Gastos de transporte: cómo calcular, controlar y optimizar los costes de transporte

¿Tu empresa tiene que enviar productos a clientes?

¿O recibir mercancía en sus almacenes, quizá?

Ambos costes forman lo que vamos a tratar como gastos de transporte, que diferenciaremos de otros con los que se suelen confundir:

• Los gastos de locomoción incluyen el transporte de personas; es decir, de personal de tu equipo que se ha de desplazar por motivos de trabajo
• Los gastos de viaje incluyen los de locomoción, más los de alojamiento y manutención en el viaje de las personas de tu equipo

Productos para clientes o para alimentar el almacén.

El precio del proveedor de transporte, la gasolina, los peajes, los seguros, el almacenamiento, embalaje... todo eso, sí 😌

Si tu empresa está relacionada con la logística, producción o distribución, es obligatorio que domines a la perfección lo que vamos a contar.

Y si el negocio navega en otras aguas, pero sí que mueves mercancía de una forma u otra, más de lo mismo.

Vamos a ver los beneficios de optimizar su gestión, qué factores afectan a los gastos y cómo calcularlos, controlarlos, optimizarlos y contabilizarlos.

Un completito en cuanto a gastos de transporte para tu empresa, vaya 😅

¿Empezamos?

La importancia y beneficios de optimizar la gestión de los gastos de transporte

Pues sí, vamos a comenzar fuerte, por los beneficios de aplicar todo lo que te vamos a contar a continuación para gestionar los gastos de transporte a lo grande.

Te permitirá, para empezar, identificar áreas de mejora en la logística de la empresa. Porque optimizar la gestión significa visibilidad, y con ella... mejoras, mejoras y más mejoras.

Y toma de decisiones informadas, basándote en números y KPIs financieros que hablen por sí solos, que te digan dónde invertir más dinero y dónde todo lo contrario.

Una gestión top de los costes de transporte también te permitirá reducirlos, que suele ir de la mano con la optimización. 

Que reducir los costes no es el objetivo, sino optimizarlos... pero reducirlos ayuda, ¿no?

También conseguirá que des un mejor servicio a tus clientes, al ofrecer opciones de entrega cada vez mejores e incluso más baratas, fruto del análisis, toma de decisiones informadas y optimización de tus costes.

Y eso, a su vez, te hará más fuerte en el mercado, al subir tus prestaciones en cuanto a márgenes de entrega y precios.

Pues bien: todo eso, al final de los finales, se traduce en la palabra mágica: rentabilidad 🫶

Los gastos de transporte, si se gestionan de forma óptima, te traen un aumento de la rentabilidad de la empresa bajo el brazo.

Si se gestionan óptimamente, ¿eh? Es decir, si consigues calcularlos sin fallo, controlarlos, reducirlos —optimizarlos en realidad— y contabilizarlos como toca.

Y antes de pasar a eso, vamos a ver qué aspectos pueden influir en los costos de transporte, para tener todas las cartas sobre la mesa.

Qué factores influyen en los gastos de transporte

Decíamos que algunos ejemplos de gastos de transporte iban por aquí:

• El coste del envío
• El combustible
• Los peajes
• El almacenamiento
• El embalaje, la manipulación y la carga
• El seguro
• El personal relacionado
• El coste de mantenimiento de la flota de vehículos, en caso de que sea tuya

Sabiendo esto, ¿qué factores pueden influir en que los costes de transporte suban o bajen?

Pues vamos a hacer otra lista, oye:

• La distancia de transporte: a mayor distancia, más gasto, claro
• El tiempo de transporte: y cuanto más largo sea, pues más dinero costará
• El peso y el volumen: otro factor importante, sí; el peso de la carga, así como el volumen, también influyen en el coste
• El tipo de transporte también es importante: no es lo mismo avión que tren, que barco o que camión
• O si durante el transporte habrá peajes
• El cambio en el precio del seguro, como de descarga o almacenamiento, también cuenta
• Y lo mismo para el coste del almacenamiento y embalaje de la mercancía
• Todo el personal de tu empresa que intervenga también genera un gasto

Y por supuestísimo, el coste del propio servicio de transporte por parte de tu proveedor, que sacamos de la lista para darle la visibilidad que merece❗

Con esto claro, ahora sí, nos podemos meter en el manual de los gastos de transporte en ventas y mercaderías.

Cómo calcular, controlar, optimizar y contabilizar los gastos de transporte

Para dar con ese aumento de la rentabilidad soñado que decíamos antes, estos cuatro pilares deben sostenerse muy bien.

Es decir, debes ser capaz de calcular primero, controlar y optimizar después y finalmente, contabilizar los gastos de transporte.

¿Vemos cómo hacerlo parte por parte?

Cómo calcular los gastos de transporte

Previo al control y optimización viene el cálculo de los costes del transporte de mercancías.

¿Qué puedes hacer al respecto?

Lo primerísimo de todo, saber cómo funciona el tema del IVA del transporte, que podemos resumir así:

• Si es un transporte intracomunitario entre dos países de la UE, el IVA desaparece, como te contamos en este artículo sobre el IVA intracomunitario
• Si es con origen y destino nacional —excluyendo a Canarias, Ceuta y Melilla—, el IVA del transporte de mercancías será del 21 % 
• Si el transporte se hace a Canarias, Ceuta o Melilla, se considera una exportación y estas no llevan IVA
• Los transportes que no son ni nacionales ni intracomunitarios son exportaciones y como hemos dicho, no llevan IVA

Con esto clarinete, ¿cómo calculas los gastos de transporte de una empresa?

Como este, por ejemplo, un ERP especializado en logística 😊

Te permitirán calcular rutas para elegir las mejores, anticipar los costes y hacer seguimientos de los envíos.

Una gestión de tus proveedores de transporte óptima también te ayudará a calcular. 

Con sus tablas de precios, unidas a las necesidades de tu empresa, anticiparás exactamente el coste de los próximos transportes antes de que ocurran.

Y si quieres tenerlo aún más fácil, ¿te has planteado buscar proveedores nuevos? Te dirán las tarifas y podrás comparar unas y otras para quedarte con los costes que más te interesen.

Sin sorpresas, sabiendo exactamente cuánto dinero se te irá en cada envío, de modo que no suponga ningún riesgo financiero para tu empresa.

Para terminar con la parte del cálculo, que sepas que también existen una serie de calculadoras online capaces de estimar los costes a partir de parámetros como la distancia, el peso, el volumen de carga y el tipo de transporte. 

Aquí un ejemplo.

Las calculadoras solo estiman, ojo, que ya sabes que el precio final te lo acabarán dando los proveedores por los que te decantes.

Cómo controlar y optimizar los gastos de transporte

Venga, que vamos con lo bueno, con el control de los gastos de transporte y su optimización.

Podrías empezar, por ejemplo, haciendo un análisis detallado de todos los gastos de transporte, para identificar dónde se está yendo de más o si son transportes realmente rentables.

Y con las respuestas y conclusiones, pues ya lo tienes: ¿qué hay que optimizar?

¿Cómo reducir los costos de transporte, en busca de su optimización?

Comenzamos por... ¿el gasto de los proveedores de transporte, por ejemplo?

Si es así, te tocará meterte de lleno en una negociación con proveedores y tratar de llegar a un buen acuerdo con proveedores nuevos... o renegociar con los viejos para conseguir unas mejores condiciones.

También podrías tratar de monitorizar la eficiencia de las rutas; quizá alguna no sea la mejor por un nuevo peaje 😟

O por los límites de velocidad, que hacen que el transporte consuma más combustible y, por ende, sea más caro. 

Optimizar la gestión del inventario también te ayudará con los gastos de transporte, al utilizar el espacio justo y necesario para funcionar sin tener que pagar de más, todo un clásico.

Bueno, y qué decir de los KPIs. Hablar de control y no mencionarlos sería criminal.

¿Con qué KPIs podrías trabajar para controlar los gastos de transporte?

• El coste por kilómetro recorrido te dirá la eficiencia empleando los recursos
• El índice de utilización del vehículo marca cuánto se utiliza el transporte en relación al total disponible, y te puede indicar la eficiencia de cada uno
• El índice de la eficiencia de las rutas te compara la que utilices con la óptima, para ver el margen de mejora de cada una
• El porcentaje de entregas a tiempo ya lo dice todo con el nombre, ¿no?

Establecer indicadores así y hacerles seguimiento te ayudará a controlar los gastos de transporte y a optimizarlos si lo crees conveniente.

¿Con qué seguimos? 🙄

Te dará una visión clarísima y detallada de cada envío individual que hagas, ayudándote así a identificar áreas de mejora: optimización de rutas, de sistemas de almacenamiento, de los procesos de entrega, etc.

Otra sencilla: ¿has pensado en consolidar envíos?

Se trata de juntar en un mismo envío grande otros más pequeños, de modo que optimices el uso de recursos y no gastes más de lo necesario.

Acabamos con la tecnología, que te puede hacer un papelón al respecto.

Puede facilitar la comunicación en la cadena de suministro, o el seguimiento gracias a sensores de movimiento en tiempo real.

O a automatizar procesos, claro: ¿planificar rutas, por ejemplo? ¿Hacer el seguimiento de los envíos? ¿Administrar las facturas y el pago a los proveedores?

Viiiiiva la automatización que trae la tecnología ✊

Los gastos de transporte y la contabilidad

Los gastos de transporte, como casi todos los demás tipos de gastos, requieren las facturas para que tu empresa se los deduzca.

Si las consigues, premio: los contabilizas como los demás y te los deduces en su totalidad.

¿Qué tienes que hacer?

Pues si has hecho el cálculo y análisis previo, tendrás clarinete las cantidades de cada gasto asociado al transporte, que solo te faltará asociar a la cuenta contable correspondiente del Plan General de Contabilidad.

En el caso de los costes del envío, son dos las cuentas que nos interesan: la 600 y la 624.

Ten en cuenta que los acuerdos sobre los envíos pueden diferir 🤔

Con algunos proveedores tendrás un acuerdo para que el envío lo paguen ellos y en otros, tu empresa.

Y cuando hagas ventas, seguramente el transporte corra siempre de tu cuenta.

Y la cuenta 624 Transportes la utilizas al revés, cuando vendes a clientes y el gasto del transporte es cosa tuya.

Si contabilizas los costos de transporte correctamente, optimizarás el ejercicio fiscal deduciéndote la totalidad del gasto y pagarás menos Impuesto de Sociedades llegado el momento 🤟

El apoyo a tus gastos de transporte se llama Pleo

Estaría bien que los gastos de transporte solo fueran los que te cobra el proveedor que mueve los productos porque oye, la gestión sería sencillísima.

Pero, lamentablemente, ya sabes que no va así.

¿Qué pasa con la compra de la mercancía?

¿Y con el alquiler del almacén?

¿Y con el pago de las facturas a distintos proveedores que intervienen en la cadena de suministro?

¿Y con el combustible cuando el transportista es de tu equipo?

¿Y con los seguros de tu flota, o de las existencias del almacén, o de la carga de productos?

Pues pasa... que puedes controlarlos todos con Pleo 😬

¿Cómo?

Pues pagando con las tarjetas de empresa físicas o virtuales, de modo que cada gasto de transporte se registre en el sistema y hala, listo para su análisis y control.

Todos registrados y sus facturas, sin extraviar.

Y cuando llegue el momento, clic para llevarte todos los gastos a los libros contables de la empresa, ayudándote así a pagar menos impuestos y aumentar la rentabilidad.

Así sería si llevas la gestión de gastos de transporte con Pleo: beneficios por todos lados, sea por tierra, aire o mar 😂