Contabilizar dietas y gastos de viaje: cuentas 627 y 629 y cómo hacerlo

Toda persona que se enfrenta a ello por primera vez coincide: contabilizar dietas y gastos de viaje tiene su intríngulis.

Pero a la que descubres cómo se hace, luego ves que el proceso es siempre el mismo y la dificultad desaparece.

Cuando lo dominas, como CFO te aseguras deducirte todo lo deducible y acabar pagando menos impuestos.

Porque para eso sirven los gastos en parte, ¿no? 😅

Y los de viaje no son una excepción, incluso aunque existan exenciones.

En fin, lo dicho: contabilizar gastos de viaje y dietas —aunque técnicamente, las dietas son un tipo de gastos de viaje— tiene su aquel, pero una vez lo controlas... haces que juegue siempre de tu lado.

¿Te ayudamos a lograrlo?

Vamos a ver la importancia que tienen, de qué gastos de viaje estamos hablando y cómo contabilizarlos. Aparecerán a escena dos cuentas contables imprescindibles: la 627 y 629.

Al lío ✊

La importancia de contabilizar las dietas y gastos de viaje

De contabilizarlos adecuadamente, más bien 🙂

Porque si no, si contabilizas con errores, te expones a toda una sanción por parte de Hacienda que echaría por tierra tus avances estratégicos.

No, no quieres multas por cometer errores en el proceso, así que debes contabilizar correctamente.

¿Qué más?

Si tu empresa cuenta con una media de, digamos, 10.000 € de gastos de viaje al mes, estaríamos hablando 120.000 € anuales de gastos a partir de los cuales deducir impuestos.

Porque sí, alegría: los gastos de viaje son deducibles en su totalidad. Pero para eso tendrás que contabilizarlos, además de poder justificarlos.

Por otro lado, tu equipo también se verá beneficiado.

¿Y eso?

Piensa en el tiempo invertido en estas labores:

• Rellenar hojas de gastos de viaje
• Pasarlas a contabilidad junto a los justificantes de pago
• Revisión de las notas, en ocasiones escritas a mano
• Y también de las facturas y tickets
• Aclarar malentendidos 
• Contabilizar las dietas y gastos de viaje
• Y hacer reembolsos

Tiempo y esfuerzo, claro, porque eso de que tu equipo tenga que adelantar 600 € de un viaje de su propio bolsillo para que tu empresa se lo reembolse en un mes... pues puede que no le venga bien a todo el mundo 😑

Un proceso depurado de gestión de gastos de viaje, así como de su contabilidad, agiliza esas tareas y consigue que todo el mundo se sienta productivo.

Y bueno, no es solo que se sienta como tal... sino que, además, lo es. Y tu empresa se beneficia de ello aumentando su rentabilidad, claro.

¿Ves?

Sí rotundo y absoluto a saber cómo contabilizar gastos de viaje y dietas sin errores 🙌

Pero antes de ver cómo se hace, aclaremos conceptos, que estamos diciendo «dietas» y «gastos de viaje» muy a la ligera y es importante diferenciarlos.

¿De qué gastos de viaje estamos hablando?

¿Dietas?

¿Gastos de viaje?

¿Es lo mismo? 🙄

En realidad, las dietas son solo una parte de todos los gastos de viaje, que se componen de esto:

1. Dietas
2. Gastos de locomoción
3. Kilometraje

Las dietas hacen referencia a dos tipos de gastos: los de la estancia y los de manutención durante un viaje.

Es decir, el alojamiento y las comidas.

Los gastos de locomoción son los gastos de transporte; es decir, el coste de los billetes o del coche de alquiler para hacer el viaje de trabajo.

¿Y el kilometraje?

Pues es la compensación que se le da a la persona de tu equipo que se va de viaje de trabajo con su propio coche.

Dicho esto, que dé comienzo el aspecto contable del asunto.

¿Cómo se contabilizan los gastos de viaje?

Para contabilizar los gastos de viaje debes elegir si son compensaciones para el equipo o complementos a la nómina.

Si son compensaciones, los gastos de viaje se reembolsan puntualmente, en la nómina no se ven reflejados y se contabilizan de cierta manera.

Si decides incluirlos en la nómina, la contabilización de los gastos de viaje será diferente.

Los gastos de viaje, eso sí, se contabilizan como todos los demás: contando con los justificantes y añadiendo asientos contables 👌

Y cada asiento contable de los gastos de viaje... ¿en qué cuenta se añade?

¿Dónde se cargan las cantidades?

En dos cuentas contables específicas si hablamos de compensaciones y reembolsos —la 627 y la 629—, y en la 640 si el dinero se devuelve como un complemento salarial.

Antes de verlas, en cambio, tenemos que hablar de los gastos de viaje exentos.

Los gastos de viaje exentos

¿Exentos?

 Vamos, que Hacienda no quiere que ni la empresa ni las personas de tu equipo paguéis impuestos por ellos.

Están exentas estas cantidades, de acuerdo a la Orden HFP/2023:

En las dietas, las estancias lo están al 100 % y la manutención depende de dos factores: ¿se pernocta o no? ¿En España o fuera?

• Si se pernocta en España, están exentos de impuestos los primeros 53,54 € por noche
• Si se pernocta fuera de España, esta cantidad asciende a los 91,35 €/noche
• Si no se pernocta y el destino está en España, la cantidad exenta es de 26,67 € al día
• Y si no se pernocta y el destino es extranjero, están exentos los primeros 48,08 € diarios

Todo lo que exceda de esas cantidades gravará impuestos.

¿Y los gastos de locomoción? Pues también están exentos en su totalidad, independientemente de a cuánto asciendan.

¿Y el kilometraje? Según la ley, están exentos hasta 0,26 €/kilómetro.

Todo lo que exceda de eso, como sucede en la manutención de las dietas, gravará impuestos.

El papeleo también es importante

Enseguida nos sumergimos en las cuentas contables, pero antes... la operativa.

Para poder deducirte un gasto necesitas que se den estas tres situaciones:

• Que cuentes con la factura o ticket para poder justificarlo
• Que el gasto esté relacionado con la actividad empresarial
• Y que lo contabilices correctamente

Además, está el factor de los reembolsos de los gastos de viaje.

En los viajes, el que gasta es tu equipo.

¿Adelantando dinero propio? ¿Utilizando una tarjeta de empresa?

Ahí entra en juego lo que se conoce como nota de gastos, el documento en el que tu equipo va apuntando los gastos que tiene durante un viaje de trabajo.

Ese documento es la guía a partir de la cual tu equipo de contabilidad sabrá qué gastos de viaje contabilizar... salvo que utilices una solución moderna de control de gastos, pero eso ya te lo contamos al final 🙃

Resumiendo: es imprescindible que tu equipo, estando de viaje, reúna las facturas y justificantes de pago y se las entregue a contabilidad junto con su registro de gastos.

Si se pierden gastos, tu ejercicio fiscal nunca estará optimizado.

Y si se deducen gastos mal contabilizados, te expones a recibir la sanción que decíamos al principio... así que ojito.

Y ahora sí: ¿hablamos de contabilidad de los gastos de viaje?

La cuenta contable 627

La cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas es la cuenta contable de las dietas siempre y cuando el viaje esté motivado para mejorar la imagen de la empresa. Su promoción o comercialización, vamos.

Si es así y los gastos estuvieran directamente relacionados con la promoción, pasarían a llamarse gastos de representación.

¿Y si es un viaje de promoción pero hablamos de un gasto colateral, como el cafecito en el aeropuerto? Ese café se iría a la 629, la misma cuenta de los gastos de viajes no comerciales.

Entonces, ¿qué conceptos se cargarían en la cuenta 627 de contabilidad?

• Es la cuenta contable de la comida en un restaurante con dos estrellas Michelin a la que has invitado al cliente
• O del gasto de la habitación de un hotel
• O de un Airbnb

Es decir, las dietas, pero siempre si el viaje es para mejorar la imagen de la empresa o venderla 🍽️

Si el viaje se hace por motivos de desarrollo de la actividad empresarial, las dietas se contabilizan en la cuenta 629.

La cuenta contable 629

La cuenta 629 del Plan General de Contabilidad es un cajón de sastre.

Es decir, es la cuenta donde se suele poner lo que no encaja en el resto.

En este caso, se incluyen las dietas —alojamiento y comidas— de los desplazamientos en los que se trabaja y produce… y también el resto de gastos de viaje, sea cual sea el motivo: los gastos de locomoción, el kilometraje y los pequeños gastos en los viajes comerciales que no estén directamente relacionados con la promoción.

Así pues, en la cuenta 629 cargaríamos esto:

• Los gastos de transporte: billetes de avión, de tren, de autobús, alquiler de vehículos, etc.
• El hotel o Airbnb, siempre y cuando el viaje no tenga fines comerciales
• El café de desayuno en un viaje comercial
• Los gastos complementarios en todos los viajes, como los peajes o el coste del aparcamiento
• Al ser la cuenta contable del transporte en un viaje de trabajo, lógicamente, también será donde incluyas las compensaciones en concepto de kilometraje

Ejemplo: contabilizar dietas y gastos de viaje

Para saber cómo se contabilizan los gastos de viaje, además de la información teórica, quizá sea interesante poner un ejemplo.

Digamos que Matías se marca un viaje en avión de Madrid a Barcelona para negociar con un posible proveedor y pasa allí una noche en un hotel antes de volver.

Es decir, es un viaje puramente comercial.

Y que Ester coge su coche para hacer los 360 kilómetros que separan Madrid de Valencia, hacer una instalación antes de hacer noche en un Airbnb y volver al día siguiente.

Matías vuelve con su nota de gastos bien cumplimentada y con las facturas de:

• Los billetes de avión, incluyendo el equipaje de mano
• El taxi en Barcelona, desde el aeropuerto al hotel
• El taxi desde el hotel a la oficina del proveedor
• El taxi de vuelta al hotel
• La noche de hotel
• La cena de menú en un restaurante
• El desayuno en una cafetería al día siguiente
• El café en el aeropuerto esperando al avión

Ester, por su parte, trae estos gastos justificados:

• La noche en el Airbnb
• La cena en un restaurante
• El desayuno al día siguiente

Tu empresa, para ceñirse al límite exento, compensa a Esther a razón de 0,26 €/km, lo que hace un total de 195 €.

¿Qué gastos incluirás en la cuenta 627 y cuáles en la 629?

En la cuenta 629 añadirás las cantidades relativas a todos los gastos de Esther: los 195 € del kilometraje, el Airbnb, la cena y el desayuno.

¿Y de Matías? En la cuenta 629 incluirás todos sus gastos de transporte: los billetes de avión y los taxis.

Pero no sus dietas, pues su viaje tiene fines comerciales, por lo que sus gastos de alojamiento y comidas irían a la 627.

¿Y el café en el aeropuerto? ¿No es una dieta? 

Lo es, y aunque hablemos de un viaje comercial no es un gasto estrictamente necesario para promocionar la empresa. Es más un gasto motivado por un deseo personal; por tanto, iría en la cuenta 629.

Oye ¿y el IVA asociado a cada gasto? 🤔

Del hotel, los billetes de transporte, las cenas...

Pues a la cuenta 472 Hacienda pública, IVA soportado, como con el resto de tipos de gastos de la empresa.

Como ningún gasto ha excedido los límites exentos y tu empresa no los incluye en la nómina, se los liquidarás directamente a Matías y Ester y no gravarán impuestos.

¿Y si...? 👇

Contabilizar los gastos de viaje del personal y su nómina: la cuenta 640

Tu empresa también puede elegir devolver esos gastos de viaje al hacer el pago de la nómina de cada trabajador.

En ese caso, tendrás que contabilizar individualmente estas cantidades en una cuenta distinta, la 640 Sueldos y salarios, siempre que sean las cantidades exentas.

Las cantidades no exentas puedes añadirlas en la cuenta 649 Otros gastos sociales.

Este ejemplo del PGC lo cuenta muy bien.

Ahí queda 😏

Aunque lo mejor para contabilizar dietas y gastos de viaje es la digitalización

¿Qué tal hasta aquí?

Ya conoces los límites exentos y las cuentas contables, y la posibilidad de liquidar los gastos directamente con el trabajador mediante un reembolso o hacerlo a través de su nómina.

Facturas por aquí, tickets por allí, notas de gastos de uno y reembolsos de otro.

Sí: la gestión de los gastos de viaje, así en general, es un auténtico caos.

¿Qué tal facilitaros mucho la vida durante los viajes de trabajo, tanto al equipo que se desplaza como al que se queda en casa contabilizando ejercicio tras ejercicio?

Automatizando el proceso —una gran parte de él— con una solución de gestión de gastos te quitas de en medio todos los conflictos operativos y tareas tediosas.

Pleo, el arma total para contabilizar dietas y gastos de viaje

Sí, esa herramienta que te ayude a digitalizar el proceso y automatizar tareas relacionadas con los gastos de viaje es Pleo.

¿Por qué?

Mira, mira:

• Matías y Ester pagan todos los gastos de su viaje con la tarjeta Pleo
• Cuando a cualquiera le dan una factura o ticket, sacan el móvil, abren la app de Pleo, hacen una foto y suben el gasto en el sistema
• Y los que os quedáis en casa lo aprobáis y controláis a distancia... en tiempo real
• Y cuando llegue la hora de contabilizar, con un par de clics en la aplicación, te llevarás todos los gastos a tu programa de contabilidad

¡Eh! 

¿Y si Ester o Matías pierden el justificante de pago?

¡Que no cunda el pánico! 

Pleo, al ser una solución homologada por Hacienda, permite que te deshagas de los papeles al hacer la foto.

Sí, esa foto servirá para contabilizar todos los gastos de viaje

Así que... ¿te das cuenta de lo que supone?

• Adiós a las terribles notas de gasto 👋
• Adiós a perder deducciones de gastos de viaje 👋
• Adiós a la lentitud al comprobar notas y tickets en papel 👋
• Adiós al paso de datos manualmente a tu programa de contabilidad 👋

Y tras decir adiós a eso, toca saludar a esto otro:

• Hola a la gestión optimizada del proceso 🤗
• Hola a pagar menos impuestos en el calendario fiscal tributario 🤗
• Hola a la felicidad de tu equipo al facilitarle mucho el proceso 🤗
• Hola al control de gastos en tiempo real, ideal para que tomes decisiones informadas 🤗

Y con todo eso ya tienes la llave para llevarte a la empresa hasta el infinito y más allá.

Ya ves: contabilizar dietas y gastos de viaje a partir de una gestión de gastos digitalizada tiene premio gordo 🫶