con una hoja de gastos que haga referencia a ese viaje en particular, por ejemplo. O con las facturas que le den a Luis mientras viaja, como la del menú de la vía de servicio en la que para a comer.
¿Y si decides compensar por encima, a 0,40 €/km?
Pues el total del kilometraje será de 496 €, de los cuales los primeros 322,40 € estarán libres de impuestos.
De los otros 173,60 €, Luis pagará IRPF, que tendrás que retenerlo en su nómina.
Últimas dudas sobre el kilometraje
Terminamos tratando de resolver algunas dudas más específicas, en un estilo más directo, como nos gusta en Pleo 🙃
- ¿A partir de cuántos kilómetros se paga el desplazamiento? → No hay un mínimo. Eso sí, el desplazamiento tiene que ser por motivos de trabajo.
- ¿Y el Ticket Transporte? → No tiene absolutamente nada que ver. Tanto el Ticket Restaurante como el Ticket Transporte se utilizan cuando el empleado o empleada trabaja desde el lugar en el que se ubica la propia empresa, cubriendo el segundo los costes del transporte público.
- ¿Dónde anuncia la Agencia Tributaria a cuánto se paga el kilometraje? → En la página de Asignaciones para gastos de locomoción , aunque el dato está desfasado; lo más actualizado, de julio de 2023, está en el BOE ..
- ¿Los gastos de kilometraje se pueden incluir como gastos de representación ? → Sí, siempre y cuando los viajes tengan el fin de mejorar la reputación y las relaciones de la empresa con sus clientes o proveedores.
- ¿Las dietas y el kilometraje son lo mismo? ¿Cómo se relacionan? → El kilometraje forma parte de las dietas junto con los otros gastos de locomoción, el alojamiento y la manutención. Eso sí, los gastos de locomoción —entre los que se incluye el kilometraje— se contabilizan en la cuenta contable 629 Otros servicios, mientras que los de alojamiento y manutención van a la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.
- ¿Es igual en todo el país? → No: Euskadi y Navarra son excepciones. Allí el límite para que el kilometraje no cotice está en 0,29 y 0,32 €/km, respectivamente.
- ¿Es lo mismo el kilometraje y los pluses de transporte? 🡪 No: los pluses de transporte son las compensaciones que incluyen las empresas en la nómina de los trabajadores por desplazarse desde su casa al centro de trabajo. El kilometraje se da en los viajes de trabajo.
- ¿Las empresas pueden deducirse el kilometraje como gasto? 🡪 Sí, siempre que puedan demostrar que el viaje ha tenido lugar.
- ¿Cuándo se paga el kilometraje al trabajador? 🡪 La cantidad la decide cada empresa. El dato que es inamovible es el límite a partir del cual ese kilometraje empieza a tributar, que en 2025 en España se establece en 0,26 €/km.
- ¿Las empresas están obligadas a pagar kilometraje a los trabajadores? 🡪 No, el kilometraje no es obligatorio, pero sí una lógica muestra de agradecimiento hacia tu equipo por mandar a alguien de viaje con su propio vehículo.
Al final, todo se resume en que el precio del kilometraje lo define cada empresa en sus políticas, y que si está por encima del límite impuesto por la Agencia Tributaria el excedente sí que cotizará en la Seguridad Social del trabajador —no lo hará de lo contrario—.
Pleo, a tu lado para justificar los desplazamientos y el kilometraje
Sea como fuere, tu empresa sí que podrá declarar el kilometraje como gasto, elija la cantidad que elija compensar, siempre que el viaje esté debidamente justificado.
Debidamente justificado, ojo.
Decíamos que puedes hacerlo con hojas de gastos de viaje, por ejemplo, que reflejen datos como el origen, distancia, gastos que hayan tenido lugar durante el viaje, etc.
Vaya rollo, ¿no?
¿Sabías que en Pleo contamos con una función dentro de la app para controlar el kilometraje de tus trabajadores y que ellos, a su vez, conozcan su compensación?
Sí, sí, y de forma sencilla además: se establece la compensación que se quiera dar, la categoría del gasto, se introducen los puntos de partida y llegada y la fecha… y listo.
Y encima, con las tarjetas inteligentes, cada gasto que se ocasione durante el viaje, tu equipo podrá pagarlo sin adelantar dinero propio, registrarlo automáticamente en el sistema... y lo tendrás bajo control en tiempo real.
Pon la app de kilometraje de Pleo a trabajar a pleno rendimiento y hala, ¡kilometraje y a echar millas! 🚘
