Digitalización de procesos financieros: un antes y un después en tu empresa

Reunir las facturas de todos los proveedores: con los procesos digitalizados, 5 minutos. A lo tradicional, unas cuantas horas 🙄

Hacer un informe financiero: con la digitalización de procesos completa, 10 minutos. A manini, unas cuantas horas también 🙄

Registrar asientos en el libro de IVA: con los procesos digitalizados, todo el trimestre lo tienes en apenas 30 segundos. Sin ellos, los 30 segundos se los dedicas solamente a cada registro 🙄

La digitalización de procesos financieros, como ves, ha dejado de ser una opción para convertirse en una auténtica necesidad.

Por el tiempo que ahorra, sí, pero también por otras cosas que vamos a ver enseguida.

¿En qué punto está tu empresa?

¿Cómo de digitalizada está?

¿Seguís usando papel para todo?

¿Tiráis de Excel o sabéis que hay vida mucho más allá? Al 73 % de las empresas encuestadas en este estudio parece no importarle 😅

Pero la hay. ¡Y vaya si la hay!

Venga venga, vaaaamos con la digitalización financiera.

Por qué la digitalización de procesos financieros va a ser la mejor decisión del año en tu empresa

Piensa, en serio: ¿tu empresa tiene algún proceso digitalizado?

Queremos creer que sí. Al menos alguno, ¿no?

Ahora imagina que volvéis al pasado y de ese proceso elimináis toda la tecnología que participe.

¿Te imaginas el lastre en cuanto a productividad?

¿El esfuerzo extra que habría que dedicarle? 😥

Digamos, por qué no, la contabilidad.

Sin digitalizar, los libros contables se rellenan a mano. Si está digitalizada, en cambio, lo más probable es que utilices un programa de contabilidad que automatice casi todo el proceso.

¿Cuánto tiempo lleva la contabilidad al mes empleando un programa así? ¿Unas pocas horas?

Y ahora piensa: si de repente todo vuelve a hacerse a mano, ¿cuánto tiempo necesitaría invertir el equipo contable en plasmar la información en los libros, sacar porcentajes, sumar cantidades y calcular impuestos?

Y si encima alguien se equivoca en un solo número... horror, puesto que haría falta más tiempo para dar con el fallo y subsanarlo. 

Y si no, multita de la Agencia Tributaria 😭

Que sí, que sí: que las finanzas de tu empresa, y las de todo el mundo, necesitan digitalizarse.

Es absurdo no, absurdísimo no hacerlo, y si no... espera a ver los beneficios, que no son pocos.

Beneficios de la digitalización de procesos financieros

Valga lo que hemos visto hasta ahora para hacerte consciente de la cantidad ingente de tiempo que ahorra la digitalización de procesos al departamento financiero.

Pero no te despistes, que hay beneficios para aburrir.

Entre ellos están, sin ir más lejos, la capacidad de organización y el acceso a la información, totalmente centralizada en el mundo digital, fuera de los papeles físicos.

En el peor de los casos, cuesta menos abrir carpetas informáticas que revisar cajones físicos en la oficina, ¿no? 😂

La digitalización financiera también trae el control absoluto de todo lo que pasa en las finanzas de la empresa, con una visibilidad total.

En tiempo real, además, porque si todas las cuentas se encuentran en la red y esta se actualiza automáticamente en cuanto recibe datos... maravilla 😍

Ese control de las finanzas —y más cosas; depende de hasta dónde lleguen los brazos de la digitalización— de la empresa te permite, además, tomar decisiones estratégicas informadas.

Decisiones muuucho más informadas si, además, aprovechas las nuevas tecnologías financieras, de las que te daremos alguna pincelada al final.

Pero eso ya luego, que todavía no hemos acabado con los beneficios.

A ver, qué más... 🤔

Tenemos el ahorro de tiempo, la mayor organización, el acceso centralizado a la información, el control de las finanzas, la visibilidad de los datos, la toma de decisiones informadas... ¿por dónde seguimos?

¿Sostenibilidad, quizá?

Porque la digitalización de procesos también trae un ahorro más que considerable de papel, por lo que el planeta sufrirá menos en ese sentido.

¡Bien! 👏

Venga, que cogemos carrerilla: la digitalización financiera también da un extra de productividad, al permitirte hacer más cosas en menos tiempo... y con muchos menos errores, lo que aumenta la eficacia.

Seguimos con la seguridad. 

Contar con información apuntada en cualquier papel dentro de una carpeta está bien si la proteges con siete llaves en el lugar más remoto del reino, pero si la almacenas en un entorno cloud con potentísimas medidas de seguridad... premio a las finanzas en la nube ☁️

Y para terminar, la implacable ley.

Sí, sí, la ley; ¿sabes que si te digitalizas es más probable que cumplas con tus obligaciones? Fíjate si está normalizada la digitalización, que el hecho de no estarlo te puede acarrear problemas.

Mira lo que se dice sobre la factura electrónica, mira.

En fin: qué de beneficios, de verdad.

¿Te hemos puesto los dientes largos?

Pues vamos con algo menos atractivo: los retos.

Porque esto de la digitalización de procesos no es un camino de rositas, no.

Retos a los que te vas a enfrentar en la digitalización de procesos

Si las finanzas de tu empresa están digitalizadas al 0 %, te vas a encontrar con algunas piedras en el camino hasta llegar a ese deseado 100 %.

Una piedrecita será la cultura empresarial. La resistencia al cambio.

Si tienes gente en tu equipo con años en la empresa y con los procesos totalmente interiorizados, no les va a hacer mucha gracia cambiar de tercio.

Por mucho que ese cambio les permita hacer en 10 minutos lo que antes hacían en una hora, no les va a gustar, así que tendrás que lidiar con ello.

La segunda piedrecita podría ser la inversión en tiempo y dinero que tengáis que hacer. Adquirir herramientas y digitalizar procesos cuesta.

No mucho, especialmente si pones la ristra de beneficios al lado, pero sí algo. Para que lo tengas en cuenta.

Seguimos con la integración. 

¿Integración de qué?

Pues de las soluciones tecnológicas que adoptéis con las soluciones tradicionales que permanecen. Deben funcionar juntas, así que has de asegurarte de que son compatibles.

Y por otro lado, la integración entre las nuevas soluciones digitalizadas. Esas también deben encajar. 

Si por ejemplo adquieres una app de control de gastos que te los va listando todos en su sistema y luego no te permite llevar esos datos a tu programa de contabilidad... mal vamos, ¿no?

Y para acabar, la calidad. La calité.

Si la digitalización de procesos financieros no trae precisión, ahorro y una mejor experiencia de usuario, apaga y vámonos.

Dicho esto, vamos a pintar parejas de cuadros. Bueno, a describirlos, que estamos en un blog.

Digitalización: el antes y el después en los procesos financieros

El primer cuadro, el antes en tu departamento, sin esa transformación financiera de la que hablamos.

El segundo, el después, tras aplicar la digitalización de procesos a las finanzas de tu empresa.

Y vamos a ver tres casos: proveedores, planificación y generación de informes.

Digitalización de procesos... y proveedores

En el primer cuadro aparecen papeles. Muchos, muchos papeles. Facturas, post-its con anotaciones recibidas tras una llamada telefónica, recibos... puf 💀

También se aprecia mucha lentitud en los procesos. Lentitud aprobando presupuestos, haciendo pedidos y pagando, previa autorización. Procesos interminables.

En la estampa falta también visibilidad; nadie sabe cómo están las cosas con un proveedor u otro, porque cada trabajador lo gestiona de forma individual.

También se ven errores. Errores de comprensión, por ejemplo, al decir tu equipo por teléfono «66» y el proveedor entender «76», un clásico entre los clásicos. O errores duplicando documentos. Será por errores humanos... 😔

Y finalmente, el desgaste del personal. El coste operativo. La lentitud de los procesos, la descoordinación y los errores reducen la eficiencia y eficacia. Todo el mundo trabaja mucho, lo que acaba repercutiendo en las cuentas de la empresa.

¿Cambiamos de cuadro? 🙏

Ahora, la gestión de proveedores se hace con un programa de e-procurement. La comunicación con ellos se hace por correo electrónico y las facturas son digitales.

Donde había papeles ahora ya no hay nada. Espacio, sin más.

Donde había lentitud en los procesos ahora hay rapidez. Rapidez aprobando una oferta y haciendo un pedido a través de la plataforma, así como realizando pagos digitales.

No se ven errores humanos, porque los papeles han dejado de circular de un lado a otro y el teléfono solo se usa para aclarar algunas cosas. Todo lo que se pide queda registrado en el programa, sin fallo.

Y todo el mundo parece consciente de la situación general, porque puede consultar la información en el sistema que emplea la empresa para gestionar todos sus proveedores.

¡Ah! Y con buena cara todo tu equipo, porque la automatización de procesos es tan satisfactoria que el desgaste se reduce al mínimo. Y la tesorería de tu empresa, si pudiera poner caras, también estaría sonriendo al estar los costes taaan reducidos.

¿Qué cuadro te llama más? ✌️

Digitalización de procesos... y planificación financiera

Ahora que ya sabes de qué va el asunto, vamos a ser un poco más breves con esto de la comparación de cuadros.

En el de la planificación financiera, sin procesos digitalizados, te encuentras con errores, fruto de reunir información financiera de forma caótica, a mano, del mismo modo que haciendo los cálculos.

Información, por cierto, insuficiente o incompleta; el esfuerzo y las horas dan para lo que dan. Y por lo tanto, el análisis previo a planificar se vuelve simplemente insuficiente y poco preciso.

Pocas posibilidades de éxito, vamos 😑

¿Cómo mejora la planificación financiera con los procesos digitalizados?

Los errores desaparecen o se reducen al mínimo, porque ya no hay que reunir información de distintas fuentes a mano. Recuerda, está todo en los programas.

La información es mucho más completa, porque está centralizada en el mismo lugar. No te dejas nada. Y con la info completa, afinas en el análisis financiero y planificas mejor los recursos.

Y el ejercicio va como la seda, porque el proceso de planificación ha sido un éxito total.

Éxito, éxitoooo 🙌

Digitalización de procesos... y generación de informes financieros

¡Uf!

El primer cuadro, en el que la digitalización empresarial es inexistente, cuenta con una persona reuniendo datos de distintas fuentes. Pregunta a ventas, a compras y a contabilidad. 

Saca los números, hace los cálculos y obtiene los KPIs financieros clave para el informe.

Elabora los gráficos en Excel —no, usar Excel no es tener las finanzas digitalizadas— y los incluye en un PowerPoint, que va rellenando con texto e imágenes, apañando poco a poco la presentación.

Cuando termina, 18 horas después, esa persona te entrega el informe y le dices que lo lamentas, pero que hay un KPI con un —probablemente— error de cálculo. Lo que eran 18 pasan a ser 20 horas y esta vez, sí, obtienes el informe sin fallos.

Pero ay, quieres comprobar algo adicional para ver si la empresa se lanza a invertir o no, así que le pides que incluya otros datos. 3 horitas más.

Y cuando te lo da, ves que el reporting financiero se basa en datos de hace tres semanas, demasiaaaado tiempo como para tomarlos como válidos y aventurarte con garantías en una inversión de ese tipo.

Esta historia no acaba bien, como sí acaba la que incluye los procesos digitalizados.

Para empezar, el informe lo puedes hacer tú mismo. Te metes en el software financiero, vas al panel de control y lo generas incluyendo los KPIs que te interesan.

En cosa de 2-3 segundos tienes el informe por pantalla, actualizado con datos en tiempo real. Y como quieres comprobar lo de la inversión, en un par de clics y 10-12 segundos más, suficiente.

Fácil, fácil: ¿para qué más?

Otros procesos del departamento financiero

Se ven los cambios de una situación a otra, ¿no?

Pues mira, aquí tienes otros ámbitos en los que la tecnología financiera juega un papel diferencial:

• Gestión de facturas y pagos
• Gestión de cuentas de clientes
• Gestión de riesgos financieros
• Control de gastos
• Contabilidad
• Cálculo y presentación de impuestos
• Inversiones
• Análisis de mercado
• Definición y seguimiento de objetivos financieros
• ...

A los que sumamos los casos de ejemplo: proveedores, planificación financiera y generación de informes financieros.

¿Te das cuenta?

La tecnología llega a absolutamente todos los rincones del departamento financiero.

¿No hay ganas de ese «después»?

Pues espera, que lo último de lo último en cuanto a tecnología viene pisando fuerte.

Presente y futuro de las finanzas: de la digitalización a las nuevas tecnologías

Lo mínimo son los programas de gestión, como un ERP u otro software para procesos contables y financieros.

Es automatizar procesos financieros como si no hubiera un mañana.

Es empezar con el proceso de digitalización documental y hacerte con un sistema de gestión de documentos.

Es gestionar tus proveedores de forma que sumen, sumen y sigan sumando.

Es ofrecer una experiencia fantástica a tus clientes.

Es trasladarte a la nube y de proteger tus datos financieros.

Es elaborar informes financieros a golpe de clic.

Es crear presupuestos acertados y hacer correcciones en tiempo real: ¿una de rolling forecast?

Es adoptar un programa de contabilidad para pymes o grandes empresas y olvidarte de todas las tareas tediosas que lleva asociadas.

Y es controlar los gastos del negocio, sin dejar que ellos te controlen a ti.

Eso debería ser lo mínimo de lo mínimo para disfrutar de los beneficios que hemos visto antes, pero lo cierto es que si quieres rizar el rizo... también hay opciones.

Van por aquí:

• Blockchain: para realizar transacciones seguras, visibles y rápidas
• Inteligencia artificial: para navegar entre grandes volúmenes de datos, extraer conclusiones complejas, hacer proyecciones financieras y un largo etc.
• Chatbots con NLP: para ofrecer una atención al cliente extraordinaria
• Machine learning: para leer información y hacer, entre otras cosas, predicciones, de forma cada vez más precisa gracias al aprendizaje continuo
• Metaverso: para crear oficinas virtuales de trabajo

Aquí te contamos más largo y tendido sobre tecnologías financieras, por si quieres profundizar.

¿Digitalización financiera? Pleo al rescate

¿Y qué nos dices de los gastos?

¿Abruman o qué?

El cambio del antes al después de la digitalización con los gastos es... complicado, en caso de no saber por dónde empezar.

¿Cómo va a dejar de usarse papel si siempre van a darte la factura simplificada del menú en un restaurante en el que alguien come durante un viaje de trabajo?

¿Cómo van a justificarse los gastos?

¿Cómo van a trasladarse a los registros informáticos, si no es picando datos a mano?

No suuuufras, que la respuesta la tienes aquí mismo, en Pleo.

Pleo es una solución de control y gestión de gastos y, al mismo tiempo, la máxima expresión en esto de la digitalización financiera.

Lo es porque gracias a Pleo, las notas de gastos desaparecen. Sí, como lo lees: como somos una solución homologada por la Agencia Tributaria, hacerle una foto a través de la app a los tickets será suficiente para justificar el gasto ante Hacienda.

Y no hay que introducir datos a mano; en cuanto se procese un gasto en la app tras hacer el pago con tarjeta de empresa —o incluso en efectivo—, el sistema se actualiza y lo incluye.

Y para muestra de que funciona, un dato: en un estudio que hicimos descubrimos que Pleo ahorra, de media, más de 11 horas semanales a los departamentos financieros.

¡Qué fácil y rápido es con Pleo!

¿Quieres obtener un informe financiero con los gastos que refleje qué equipo gasta más o en qué se gasta más? Clic y lo tienes.

¿Quieres llevarte los gastos a los libros contables de la empresa? Pero todos, y actualizados al minuto. Pues... clic y lo tienes.

Habíamos dicho digitalización de procesos, ¿no?

Clic en la gestión de gastos con Pleo... y lo tienes 😀