Finanzas cloud: importancia, beneficios y consejos para las finanzas en la nube

Las finanzas de una empresa siempre han sido capitales.

Si van bien, el resto también: los departamentos fluyen, hay buen humor, los objetivos se alcanzan y todo es felicidad 🥰

Si van mal, el desastre es total y parece que nada suma, sino que todo resta.

Hay que dedicarles tiempo, vamos. No se pueden tomar a la ligera, y menos con todo lo que implican: papeleos, impuestos, gastos, reembolsos… ¡uf! 😰

Caaambio de tercio. Vámonos a los años 60.

Un señor llamado John McCarthy se inventó el concepto cloud computing, vaticinando que las empresas públicas acabarían informatizando sus procesos.

Lo que no sabía el bueno de John era que su previsión se iba a quedar corta.

Con el desarrollo tecnológico en las décadas posteriores —70s, 80s, 90s, 2000s, 2010s, 2020s…—, la tecnología cloud llegó a la administración, sí, pero también a las empresas privadas.

Y a los usuarios.

Y a todo el mundo, en realidad, porque a ver quién no tiene un móvil o un servicio que utilice la nube, al menos para almacenar datos.

Rescatando a las primeras protagonistas de esta doble historia, las finanzas también se sumaron a la causa, para alegría de los CFOs del mundo.

El porqué es lo que te vamos a contar en las próximas líneas, en las que hablaremos de la importancia de las finanzas en la nube, de sus beneficios y de consejos para su implementación y optimización.

Vaaamos allá con las finanzas cloud ✊

La importancia de la nube para las finanzas de las empresas

A ver, lo primero es lo primero.

En términos generales, el cloud computing consiste en trabajar de forma online, dejando atrás los entornos locales.

Es decir, la tecnología cloud elimina la infraestructura física para pasarse a una totalmente online, accesible desde cualquier parte del mundo con una simple conexión a Internet.

Esto, que parece simple y un cambio pequeñito, en realidad tiene un impacto tremendo.

El hecho de que te vayas de viaje de trabajo a reunirte con un inversor y puedas consultar cómo van las finanzas de la empresa para mostrárselas… es canela fina 😍

También puedes ahorrar mucho dinero en lo que se refiere a almacenamiento de documentos o instalación de programas informáticos. Ya no necesitarás contar con ordenadores con discos duros de tanta capacidad como antaño.

Con las características del almacenamiento en la nube, esta necesidad desaparece.

Con los SaaS en la nube, más de lo mismo.

Con los ERP en la nube, igual.

Y de nuevo: son programas a los que podrás acceder desde cualquier parte del planeta, siempre que tengas un dispositivo apto —tu portátil o teléfono móvil— y conexión a Internet.

Y eso, en el mundo de las finanzas, en el que se manejan tantos documentos, datos y material físico —facturas, notas de gastos…—, lo ha cambiado todo.

Pero espera, que esto no queda ahí: además del almacenamiento y del uso de programas y aplicaciones financieras, la nube también te permite procesar grandes volúmenes de datos y hacer análisis avanzados.

Sin necesidad de contar con potentes entornos locales, a los que les suele costar manejar grandes bloques de datos como los que sí puedes trabajar en la nube.

Unos datos que la nube, además, mantiene de forma segura con sus protocolos de seguridad.

¿Y la comunicación y colaboración? Sí, sí: la nube también permite que varias personas editen un mismo documento o archivo al mismo tiempo. Y que se comuniquen en tiempo real, claro, a través de varios canales distintos.

Si es que las finanzas en la nube… 🥰

¿Quién iba a sospechar hace 20 años que podrías gestionar las facturas de la empresa desde casa?

¿O que ibas a poder trabajar haciendo análisis de datos desde la sala VIP de un aeropuerto, tomando decisiones estratégicas que marcaran el rumbo de la empresa allí mismo?

Sí, sí y más sí: las finanzas en la nube son una realidad cada vez más sofisticada y solo traen que beneficios.

Mira.

Los beneficios del cloud computing en las finanzas

Por su naturaleza, ¿qué te aporta como CFO llevar las finanzas en la nube?

Muchas cosas, y todas buenas.

Es una herramienta fantástica para escalar la empresa, por ejemplo, porque solo pagas lo que necesitas.

Al trabajar en un entorno totalmente digital, hay soluciones a medida para empresas de todos los tamaños y sectores.

Te puedes dar de alta en el plan básico de un software financiero o de un servicio de almacenamiento de datos y cuando necesites más capacidad —procesar más facturas, por ejemplo, o gestionar más documentos—, te pasas a un plan superior.

Pagas por lo justo, vamos.

La razón es que, como decíamos, toda la infraestructura física desaparece. También los envíos.

Para usar un servicio, como empresa cliente, solo tienes que darte de alta, introducir tus claves de acceso… y a funcionar, sin nada más que eso.

Hay SaaS sencillitos que te hacen auténticas maravillas por apenas 10 o 20 € al mes, y servicios de almacenamiento con varios terabytes con mensualidades similares.

En la operativa diaria de las finanzas online también tienen su aquel, no te vayas a pensar. 

El hecho de que trabaje en un entorno 100 % digital optimiza la integración de datos y procesos. E incluso consigue que haya varias personas trabajando en lo mismo al mismo tiempo, sincronizando los datos de forma automática.

Esto dota a todos los departamentos de la empresa, especialmente al financiero y contable, de una agilidad tremenda.

Los vuelve más productivos y eficientes.

Y finalmente, la seguridad. Los riesgos financieros.

¿Qué hacen las finanzas cloud? Que los reducen al mínimo, al menos los que tienen que ver con la seguridad y el cumplimiento normativo.

Lo consiguen porque generalmente, las herramientas cloud, servicios en la nube y demás softwares financieros cuentan con medidas de seguridad potentes. 

Y para ser programas o servicios legales, también se aseguran de cumplir con la normativa vigente en materia de privacidad o seguridad de los datos 🔒

Hacemos recuento:

• Las aplicaciones de cloud computing en finanzas cuentan con diferentes planes, para que puedas ir escalando
• En la nube se integran procesos y datos, dotando de agilidad, productividad y eficiencia a tu empresa
• Casi que garantizan la seguridad de los datos
• Y aseguran el cumplimiento normativo

¿Motiva o qué?

Va, pues vamos con algunos consejos y apuntes para que te subas al carro y explotes al máximo esto de las finanzas online.

7 consejos para implementar y optimizar el uso de la nube en finanzas

Desde saber qué servicios elegir hasta aspectos a los que tendrás que hacer frente, aquí va un listado que es más que interesante que conozcas:

#1 Evalúa tus necesidades… y elige

¡A la nubeeeeeee!

Pero con cabeza, ojo 😐

Hay mucho software financiero que trabaja online.

Que si ERP en la nube. Que si un software de facturación cloud. Que si un programa de control de gastos.

Aunque sean soluciones económicas, si te pones a sumarlas todas puede que te lleves una sorpresa.

Determina bien qué necesitas y en función de eso, investiga tus opciones y a ver con qué te quedas.

Aquí tienes herramientas de análisis de datos, softwares de gestión de pymes, tecnología fintech y programas de contabilidad para pymes, por si necesitas algo de inspiración.

#2 Mantente al día

En la contabilidad y las finanzas online tienes que estar al tanto de lo que pasa día a día.

Si sale una nueva herramienta interesante por precio y prestaciones, debes saberlo.

Si de repente un programa incluye una nueva funcionalidad, la tienes que conocer para aprovecharla antes que nadie.

Si de pronto una herramienta empieza a incumplir la normativa y tú la estás utilizando, más te vale darte cuenta para cambiar de programa y no caer en multas o sanciones.

El tecnológico es un mundo que se mueve rapidísismo. Los cambios y actualizaciones son constantes, y es tu responsabilidad como CFO estar al tanto de todo para optimizar su uso.

#3 Revisa las integraciones

Cuando estés investigando herramientas de finanzas cloud, lo suyo es que veas con qué otras se integran.

Hay programas muy específicos —contabilidad, por ejemplo—, mientras que otros son más generales.

Al final, el objetivo es que las finanzas vayan como un tiro y con ellas, el resto de la empresa. Por lo tanto, tienes que asegurarte de que toda la tecnología utilizada sea compatible.

¿De qué serviría, por ejemplo, una solución de gastos de empresa que no se integrara con tu software de contabilidad?

¿O uno de facturación incompatible con un ERP?

Que por cierto… 👇

#4 Los ERPs son interesantes, interesantes

Los programas de gestión integrales como son los ERPs te permiten centralizarlo todo en el mismo sistema.

Todo o casi todo, claro.

Son sistemas que llevan la nube por bandera y, al mismo tiempo, te permiten hacer muchas cosas: facturación, asignación de tareas y proyectos, gestión del personal, contabilidad… 

Al final, emplear un ERP simplifica el día a día porque aunque las herramientas puedan integrarse unas con otras, es mejor trabajar con una que con cinco. 

Más sencillo, ¿no?

#5 Los proveedores, a la nube

Otro de los aspectos «complicados» en la empresa. Los proveedores.

Encontrar el adecuado, negociar con él, trabajar día a día, evaluarlo, renegociar… las fases de la relación de tu empresa con ellos son muchas, y en todas ellas puedes emplear soluciones de cloud computing.

¡Pum! 👏

¿Vas a hacer la selección de proveedores? Pues tiras de una solución de e-procurement —ejemplo perfecto de cloud computing— y listo.

¿Has de negociar con proveedores? Lo mismo.

¿Has de comunicarte con ellos? Ídem.

Se acabó el desplazarse, las llamadas de teléfono infinitas y el envío de faxes, los sobres certificados y las palomas mensajeras 🕊️

La nube, también en la gestión de proveedores, lo simplifica y agiliza todo mucho, mucho.

#6 Capacita a tu personal

Uno de los pocos retos a los que tendrás que hacer frente al implementar esta tecnología en tu empresa es la del personal.

Que igual hay personas a las que esto de la tecnología… como que no le gusta mucho. Hay que convencerles de que es algo bueno y además, enseñarles a emplearla.

Y si el cambio es grande y os pasáis a un ERP, cambiarán casi todos —o casi todos— los procesos de la empresa y ahí sí que será interesante que dediques tiempo a la capacitación de todo el personal.

#7 Controlar los gastos en la nube también es posible

Otra patata caliente en el día a día de las empresas, y uno de los puntos más críticos de las finanzas: los gastos.

Porque tipos de gastos, lo que se dice gastos, hay muchos. Algunos muy tecnológicos, como pueda ser pagar la suscripción a algún software financiero, y otros… no tanto.

Como el café que se toma Juan en un viaje de trabajo en el que va a reunirse con un proveedor.

El café que Juan paga de su propio bolsillo, porque la cafetería no acepta tarjeta.

¿Qué tiene que ver eso con la nube? Es lo menos «nube» que hay, ¿no?

Pues no. Con una solución de control de gastos que trabaje íntegramente en la nube, hasta el gasto del café de Juan irá volando por los cielos como Superman.

Si no te lo crees, deja que te contemos sobre un ejemplo fantástico de tecnología en finanzas.

Pleo, en tu cartera de herramientas de finanzas cloud

Para el control de gastos, uno de los aspectos clave más complicados de tratar.

Hablábamos de que el pago digital de una herramienta SaaS es fácil de gestionar. Pagas online con tarjeta, te envían la factura por correo electrónico y aquí paz y después gloria.

Todo queda en la nube, de principio a fin 😌

Pero… ¿Y si pagas algo físicamente?

Si Juan va al alojamiento y paga con tarjeta es casi lo mismo: le hacen el cobro, y si el hotel le envía la factura por correo electrónico… solucionado, es «cloud».

Pero si le entregan la factura en papel, Juan tiene que conservarla y dársela a contabilidad a la vuelta, junto con la famosa nota de gastos. Eso es poco «cloud».

Y lo que es cero «cloud», a priori, es tener que pagar en efectivo una mísera botellita de agua, gasto que no tendría por qué salir de los bolsillos de Juan si está de viaje de trabajo.

Pues al loro: la botellita de agua y el café en efectivo, el hotel con tarjeta y cualquier gasto habido y por haber, con Pleo es «cloud» ☁️

Se integra en las finanzas cloud al instante porque Pleo es una herramienta homologada por la Agencia Tributaria.

Cuando Juan paga con una tarjeta Pleo, el gasto queda debidamente registrado en el sistema, en tiempo real. 

Y se justifica de cara a Hacienda cuando Juan le hace una foto a la factura simplificada, porque la administración admite la foto como justificante de pago.

Incluso los pequeños pagos en efectivo son «cloud» con Pleo: nada más pagar por el café, Juan le hace una fotito al ticket, sube el gasto a la app junto a la foto… y en su balance personal se refleja ese coste personal.

Sin notas de gasto ni reembolso infinitos que se alargan en el tiempo de forma innecesaria.

Toda esa información —importes, IVA, conceptos, categoría, facturas…—, además, se almacena puramente en la nube, de modo que todo el mundo pueda acceder a ella desde cualquier lugar.

Y tú, después, a tomar decisiones informadas a partir de los datos de los gastos en tiempo real.

Qué bien esto del control con las finanzas cloud, ¿eh?

Pues venga, a por una gestión de gastos eficiente como ninguna… y muuucho más 🫶