Gastos de empresa que se contabilizan en la cuenta contable 629… o no

¿Y esta forma de empezar tan directa?

¿Es que acaso ya hemos hablado de la cuenta 629 Otros servicios en una primera entrega de este post doble?

Así es 👉 Qué es la cuenta contable 629

Pero esta segunda parte es más que necesaria, y lo es porque aunque sepas de contabilidad nos la jugamos a que quizá, solo quizá, puede que se te esté escapando alguna cosilla de la cuenta 629.

Y no queremos eso, que los errores en contabilidad se pagan muy caros.

Alrededor de la cuenta 629, probablemente una de las más famosas del Plan General Contable, hay mitos y verdades que vamos a intentar esclarecer en las próximas líneas.

Cuenta 629 en contabilidad, vaaamos allá.

La importancia de contabilizar correctamente en la cuenta 629

La cuenta contable 629 es, por decirlo de alguna forma, un comodín. Te sirve para contabilizar todos los gastos que no encajan con el resto de cuentas.

Si empleas bien la 629, lo más probable es que la contabilidad de tu empresa esté de diez sobre diez. Impoluta, sin errores, lo que te lleva a tener un registro preciso de las cuentas de la empresa, facilitándote así el análisis financiero.

Contabilizar con acierto los gastos de la cuenta 629 también hace que cumplas la ley, que a su vez mitigará el riesgo financiero de, por ejemplo, recibir una sanción por parte de Hacienda.

Y tener esos gastos bien contabilizados implica tenerlos bajo control, uno de tus objetivos principales como líder financiero. Gasto controlado, gasto que te ayuda en tu estrategia financiera 🤟

Gasto no controlado... problemas, desde la no optimización hasta la dificultad de hacer seguimiento de gastos durante el control presupuestario.

Reglas básicas al contabilizar en la cuenta contable 629

Antes de ver qué gastos de empresa incluir en la cuenta contable 629 y cómo hacerlo, ejemplos incluidos, veamos un par de directrices básicas sobre esta cuenta.

Para empezar, conviene dejar claro que se trata de una de carácter deudor; es decir, que aumentará con cada gasto que registre la empresa.

Como norma general, además, todos los gastos que incluyas en la 629 no deben estar directamente vinculados con la producción o adquisición de bienes y servicios.

Y para acabar, una regla muy importante: solo debes registrar gastos que cumplan con el principio de devengo. Es decir, que debes registrar los del ejercicio económico actual que estés contabilizando, independientemente de si se ha realizado el pago o no.

Con esto claro, ahora sí, sumerjámonos en el maravilloso mundo de los gastos de empresa de la cuenta 629 del Plan General Contable.

Gastos de empresa que SÍ se contabilizan en la cuenta contable 629 y cómo hacerlo

Partimos de la base de que la cuenta 629 es un cajón de sastre en el que se incluyen elementos que, por su naturaleza, no encajan en otras cuentas contables.

Antes de arrancar, debes saber que puedes crear tantas subcuentas como desees. Por pura comodidad a la hora de organizar.

Como en la 629 entra un poco de todo, es muy frecuente que las empresas creen una subcuenta por partida, numerada a su propia voluntad con el 629 delante:

• 629010 Gastos de gasoil
• 629020 Gastos de material de oficina
• 629030 Gastos de telefonía
• Etc.

Y ahora sí, vamos allá.

Contabilizar gastos de material de oficina

¿Qué entendemos como material de oficina?

Pues lo que te viene a la mente: papel, bolígrafos, grapas y grapadoras, subrayadores, carpetas, etc.

Nada raro 👌

Lo peculiar de este grupo de gastos es que hay que dividir los consumibles y los que irán directos al inventario.

Los consumibles, como los sobres, los clips, las chinchetas, las fundas de plástico, blocs de notas, lápices y demás, se contabilizarán como gasto en la cuenta 629.

Pero... ¿qué pasa si compráis material de oficina para almacenarlo? Como, por ejemplo, grandes remesas de papel o cartuchos de tinta para varios meses.

En tal caso, las cuentas que deberías utilizar serán la 602 Compras de otros aprovisionamientos —para la adquisición— y la 328 Material de oficina —cuando se regularicen las existencias de final de año—.

Al final de año, el 31 de diciembre, solo contará como gasto la diferencia entre existencias y se contabilizará en la 629.

Para contabilizar el material de oficina, así pues, tendremos dos casos.

El primero es el sencillo: se trata del gasto que consumes ese mismo año, sin que pase a formar parte del inventario, empleando entonces la cuenta 629. 

Así quedaría el asiento contable si hicieras una compra de material de oficina de 500 € + IVA y pagaras con tarjeta:

¿Y si compras existencias inventariables?

Emplearás las cuentas 328 Material de oficina y la 602 Compras de otros aprovisionamientos.

Pongamos que compras 4.000 € + IVA de existencias. Crearías este asiento contable:

Entonces transcurren las semanas y consumís 3.000 de esos 4.000 € que hay en el inventario. Crearías este asiento a final de año:

Quedando los 1.000 € de material de oficina no consumido en la cuenta 328, mientras que el consumo de material se habrá contabilizado en la cuenta 629 Otros servicios.

Contabilizar dietas y asignaciones para gastos de viaje

¿Cuál es la cuenta de los gastos de viaje? ¿La 629?

La 629.

Cuando alguien de tu equipo se tiene que desplazar por trabajo, todos los gastos que genera se incluyen en la cuenta 629. Salvo que sean de representación, pero eso lo hablamos después.

Estás familiarizado con los gastos de viaje, ¿no?

Hay gastos de hotel, gastos en gasolina, gastos en peajes, gastos en comidas, cenas y desayunos, gastos en billetes de transporte… En fin, de todo lo relacionado con irse por ahí a trabajar.

Gastos de kilometraje

El kilometraje es una compensación que se le da a cualquier trabajador que tenga que desplazarse de su puesto de trabajo habitual.

El esfuerzo de estar por ahí en vez de con su familia, de coger su coche, de comer fuera… se paga.

Pues bien: los gastos de kilometraje se contabilizan en la cuenta 629, sí, que también es la cuenta contable para la gasolina, los peajes y/o los billetes de transporte empleados por el trabajador que tiene que irse a desempeñar su labor a otra parte. 

Para contabilizar, por ejemplo, una factura de combustible, se haría así, suponiendo que alguien de tu equipo se va de viaje en coche y pone 100 € de gasolina, pagando con la tarjeta de la empresa. La cuenta contable del combustible es la 629:

Gastos de restaurante

En un viaje de trabajo, tu equipo irá de restaurante prácticamente siempre que sea hora de comer. Es decir, dos veces al día, sin contar los desayunos.

¿Y cómo contabilizar los gastos en comidas de los empleados?

Habrá que diferenciar si son externos o si se incluyen en la nómina del trabajador. En este segundo caso, en el que la persona adelanta dinero de su propio bolsillo, el gasto irá a la cuenta contable 640 Dietas y gastos de viaje. 

Y luego, claro, tendrás que hacer el reembolso de los gastos de viaje 😉

Si se contabiliza como un gasto externo y el pago lo hace directamente tu empresa, en cambio, emplearás la cuenta 629 o la 627, dependiendo de la naturaleza de ese viaje. Te lo contamos enseguida.

Así quedaría el asiento para un menú de 20 € +IVA, teniendo en cuenta que el IVA es del 10 %:

Gastos de alojamiento

Salvo que sean viajes en el mismo día, el trabajador tendrá que pernoctar fuera de casa.

El coste de esa noche —hotel, hostal, apartamento, etc.— también va directo a la cuenta contable 629 como parte de la hoja de gastos de viaje.

Pero... ¿y si ese viaje es para mejorar la percepción que tiene de la empresa un proveedor?

¿Y si es para agasajar a un posible nuevo cliente, al que se lleva a ver un partido de fútbol y se le invita a cenar?

Ahí es cuando entraríamos a hablar también de gastos de representación, que se contabilizan con una cuenta distinta a la 629. Lo vemos casi al final.

Contabilizar gastos de teléfono

La cuenta 628 Suministros, puede llevar a confusión con esta partida.

Es cierto que la luz, el gas y el agua generan gastos como lo hace el teléfono —fijo de la oficina, de cada empleado o empleada…—, pero la forma de suministrar el servicio es distinta.

En el caso de los suministros tradicionales suele haber un contador que aumenta cuanto más consumes. Al final del ejercicio, se revisa cuánto se ha consumido y se paga —corren malos tiempos para los consumidores en este sentido, sin duda—.

El teléfono es diferente. Suele haber cobros fijos mensuales, que no dependen en absoluto del consumo, y todo es digital.

Eso hace que la cuenta contable del teléfono sea la 629, a pesar de que muchísimas empresas cometen el error de asignárselos a la cuenta 628 Suministros.

Y un inciso antes de seguir: otro error clásico del mismo perfil es el de contabilizar los gastos de gasolina en la cuenta 628, cuando le pasa exactamente lo mismo que al teléfono. No se consume de la misma forma que el agua, la luz o el gas, así que la cuenta contable para la gasolina también es la 629 ☝

Contabilizar gastos de dominio

Cuando creas una web y la alojas en un hosting, necesitas un dominio en el que visualizarla.

Si compras ese dominio por primera vez, tendrás que emplear la cuenta 206 Aplicaciones informáticas.

Pero cuando toca hacer renovaciones, ahí sí, el gasto se incluye en la cuenta contable 629.

Un asiento contable quedaría así al momento de la compra, contando con que cuesta 10 € + IVA:

Y al renovarlo habrá que añadir este otro asiento:

Otros gastos a incluir en la cuenta 629

Ya has visto algunos de los más importantes que sí se incluyen en la 629 y comúnmente inducen a error, pero en este cajón de sastre se pueden incluir gastos de todo tipo. Y para muestra, un botón:

• Productos de limpieza
• Una maceta, flores...
• Copia llaves
• Gel hidroalcohólico
• ITV del coche de empresa
• Ambientador
• Revistas, periódicos...
• Caramelos para ofrecer
• Botellas de agua
• Cable alargador
• Cargador del móvil, funda...
• Pegatinas señalizadoras
• Enmarcación de un título
• Toallitas desechables
• …

También los gastos de gestión, cuando no están relacionados con la producción y comercialización de productos o servicios. Casos así serían los de una consultora administrativa, los de una asesoría fiscal o contable o los derivados de la obtención de licencias y permisos.

Gastos de empresa que NO se contabilizan en la cuenta 629

La otra cara de la moneda también entraña cierta confusión.

Poca, pero alguna hay, y a fin de que no cometas errores… aquí van dos tipos de gastos que se suelen incluir en la cuenta 629 y no deberían.

Gastos de representación

Cuando alguien de tu plantilla viaja con el fin de reunirse con un cliente o proveedor de cara a mejorar su opinión de la empresa o conseguir alguna venta, hay gastos de viaje que pasan a ser de representación.

Solo los que estén directamente relacionados con mejorar esa relación.

Pongamos que María se va a Barcelona en avión desde Madrid porque ha quedado allí con un importante proveedor, con el objetivo de mantener una buena relación comercial.

Esto es lo que sucede, paso por paso:

1. Coge su avión un miércoles después de comer
2. Aterriza a primera hora de la tarde y se va en taxi a su hotel
3. Esa misma noche invita a cenar al proveedor en un restaurante del centro, al que puede ir andando
4. Vuelve a su hotel y pasa la noche
5. Al día siguiente, el jueves, desayuna en una cafetería cercana a su alojamiento
6. Finalmente, coge un taxi de camino al aeropuerto y vuelve volando a Madrid

Uno de esos gastos ya no es gasto de viaje, sino lo que se conoce como gasto de representación, ¿adivinas cuál? Claro,  la cena a la que invita al proveedor, porque está directamente relacionada con mejorar la relación comercial.

Sin embargo, los billetes de avión, el taxi, el coste del hotel siguen siendo gastos de viaje, así como el coste del desayuno al día siguiente. 

Y ahí está la diferencia en contabilidad: los gastos de representación no deben incluirse en la cuenta contable 629, sino en la 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

Gastos de transporte

Ojo, no hay que confundir los gastos de transporte con los de los billetes de avión de María cuando se iba a Madrid.

Ni con los de tren, ni los de autobús, ni los de ningún otro medio de transporte que lleve al personal de tu empresa cuando se mueve por trabajo.

Hemos creado este apartado para referirnos a lo que comúnmente se conoce como gastos de envío.

¿Y cuál es la cuenta de los gastos de transporte si los entiendes de esa forma?

Toma nota.

Si es tu empresa la que vende algo y tiene que enviarlo, esos gastos irán directos a la cuenta 624 Transportes.

Si la compradora es tu empresa, los gastos de envío se añaden al precio de la compra, que generalmente se contabilizan en la cuenta 600 Compra de mercaderías.

Supongamos que tu empresa compra 1.000 € en ordenadores, y te cobran 200 € por enviártelos a la empresa.

Esos 200 € se contabilizan como mayor importe de la compra; por eso se deben anotar en la cuenta 600 Compras y no en la 624 Transportes.

¡La de errores que se generan en las empresas con esto!

Diferencias entre la cuenta 627 y la 629

Ya lo hemos comentado arriba; la cuenta 629 sirve para contabilizar, entre otros, los gastos de viaje.

Pero gastos de viaje... que no sean, en efecto, de representación, que se contabilizarían en la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

Vamos con otro ejemplo. Cristina se va a cerrar un acuerdo con un posible cliente que vive en Barcelona.

Para que no se le escape, habéis reservado en el mejor restaurante de la ciudad, y le vais a invitar a cenar.

María viaja de Madrid a Barcelona en AVE, llega a su hotel, va a la cena en taxi, cena con el cliente —que también ha acudido en otro taxi reservado por Cristina— y al día siguiente, vuelta en tren para casa.

Tenemos estos gastos:

• Billetes de AVE
• Noche de hotel
• Taxis entre hotel y restaurante de Cristina
• Taxi desde la ubicación del cliente al restaurante
• Cuenta de la cena

Fíjate en los taxis, que ahí se ve muy bien la diferencia.

En la cuenta contable 629 tendrías que contabilizar los gastos de viaje propiamente dichos: los billetes de AVE, la noche de hotel y los taxis de Cristina.

En cambio, el taxi que envía al cliente es un gasto de representación, así como la cuenta de la cena, abonada por Cristina con dinero de la empresa.

¿Ves la diferencia? El taxi de Cristina es para que Cristina pueda invitar al cliente; es un gasto de viaje. El taxi del cliente ya forma parte de la invitación en sí; es de representación.

Ojo con eso, que es una fuente de confusión muy común.

La contabilidad de la 629 te da sorpresas… sorpresas te da la contabilidad

No llega al nivel de la caja de Pandora, pero lo cierto es que la cuenta 629 puede generar un auténtico caos en contabilidad si no se tienen claras las diferencias planteadas.

Pero para eso está Pleo aquí 🖖

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