Gestión de inventarios: cómo mejorar el control de inventarios

El inventario de tu empresa. El stock. Las existencias.

Estamos hablando de, muy probablemente, uno de los activos más importantes del negocio... y que supone, a la vez, la mayor amenaza 😰

Porque el inventario de una empresa está inmovilizado. Es un valor que no se puede invertir en otros lados ni recurrir a él en caso de necesidad.

En otras palabras: saber gestionar los inventarios de forma eficiente es fundamental, con todas las letras. Y es lo que vamos a ver hoy.

Gestión de inventarios —o gestión de almacenamiento, gestión de almacén, gestión de existencias, gestión de stock... lo mismo es—, allá vamos. 

Beneficios, estrategias, tips... 👇

La importancia de llevar una gestión eficiente del inventario y sus beneficios

La introducción del post ya debería advertirte de la extrema importancia de la gestión de inventarios.

Repetimos: se trata de, probablemente, uno de los activos más grandes de la empresa... y está completamente inmovilizado.

Las existencias están almacenadas y no se puede hacer nada con ellas, salvo venderlas o darlas de baja e incurrir en pérdidas.

Vamos, que hay que saber gestionar. Gestionar el inventario de forma eficiente, además.

Si lo consigues, mucho ojo con los beneficios del inventario bien gestionado:

• Sabrás exactamente dónde está el stock y optimizarás la cadena de suministro
• Podrás gestionar los pedidos más fácilmente
• Y elaborar informes con los que hacer pronósticos de demandas y ventas, pudiendo tomar así decisiones informadas
• También podrás automatizar tareas tediosas, los envíos y, con ello, se reducirán los errores en las entregas a la mínima expresión
• Te asegurarás reducir los costes del inventario, minimizando las pérdidas derivadas de una mala gestión y aumentando el control total sobre las existencias que hay, las que habrá y las que dejará de haber
• Potenciarás el flujo de efectivo de la empresa y tendrás más recursos a la hora de hacer la previsión de tesorería
• Y en general, con todo ello, te asegurarás de estar siempre abastecido y aumentará enormemente la satisfacción de los clientes, fidelizándolos para el futuro

¿Es beneficiosa la gestión del inventario de forma eficiente o no? 😊

El proceso de generación y gestión de inventario

Vale, ya conocemos su importancia, pero ¿cuál es el procedimiento de compras, almacenamiento y gestión del inventario para que sume y no reste?

Una buena forma de empezar es definir las políticas de inventario, para que todas las personas implicadas sepan qué hacer con el stock, el etiquetado, la clasificación... en fin, que deberías crear la biblia del inventario, dicho de otra forma.

Y crear un equipo responsable de personas encargadas de su gestión. Tiene que haber alguien encima; eso es así.

¿Que por qué?

Porque si el inventario se queda sin existencias, los clientes estarán descontentos. Y si tiene demasiadas, te será más caro almacenarlo y los seguros. Y el riesgo por daños, deterioros o robo será mucho más grande.

Con un equipo encargado y las políticas claras, estos riesgos se minimizan 😌

Luego toca pasar revista e identificar los productos que se van a inventariar. Lo que va a pasar a formar parte de tu stock activo, vamos.

Cuando tengas identificados los productos que vas a registrar, tendrás que asignarles un lugar.

¿Dónde van a estar? ¿Dónde se van a almacenar?

Y con la planificación del inventario hecha, solo falta ejecutar. Es decir, inventariar. Coger los productos que se han identificado, colocarlos donde se haya decidido y hacer los controles periódicos según decidas, algo de lo que te hablamos a la de ya.

¿Nos metemos con las estrategias?

Métodos y estrategias de gestión de inventarios

Agárrate, que viene curvas.

Empieza lo bueno.

Aquí estrategias y métodos para gestionar el inventario de tu empresa; toma nota.

#1 Método ABC de almacén

Este primer método de gestión de inventarios se basa en clasificar la mercancía según su importancia.

Cuando hay que registrarla, se le asigna uno de estos tres valores:

• Artículos A, que son la minoría que representa el mayor valor del inventario. Es decir, hablamos de los productos más importantes, pues son pocos pero de mucho valor. A razón de un 20 % - 80 % (el 20 % del total de existencias que representa el 80 % de su valor total)
• Artículos B, con un ratio del 40 % (existencias) - 15 % (valor)
• Y artículos C, cuyo ratio es del 40 % (existencias) - 5 % (valor)

Los porcentajes son una idea, claro.

Tener las existencias categorizadas de esta manera te facilitará conocer qué priorizar; a qué productos hay que dedicar más esfuerzos en controlar y darles salida.

Una jerarquía en el inventario en toda regla, vamos 😂

#2 Etiqueta todas las existencias

Asigna una etiqueta a todos los productos que pasen a formar parte del inventario, asignándole información que luego te ayude a todo esto:

• Identificar de forma precisa del producto
• Controlar las existencias
• Ser más eficiente
• Minimizar los errores humanos
• Hacer seguimiento de los productos
• Facilitar las auditorías de inventario cuando las hagas y, sobre todo, la automatización de procesos

¡Viva las etiquetas! 👏

#3 Haz rotación del inventario

Otra estrategia de gestión del inventario de tu empresa es rotarlo. 

Es decir, se trata de priorizar la venta de los productos más antiguos, evitando así la pérdida de valor por depreciación.

Es simple, pero así minimizas el riesgo de quedarte con productos viejos a los que darle salida sea cada vez más difícil, directamente proporcional a la caída de su valor.

#4 Establece máximos y mínimos

Este método te irá mejor cuando tengas cierto historial de ventas. 

Ya sabrás qué se demanda más, qué menos, qué épocas son mejores y cuáles peores, la vida de cada producto... en fin, que tendrás una imagen clara de cómo funciona el inventario de existencias de la empresa.

¿Y en qué consiste?

Pues en establecer dos umbrales, uno por arriba y otro por abajo, por producto, de forma que las existencias siempre se muevan en ese rango.

Si por ejemplo marcas un umbral mínimo de 1.000 unidades y uno máximo de 5.000, cuando las existencias bajen peligrosamente y se acerquen a las 1.000, saltará una alarma y tocará reponer, asegurándote de satisfacer las necesidades de tus clientes.

Y si es al revés y hay 4.900 unidades, no hará falta preocuparse de comprar más. De hecho, habrá que preocuparse de no hacerlo, porque se consideraría un exceso que acabaría derivando en pagar más de muchas cosas que veremos luego.

#5 Elige la frecuencia de revisión del inventario

¿Tu almacén cuenta con productos perecederos?

Pues lo suyo es que lo revises mucho.

Si son productos que ni caducan ni pierden su valor, no es necesario programar revisiones de inventario de forma frecuente, pero si no es el caso... ojito y a revisar.

¿Te imaginas que tienes productos por valor de 300.000 € que van a dejar de servir y se te escapan por no haber revisado?

Buena pérdida esa 😑

Sin embargo, si estableces rutinas de revisión que, además, puedes automatizar con programas, el riesgo desaparece.

#6 Audita el inventario de forma periódica

Es un caso distinto al anterior, en el que tenías que ver qué hay en el inventario para dar prioridad a lo que vaya a dejar de tener valor.

Aquí se trata de auditar periódicamente el inventario, las existencias. De comparar qué hay en el almacén físicamente y qué dice el sistema.

¿Coinciden? Genial, auditoría superada y a otra cosa.

¿No coinciden? Pues averigua por qué, actualiza el sistema... y a seguir.

#7 Adelántate a los picos de demanda

¿Hay historial de ventas? Te habrás cerciorado de que, probablemente, haya momentos del año en que las existencias parecen agotarse por la alta demanda.

¿Navidades, por ejemplo?

Este método consiste en ser consciente de ello y anticiparte; es decir, tener el almacén suficientemente provisto para esas fechas tan señaladas, en las que los negocios que no están preparados suelen verse desbordados.

Evítalo tomando nota de lo que ha pasado otros años o dibujando tendencias y proyecciones a partir de datos más recientes que te digan qué va a pasar próximamente.

Lo que nos lleva a... 🤭

#8 Haz análisis de inventario y pronósticos

Cuando tengas suficientes datos de los inventarios, analízalos.

Revísalos con calma y busca patrones. 

Cuándo hay excedente, cuándo más demanda... y cuando la muestra sea suficientemente significativa, obtén las tendencias.

Proyecciones y patrones que insinúen qué va a suceder con el inventario en cierto momento. Y con eso, anticípate comprando más existencias o cancelando la próxima compra automática para quedarte con el stock óptimo.

#9 Métodos FIFO y LIFO

El FIFO —First In, First Out— se basa en dar salida al producto más antiguo.

Es decir, consiste en priorizar los productos que llevan más tiempo en el inventario antes que los que acaban de llegar, algo muy útil cuando el producto tiene fecha de caducidad o se deprecia con el tiempo.

¿Y el LIFO?

El LIFO —Last In, First Out— es como el FIFO, pero en este caso se da salida a lo más nuevo.

Aquí, claro, los productos que se venden no deben tener fecha de caducidad ni depreciarse con el tiempo. 

Al final, si te fijas, las estrategias se basan en tener bien controlado el inventario, categorizarlo y priorizarlo de una forma u otra.

¡En el control total está la clave! ✊

KPIs e indicadores de gestión y control de inventarios

Oye, y el control del almacén... ¿cómo se lleva numéricamente hablando?

¿Qué ratios se utilizan?

Aquí van cinco ideas:

• El valor total del inventario, que consiste en calcular, como bien indica el nombre, qué valor tiene la totalidad de productos que lo conforman
• El DSI o días en el inventario determina cuántos días permanece un producto en el inventario antes de venderse
• La rotación de inventario calcula cuántas veces se vende un inventario completo en un período determinado de tiempo
• La precisión de inventario indica la exactitud de los registros del inventario en comparación con lo que hay en realidad
• El coste promedio de inventario calcula el coste promedio de mantener una unidad en el inventario en un período de tiempo determinado

Determina cuáles adoptar... y empieza con un control de stock e inventario eficiente como pocos.

Coste total de gestión de inventarios y cómo reducirlo

Vamos con una parte menos agradable: el coste.

El coste del inventario va más allá —bastante más allá, de hecho— del capital que invierte tu empresa para adquirirlo.

Eso es una parte muy importante, sí, pero recuerda que estamos hablando de todo el stock que se compra hasta que se vende, pasando por el almacenamiento.

El coste total del inventario suele representarse con un porcentaje respecto al valor total de sus existencias.

¿Qué gastos hay que tener en cuenta?

• El capital invertido en la compra
• Los seguros
• El coste de almacenamiento
• El alquiler de los materiales de almacenamiento, como los palés
• Los provocados por la pérdida anual por robo o daños de los productos
• Los provocados por la obsolescencia de los productos
• Las herramientas y equipos empleados en su manipulación
• Los provocados por la depreciación de las herramientas y equipos 
• El personal encargado del mantenimiento, de medirlo y de contabilizarlo
• La carga y transporte
• Los intereses, en caso de que tu empresa haya pedido un préstamo para comprar la mercancía

Hay, ¿eh?

Si te pones a sumar, el porcentaje total puede ser sorprendente. Alquilar un palé, por ejemplo, puede irse fácilmente a los 10 euros mensuales. Multiplica por la cantidad de palés que necesitas y por los doce meses que tiene el año 😱

Estamos hablando de un coste total de inventario del... ¿20 %?

¿25 %?

Pon que tienes un inventario de un millón de euros y te cuesta un 25 % anual mantenerlo. Estamos hablando de 250.000 € al año, ojo.

¿Y cómo puedes reducir los costes? 🙄

Lo primero que viene a la mente es, obviamente, ajustar la cantidad de existencias. Al tener menos, necesitarás comprar menos, pagarás menos de seguro, necesitarás menos espacio de almacén, etc.

Retomando algo del principio: los excesos de inventario son malísimos para tu empresa, al representar activo inmovilizado que no sale, se deprecia y lastra el flujo de caja.

Por eso, el primer paso es tratar de optimizar la cantidad de existencias entre las que moverte. Analiza los datos, pronostica la demanda, ojo con los picos en ciertas fechas y quédate con lo justo. Lo justo para cumplir con tus clientes y que el coste sea mínimo.

También puedes hacer una evaluación de proveedores y renegociar con ellos, a ver si consigues unas condiciones mejores. Un pequeño cambio, como pasar a pagar 9 donde antes pagabas 10, puede suponer un impacto realmente significativo en las finanzas de la empresa.

Optimizar la eficiencia de la cadena de suministro puede llevarte a reducir el coste también. ¿Cómo? Pues tratando de mejorar los procesos de adquisición, producción y distribución.

Todo ahorro con respecto al coste caerá como agua de mayo en la tesorería de tu empresa 🤗

Tips adicionales para la gestión de inventarios

Sí, la gestión de inventarios da mucho de sí 😅

Ya hemos visto los beneficios de una gestión eficiente, las estrategias, los costes... ¿vamos con unos consejitos adicionales?

Lo hemos comentado antes, pero nunca está de más que existan unas políticas de inventario, con el objetivo de que todas las personas implicadas conozcan las directrices a la hora de actuar.

Siguiendo por las personas, también es buena idea capacitar al equipo implicado en la gestión de inventarios.

Clasificar la mercancía —método ABC, FIFO, LIFO...— y etiquetarla también te ayudará a gestionarla mejor, así como hacer inventarios cíclicos.

¿Cíclicos?

Se trata de medir el inventario periódicamente, pero solo una parte. 

Es decir, no hacer un análisis completo cada vez, sino parte a parte.

¿Y cómo lo haces?

Pues clasificando la mercancía en grupos y priorizando, midiendo con más frecuencia los grupos con más valor o que se van a quedar obsoletos antes.

La automatización de las tareas repetitivas, por otro lado, supondría un ahorro de tiempo considerable.

Cuando recibas la mercancía, no registres los datos a mano; los códigos de barras o la identificación por radiofrecuencia semiautomatizarán el proceso.

Las actualizaciones en los registros tras cada compra o venta también se pueden automatizar, así como los reabastecimientos con pedidos automáticos cuando se rebase cierto umbral en el número de existencias.

Si es que la tecnología... 🥰

Software de gestión de inventarios, programas e IA

¡Alegría!

La tecnología, en esto de la gestión de inventarios, también tiene mucho que decir.

De hecho, existen programas y softwares específicos para gestionar los inventarios de las empresas, llamados IMS (Inventory Management Software o Sistema de gestión de inventarios).

¿Qué puedes con ellos?

Una vez se registran los productos en el sistema, se les puede hacer seguimiento individual asignando los famosos SKU. Facilitará la rotación y la optimización de la cantidad de unidades de cada producto.

También ayuda a gestionar las ubicaciones físicas de los almacenes, para que sea más sencilla la localización y gestión de existencias. 

Los IMS también facilitan la gestión con los proveedores. 

Llevan sus registros, sus condiciones, compras e historial, algo que te vendrá genial en el momento que quieras evaluarlos y/o renegociar tus condiciones con ellos.

Otra función de estos programas de gestión de inventarios es la de administrar todo lo relativo a los pedidos. Es decir, tras una venta, se crea un pedido, se le hace seguimiento y, si quieres, se genera automáticamente una orden de reposición.

En definitiva: los sistemas de gestión de almacén e inventario te ayudan a centralizar tooooda su gestión y a automatizar procesos, regalándote un tiempo precioso.

Oye, ¿y la inteligencia artificial tiene algo que decir en esto de la gestión y control de inventarios?

Pues lo cierto es que sí, y mucho:

• La IA hace predicciones de demanda precisas basándose en el histórico de datos, permitiéndote saber qué cantidad de inventario será necesaria para satisfacer la futura demanda
• También reducirá, claro, los errores humanos, al limitar su interacción a la hora de hacer seguimiento de productos o predecir las demandas de forma acertada
• La optimización de la cadena de suministro también es cosa suya; como puede predecir la demanda, podrás coordinar de forma más efectiva la producción y el transporte 
• Y lo más importante: analizando datos de ventas, fluctuaciones en la demanda y tiempos de producción, identificará patrones y tendencias que te servirán para tomar decisiones informadas y aumentar así la rentabilidad

La tecnología y la IA, como ves, mejoran la gestión del inventario a niveles insospechados 🫶

Y Pleo también, pero a su manera

¿Quién asoma por aquí? 😬

Pleo es una solución tecnológica que te ayudará a controlar más y mejor los gastos derivados del inventario de tu empresa.

¿Hay que hacer un pedido a un proveedor? Pagas con las tarjetas Pleo y el gasto queda registrado, listo para ser contabilizado ✅

¿Y el seguro de las existencias? También ✅

¿Y el transporte del inventario? También ✅

Pagues lo que pagues, sea de gestión de inventario o no, hazlo con las tarjetas Pleo y asegura el control presupuestario, algo especialmente crítico en empresas de cierta envergadura.

Y tú, a lo tuyo: a asegurar un óptimo funcionamiento del almacén, a tomar decisiones estratégicas con el resto de directivos y a aumentar la rentabilidad de la empresa.

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