La cuenta contable 629: qué es y para qué sirve

Las cuentas contables.

Aaaaay las cuentas contables 😩

Todo un mundo oscuro para aquel que no se dedique a la contabilidad de forma profesional.

Para el que sí, todo lo contrario: las cuentas contables son fantásticas para conocer y organizar lo que una empresa tiene y le deben, los ingresos y los gastos.

Un mapa que determina la salud financiera de la empresa de forma muy detallada.

Y sobre ese mapa queremos arrojar un poco de luz, para que no esté tan oscuro y, quizá, tu empresa pueda empezar a sacarle partido.

Nos centraremos, además, en la cuenta contable 629, que tiene su aquel.

Enseguida entenderás por qué; ¡arrancamos!

¿Qué es una cuenta contable y para qué sirve?

El plan contable vigente en España, aprobado por el Real Decreto 1514/2007 y modificado por el Real Decreto 1/2021, consta de siete grupos.

Cada uno de estos grupos, a su vez, está conformado por varios subgrupos, que al mismo tiempo se subdividen en cuentas contables.

Vale, vale, pero ¿qué es una cuenta contable y para qué sirve realmente?

Si nos ponemos específicos, diremos que una cuenta contable es un número y un nombre del que cuelgan los asientos contables asociados.

¿¡Qué!? 😱

Pues eso: una cuenta contable es tan solo un número y un nombre en la que iremos añadiendo los distintos elementos que definen las finanzas de una empresa.

Si tu empresa se compra un ordenador con IVA, por ejemplo, tendrá que añadir esa inversión a una cuenta contable —a la 217 Equipos para procesos de información, para ser más exactos— y el IVA asociado, a la cuenta contable 472 IVA soportado.

Esas «líneas» añadidas a cada cuenta es lo que se conoce como asientos contables.

Al final de cada ejercicio fiscal, se totalizan todos los asientos contables de cada una de las cuentas y se obtiene el dato final de cada cuenta contable que, junto con las demás, ofrece una visión exacta de lo que decíamos: qué tiene la empresa, qué debe, cuáles son sus gastos y sus ingresos.

Esa información es poder 😌

Poder para tomar decisiones, para saber dónde ahorrar y dónde invertir más; en definitiva, para saber qué cambios de rumbo hacer en busca de la optimización total de las finanzas de la empresa.

Y como curiosidad: ¿sabes que tu empresa no está obligada a utilizarlas? Y a pesar de ello, tooooodas lo hacen, aprovechando así los beneficios que tiene el hacerlo, además del hecho de hablar el mismo lenguaje contable. Vamos, que así nos entendemos todos 🙃

En Pleo lo tenemos clarísimo: SÍ a las cuentas contables y a los asientos.

Las principales cuentas contables

Gastos, ingresos, qué debe tu empresa y qué le deben.

Hay muchos, muchísimos conceptos a organizar.

¿Que qué número de cuentas contables hay?

195 💣

No vamos a meternos en todas, sino que solo vamos a hacer un breve repaso de las principales cuentas contables. O, al menos, de las cuentas contables más utilizadas:

• 600 Compras: en esta cuenta contable se incluyen los bienes comprados por tu empresa pertenecientes a los subgrupos 30, 31 y 32 —existencias comerciales, materias primas y otros aprovisionamientos—
• 700 Ventas: incluye todo lo que venda tu empresa a un precio establecido
• 572 Bancos: esta cuenta contable recoge los saldos disponibles en las cuentas bancarias de tu empresa
• 472 IVA soportado: cuando tu empresa tiene un gasto con un tipo de IVA asociado, ese impuesto indirecto se incluye aquí
• 477 IVA repercutido: al revés; aquí se anota el IVA generado en cada transmisión
• 430 Clientes: recoge los créditos con los clientes de la actividad principal de tu empresa
• 400 Proveedores: los asientos de esta cuenta contable marcan las deudas contraídas con los proveedores de tu empresa a la hora de realizar su actividad principal
• 410 Acreedores: si la deuda contraída con un proveedor no se genera para realizar una actividad principal sino una secundaria, el proveedor pasa a ser acreedor y se contabiliza en esta cuenta
• 678 Gastos excepcionales: Se trata de gastos significativos que tu empresa no espera y que, en este caso, no pertenecen a otra cuenta.

Y clarísimo que sí: la cuenta 629 Otros servicios, nuestra protagonista de hoy.

La cuenta contable 629 Otros servicios

Primero nos ubicamos.

Decíamos que el plan propuesto tenía siete grupos.

El sexto, el de compras y gastos, tiene el subgrupo 62, que es el de servicios exteriores.

¿Adivinas dónde se ubica la cuenta 629? 

En efecto, ahí mismo: dentro del subgrupo de los servicios exteriores tenemos la cuenta destinada a contabilizar otros servicios. La cosa quedaría así:

Y… ¿eso de «otros servicios» a qué se refiere?

Pues a tipos de gastos relacionados con la prestación de servicios.

Los más habituales son dos. Por un lado, los gastos de viaje; por otro, los de material de oficina. 

La cuenta 629 es, además, como un cajón de sastre, pues incluye elementos que no pertenecen a ninguna otra cuenta contable.

Esto da pie a innumerables interpretaciones erróneas. Claro, ves que un gasto parece no encajar en ninguna otra cuenta y lo metes en esta.

Error.

Ojo, ¿eh? Que luego todo son problemas y dolores de cabeza.

Sigamos.

Ejemplos de gastos que se contabilizan en la cuenta 629

Los de viaje más comunes son estos:

• Peajes
• Combustible y gasolina
• Hoteles
• Restaurantes
• …

¿Ves por dónde van los tiros?

Cuando tu equipo sale de viaje, los gastos asociados recaen siempre en la cuenta contable 629.

En lo que se refiere a la parte de los gastos de oficina, en la cuenta 629 puedes incluir los que no se contabilizan en otras cuentas, como estos:

• Teléfono
• WiFi
• Sellos
• Cafetera de la oficina
• Botellas de agua para la oficina
• Libros para la oficina
• …

Insistimos: todo tipo de gastos de oficina que no se incluyan en otras cuentas contables.

Ojo con los gastos de viaje y la cuenta 629

¡Al loro aquí!

Cuando hablábamos de gastos de representación decíamos que a veces el personal tiene que salir de viaje para mejorar la imagen de la empresa con clientes o proveedores.

Imagina que Pedro se va de Madrid a Valencia en avión a reunirse con un cliente, al que invita a cenar en un restaurante mientras hablan de negocios.

¿Qué gastos hay ahí?

• Los de los billetes de avión de Pedro
• Los del hotel de Pedro 
• Los de la cena de Pedro con el cliente

¿Son gastos de viaje?

Aparentemente sí, pero en realidad son de representación, estrictamente necesarios para que Pedro desarrolle la labor de mejorar la imagen de tu empresa de cara al cliente.

Los gastos de representación no se incluyen en la cuenta 629, sino en la 627, que es la dedicada a todos los gastos relacionados con publicidad, propaganda y relaciones públicas. 

Ojito con eso, que puede llevar a confusión.

Unas últimas palabras sobre la cuenta 629

¿Buscabas la cuenta para contabilizar los gastos de viaje? Sí, era en la cuenta 629.

¿Querías saber qué es una cuenta contable y para qué sirve? Esperamos habértelo resuelto.

¿Sigue siendo un poco caótico el asunto porque hay muchísimos conceptos específicos más allá de los que hemos listado que no sabes si incluir o no en la cuenta 629? También, pero este post tiene II parte.

La idea final está clara: la cuenta contable 629 recoge gastos que no corresponden a otras cuentas contables, siendo los más habituales los gastos de viaje —que no los de representación— y los de materiales de oficina.

¡Cuánto número, cuenta, asiento contable y demás! El pan de cada día de tu equipazo de contabilidad 😉

Para hacerles más sencilla su complicada labor, que sepas que Pleo facilita muuuucho la transición desde que se genera un gasto por parte de alguien que se va de viaje hasta que aterriza en el libro contable, empezando por la extinción de las notas de gastos.

¿Que cómo lo hace? Cojamos a nuestro querido Pedro para un último ejemplo:

1. En el hotel le dan una factura
2. Le hace una foto con la app
3. La app la procesa y avisa al equipo de finanzas de tu empresa
4. Finanzas revisa y aprueba
5. El asiento se integra en el programa de contabilidad que utilicen

Et voilà: muuucho más que una tarjeta para gastos de empresa💕