Cómo controlar y optimizar los gastos de gestión y administrativos de tu empresa

Cuando hablamos de gastos y de la importancia de optimizarlos, a menudo dejamos de lado los administrativos o de gestión.

¿Por no ser los más notorios?

¿Por ser fijos?

¿Por no impactar en la producción de la empresa?

Nadie lo sabe, pero es la verdad: los gastos de administración y gestión, pues como que no 🫤

Lo cual, dicho sea de paso, es un tremendo error.

¿Por qué?

Porque los gastos de gestión son inevitables y aunque en un principio pueden no ser los más grandes a los que hacer frente, también te ayudan a pagar menos impuestos si te los deduces.

Es decir, que si los controlas adecuadamente, impactarán directamente en la rentabilidad de la empresa.

Para bien, claro. 

Y al revés si no lo haces, pero estamos aquí para contarte cómo conseguirlo 😌

Para explicarte cómo controlar y reducir los gastos de gestión y que te ayuden a optimizar tu calendario fiscal tributario, que seguro que tu empresa lo agradece.

¿Vamos?

La importancia y beneficios de optimizar y controlar los gastos de gestión

Pero espera, espera... ¿cuáles son los gastos administrativos y de gestión?

¿Qué tipos de gastos administrativos o de gestión hay?

Lo primero es dejar claro que nos vamos a referir a ellos de la misma manera.

Dicho esto, el espectro de gastos de gestión es bastante amplio, pero vamos a quedarnos con estas ideas:

• Son gastos habitualmente fijos, aunque también los hay variables
• La producción de la empresa no depende de ellos
• Y son gastos deducibles en su totalidad

Son, en términos generales, aquellos gastos derivados de dirigir y organizar un negocio.

Aquí algunos ejemplos de gastos administrativos y de gestión:

• Salarios de personal administrativo
• El alquiler de la oficina
• La compra de materiales
• Los costes de limpieza y mantenimiento
• El teléfono
• La notaría
• ...

Y ahora, volviendo a lo que íbamos: ¿por qué es importante optimizarlos y controlarlos eficientemente?

Porque impactan en la rentabilidad de la empresa, como decíamos antes.

Y porque si no lo haces, los gastos restarán en vez de sumar y las finanzas se resentirán.

Pero va, pongámonos más positivos: ¿qué beneficios, más allá de mejorar la rentabilidad, implica optimizar y controlar los gastos de gestión correctamente?

• Mitigarás los riesgos financieros al controlar cada gasto al céntimo
• Al optimizar los gastos, contarás con mayor liquidez para acometer acciones
• Tendrás una mayor visibilidad de los gastos de la empresa y, con ella, podrás tomar decisiones estratégicas basándote en datos
• El control optimizará los procesos internos de la empresa —como el proceso de facturación— y, con ello, aumentará la eficiencia operativa del negocio
• Y te permitirá hacer proyecciones financieras precisas, anticipándote a lo que pueda llegar

Puuuunto positivo para la optimización y control, coronado con la mejora en la rentabilidad de la empresa, el beneficio de los beneficios ✊

¿Y ahora qué?

Pues lo obvio: ¿cómo se optimizan y controlan los gastos de gestión de una empresa para conseguir tooodos esos beneficios?

Cómo reducir los gastos administrativos de una empresa... y cómo controlarlos

¿Hablamos de reducir u optimizar?

Normalmente son dos conceptos que van de la mano: si reduces costes, tiendes a optimizarlos.

Otra vía es evitar los sobrecostes sin necesidad de reducirlos, algo que se consigue con control.

¿Lo vemos?

¿Cómo puedes reducir/optimizar y controlar los gastos de gestión y administrativos en tu empresa?

La mala noticia es que hay gastos ineludibles, que son los que son y poco podrás hacer con ellos para optimizarlos, tales como:

• Los gastos de constitución de una empresa
• Los gastos de notaría y registro
• El alquiler
• El Internet
• ...

Sí, optimizar esos gastos es complicado por la naturaleza fija de los costos administrativos y de gestión, aunque sí que podrás controlarlos 😊

Pero hay otros que sí que se pueden optimizar:

• Los gastos de personal
• Los gastos fiscales
• Los gastos en contabilidad

¿Cómo?

Aquí algunas ideas de optimización y control, va.

#1 Lo primero de todo es hacer un análisis detallado

Antes que nada, la lógica dicta que tienes que conocer al céntimo todo gasto administrativo o de gestión.

Si la de pronto tu empresa va a abrir una sucursal en otro país para vender en el extranjero, los gastos de gestión derivados de constituir la empresa los tienes que conocer.

También debes saber cuánto se va en el alquiler, en el personal de limpieza y mantenimiento, en Internet... en fin, en todos los gastos fijos obligatorios.

Los gastos variables de la empresa también has de controlarlos. Los suministros de agua y luz, por ejemplo.

O los impuestos del próximo ejercicio.

Rastrea todos los gastos de administrativos habidos y por haber en tu empresa, cuantifícalos y establece tu punto de partida.

#2 Automatiza tareas

En los procesos administrativos intervienen las personas.

Haciendo y enviando facturas, por ejemplo.

O calculando los impuestos del próximo ejercicio fiscal.

Si te fijas, son tareas que, alegría, se pueden automatizar.

Puedes programar en el banco que se emita una transferencia automática cada día 1 para pagar el alquiler. O domiciliar el pago.

O emplear un software para empresas que cree las facturas automáticamente y las envíe a los clientes.

O un programa que pague a tus proveedores sin necesidad de picar datos a mano.

U otro que lleve las cuentas de la empresa al día, y calcule los impuestos en tiempo real.

Sí, la automatización de procesos es clave en esto del control y optimización de los gastos de gestión; con ella, eliminarás los errores humanos y ahorrarás tiempo a todas las personas implicadas.

#3 Emplea KPIs para medir... y decidir

Los KPIs financieros son un recurso excepcional para evaluar qué funciona y qué no.

Sería buena idea que seleccionaras alguno y empezaras a medir distintas áreas administrativas o de gestión de la empresa 🙃

Y cuando pase un tiempo, si ves que los indicadores no reflejan lo que deberían... pues ya tomarás las medidas oportunas.

¿Qué indicadores puedes utilizar?

Aquí van tres ideas:

• El de los costos administrativos totales: tras el análisis, calcula el total de los gastos de administración
• El ratio de gastos administrativos e ingresos, dividiendo los segundos por los primeros; refleja qué porcentaje de los ingresos de la empresa se destinan a los costes administrativos
• El índice de eficiencia administrativa es similar, pues compara los gastos administrativos totales con otra métrica importante —número de trabajadores o costes operativos, por ejemplo— para reflejar la eficiencia en la gestión con relación a la variable elegida

Elige indicadores, ve controlándolos regularmente y toma las decisiones que estimes convenientes como CFO.

#4 Presta atención a los gastos de viaje

Hay empresas que consideran como gastos de gestión los gastos de viaje.

Se abre, pues, una vía enorme de control.

Las tradicionales notas de gastos se pueden sustituir por el uso de tarjetas de empresa asociadas a una solución de control de gastos, por ejemplo.

De ese modo, en cuanto un trabajador se vaya de viaje y tenga que pagar por algo, no adelantará su propio dinero, sino que usará el de la empresa.

Y esta tendrá el gasto bien controlado, desapareciendo el reembolso posterior.

Más simple, imposible 🙌

#5 Monitoriza regularmente

Hemos empezado con el análisis financiero detallado, a partir del cual podías tomar decisiones para optimizar los costes.

Con los fijos lo tienes fácil.

Con los variables, lo suyo es que hagas lo mismo que te decíamos con los gastos de viaje: que emplees una solución de control de gastos con tarjetas de empresa asociadas.

De ese modo, cualquier gasto de gestión que se ponga por delante lo tendrás registrado en la aplicación de la solución.

¿Hay que pagar Internet? Domicilia el pago a la tarjeta de empresa o automatízalo en la aplicación... y listo.

¿La nómina de tu equipo administrativo? Más de lo mismo.

Todos los pagos, excepto los que se hacen en efectivo, se deberían poder vincular con la aplicación automáticamente.

Y una vez ahí, solo te queda visualizarlos desde su panel de control, que debería haberlo.

Podrás seleccionar categorías, visualizarlos de una forma u otra, combinarlos... y al final, tomar decisiones informadas para optimizarlos.

¿Para reducir un gasto administrativo demasiado grande, quizá?

Eso ya lo decides tú como líder financiero 🤐

Y lo siguiente, la deducción de los gastos de gestión

Terminamos con un fijo de la optimización de gastos: las deducciones fiscales.

Obviamente, para deducirte la totalidad de gastos administrativos los tendrás que controlar todos, y tener las facturas localizadas.

Si es así porque has hecho los deberes y haces la contabilidad online, lo que viene ahora es pura reducción de impuestos.

Reducción desde la deducción 😂

Con los gastos de gestión debidamente registrados en sus cuentas contables, solo te queda calcular los impuestos y presentárselos a la implacable Agencia Tributaria.

Y oye, si te pones a sumar y entre unas cosas y otras los gastos de gestión se van a los por ejemplo— 9.000 € al mes... vaya desperdicio no deducírtelos, ¿no?

En un año, si hacemos la proyección, reducirías la base a partir de la cual se calcula el Impuesto de Sociedades en casi 110.000 €.

Por eso, en parte, es taaaan importante optimizaros y controlarlos.

¿Ves qué maravilla?

No sabemos si te has percatado o no de que en todo esto que te estamos contando hay un denominador común 🤖

La tecnología, de tu lado ante los gastos de gestión

Sí, ese elemento que consigue que los gastos de gestión y de administración jueguen a tu favor es la tecnología.

La digitalización de procesos.

Con ella, la automatización de tareas tediosas es una realidad.

También lo es la optimización de los procesos: la negociación con proveedores, la gestión de facturas, el cálculo de los impuestos, la contabilidad... y si seguimos no paramos 😅

El combo mágico lo tienes en Pleo

Deja de pensar de dónde sacarlo, que lo tienes aquí mismo.

Pleo es una solución de gestión de gastos que trabaja con tarjetas de empresa, para que las repartas entre tu equipo administrativo y no administrativo.

Esta tecnología financiera va registrando los gastos que se van pagando con la tarjeta, dándoles una visibilidad total en tiempo real, para que controles al segundo.

La aplicación también puede realizar transferencias desde tu banco de forma automática, para que no quede ningún gasto de gestión por pagar.

Y las facturas las controla como nadie: sea una factura electrónica o una física, se registran en un módulo dedicado a ello y su gestión se vuelve sencillísima.

La física también, sí, incluso si hablamos de la factura simplificada que le dan a un trabajador que se ha ido a comprar grapadoras de emergencia a la papelería delante de la oficina.

Como Pleo es una app homologada por la Agencia Tributaria, hacerle una foto desde ella al ticket es suficiente para justificar el gasto, administrativo y de cualquier tipo.

Que no perderás ninguna factura, vamos 😏

Y así, tus gastos de gestión estarán tanto controlados como optimizados.

Y la tesorería de tu empresa, de lo más espléndida 🥰

Y tú, feliz de tener los gastos de gestión remando en favor de la rentabilidad.

Pues vaaaya con la pareja formada por los gastos de gestión y Pleo como app para gastos, ¿no? 🫶