¿Cuál es el IVA del transporte? Así es el IVA de los principales gastos de transporte de tu empresa

¿El transporte lleva IVA?

Sí, sí que lleva, y aunque parezca una mala noticia para tu empresa no lo es en absoluto porque el IVA del transporte… en efecto: te lo puedes deducir.

Pero antes tienes que conocer qué es y las distintas opciones que tienes, y para eso precisamente estamos aquí.

Venga, vamos a empezar, que cuanto antes conozcas el tema antes comenzarás a ahorrar dinero cuando tu equipo se vaya de viaje, que gastos de transporte de una empresa hay muchos y en contabilidad lo saben 😅

Qué es el IVA de los transportes

Los medios de transporte, al igual que el resto de productos y servicios, cuentan con un IVA que ha de pagar el consumidor, en este caso tu empresa.

En España, ese IVA estándar para los gastos de transporte es del 10 %.

¿Te parece mucho? ¿Poco?

En realidad como empresario te puede dar igual —aunque bueno, sí que afecta a la liquidez— porque si está debidamente justificado, ese gasto te lo vas a poder deducir en su totalidad en casi todos los casos.

Antes de seguir debemos hacer una aclaración. Por «gastos de transporte» podemos referirnos tanto a los generados por los viajes de las personas como los de mercancías. Aunque nos vayamos a referir a los primeros, en contabilidad a estos se le conocen generalmente como «gastos de viaje» y a los segundos, que mencionaremos al final, como «gastos de transporte» propiamente dicho.

Pero eso, que nosotros vamos a referirnos en casi todo el post a los gastos generados por los viajeros, aunque hablemos de «IVA de transporte» todo el rato.

¿Cuándo se puede deducir el IVA del transporte?

¿Cuándo está debidamente justificado ese gasto?

La respuesta se basa en tres criterios; uno está más abierto a interpretaciones y los otros dos son inamovibles.

Son estos:

• El viaje debe estar directamente relacionado con la actividad empresarial, y se tiene que poder demostrar.
• Se tiene que contar con una factura completa. Completa, ojo, no simplificada. El billete, aunque contenga los importes y los datos de la empresa, no sirve. 
• El gasto debe quedar registrado en los libros contables de la empresa, concretamente en la cuenta 629.

Evidentemente, el abierto a interpretaciones es el primero. Las razones que aporte tu empresa para justificar que un viaje es de trabajo y no de ocio podrían no ser creíbles para la Agencia Tributaria, así que cuidado.

Los emails que confirmen citas presenciales y las facturas a clientes de aquellos lugares a los que viaja tu empresa juegan a tu favor a la hora de justificar.

Y hablando de hora: ojo, porque Hacienda también podría ponerte problemas si el viaje no se da en horario laboral. 

Eso de combinar trabajo con ocio en el destino durante el fin de semana aprovechando que se está allí es peligroso 😐

¿Cómo se justifica el IVA del transporte?

El IVA de los gastos de transporte se justifica, como hemos dicho, con facturas completas.

No sirven ni las facturas simplificadas ni los billetes, y en eso la Administración es tajante. O aparecen estos datos o nada:

• Número de factura
• Fecha y lugar de emisión
• Datos fiscales del emisor y del receptor
• Descripción completa del gasto
• Base imponible
• Tipo de IVA aplicado
• Divisa en la que se paga

Una factura completa, vamos, que nunca podrá tener una antigüedad superior a 4 años desde su fecha de emisión —ese es el límite de tiempo para solicitar la deducción del IVA de transporte—.

Cómo funciona el reembolso del IVA de los gastos de transporte

Tu empresa recuperará el IVA de los gastos de transporte de tres formas diferentes, dependiendo de dónde se realice el viaje.

• Si el viaje se da en España, el IVA público del transporte es del 10 %. Al final del periodo de liquidación, a la hora de presentar el IVA con el modelo 303, el IVA de transporte supondrá un descuento a la cantidad total a pagar.
• Si el viaje no es en su totalidad en España pero sí entre países de la Unión Europea, el concepto cambia porque ya no afecta a la hora de presentar el trimestre. Aquí pasamos a hablar de reintegros.
  Si presentas el modelo 360 con la factura completa, la Agencia Tributaria se encarga de hacer los trámites por su cuenta con la Hacienda del país en cuestión y al cabo de unos meses te consigue el reintegro del IVA. Puedes presentarlo trimestralmente si vas a solicitar el reintegro de más de 400 €; si es menos —pero más de 50 €—, la solicitud tendrá que ser anual.
• Si el viaje es fuera de la UE la cosa se complica, porque para recuperar el IVA del transporte necesitarás que el país tenga firmado un acuerdo de reciprocidad con España. Israel, Japón, México, Suiza, Noruega o Canadá son ejemplos de países con los que España tiene acuerdo. 

Cómo integrar el IVA del transporte en tu contabilidad

Finalmente, si hablamos de declarar el impuesto, se hace de la misma forma que el IVA de cualquier otro gasto: hay que conservar la factura y al final de cada periodo de liquidación, presentar el modelo 303, en el que se declara el IVA.

Si nos centramos en dónde habría que contabilizar estos gastos de transporte, el Plan General de Contabilidad nos dice que sería en la cuenta 629. Otros servicios para la base imponible de la factura y en la cuenta 472 H.P. IVA soportado. 

Pero ojo, porque estamos hablando de transporte de pasajeros: los gastos de transporte de mercancías vendidas se contabilizan en la cuenta 624. Transportes, mientras que los correspondientes al transporte de compras se anotan como mayor importe de la compra. 

El IVA de transporte cuando tu equipo está al volante en la carretera

¿Cuál es el IVA del transporte cuando el desplazamiento que se realiza por motivos de trabajo es en coche?

Para responder, supondremos que María y Pedro, nuestros habituales protagonistas, van a hacer un viaje de trabajo conduciendo ellos mismos un coche.

Estos son los gastos de transporte —«de viaje» para el equipo de contabilidad— a los que harán frente y que tu empresa podrá deducirse. 

IVA de un coche de empresa

Si María y Pedro alquilan un vehículo en nombre de la empresa, el IVA asciende al 21 % y es deducible en su totalidad.

Si por el contrario el coche ya es propiedad de la empresa y María y Pedro solo lo conducen, los gastos de transporte serán solo los de la gasolina.

IVA de la gasolina

¿Qué porcentaje de IVA soporta la gasolina? ¿Un 10 % también, como el IVA estándar del transporte?

No. Volvemos al 21 % del que, además, tu empresa solo podrá deducirse la mitad, siempre y cuando se pueda demostrar que el viaje es por motivos de trabajo.

Al igual que sugeríamos antes, para poder justificarlo fácilmente los correos electrónicos con las citas concertadas, las facturas y los presupuestos enviados son una buena red ante una inspección de la Agencia Tributaria.

IVA de dietas y kilometraje

Las dietas y el kilometraje son compensaciones que da tu empresa a María y Pedro por viajar, por lo que no llevan soportado ningún tipo de IVA.

Eso sí, ojo, porque los servicios de los que hagan uso María y Pedro durante su viaje sí que están gravados con IVA, y ese sí que es deducible por parte de tu empresa.

Hablamos de alojamiento y dietas, pero al no ser gastos de transporte los dejamos para otro día.

El IVA de transporte cuando tu equipo se desplaza en transporte público o viaja

Vale, pongamos ahora que María y Pedro utilizan otro tipo de transporte, público o privado, para realizar sus desplazamientos laborales.

Avión, autobús, tren… hay opciones y todas coinciden en cuanto al IVA, salvo un caso concreto: 

• IVA de los billetes de avión: los vuelos nacionales tienen soportado un IVA del 10 %, el estándar. Si el vuelo es desde o hacia otro país, en cambio, no llevará IVA.
• IVA de un billete de autobús: también es del 10 %, bien sea un autobús del servicio público o el de una empresa privada.
• IVA de los billetes de tren: si el trayecto se realiza en territorio español, el IVA también es el estándar para el transporte público, del 10 %. Si el destino es un país extranjero, el IVA soportado será el del país en cuestión.
• IVA de los billetes de metro: al ser transporte público, el IVA soportado es del 10 % también.
• IVA de los taxis: en España, el IVA de los taxis es también del 10 %.
• IVA de Uber y Cabify: ¿adivinas cuál es el IVA del transporte en estas dos modalidades? En efecto: el 10 %.

En resumen: el IVA aplicable al transporte de viajeros es siempre del 10 %.

En los billetes de María y Pedro aparecerá la cantidad pero cuidado, que con eso no es suficiente. Si quieres que tu empresa se lo deduzca, tendrán que solicitar la factura completa, y con los medios de transporte hay que pedirla a propósito.

Un buen ejemplo de ello es Renfe. Para poder deducirte el IVA de los billetes de AVE, tendrás que solicitar la factura de forma específica, bien en los mostradores de las estaciones de tren o a través de la web/app. 

El IVA del transporte de mercancías: otro mundo más allá

Le vamos a dedicar un capitulito final, pero muy breve… porque realmente es un mundo aparte.

Tanto el transporte de mercancías por carretera como el marítimo cuentan con una idiosincrasia propia que bien merece la pena tratar de forma específica.

Empezaremos apuntando que el tipo de IVA del transporte de mercancías es el 21 %. Ahora bien, si la empresa vendedora se lo repercute a su cliente ese IVA irá al mismo porcentaje que el que corresponda al producto enviado.

Dicho esto, aquí va un pequeño resumen, para el que tendremos en cuenta que al decir «España» no se estará incluyendo a Canarias, Ceuta y Melilla, y que el destinatario debe ser una empresa —porque la cosa cambia si es un particular—:

• Si el trayecto empieza y acaba en España, el IVA soportado será del 10 %.
• Si empieza en España y acaba en un país de la Unión Europea, el IVA a aplicar lo marcará la legislación del país de destino.
• Si empieza en un país de la Unión Europea y finaliza en España, el IVA vendrá marcado por la legislación española: 10 %.

Si empieza en España y acaba en Canarias, Ceuta o Melilla, el transporte no soportará IVA, sino el impuesto correspondiente en destino —anteriormente ya tratamos el IVA en estos lugares en el post sobre tipos de IVA en España—.

El IVA de los gastos de transporte: hasta la contabilidad y más allá

Ya sabes cuál es el IVA del transporte y hay una conclusión clara: para poder deducírtelo, sea como sea hace falta tener las facturas completas. 

Com-ple-tas.

Y ya sabes lo que puede pasar con los viajes de trabajo: que el trabajador se puede olvidar las facturas en el hotel, que hay sitios que no admiten los pagos con tarjeta, que los impuestos son diferentes dependiendo del país… Un sinfín de cosas.

Por ello, lo más fácil es que entregues una tarjeta de combustible como las de Pleo a cada empleado que viaje por trabajo y fin —sí, fin, que la app asociada tiene de todo— a cualquier tipo de problema 😎