¿A cuánto se paga el kilometraje en 2023?

La pregunta es clara, directa y tiene dos posibles respuestas: una con el dato en euros y otra, además, con matices que te ayuden a comprender mejor qué es esto del kilometraje.

Vamos con la respuesta corta: el precio del kilometraje oficial en 2023 en España establecido por la Agencia Tributaria es de 0,19 €/km, el mismo que los dos últimos años.

La respuesta larga, con sus matices y explicaciones, es lo que te vamos a contar a continuación.

Una de kilometraje a la vista: ¡vamos!

Qué es esto del precio de kilometraje 

El kilometraje es una compensación que se le da al trabajador que tiene que viajar por motivos laborales con su propio vehículo. Se estipula en el convenio colectivo de cada empresa o, si este no existiera, en el del sector de actividad.

La compensación la da la empresa, la recibe el trabajador y, hasta cierto límite, Hacienda no interviene. 

Ese límite son los 0,19 €/km de la respuesta corta. Eso quiere decir que si una empresa paga al trabajador 0,19 €/km o menos, esa compensación estará totalmente exenta de impuestos para el trabajador.

La empresa, sea cual sea la cantidad, podrá incluirla en su contabilidad como una parte de los gastos de locomoción, que engloban el kilometraje y los gastos de transporte, generados por cada trabajador que se desplaza desde su domicilio a la empresa en transporte público.

El excedente a partir de esos 0,19 €/km sí que tributa para el empleado o empleada, por lo que si decides compensar el kilometraje a 0,40 €/km, esos 0,21 €/km restantes sí que cotizarán en su Seguridad Social. 

Por ejemplo: Sara, que a veces viaja con su coche por trabajo a otras ciudades, en el mes de abril ha hecho 1.000 km sumando las distancias de todos sus viajes. 

Las políticas de la empresa para la que trabaja Sara, marcan que hay compensarla con 0,43 €/km, por lo que en su nómina del mes verá un plus por kilometraje de 430 €, de los cuales Hacienda solo tendrá en cuenta 0,43 - 0,19 = 0,24 → 240 €. 

Sara recibirá en su banco los otros 190 € de la compensación, libres de impuestos.

A ti, como empresa, estar por encima o por debajo de los 0,19 €/km que marca la Agencia Tributaria, solo te afectará en lo que pongas en la nómina de Sara o cualquier otro empleado.

Dicho esto, es probable que te hayan surgido preguntas nuevas:

• ¿Puedo elegir cuánto pagará mi empresa de kilometraje?
• ¿Los peajes se compensan? ¿Y las multas?
• ¿Y la gasolina? ¿Y el IVA de la gasolina?
• ¿Cómo defino el kilometraje a compensar?
• …

Hay dudas; lo sabemos. Vamos a ir esclareciéndolas poco a poco.

A cuánto se paga el precio del kilometraje en 2023

El precio del kilometraje no está regulado en España. 

Eso significa que cada empresa es totalmente libre de compensar como quiera a su equipo, por lo que la primera pregunta ya está resuelta.

Ahora bien, la cotización de este kilometraje sí que está estipulada en la página de asignaciones para gastos de locomoción de la Agencia Tributaria y, como decíamos, en 2023 el límite a partir del cual el trabajador debe tributarlo se establece a partir de 0,19 €/km en adelante.

Por efectos de la pandemia mundial, Hacienda decidió congelar este límite en 2020 y por eso hoy, en 2023, sigue siendo el mismo.

Qué se puede incluir y qué no como gastos de kilometraje de tu empresa

Cuando tu empresa compensa a un empleado o empleada en concepto de kilometraje, está generando un gasto que puede incluir en su próximo ejercicio contable.

Estos gastos, que tienen que estar perfectamente justificados con recibos o facturas, son los siguientes:

• La gasolina consumida por el trabajador durante el viaje de trabajo.
• El desgaste y las averías del coche: hablamos de los neumáticos que se van gastando, el aceite que se va ensuciando y las piezas que se van deteriorando. En definitiva, todo lo que se pueda sustituir.
• El del coste del seguro.
• Los impuestos de matriculación y circulación.

¿Y qué no cubre el kilometraje?

• Las multas de tráfico o aparcamiento
• Los peajes
• El coste del parking

Ojo, que no se incluya no quiere decir que la empresa no pueda compensarlo, sino que simplemente no puede hacerlo como si fuera kilometraje.

Es lógico que tu empresa no quiera pagarle las multas a quien corre demasiado por la autopista en un viaje de trabajo, como lo es también que sí que quiera devolverle los peajes o el coste del parking generado en ese viaje.

Y es que te recordamos que todo lo relacionado con el kilometraje y el transporte vendrá definido por la política de viajes de la empresa, que marcará la forma de justificar cada gasto por parte del trabajador y el procedimiento para compensarlo.

Cómo calcular el pago del kilometraje en tu empresa

¿A cuánto tiene que pagar tu empresa el kilometraje?

Es una decisión que debes tomar cuanto antes, para que todo el personal que viaja lo tenga claro y no haya malentendidos.

Pero… ¿qué precio le pones? ¿Por debajo de los 0,19 €/km, por encima o exactamente eso?

Ya te contamos que una de las tendencias en el futuro laboral es la de cuidar al trabajador para que este se sienta importante y valorado, y el precio que pone tu empresa al kilometraje es una oportunidad maravillosa para demostrarlo.

Dicho esto, hay otros factores a tener en cuenta a la hora de elegirlo:

• La antigüedad y el nivel de responsabilidad del trabajador: al igual que los sueldos no son iguales entre unos trabajadores y otros, la compensación por kilometraje tampoco tiene por qué serlo. 
• La política de gastos de viaje de la empresa: el kilometraje forma parte de los gastos de locomoción, que coexisten con los de manutención y estancia —más conocidos como «dietas»—.
• El sector al que se dedique la empresa, pues cada uno cuenta con un convenio que puede servir de orientación.

Al final, como ves, es un cóctel de varios ingredientes que debes analizar por separado y de forma conjunta antes de agitarlo y dar con las cifras que marquen las compensaciones.

¿Que a cuánto se paga el kilometraje?

Terminamos tratando de resolver algunas dudas más específicas, en un estilo más directo, como nos gusta en Pleo 🙃

• ¿A partir de cuántos kilómetros se paga el desplazamiento? → No hay un mínimo. Eso sí, el desplazamiento tiene que ser por motivos de trabajo.
• ¿Y el Ticket Transporte? → No tiene absolutamente nada que ver. Tanto el Ticket Restaurante como el Ticket Transporte se utilizan cuando el empleado o empleada trabaja desde el lugar en el que se ubica la propia empresa, cubriendo el segundo los costes del transporte público. 
• ¿Dónde anuncia la Agencia Tributaria a cuánto se paga el kilometraje? → En la página de Asignaciones para gastos de locomoción.
• ¿Los gastos de kilometraje se pueden incluir como gastos de representación? → Sí, siempre y cuando los viajes tengan el fin de mejorar la reputación y las relaciones de la empresa con sus clientes o proveedores.
• ¿Las dietas y el kilometraje son lo mismo? ¿Cómo se relacionan? → No, no lo son. Las dietas se contabilizan en una partida distinta y cubren los gastos de alojamiento y comidas durante los viajes de trabajo.
• ¿Es igual en todo el país? → No: Euskadi y Navarra son excepciones. Allí el límite para que el kilometraje no cotice está en 0,29 y 0,32 €/km, respectivamente. 

Al final, todo se resume en que el precio del kilometraje lo define cada empresa en sus políticas, y que si está por encima del límite impuesto por la Agencia Tributaria el excedente sí que cotizará en la Seguridad Social del trabajador —no lo hará de lo contrario—.

Sea como fuere, tu empresa sí que podrá declarar el kilometraje como gasto, elija la cantidad que elija compensar, siempre que los conceptos estén debidamente justificados.

Las políticas de tu empresa deben definir no solo las cantidades a compensar, sino también la forma de justificarlas y devolverlas y los límites de gasto en los viajes de todo miembro del equipo.

Una cosa más a controlar por parte del departamento financiero, sí. Pero si metes a Pleo en la ecuación, será mucho más sencillo para todo el mundo. 

¿Sabías que contamos con una función dentro de la app para controlar el kilometraje de tus trabajadores y que ellos, a su vez, conozcan su compensación? 

Sí, sí, y de forma sencilla además: se establece la compensación que se quiera dar, la categoría del gasto, se introducen los puntos de partida y llegada y la fecha… y listo. 

Pon la app de kilometraje de Pleo a trabajar a pleno rendimiento y hala, ¡a echar millas!