¿A cuánto se paga el kilometraje en 2025?

La pregunta es clara, directa y tiene dos posibles respuestas: una con el dato en euros y otra, además, con matices que te ayuden a comprender mejor qué es esto del kilometraje.

Vamos con la respuesta corta: el precio del kilometraje en 2025 en España establecido por la Agencia Tributaria es de 0,26 €/km.

La respuesta larga, con sus matices y explicaciones, es lo que te vamos a contar a continuación, donde vamos a profundizar en el pago del kilometraje en empresas ✊

Qué es esto del precio de kilometraje 

El kilometraje es una compensación que se le da al trabajador que tiene que viajar por motivos laborales con su propio vehículo. 

Cada empresa lo acuerda con los trabajadores directamente o, si no hubiera convenio colectivo, se podría acudir al del sector de actividad.

La compensación la da la empresa, la recibe el trabajador y, hasta cierto límite, Hacienda no interviene. 

Ese límite son los 0,26 €/km de la respuesta corta. 

Eso quiere decir que si una empresa paga al trabajador 0,26 €/km o menos, esa compensación estará totalmente exenta de impuestos para el trabajador.

La empresa, sea cual sea la cantidad, podrá incluirla en su contabilidad.

El excedente a partir de esos 0,26 €/km sí que tributa para tu equipo, por lo que si decides compensar el kilometraje a 0,40 €/km, esos 0,14 €/km restantes sí que pagarán IRPF y cotizarán en su Seguridad Social 😌

Por ejemplo: Sara, que a veces viaja con su coche por trabajo a otras ciudades, en el mes de abril ha hecho 1.000 km sumando las distancias de todos sus viajes. 

Las políticas de la empresa para la que trabaja Sara marcan que hay compensarla con un pago del kilometraje por la empresa de 0,43 €/km, por lo que en su nómina del mes verá un plus por kilometraje de 430 €, de los cuales Hacienda solo tendrá en cuenta 0,43 - 0,26 = 0,17 → 170 €. 

Sara recibirá en su banco los otros 260 € de la compensación, libres de impuestos.

A ti, como empresa, estar por encima o por debajo de los 0,26 €/km que marca la Agencia Tributaria, solo te afectará en lo que pongas en la nómina de Sara o cualquier otro empleado.

Dicho esto, es probable que te hayan surgido preguntas nuevas 🙄

• ¿Puedo elegir cuánto pagará mi empresa de kilometraje?

• ¿Los peajes se compensan? ¿Y las multas?

• ¿Y la gasolina? ¿Y el IVA de la gasolina?

• ¿Cómo defino el kilometraje a compensar?

• ¿El kilometraje se paga para ida y vuelta?

• ¿Cómo se paga el kilometraje en la nómina?

• …

Hay dudas; lo sabemos. 

Vamos a ir esclareciéndolas poco a poco, comenzando por diferenciar el kilometraje del resto de gastos de transporte.

Diferencia entre kilometraje y otros gastos de transporte

Cuando piensas en transporte, ¿qué te viene a la mente? 

El de pasajeros, el de mercancías, el que hace un trabajador en su vehículo… ¿no?

Pues bien, vamos a aclarar conceptos antes de seguir.

Cuando se transportan mercancías con un camión, los costes asociados son los que conocemos como «gastos de transporte» a secas.

Cuando un trabajador se desplaza para trabajar fuera de su centro de trabajo, puede hacerlo de dos formas: en transporte público/privado o mediante el uso de su propio vehículo.

Los gastos del primer grupo —billete de avión, alquiler del coche, ticket de autobús, etc.—, unidos a los del segundo —kilometraje—, forman parte de lo que se conoce como gastos de locomoción. 

Ese kilometraje es la compensación que da la empresa por el hecho de que un trabajador emplee su propio vehículo con fines laborales y lo desgaste.

Y ojo, no hay que confundir el pago de kilometraje de la empresa con los pluses de transporte.

Los pluses de transporte son extras que se dan en la nómina a los trabajadores por desplazarse desde su casa al centro de trabajo.

Desde aquí, nos vamos a centrar única y exclusivamente en esa parte de los gastos de locomoción conocidos como kilometraje.

A cuánto se paga el precio del kilometraje en 2025

El precio del kilometraje no está regulado en España. 

Eso significa que cada empresa es totalmente libre de compensar como quiera a su equipo.

Ahora bien, la cotización de este kilometraje sí que está estipulada en el BOE y, como decíamos, en 2025 el límite a partir del cual el trabajador debe tributarlo se establece a partir de 0,26 €/km en adelante.

Por efectos de la pandemia mundial, Hacienda congeló este límite en 2020 en 0,19 €/km y no ha sido hasta 2023 que volvió a subirlo a los 0,26 €/km actuales debido al aumento del precio del combustible.

Así pues, ¿cuál es el precio oficial del kilometraje en 2025? 

Oficialmente, no hay ningún precio 🫠

Lo único oficial es el límite a partir del cual el trabajador tributa esa compensación que le paga tu empresa.

Tras la reforma de 2023, ese límite pasó de los antiguos 0,19 €/km a los 0,26 €/km actuales en casi todo el territorio español.

¿Casi todo?

Así es: en Euskadi, el límite libre de impuestos está en 0,29 €/km y en Navarra, a 0,32 €/km. 

Qué se puede incluir y qué no como gastos de kilometraje de tu empresa

El kilometraje es una compensación voluntaria.

Hacienda entiende que cuando un trabajador usa su propio vehículo para hacer un viaje de trabajo, lo estará desgastando y tu empresa tendrá que compensárselo de alguna forma.

Así que no es correcto decir qué se incluye en el kilometraje y qué no, porque en realidad no se incluye nada. Tu empresa compensa económicamente la cantidad que quiera, sin necesidad de que haya facturas de por medio.

Ahora bien... ¿qué conceptos considera Hacienda que se han de compensar con ese kilometraje?

Esto sí que es importante, porque si decides darle un dinero a tu trabajador en concepto de kilometraje y Hacienda os hace una inspección, cuidado 😱

Ese viaje habrá que demostrarlo. ¿Por qué ibas a pagar de más al trabajador una cantidad que, además, está libre de impuestos hasta los 0,26 €/km?

Y si no lo demuestras, además, tampoco podrás deducirte el gasto del kilometraje. Porque sí, el kilometraje que compensas es deducible en su totalidad 😎

Para demostrar el viaje tendrás que poder documentar el origen y el destino —los kilómetros recorridos, al fin y al cabo—, así como los motivos. 

Emails, reservas de alojamiento... y facturas, claro. Las facturas que se generen durante ese viaje te ayudarán a demostrarlo: combustible, peajes, noche de hotel, menú de restaurante, etc.

Queda claro que el viaje que vas a compensar tienes que demostrarlo.

Otra historia es qué considera Hacienda que hay que compensar con el kilometraje.

El importe que se paga por kilómetro recorrido incluye una estimación global de los siguientes conceptos:

• Combustible: el gasto en gasolina o electricidad —si es un coche eléctrico—, ya que es un coste directo del desplazamiento
• Desgaste del vehículo: la amortización del coche debido al uso, incluyendo la depreciación del valor del vehículo por el kilometraje recorrido
• Mantenimiento y reparaciones: los costes asociados al cuidado del coche, como cambios de aceite, neumáticos, revisiones, etc.
• Seguro del coche: una parte proporcional del coste del seguro, ya que el uso laboral aumenta el riesgo de sufrir percances
• Impuestos: como de circulación o la ITV, que son gastos necesarios para mantener el coche en regla

¿Y qué considera Hacienda como no compensable con kilometraje?

• Las multas de tráfico o aparcamiento
• Los peajes
• El coste del parking

Pero ojo, que Hacienda no lo considere compensable no quiere decir que la empresa no pueda compensarlo, sino que simplemente no puede hacerlo como si fuera kilometraje.

Son reembolsables, pero no como kilometraje 👌

Es lógico que tu empresa no quiera pagarle las multas a quien corre demasiado por la autopista en un viaje de trabajo, como lo es también que sí que quiera devolverle los peajes o el coste del parking generado en ese viaje.

Y es que te recordamos que todo lo relacionado con el kilometraje vendrá definido por la política de gastos de viajes de la empresa, que marcará la forma de justificar cada gasto por parte del trabajador y el procedimiento para compensarlo.

Los dos modelos de gestión: ¿cómo se paga el kilometraje en las empresas?

Es lógico pensar que si existe un precio exento por kilómetro, todas las empresas calcularán la distancia exacta recorrida y compensarán el kilometraje al precio que quieran.

Pues no 😂

Para eso, todas las empresas que manden a su equipo de viaje tendrían que llevar un control exhaustivo de los gastos y de los kilómetros recorridos… y no es así.

A veces es más fácil y rápido pactar un fijo estimando el promedio de desplazamientos, y que cada mes el trabajador reciba lo mismo, viaje más o viaje menos.

¿El problema? Que en este modelo fijo, el kilometraje no está exento para el trabajador. Es decir, lo que recibirá tendrá que cotizarlo.

El modelo tradicional es el de calcular los kilómetros y dar la compensación, sabiendo que hasta 0,26 €/km sí está exenta para el IRPF del trabajador.

El modelo fijo será más o menos justo dependiendo del mes, pero lo que es seguro es que simplifica al máximo la previsión de gastos de desplazamiento.

¿Cuál es mejor?

Depende 😅

¿Quieres tener más contento a tu equipo? El modelo tradicional hace que los primeros 0,26 €/km sean libres de impuestos, así que ene se caso es mejor tirar por el cálculo y compensar kilómetro a kilómetro.

¿Quieres no complicarte para hacer los cálculos exactos aunque la compensación vaya a cotizar? Pues el modelo fijo.

¿Quieres combinarlos? También podrías, claro.

Pero recuerda: sea el método que sea, si das compensación, tendrás que demostrarle a Hacienda que los viajes que la generan han existido.

¿Y cómo lo haces?

El pago del kilometraje y su justificación

¿Cómo justificas una compensación por kilometraje?

Hacienda puede exigirte que justifiques el trayecto o desplazamiento de tu equipo con su propio vehículo, especialmente cuando con el modelo tradicional compensas kilómetro a kilómetro, a sabiendas de que los primeros 0,26 €/km están exentos.

Pero bueno, realmente da igual el modelo que sigas: mientras haya compensación, tendrás que justificar los viajes.

Para hacerlo, tu equipo tendrá que especificar:

• El origen y el destino del viaje
• La fecha y la hora del desplazamiento
• Los kilómetros recorridos
• Y el motivo del viaje que, obviamente, tendrá que estar relacionado con la actividad de la empresa: para cerrar un acuerdo, asistir a un congreso, reunirse con un posible proveedor, etc.

Asimismo, el coche tiene que estar a nombre del trabajador al que vas a compensar, claro.

¿Cómo lo haces? ¿Cómo especificas esos datos?

Es tan sencillo como rellenar una hoja de gastos de viaje… o hacerlo más fácil que nunca y tirar de tecnología, de la que te hablamos al final.

¿Vemos cómo se paga el kilometraje de desplazamiento?

Liquidación del pago del kilometraje en empresas

Es decir, ¿cómo llevas a cabo esa compensación? 

En el modelo tradicional, lo primero es decidir el precio por kilómetro que vas a compensarle —te contamos enseguida sobre esto— ... y luego multiplicar por los kilómetros del viaje.

En el modelo de compensación fija, solo es decidir la cantidad mensual, que puedes calcular de forma aproximada viendo los viajes pasados y previstos y sacar un promedio.

Fácil, ¿eh? 🖖

Lo segundo es revisar la hoja de gastos de viaje, los generados durante cada desplazamiento. Las dietas de viaje, la estancia, la gasolina, etc.

Si Hacienda hace una inspección y pregunta el porqué de ese kilometraje compensado, la nota de gastos de viaje os vendrá fenomenal para justificarlo.

Lo siguiente ya es darle ese dinero al trabajador. Podrás incluirlo en la nómina o dárselo como un reembolso independiente puntual, semanal, quincenal, mensual… como decidas.

Kilometraje exento: ¿qué significa?

Cuando eliges el método tradicional, en el que pagas una cantidad por kilómetro, hasta 0,26 €/km decimos que está exento.

¿Qué quiere decir eso?

¿Qué es el kilometraje exento?

Es la compensación —recuerda, todo lo que sea hasta 0,26 €/km— que no cotiza para el empleado que la recibe.

Y si no cotiza, ¿a qué afecta?

¿Qué deja de pagar?

Exacto:

• IRPF, cuya reducción no tendrás que practicar en la nómina del empleado, que no pagará impuestos por esa cantidad percibida
• Y cotización a la Seguridad Social, tanto en la parte que asume tu empresa como la que afecta al trabajador

En cambio, si tu empresa compensa por encima de esos 0,26 €/km, el excedente no será kilometraje en nómina exento en IRPF o en la cotización de la Seguridad Social. 

Te tocará tratarlo como un ingreso imponible más.

Y ahora, la gran duda: si te decantas por el método tradicional, ¿qué cantidad por kilómetro compensas a tu equipo en concepto de kilometraje?

Cómo calcular el pago del kilometraje en tu empresa

¿A cuánto tiene que pagar tu empresa el kilometraje?

Es una decisión que debes tomar cuanto antes, para que todo el personal que viaja lo tenga claro y no haya malentendidos.

Pero… ¿qué precio le pones? 

¿Por debajo de los 0,26 €/km, por encima o exactamente eso?

Ya te contamos que una de las tendencias en el futuro laboral es la de cuidar al trabajador para que este se sienta importante y valorado, y el precio que pone tu empresa al kilometraje es una oportunidad maravillosa para demostrarlo.

Dicho esto, hay otros factores que podrías tener en cuenta a la hora de elegirlo 👇

• La antigüedad y el nivel de responsabilidad del trabajador: al igual que los sueldos no son iguales entre unos trabajadores y otros, la compensación por kilometraje tampoco tiene por qué serlo.
• La política de gastos de viaje de la empresa: el kilometraje forma parte de los gastos de locomoción, que coexisten con los de manutención y estancia —y en conjunto se conocen como «dietas de viaje»—.
• El sector al que se dedique la empresa, pues cada uno cuenta con un convenio que puede servir de orientación.

Al final, como ves, es un cóctel de varios ingredientes que debes analizar por separado y de forma conjunta antes de agitarlo y dar con las cifras que marquen las compensaciones.

Ejemplo de cálculo de kilometraje

Pongamos que el bueno de Luis tiene que hacer un viaje de trabajo urgente con su coche, y ha de ir desde Madrid a Barcelona 🚗

Tu empresa tiene estipulada una compensación de 0,26 €/km. Con ella, evita papeleos, complicaciones y retenciones extra en la nómina.

La distancia que separa ambas ciudades es de 620 kilómetros según Google Maps, por lo que el trayecto compensable será de 1.240 km, lo que corresponde al conjunto de ida y vuelta.

Haciendo el cálculo 0,26 * 1.240, sale que compensarás a Luis con 322,40 €, cantidad que decides añadir en su nómina.

Y ahora llega el momento de la deducción: ¿puedes deducirte esos 322,40 €? 

Como decíamos antes, sí que puedes. 

Para ello, el desplazamiento debe poder justificarse con una hoja de gastos que haga referencia a ese viaje en particular, por ejemplo. O con las facturas que le den a Luis mientras viaja, como la del menú de la vía de servicio en la que para a comer. 

¿Y si decides compensar por encima, a 0,40 €/km?

Pues el total del kilometraje será de 496 €, de los cuales los primeros 322,40 € estarán libres de impuestos.

De los otros 173,60 €, Luis pagará IRPF, que tendrás que retenerlo en su nómina, y los cotizaréis a la Seguridad Social.

Preguntas frecuentes sobre el pago del kilometraje en empresas

Terminamos tratando de resolver algunas dudas más específicas, por si se ha quedado abierto algún interrogante 🙃

¿A partir de cuántos kilómetros se paga el desplazamiento?

No hay un mínimo. Eso sí, el desplazamiento tiene que ser por motivos de trabajo.

¿El Ticket Transporte es kilometraje?

No tiene absolutamente nada que ver. Tanto el Ticket Restaurante como el Ticket Transporte se utilizan cuando tu equipo trabaja desde el lugar en el que se ubica la propia empresa, cubriendo el segundo los costes del transporte público. 

¿Dónde anuncia la Agencia Tributaria a cuánto se paga el kilometraje?

En la página de Asignaciones para gastos de locomoción, aunque el dato está desfasado; lo más actualizado, de julio de 2023, está en el BOE.

¿El pago de kilometraje se puede incluir como gastos de representación?

Sí, siempre y cuando los viajes tengan el fin de mejorar la reputación y las relaciones de la empresa con sus clientes o proveedores, requisito para contabilizarlos como gastos de representación.

¿Qué diferencia hay entre kilometraje, dietas y gastos de locomoción?

Los tres conceptos son gastos de viaje. 

Las dietas hacen referencia a los gastos de estancia y manutención, como el hotel o los restaurantes. Los gastos de locomoción incluyen los transportes, incluyéndose ahí los que se dan con vehículo propio y generan el kilometraje que nos ocupa.

¿El pago del kilometraje en España funciona igual en todo el país?

No: Euskadi y Navarra son excepciones. Allí el límite para que el kilometraje no cotice está en 0,29 y 0,32 €/km, respectivamente. 

¿Es lo mismo el pago del kilometraje que los pluses de transporte?

No: los pluses de transporte son las compensaciones que incluyen las empresas en la nómina de los trabajadores por desplazarse desde su casa al centro de trabajo. El kilometraje se da en los viajes fuera del lugar de trabajo.

¿Las empresas pueden deducirse el kilometraje como gasto?

Sí, siempre que puedan demostrar que el viaje ha tenido lugar, podrán deducirse el gasto en el impuesto de sociedades.

¿Cuándo se paga el kilometraje al trabajador?

La cantidad la decide cada empresa. El dato que es inamovible es el límite a partir del cual ese kilometraje empieza a tributar, que en 2025 en España se establece en 0,26 €/km.

¿Las empresas están obligadas a pagar kilometraje a los trabajadores?

No, el kilometraje no es obligatorio, pero sí una lógica muestra de agradecimiento hacia tu equipo por mandar a alguien de viaje con su propio vehículo. 

¿Cómo se hace el pago del kilometraje en España?

El kilometraje es como un reembolso de gastos de viaje más, por lo que si está por debajo de los 0,26 €/km, no es obligatorio incluirlo en la nómina del trabajador y podrás ingresarle esa cantidad por la misma vía que otros reembolsos. ¿Transferencia, quizá?

Si decides incluirlo, tendrás que añadirlo como concepto informativo —sin tributar— o como complemento salarial —tributando—, y podrás pagarlo junto con el resto de la nómina por la vía habitual.

¿Todo tu equipo tiene que cobrar el mismo precio por kilometraje?

No; puedes adaptar cada compensación de forma individual. Como no es obligatoria, puedes definirla en función de la antigüedad del trabajador, de la cantidad de viajes que haga, el tipo de coche que lleve, etc. 

¿El kilometraje se paga ida y vuelta?

Generalmente, sí, aunque dependerá en última instancia del acuerdo entre empresa y trabajador o, en su defecto, del convenio colectivo.

Pleo, a tu lado para el pago del kilometraje 

Sea como fuere, tu empresa sí que podrá declarar el kilometraje como gasto, elija la cantidad que elija compensar, siempre que el viaje esté debidamente justificado.

Debidamente justificado, ojo.

Decíamos que puedes hacerlo con hojas de gastos de viaje, por ejemplo, que reflejen datos como el origen, distancia, gastos que hayan tenido lugar durante el viaje, etc.

Vaya rollo, ¿no?

¿Sabías que en Pleo contamos con una función dentro de la app para controlar el kilometraje de tus trabajadores y que ellos, a su vez, conozcan su compensación? 

Sí, sí, y de forma sencilla además: se establece la compensación que se quiera dar, la categoría del gasto, se introducen los puntos de partida y llegada y la fecha… y listo. 

Y encima, con las tarjetas inteligentes, cada gasto que se ocasione durante el viaje, tu equipo podrá pagarlo sin adelantar dinero propio, registrarlo automáticamente en el sistema... y lo tendrás bajo control en tiempo real.

Pon la app de kilometraje de Pleo a trabajar a pleno rendimiento y hala, ¡kilometraje y a echar millas! 🚘