La solución ideal de control presupuestario para líderes financieros

Control presupuestario 👌

Qué importante no, importantísimo es para las empresas que saben lo que quieren.

Para aquellos CFOs que saben que la inercia no lleva a ningún sitio.

Para aquellos líderes financieros que lo ven como uno de los pilares de su trabajo, con el que intentan llevar de la mano a la empresa a cotas más altas.

A situaciones en las que todo el equipo se siente a gusto y motivado, las arcas están llenas y todo fluye.

Al éxito total, con todos los objetivos planteados conseguidos 🙌

Bueno, pues para llegar a esa idílica situación, como decíamos, el control presupuestario es un aspecto clave para los líderes financieros.

¿Y cómo llevarlo?

¿Cómo controlas el presupuesto de tu empresa y aseguras algo tan importante para su crecimiento?

Pues eso es lo que vamos a ver: qué deberías considerar de toda solución de control presupuestario antes de adoptar una.

¿Vamos?

Pero antes, el porqué del control presupuestal

Porque es clave para llegar a lo más alto, sí.

Pero de forma más específica, mira las ventajas de mantener a raya el presupuesto:

Todo el equipo funciona mucho mejor

Con «control presupuestario» no nos referimos a que controles de forma activa, sino a que tengas bajo control, que es distinto. 

Sabiendo cada trabajador qué puede hacer y qué no y estando las partidas presupuestarias bien definidas, todo fluirá mejor.

Las tareas saldrán adelante, las iteraciones sobre la marcha funcionarán y los objetivos —nos adelantamos— se cumplirán sin demasiado esfuerzo.

En la caja habrá dinero siempre que se necesite

Pues sí: elaborar una previsión y llevar el control presupuestario también te asegura tener dinero en la caja de la empresa para cuando sea necesario 💰

Sabiendo qué tendrás que gastar en cierto momento y de cuánto esperas disponer te ahorrará sustos y situaciones del todo indeseables.

Llevar la contabilidad es más sencillo

Obvio, ¿no?

El control presupuestario proporciona una visión clara de los recursos financieros disponibles y las previsiones de gastos de la empresa. 

Y cuando ya sabes de antemano a qué se va a dedicar el dinero, puedes contabilizar los gastos tranquilamente. Nada se escapa; ni una pizca de IVA deducible se queda atrás 💸

El control presupuestario también te ayuda a evitar sorpresas desagradables y desviaciones inesperadas en tus gastos, lo que simplifica el proceso de contabilización. 

Y al tenerlo todo bajo control, podrás planificar mejor y asegurarte de que los gastos estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Y eso nos lleva a la siguiente ventaja fundamental.

Vas cumpliendo objetivos e iterando sobre la marcha

Ya hemos mencionado los objetivos, pero lo cierto es que merece la pena que los saquemos de nuevo a relucir.

El presupuesto inicial, junto con las soluciones que implementas para su control, se convierten en la base fundamental para definir y alcanzar los objetivos de tu empresa. 

Al conocer los márgenes en los que te puedes mover, evitas establecer metas irrealmente ambiciosas que solo llevan a la frustración del equipo cuando no se pueden cumplir. 

También puedes improvisar y reformular sobre la marcha, que en el día a día de una empresa pueden surgir imprevistos que alteren la ruta inicialmente planeada… Y como líder financiero, sabes lo importante que es tenerlo contemplado en el presupuesto 😌

Con las ventajas claras, vamos allá con la herramienta perfecta para llevar el control presupuestario.

Todo gira en torno a un ERP de gestión financiera

El centro de todo. Tu mano derecha —¡disculpa si trabajas con la izquierda!—, el software de tu vida profesional.

Hoy en día no se entiende el control presupuestal sin un programa que te ayude a hacerlo prácticamente todo.

Una solución que te permita hacer seguimiento tanto de los pagos de las facturas como de los cobros pendientes.

Que te indique los activos y pasivos de la empresa, te deje consultar una contabilidad que se actualiza automáticamente con cada gasto y te posibilite «jugar» con el flujo de caja.

El centro total de control, vamos.

Dependiendo de qué ERP de gestión financiera elijas, podrás hacer unas cosas u otras, que la tecnología da para todo. 

Y por eso vamos a seguir con la lista, que todavía queda mucha tela que cortar en esto del control presupuestal 👇

Si puedes personalizar la visualización de datos, mejor que mejor

Acceder a la información que precises de la forma que quieras es esencial para el control presupuestario.

Porque un día podría hacerte falta conocer lo que gasta de media el equipo comercial y otro simplemente comparar los beneficios netos con los ingresos durante un período de tiempo.

¿Te interesa visualizar en plan diagrama de barras o circular? 📊

¿Qué datos quieren que se vean?

Si vas a enseñarle a un manager un reporting financiero para justificar las nuevas directrices que debe tomar, lo suyo es que puedas darle la forma que quieras.

O aunque sea solo para ti; si te gusta tenerlo todo centrado en una misma pantalla para poder conocer la salud financiera de la empresa de un solo vistazo, un panel personalizable sería perfecto.

Y aún no hemos hablado de los datos en tiempo real, otra característica esencial en las herramientas de control presupuestario que decidas utilizar.

El tiempo real también es importante para el control presupuestario

Si dispones de datos que se actualicen ya no a diario, sino al minuto, podrás actuar rápido y aprovechar todas las oportunidades que se te presenten.

Y esto es fundamental para el control financiero. Siempre. Pero más en períodos cambiantes y de alta incertidumbre como los que estamos viviendo 🌧️

Demos un pequeño paso atrás en el tiempo para verlo mejor:

Antes de la irrupción de la maravillosa tecnología, un director financiero consultaba las cuentas conforme iban llegando a finanzas. Hasta que no veía la nota de gastos de la buena de María, no podía saber qué gasto empresarial habría hecho.

Hasta que no se calculaba el trimestre fiscal, no sabía el líquido con el que contaba para emprender próximas acciones.

Y en este escenario, ¿qué sucede si de la noche a la mañana estalla una pandemia mundial? 😅

¿Hay que esperar a que lleguen las notas para conocer lo que se está gastando el personal en viajes de trabajo? ¿A saber con qué recursos cuentas para lanzarte a una nueva inversión? 

Afortunadamente, damos un paso adelante de nuevo, porque la tecnología ha dejado la era de ir a remolque atrás. 

Contar con información en tiempo real te permite ser una empresa ágil que aprovecha las oportunidades al vuelo, que se levanta rápidamente tras los golpes y que optimiza al máximo los recursos con los que cuenta en cada momento. 

Si la herramienta de control presupuestario que elijas no cuenta con la integración de datos en tiempo real, olvídate de ella, que llevas todas las de perder 👎

La herramienta debe ayudarte a controlar el presupuesto... y a planificarlo

Porque además, crear un presupuesto y controlarlo son dos procesos codependientes. Uno afecta al otro.

La información que te da la herramienta de control te ayuda a presupuestar. Pero no de forma aislada una vez al año, como se suele pensar, sino las veces que haga falta y siempre, siempre, siempre, teniendo en cuenta que es una fase más del control presupuestario.

De hecho, del control presupuestal acaba saliendo la información que sirve como punto de partida para planificar el próximo presupuesto. Y de ahí, la información para otro más, y así sucesivamente.

Cuánto se ha gastado de esto en función de lo que había, cuánto ha sobrado de esto otro, qué previsiones se han cumplido y cuáles no, la diferencia entre lo presupuestado y el gasto real... 

Y con eso, planificar otra vez, controlar, planificar, controlar y planificar hasta el infinito y más allá.

O hasta que te quieras jubilar, al menos 😂

Y si te permite automatizar procesos, peeerfecto

La automatización de procesos te permitirá escalar la empresa con el tiempo.

Al inicio es imposible, claro: primero hay que asentar unas bases, definir unos procesos, depurarlos, optimizarlos... y entonces, automatizar lo que se pueda.

La generación de informes de seguimiento y control presupuestario, por ejemplo. Hasta que no des con el informe perfecto, te tocará ir haciendo modificaciones y pruebas manuales.

Pero una vez lo tengas, solo consiste en alimentar de datos los nuevos informes de forma automática e interpretar los resultados obtenidos.

Sin perder tiempo de más.

Y lo mismo con la distribución; cuando des con ese informe perfecto, automatizas para que se genere de forma automática y tú y quien sea lo recibáis en el correo cuando lo programes.

La automatización de procesos es un aliado poderoso que va de menos a más.

Y si la herramienta tiene una IA sencilla para aprender de forma autónoma, ahorrarás tiempo desde las cosas pequeñas, como que el programa asigne de forma automática un número de factura según la numeración que te guste utilizar.

No te olvides de la seguridad y privacidad

Para llevar el control presupuestario y la gestión empresarial de forma correcta vas a tener que trabajar con miles y miles de datos; lo acabamos de ver.

Gastos, ingresos, facturas generadas, facturas recibidas, datos de clientes, datos de proveedores, contabilidad, direcciones de correo electrónico, números de teléfono...

Cuanto más grande sea tu empresa, más datos «delicados» manejarás.

Y claro, ya sabes que en España la materia sobre protección de datos es bastante estricta, así que la solución que elijas para controlar el presupuesto debe permitirte tenerlos a buen recaudo.

Puede encriptar datos para que solo sean accesibles a trabajadores de cierto rango, protegerlos con contraseñas, alojarlos en la nube para que no puedan sustraerse en local, hacer copias de seguridad... 

Siempre que hablemos de seguridad y privacidad en el marco financiero, cualquier funcionalidad en este sentido es bienvenida 🔐

Y si lo complementas con Pleo, ¡el no va más!

Con lo que hemos visto hasta ahora, está claro que para hacer tu trabajo de forma óptima lo suyo es que te hagas con un ERP de gestión financiera.

Uno que te lleve a ser más eficiente en tu trabajo, facilitárselo a tu equipo y hacer crecer la empresa.

Un software que te permita llevar el control presupuestario con precisión.

Que te posibilite analizar las finanzas de tu empresa a partir de informes personalizables que puedas automatizar, al igual que otras tareas recurrentes.

Que proteja los datos y la privacidad de clientes y proveedores.

Que te ayude a tener siempre flujo de efectivo en la empresa, a definir objetivos realistas proporcionados y a cumplirlos.

Y si las cosas de pronto no salen como esperabas —un gran proyecto se cae, cambia una ley o aparece un nuevo proveedor, por ejemplo—, que puedas contar con información financiera en tiempo real e improvisar.

¿Pues sabes qué herramienta te ayuda con todos esos aspectos? Pleo 👋

Es un software que te echa un cable con el control presupuestario, haciendo hincapié especialmente en los gastos de tu empresa, responsables habituales de los mayores caos y pérdidas de tiempo.

Que si un gasto no se puede justificar, que si esta factura simplificada no sirve, que si esto de dónde sale...

Estrés para todos, que el día solo tiene 24 horas y hay que sacar trabajo adelante, como si a todos los implicados les sobrara el tiempo... hasta la puesta en escena de Pleo 😬

Con él, podrás llevar el control presupuestario de la mejor manera y cumplir todos los objetivos que propongas.

Automatiza procesos y evita papeleo innecesario —¡adiós, facturas!—, dedúcete todo lo deducible, haz seguimientos en tiempo real y toma decisiones importantes con fundamento.

Y todo con la seguridad de contar con el respaldo de la Agencia Tributaria, pues somos una solución homologada para gestionar los gastos sin necesidad de conservar las facturas.

¿Control presupuestario, altísimos niveles de eficiencia y gestión de gastos? Pues ya lo has visto: Pleo ✌