Control presupuestario: cómo llevar el control de presupuestos de una empresa

Tecnología y equipo: en esas dos palabras podríamos resumir el proceso que te lleva a hacer el control presupuestario de tu empresa de forma exitosa.

Y si tuviéramos que añadir una tercera, sería... ¿importancia?

Porque sí, el control del presupuesto es crucial para las empresas, algo que se comprueba viendo cuáles son sus fines, sus metas.

¿Cuál es el objetivo del control presupuestario?

En esencia, busca comparar los presupuestos creados en una fase inicial con la realidad, para ver si se cumplen los pronósticos o no.

Si se cumplen, genial. Poco que añadir.

Si no, como líder financiero podrás hacer los ajustes necesarios para que las cuentas no se descuadren.

Hay que llegar al final del período dentro de los números, y el control presupuestario es tu aliado para lograrlo.

Por eso, vamos a dedicarle un artículo entero. 

En él veremos qué beneficios tiene para tu empresa, cómo crear un presupuesto de cero, el papelón que juega tu equipo en ese control... y claves para llevarlo de diez sobre diez.

¿Comenzamos?

Qué es y beneficios del control presupuestario

Al final, a efectos prácticos, ¿qué es el control presupuestal?

Se trata del conjunto de acciones y herramientas enfocadas a hacer seguimiento de los presupuestos de la empresa.

El proceso es simple: creas un presupuesto —enseguida vemos cómo— para un ejercicio, le haces seguimiento en tiempo real y tomas decisiones para que las cuentas planificadas no se descuadren 

¿Y qué consigues con ese control o seguimiento del presupuesto en tiempo real?

Ojito, que la lista es potente:

• La información aportada durante el control de presupuestos te ayudará a presupuestar con más precisión el próximo ejercicio
• Te ayudará a prevenir los riesgos financieros, como de pronto quedarte sin dinero en la caja
• Algo muy importante: podrás hacer análisis financieros en tiempo real
• Tomarás decisiones informadas sobre la marcha
• Organizarás mejor los recursos
• Llevarás un control mayor de la contabilidad de la empresa

Y en definitiva: tu gestión financiera será más eficiente 

La participación de tu equipo, fundamental para la gestión del presupuesto

Antes de hablar sobre la elaboración y control de presupuestos, tenemos que hacer un alto para comentar la importancia que tiene tu equipo.

¿Por qué?

Por varios motivos.

Para hacer el control presupuestal necesitas datos, ¿no? Información en tiempo real que puedas comparar con lo proyectado en el paso inicial.

¿Quién te facilita esa información?

Tu equipo 

María, por ejemplo, que se va de viaje a verse con un posible cliente y aporta gastos de representación.

O Ricardo, que paga por un SaaS para poder hacer sus tareas, siendo este otro tipo de gasto de empresa.

Si el personal no te da esa información, mal asunto. No podrás hacer ese control presupuestario en tiempo real; las comparaciones tendrán que esperar a que lleguen las notas de gastos, cuando ya sea demasiado tarde para hacer ajustes.

Por lo tanto, tu equipo tiene que estar plenamente informado de que hay un presupuesto que cumplir y que es una pieza básica para lograrlo.

Debe saber que la empresa precisa de su colaboración para alcanzar esos objetivos de control, lo que hará que se sienta importante y mejore la tasa de retención, un beneficio colateral pero igualmente deseable 

En fin, que necesitas a tu equipo.

Y a la tecnología también, pero eso lo vemos luego. 

Empecemos de momento por el principio, por cómo calcular el presupuesto que luego vas a controlar.

Cómo elaborar un presupuesto para hacerle seguimiento después

¿Tienes presupuestos de otros ejercicios anteriores?

Pues ya cuentas con un punto de partida 

¿Es la primera vez?

No pasa nada. Puedes empezar definiendo los objetivos del ejercicio.

Es decir, determina qué quieres conseguir con la inversión que vayas a hacer.

¿Aumentar un 2 % la rentabilidad de un servicio?

¿Conseguir 300 reseñas nuevas de un determinado producto?

Con esos objetivos a corto plazo claros, te será más sencillo establecer los límites de cada gasto.

No hablamos de los límites personales, sino los de cada categoría de gasto. Lo que se suele definir en las políticas de empresa, vamos.

Por ejemplo, en la política de gastos de viaje podrías establecer que bajo ningún concepto, una noche de hotel puede superar los 200 € entre alojamiento y desayuno. Con eso, casi que te aseguras de que tu equipo no se exceda de dicha cantidad.

Pues así con todo, por lo que es importantísimo que tu equipo conozca todos los límites o topes. 

¿Y si luego llegan gastos tan inevitables como inesperados?

No pasa nada: establece también partidas extraordinarias que sirvan de respaldo.

El siguiente paso es crear una estructura. Fíjate en los departamentos de tu empresa, en sus tareas, en qué hacen en su día a día.

Probablemente, los equipos de compras o ventas —para las adquisiciones, viajes de trabajo y demás— necesiten una partida mayor que el financiero, ¿no? 

Así pues, esta vez sí, piensa en las personas y define cuántos recursos destinarás a cada departamento.

Y como antes, hazle consciente. Toda persona que pueda gastar, debe saber el máximo de cada gasto y el presupuesto personal asignado.

Es posible que llegados a este punto digas eso de «¿y cuánto le meto a cada equipo»?

¿Cuántos recursos destinas a marketing? ¿Y a RRHH?

Aquí es cuando puedes echar mano también de las personas. Habla con los managers, haz una previsión de gastos de cada departamento, pregunta si tienes dudas... y acierta asignando recursos.

Imagina, por ejemplo, que tienes más o menos claro cuánto gasta cada departamento, pero te lanzas a crear un presupuesto nuevo y quieres asegurarte.

Entonces, hablando con unos y con otros, ves que Rocío va a tener que irse en dos semanas a visitar a un nuevo proveedor, porque el actual os ha dejado colgados.

Rocío te cuenta dónde tendrá que ir, si comerá o cenará con el proveedor, qué podría hacerle falta para llegar a un buen acuerdo... y con esa información, pues seguro que tienes muchas más posibilidades de acertar.

Porque quieres acertar, ¿no?

Sería ideal que las cuentas salieran al milímetro siempre: presupuestas 62.000 € de gasto este mes y en efecto, reúnes facturas, haces cuentas y salen los 62.000 € de gasto, euro arriba, euro abajo.

Pero no, eso solo sucede en las mejores fantasías de los líderes financieros 

El siguiente paso a la creación del presupuesto es hacerle seguimiento, lo que se conoce como control presupuestario en sí.

¿Vemos cómo llevarlo a cabo?

Cómo realizar el seguimiento y control presupuestario

El paso inicial es el compendio de acciones que acabas de ver: crear el presupuesto base. A lo que añadimos que si cuentas con presupuestos anteriores, tendrás un punto de partida fantástico.

¿Y luego? ¿Cómo controlar el presupuesto de una empresa?

Toca ponerse en marcha, para lo que tendrás que registrar datos y comparar en tiempo real.

En tiempo real, sí. La tecnología permite que hoy en día los datos se compartan en cuanto se generan, sin tener que esperar al final de un viaje o de un ejercicio.

¿Recuerdas cuando el bueno de Marcos se iba a ver a un cliente y había que aguardar a que volviera con su hoja de gastos de viaje para analizar y registrar cada gasto?

Afortunadamente, ya pasó 

Emplea herramientas que permitan hacer esos registros en tiempo real, para que cuentes con toda la información de forma constante... y puedas ajustar sobre la marcha.

Porque esa es la idea: con los datos que obtengas, podrás hacer las comparaciones entre lo presupuestado y lo realmente gastado, y tomar la decisión que haga falta para cumplir con los objetivos.

Antes no se podía: cuando llegaban todas las facturas al final de un ejercicio, se sacaban números... y a ver si salían las cuentas.

Ahora no hace falta; la tecnología posibilita que cada gasto se registre en cuanto se da, que tú compares las cuentas reales con las proyectadas y que decidas.

¿Metiste de más a esta partida y hace falta compensar en otra con la que te quedaste corta, visto lo visto? Ya sabes de dónde coger.

¿Ha habido de pronto un gasto del todo inesperado que supera con creces ese extra establecido para los gastos imprevistos? Pues reduces el límite sobre la marcha a otra partida que veas que no haya consumido lo que estaba presupuestado.

Al final, la llave para que salgan las cuentas la tienes tú. Está en tu toma de decisiones informadas.

Con ellas, lograrás cumplir con los presupuestos y, por ende, con los objetivos financieros planteados.

¡Alegría! 

7 claves para llevar el control presupuestario de la mejor manera

Reunir datos, comparar y tomar decisiones para hacer ajustes encaminados a que se cumpla con lo proyectado.

El control presupuestario parece fácil, y desde luego no es la tarea más complicada a la que tendrás que hacer frente como CFO.

Pero mejor sigue estos consejos y asegúrate, que nunca se sabe 

#1 Elabora el presupuesto a tiempo

¡Que no se te haga tarde!

Un presupuesto creado con suficiente margen es la base de cualquier control presupuestario eficaz.

Si lo haces con prisas casi al inicio del ejercicio, corres el riesgo de que detalles importantes se queden fuera o que las cifras no sean tan precisas como deberían.

Empieza definiendo los objetivos con antelación y asegúrate de contar con toda la información necesaria antes de sentarte a elaborar números.

Así podrás planificar con calma, evaluar los posibles escenarios y evitar errores desde el principio 

#2 Haz simulaciones

Las simulaciones van fenomenal para prever diferentes escenarios y adelantarte a posibles imprevistos.

Por ejemplo, analiza qué sucedería si un cliente importante reduce su volumen de compras o si aumentan los costes de un proveedor imprescindible.

¿Qué harías en cada caso? 

Planificar esas situaciones extremas con antelación te permite minimizar el impacto financiero de las sorpresas desagradables.

#3 Comunícate con los managers de los departamentos

Ya lo veníamos diciendo: en las personas está la clave, y los departamentos se componen de los managers y del resto del equipo. 

Empecemos por los primeros, porque son los que conocen qué sucede en sus áreas. Son ellos quienes podrían ayudarte a obtener esos datos esenciales para ajustar las cifras de cada partida presupuestaria.

Habla con los managers regularmente, que la información nunca deje de fluir; podrás reaccionar rápidamente si surge algún cambio en las necesidades o gastos proyectados. 

#4 Involucra al resto del equipo

Pasemos a esa segunda parte, al resto de trabajadores.

Son una pieza fundamental para que el control presupuestario pueda llevarse a cabo; ya lo habíamos comentado.

Cada gasto que registre tu equipo, cada decisión que tome en su día a día, impactará de forma directa en las finanzas. Por eso, es imperioso que entienda la importancia de hacer seguimiento al presupuesto creado... y que no sería posible sin su colaboración.

Comunica de forma clara las políticas de gasto, los límites establecidos y los objetivos financieros. 

Si las personas entienden cómo afectan sus acciones al panorama general, estarán más motivadas que nunca para cumplir con lo que se espera de ellas.

#5 Haz el control del presupuesto en tiempo real

Las laaargas esperas hasta el final del ejercicio son cosa del pasado.

Gracias a la tecnología, el control presupuestario se puede hacer en tiempo real y si no, mira el rolling forecast.

¿Luisa paga por un café durante un viaje de trabajo? Registro instantáneo 

¿Alejandro compra una nueva herramienta para su equipo de recursos humanos? Registro instantáneo 

¿Carmen deja el coche en zona azul mientras asiste a una conferencia de trabajo? Registro instantáneo 

Y tú, con todos esos registros actualizados al momento, vas comparando y tomando las decisiones que estimes oportunas, reajustando partidas y prioridades.

#6 Sé flexible para poder ajustar

Por más que lo pueda parecer, un presupuesto no es algo estático. Sirve para hacerse una idea de cómo va a ser el ejercicio, pero hay que tener claro que lo más probable es que sufra variaciones.

Que lo proyectado no coincida con la realidad, vamos.

Por eso, tu empresa ha de tener la flexibilidad suficiente para tomar decisiones y hacer cambios de forma ágil y rápida.

¿Hay que recortar de aquí y añadir allá? Vale, pero que no pase una semana para poder llevarse a cabo.

Empresa ágil, lo llaman 

#7 Emplea herramientas para hacer el control presupuestario 

Tanto hablar de las personas y qué poco hemos hecho referencia a la tecnología financiera, ¿eh?

Es que estábamos dejando lo mejor para el final.

La maravillosa tecnología hace posible la automatización de procesos como estos:

• El registro de los gastos
• La comparación entre gasto real y gasto proyectado
• El cálculo del total de las cuentas
• El análisis de tendencias
• La integración de datos de distintas fuentes
• ...

Todos los caminos, incluidos los que llevan al control presupuestario, pasan por la tecnología, que en este caso se materializa en la siguiente herramienta total.

Pero total, total 

Pleo, la crème de la crème para llevar el control presupuestario 

Tecnología y equipo: así empezaba esta guía, diciendo que eran las dos palabras con las que podíamos resumir esto del control presupuestario.

¿Sabes qué herramienta ejemplifica a la perfección este binomio?

Pleo 

Se trata de una app de control de gastos que te ayuda a llevar las cuentas en tiempo real para hacer ese seguimiento. 

Funcionando con tarjetas de empresa que repartes a tu equipo, aporta esto al aspecto más humano:

• Tu equipo se siente valorado, al no tener que adelantar dinero propio y tener la independencia de tomar decisiones sobre sus gastos de trabajo
• No tendrá que rellenar notas de gastos ni dar cuenta de nada a la vuelta de cada viaje, porque los registros de los gastos se dan en tiempo real
• Esas situaciones le llevan a sentirse más a gusto en la empresa
• Y ese bienestar se traduce en una mayor retención de talento, una de las piedras angulares del negocio

¿Y el lado más tecnológico de Pleo?

• Cuando tu equipo pague por algo con la tarjeta, solo hará falta una foto a la factura o ticket para registrar el gasto y poder justificarlo ante Hacienda
• El OCR para facturas de Pleo hace que no tengas que conservar ningún documento en papel, con todos los riesgos que conlleva
• Cada gasto se aprueba o rechaza individualmente en tiempo real por el manager en cuestión, por lo que se reducen las sorpresas al final del ejercicio
• Y todos los registros se integran en la contabilidad de la empresa en un par de clics

Ya lo ves: comodidad, bienestar del equipo y por supuesto, todos y cada uno de los gastos que tengan lugar, debidamente registrados en tiempo real, sobre la marcha.

Cuentas actualizadas mires cuando las mires, vamos... lo que te deja el control presupuestario en bandeja de plata.

¿Es la crème de la crème o no? Pásate a la gestión de gastos a lo Pleo y hala, ¡a controlar!