Hoja de gastos de viaje: cómo mejorar la gestión de los gastos de desplazamiento
Cuando uno de tus empleados va en busca de un nuevo cliente o tiene que viajar para cerrar un trato con un proveedor, ¿qué pasa?
Que los gastos de viaje empiezan a sumarse: desplazamientos, manutención, kilometraje, estancia…
Gastos lógicos que habrá que reembolsarle a ese trabajador, claro.
¿Y cómo controlas esos gastos?
Con la famosa hoja de gastos de viaje, también conocida como nota de gastos.
Es un documento —digital o no— que funciona como un informe de gastos de viaje. En él, cada trabajador justifica cada uno de sus gastos pormenorizadamente con el importe, fecha, lugar, motivo e incluso cualquier otro dato que quieras recabar: método de pago, tipo de gasto, cliente al que visita, etc.
El trabajador lo cumplimenta y lo envía al departamento de finanzas para que lo contabilice y haga el reembolso pertinente.
Y ojo, que esto no es un requisito administrativo sin más.
Las hojas de gastos de viaje son una herramienta fundamental para conocer dónde, cómo y quién se está gastando el dinero.
Así de primeras suena bien esto de la hoja de gastos de viaje, ¿no?
¿Te contamos más?
Va.
Hoja de gastos de viaje: ¿qué es y para qué sirve?
Aunque a menudo se percibe como un mero trámite para justificar gastos y tramitar reembolsos, la hoja de gastos de viaje es, en realidad, una herramienta fundamental para el control financiero.
No solo recoge importes, fechas o tickets: centraliza información crítica sobre cómo se están utilizando los recursos de la empresa cuando hay desplazamientos de por medio.
En una hoja de gastos de viaje se reflejan todos los costes asociados a un viaje profesional y el contexto en el que se producen. Esto permite al departamento financiero entender no solo cuánto se gasta, sino en qué se gasta, por qué y qué impacto real tiene en el presupuesto.
Bien utilizada, la hoja de gastos de viaje sirve para detectar patrones de gasto, anticipar desviaciones, ajustar políticas internas y mejorar la previsión de gastos futuros.
También facilita la revisión, la validación y el cumplimiento fiscal, reduciendo errores y fricciones tanto para el empleado que gasta como para el que gestiona ese gasto.
¿Cómo se utilizan las hojas de gastos?
La respuesta es que es más fácil de lo que parece.
Lo habitual es que crees o personalices una plantilla Excel para gastos de viaje o que tengas un modelo de gastos de viaje propio y que el trabajador no tenga más que rellenarlo.
Puede hacerlo por viaje, por proyecto, por día, semana, mes… o como tú decidas.
Puedes crear y diseñar tu propia hoja de gastos de viaje desde cero en Excel y adaptar los campos a las necesidades específicas de tu empresa… o tomar de referencia alguna plantilla.
La plantilla puede ser:
- Una plantilla de gastos de viaje básica: registran datos esenciales sobre alojamiento, transporte, comidas y otros gastos del estilo.
- Una plantilla de control de gastos de viaje detallada: registran los mismos gastos que las básicas, pero suelen tener casillas adicionales para especificar proyectos, clientes, eventos, etc.
Eso sí, sea cual sea la plantilla de gastos de viaje de empresa que utilices, debe ir en consonancia con las políticas de gastos que tengas predefinidas.
La política de gastos de viaje, fundamental
La hoja de gastos de viaje solo funciona cuando existe una política de gastos clara que la respalde.
Sin ella, la plantilla podrá estar muy bien diseñada, pero el criterio cambiará según quién gasta, quién revisa o quién aprueba. Ahí es donde empiezan los problemas.
Una política de gastos de viaje bien definida establece las reglas del juego antes de que el gasto tenga lugar.
Con ella, todos los trabajadores rellenarán su hoja siguiendo los mismos criterios, teniendo claros aspectos como estos:
- Qué gastos están autorizados y son reembolsables
- Cuál es el importe máximo para cada uno
- Cuánto va a tardar el reembolso de los gastos de viaje y cómo va a ser: a través de un cheque, una transferencia, una anotación en la nómina…
- Y lo más importante: que deben añadir los justificantes de pago, facturas o tickets para que, efectivamente, se les devuelva el dinero
Sin el comprobante de pago, la hoja de gastos de viaje no debería ser más que un papel sin ningún valor añadido, ni para ellos, ni para ti.
Si el ticket no llega porque se perdió o porque simplemente alguien de tu equipo olvidó pedirlo, tendrás que decirle adiós al IVA deducible de esos importes y adiós a la optimización del calendario fiscal para empresas.
¿Hay algo más que se suela incluir en la hoja de gastos de viaje, además del importe, fecha, lugar, el motivo y el comprobante de pago?
Sí.
El nombre de la empresa, la dirección, el NIF, la fecha de creación de ese informe de gastos de viaje y los datos bancarios de reembolso del empleado.
También la firma del empleado que acomete el gasto y de aquella persona que lo autoriza.
Y con esto, la hoja de gastos de viaje estaría lista para contabilizar y posteriormente reembolsar.
Los gastos de viaje más comunes
En cuanto empiezas a revisar un informe de gastos de viaje tras otro, enseguida te das cuenta de que se repiten una y otra vez en las mismas categorías.
Y esto es bueno: si sabes cuáles son los gastos de viaje habituales, puedes estructurar mejor la hoja de gastos de viaje, reducir dudas y acelerar la validación y el reembolso.
Los más comunes en un viaje de empresa suelen ser:
- Transporte principal: vuelos, trenes, autobuses o cualquier desplazamiento interurbano
- Transporte local: taxis, VTC, metro, parking, peajes y combustible
- Alojamiento: hoteles, apartamentos corporativos o estancias puntuales en destino
- Dietas y manutención: comidas, cenas y consumos asociados
- Kilometraje: si se usa vehículo propio, con el cálculo y la justificación correspondientes
- Gastos menores necesarios: Internet, consigna, material puntual o imprevistos razonables vinculados al viaje
Tener estas categorías claras desde el principio ayuda a evitar dos problemas típicos: tener los gastos mal clasificados —que luego cuestan horas de revisión— y las excepciones constantes a las políticas de gastos definidas.
Qué incluir en la plantilla de la hoja de gastos de viaje
¿Quieres hacer una plantilla de hojas de gastos de viaje de empresa?
Genial.
¿Qué incluyes?
Estos bloques de información no faltan en ningún modelo de hoja de gastos de viaje:
- Datos del empleado: nombre y apellidos, departamento, cargo y, si aplica, proyecto asociado al viaje
- Datos del viaje: destino, fechas de inicio y fin, motivo del desplazamiento y, en algunos casos, cliente o proveedor relacionado
- Detalle de cada gasto: fecha, importe, categoría de gasto, lugar donde se produce y breve descripción que permita contextualizarlo
- Justificantes: referencia al ticket o factura correspondiente, para poder verificar y cumplir con los requisitos fiscales
- Totales: suma de los gastos por categoría y total del viaje, para facilitar la revisión y el control
El objetivo no es pedir datos por pedir, sino tener suficiente contexto para que quien revisa la hoja no tenga que interpretar ni adivinar nada.
Cuanto más clara sea la plantilla, menos correos, menos correcciones y menos retrasos en el proceso de liquidación.
¿Cómo se hace la liquidación de los gastos de viaje? ¿Y el reembolso?
La liquidación de una hoja de gastos de viaje implica recopilar y organizar los informes de gastos de viaje junto con los comprobantes de pago.
Categorizarlos, revisarlos y aprobarlos en base a la política de gastos de viaje, como veíamos… Y reembolsarlos.
Un proceso bastante largo que puede afectar al bienestar de tus empleados, ya que normalmente tienen que esperar mucho tiempo para recibir su dinero.
Como sabes que a veces el proceso tarda demasiado, en algunos casos decides dar un anticipo para que los gastos de viaje no se les hagan bola.
Siendo así, peor el remedio que la enfermedad, lamentablemente. En muchas ocasiones, el proceso de conciliación entre los gastos que se acometen y el anticipo es un verdadero quebradero de cabeza.
Si Juan gastó 100 € menos que el anticipo, deberá devolverlos; por el contrario, si gastó 100 € más, deberás reembolsárselos.
Eso después de comprobar que los tickets y las cantidades anotadas en la hoja de gastos de viaje coinciden, no vaya a ser que después nos quede por ahí un descuadre.
Y eso es sinónimo de invertir tiempo o cometer errores, algo que la tecnología financiera, como te contamos enseguida, te ayuda a paliar.
Las ventajas de utilizar una plantilla de gastos de viaje manual en tu empresa
Las hojas de gastos de viaje manuales son una buena solución para organizar y controlar los gastos de tu empresa.
También lo son para reducir gastos innecesarios o que sufren una crecidita por la mala praxis de los trabajadores.
Cuando los empleados están informados por las políticas sobre qué gastos son reembolsables, cuáles son los límites y cómo deben informar de los suyos, minimizas este riesgo financiero.
A priori parecen buena idea, pero en realidad no lo son tanto cuando ves las desventajas de las hojas de gastos de viaje manuales.
Desventajas de las hojas de gastos de viaje manuales
Las hojas de gastos de viaje hacen lo básico: mantenerlos controlados, sí, pero… ¿a qué precio?
La gestión manual de las hojas de gastos de viaje supone un costo importante para la empresa.
Mucha gente y mucho tiempo invertido en tan solo un trámite que, dado el nivel de automatización de procesos que nos rodea, debería gestionarse prácticamente solo.
¿Y qué hay de los excesos?
Que los trabajadores engorden los informes de gastos de viaje para tener un reembolso más jugoso es algo que de vez en cuando escuchas por ahí.
¿Se libra la tuya?
¿Y se libra también de que alguno de tus trabajadores pueda perder una factura? ¿O de que haya algún dato que esté mal?
Todo problemas.
Las hojas de gastos de viaje sin digitalizar son cosa del pasado. Y si nos apuras, las que haces en Excel, también.
La digitalización de la hoja de gastos de viaje con Excel
El uso de una plantilla Excel para gastos de viaje es relativamente sencillo.
Todos tus empleados están familiarizados con Office, así que no tendrán mayor problema en utilizarla; no tendrás que dar una masterclass a nadie.
Una hoja de gastos de viaje en Excel, además, también te permite exportar los datos fácilmente, crear informes y presentar los impuestos correctos fácilmente.
O simplemente conocer cuál es el importe medio mensual de las hojas de gastos de viaje… y así tomar decisiones informadas sobre ellos en busca de un aumento de la rentabilidad.
Vamos, que facilita una gestión financiera más eficaz y transparente.
También ofrece una solución para mejorar la contabilidad, te ayuda a tomar decisiones informadas sobre los gastos y cómo reducirlos —aunque sea a toro pasado—, mejora la elaboración de informes y el cumplimiento fiscal, pero…
¡Todavía puede hacerse mejor, mucho mejor!
Algo mucho mejor que una hoja de gastos de viaje digitalizada
Conseguir que los datos lleguen a tu ordenador de forma instantánea, sin errores y sin que nadie tenga que soportar esa carga administrativa, es más que posible.
Con la llegada de la digitalización de procesos y de los pagos con tarjeta, se puede y están revolucionando por completo la forma de operar de muchos departamentos —también el de finanzas—.
La nueva era digital se ha apropiado de todo lo valioso que poseen las hojas de gastos de viaje y le ha dado portazo a todos los dolores de cabeza que ocasionaban.
¿Cómo?
Así de fácil: tus empleados pagan con una tarjeta corporativa y los gastos se registran solos, por arte de magia, sin que ellos tengan que adelantar un solo euro de su bolsillo.
No hay cabida para los errores humanos y tampoco para quejas o críticas en cuanto al sistema de reembolso.
¿Quieres más? Hay más.
Consiguiendo que tus empleados hagan los pagos con una tarjeta corporativa tienes el control de los gastos en tiempo real.
No tienes que esperar a la semana que viene o al mes siguiente para saber cuánto suman los gastos de tus empleados.
Los tienes al instante a golpe de clic.
Y para mayor satisfacción, el software asociado a este tipo de tarjetas suele integrarse de maravilla con otros programas contables.
Tú, contento y tu equipo, más todavía.
Ya no tiene que cumplimentar interminables hojas de gastos de viaje ni tampoco sufrir largas esperas por los reembolsos.
Y ahora… ¿nos crees si te decimos que todavía puede ir a más?
La guinda del pastel en el control de los gastos de viaje es Pleo
¿No conocías Pleo?
La base de su funcionamiento te la hemos contado ahí arriba.
Consiste en tarjetas inteligentes que repartes a los tuyos y hala, ellos mismos pagan y registran los datos en un solo clic.
¿Y los tickets?
Olvídate de ellos: con subir una foto de los mismos, suficiente. Cosas de ser una solución homologada por la Agencia Tributaria.
Solo con ese gesto consigues controlar por completo los gastos, algo especialmente crítico dentro de la empresa.
Y decimos completamente porque Pleo no solo se encarga de sustituir la hoja de gastos de viaje, sino de cualquier gasto que puedas imaginarte: suscripciones a otras herramientas, gastos de material de oficina, pagos a proveedores, etc.
Ya ves, la gestión de gastos eficiente de Pleo no tiene precio; los gastos de viaje, sí.
