20 software de gestión de pymes ordenados por categoría que debes conocer

¿En qué se diferencia una pyme de una gran empresa?

En que en ambos casos hay una cantidad tremenda de tareas para hacer, pero las grandes empresas cuentan con mucho personal y recursos... y las pymes en ese aspecto tienden a estar algo más limitadas 😐

¿Qué hacer entonces para poder llegar a todo? A gestionar los clientes, los proveedores o a llevar la contabilidad de forma impecable, por ejemplo.

Pues recurres a la tecnología en forma de software de gestión de pymes, que las opciones son muchas, accesibles y te van a permitir hacer de todo.

Tras ver los beneficios de estos software, te diremos qué considerar antes de elegir uno... y acabaremos con un listado de —atención— 20 herramientas, programas y software de gestión de pymes.

Pero clasificados, para que sepas en qué te puede ayudar cada uno y tengas más datos antes de elegir.

La importancia de los programas de gestión para las pymes y sus beneficios

Ser una pyme hace unos años era realmente complicado.

Las obligaciones de la empresa traían mucha carga de trabajo, que tenía que ser cubierta con un personal que, normalmente, no sobraba.

Tareas tediosas hechas a mano, errores y una inversión ingente de horas eran el pan de cada día.

Hasta que, por fin, la tecnología acudió al rescate en la digitalización de pymes 🫶

La adaptación tecnológica ha traído beneficios maravillosos para las pymes, que ahora pueden hacer en segundos y de forma precisa lo que antes hacían en horas y con errores humanos.

Y ese es solo el principio... porque los programas de gestión de pymes tienen beneficios para dar y repartir:

• El beneficio más notorio es el de la automatización de procesos 
• La automatización, a su vez, trae consigo el ahorro de un tiempo que ya no hay que invertir en las tareas automatizadas
• Y un aumento de la precisión al reducir al mínimo la intervención humana en estos procesos
• También mejora las relaciones con los clientes y proveedores, aumentando su satisfacción
• La gestión financiera de la pyme también se verá beneficiada, ahorrando dinero y aumentando su rentabilidad 
• Determinados software de gestión de empresas también ofrecen informes avanzados a partir de los cuales podrás tomar decisiones informadas
• También cumplirás con las normativas vigentes
• Y garantizarás la seguridad de los datos

¿Automatización?

¿Optimización financiera?

¿Ahorro de tiempo y de dinero en todas las áreas de tu pequeña empresa?

¿Seguridad?

¡De cabeza! 🙌 

Qué tener en cuenta a la hora de elegir software de gestión para tu pyme

Hay que tenerlo bien clarito, porque en breve vamos a mostrarte un listado bastante grande y oye, mucho mejor si sabes qué esperar.

Por ejemplo, lo primero de todo es que pienses en qué necesidades tiene tu pyme.

¿Qué áreas son mejorables? 

Si es contabilidad, te interesarán los software de gestión contable.

Si es la gestión de clientes y las ventas, quizá debas fijarte más en los CRM.

Y si las facturas os traen de cabeza, lo suyo es que os decantéis por un software especializado en ellas.

También tendrás que considerar la escalabilidad del programa; si la pyme tiene como objetivo crecer, es conveniente que elijas programas que os acompañen durante todo el proceso.

Con ello te ahorras el cambiar de programa en un momento dado —con todo lo que implica esa migración— y evitas tener que invertir demasiado al principio, en un plan demasiado grande que no aproveches en su totalidad.

La integración de los programas también es importante, puesto que lo normal es que crucen datos y trabajen de forma complementaria. Si no se integran, trabajarán de forma independiente y aumentará el tiempo de gestión cuando haya que mover datos.

Y considera también, claro, si el programa es fácil de utilizar, si cuenta con soporte técnico y si tiene un plan freemium para probarlo antes de pagar por su licencia de uso. 

Dicho esto, ahora sí, vamos con el listado de software de gestión de pymes. 

Recuerda: ¡te los hemos clasificado! 😌

20 software de gestión para pymes clasificados por sus funciones

Tenemos software de gestión de proyectos, programas de contabilidad para pymes, software de gestión de ventas, de comunicación... lo traemos todo 😂

Venga, que empezamos por un básico de la gestión de pymes: los proyectos.

Software de gestión de proyectos

Fechas, asignación de tareas, seguimiento del progreso, etiquetas, personas del equipo que participan, notificaciones... Cuando una pyme tiene muchos proyectos entre manos, estos programas le irán que ni pintados:

#1 Notion

Potente solución escalable que te permitirá crear áreas de trabajo, tareas, calendarios, flujos, tablas, documentos para el negocio e integrar otras herramientas.

Tiene un plan gratuito limitado para hasta 10 usuarios que podría ser suficiente para tu pyme; si no, hay planes de pago dependiendo del número de usuarios que necesites.

#2 Asana

Una buena alternativa a Notion es Asana, software de gestión de proyectos para pymes que te permitirá crear subtareas y hacerles seguimiento, diferenciar por proyectos o clientes y trabajar mediante tableros, característica que comparte con la siguiente herramienta.

Tiene un plan gratuito algo limitado que podrán utilizar hasta 15 personas.

#3 Trello

Este programa funciona con fichas que se colocan sobre los tableros. Se pueden añadir listados de tareas, fechas, etiquetas mediante colores, documentos e información en cada ficha. A esa metodología se le conoce como Kanban, que significa tablero en japonés.

En su versión gratuita puedes contar con hasta 10 tableros, y los planes de pago —desde 5 dólares por usuario al mes—aumentan las posibilidades: más tableros, posibilidad de subir archivos más pesados a la nube, personalizar algunos campos...

Software de gestión de equipos y recursos humanos en las pymes

La gestión de equipos es otro punto importante en el mundo pyme.

¿Cómo se lleva el control de las vacaciones de los empleados?

¿Y el control de horarios de cada uno?

Sí: afortunadamente, existen software de gestión de equipos y RRHH que te ayuden con eso 😬

Los programas de gestión de recursos humanos en las pymes almacenan información del equipo, incluyendo sus datos personales, sus nóminas, sus horarios, sus vacaciones, su desempeño... en fin, todo lo relativo al personal de la empresa.

Pero no solo eso; además, facilitan los procesos de reclutamiento y selección de personal, los programas de desarrollo y capacitación para el equipo y la gestión de la diversidad e inclusión. Y ayudan, claro, a que la empresa cumpla con las distintas normativas y regulaciones laborales.

Entre los software de gestión empresarial de equipos y recursos humanos destacamos estos:

#4 Sage HR

Programa de gestión de recursos humanos integral que te permitirá aumentar la productividad y rendimiento de tu equipo con poco esfuerzo, pues incluye muchas opciones de automatización, como las solicitudes de cambios de turno, las vacaciones o las ausencias.

Con 10 empleados y utilizando todos los módulos —gestión de vacaciones y ausencias, desempeño, control de horarios, turnos, gastos y selección de personal—, la cuota mensual sería de 240 €, aunque es escalable.

#5 Bizneo HR

Bizneo es otro programa de gestión de recursos humanos con un buen ramillete de funciones. Podrás encontrar talento, gestionar el personal de la pyme y controlar su tiempo a través los horarios, los turnos, las vacaciones y las ausencias.

También es escalable, con un plan básico de 4 € por empleado y por mes.

Software de gestión de proveedores

Ya sabes: programas con los que trabajaría el equipo de compras. 

Desde donde se realizan los pedidos, se gestionan las facturas, se hace seguimiento y, en definitiva, se relaciona tu pyme con sus proveedores.

¿Hemos oído e-procurement? 😅

#6 E-procurement.com

Fantástico programa para que tu pyme automatice todo lo relativo a sus compras a proveedores. Podrás montarte un catálogo, hacer subastas, negociar precios y emitir órdenes de compra, entre otras cosas.

Está en inglés, eso sí, y los planes a partir de 10 usuarios ya son totalmente personalizados en cuanto a precio.

#7 Itbid

Se definen a sí mismos como una plataforma colaborativa de gestión de proveedores.

Podrás administrarlos en una base de datos, hacer evaluaciones de proveedores, comunicarte con ellos, negociar contratos, gestionar las compras y llevar una facturación ordenada. 

No tiene los precios publicados, sino que piden que contactes con ellos para darte una cotización.

Programas de planificación de recursos empresariales (ERP)

Vamos con uno de los platos fuertes: los ERP.

¿Por qué es tan importante?

Porque son soluciones todo en uno, que incluyen un montón de funcionalidades para ayudarte a la gestión de la pyme desde distintos ángulos.

Te pueden ayudar con la gestión financiera, con la de los recursos humanos, con la de los clientes, con la de los proyectos... lo dicho, estamos hablando de software de gestión de pymes muy potentes. 

#8 Odoo

Un ERP de manual con soluciones y recursos para aburrir.

¿Que no?

Tiene módulo de finanzas, de recursos humanos, de ventas, de marketing, de inventario, de proyectos y hasta de productividad y comunicación.

El coste, obviamente, es el que es. Puedes probar un módulo solo de forma gratuita, y el primer plan de pago los incluye todos a casi 12 € por usuario y mes.  

#9 NetSuite

Dicen de sí mismos ser el ERP en la nube «más implementando del mundo».

Sea cierto o no, la verdad es que sí que incluye bastantes servicios. Te ayuda con la gestión y planificación financiera, con la gestión de pedidos y producción, con la de la cadena de suministro, con las compras y con el inventario.

No tiene sus precios publicados en la web, sino que te piden un registro para que te hagan una demostración gratuita.

Software de gestión de facturas

Otro tipo de software de gestión de pymes que te vendrá genial, especialmente ahora que la factura electrónica es una realidad y el mundo está tan digitalizado.

Con estos programas podrás gestionar tooooodo lo relativo a las facturas. Crearlas, emitirlas, disponer de ellas en la nube para gestionarlas, enviarlas y hacer seguimiento de los pagos.

#10 Holded

Software de gestión de facturas que trabaja en la nube con el que podrás hacer todo lo relativo a la facturación de tu empresa... y más. 

Porque además de emitir, personalizar, enviar y hacer seguimiento de las facturas, podrás conectarlo con tu CRM y software de contabilidad para ahorrar tiempo y ganar en agilidad.

Tiene un plan gratuito limitadísimo, pero luego sus planes de precios son asequibles y escalables.

#11 Anfix

Una alternativa a Holded es Anfix, cuya solución de gestión de facturas también te permite crearlas, enviarlas y hacer seguimiento. 

Incorpora, además, una pasarela de pago propia para que las cobres desde el mismo sitio que las envías.

Los precios tampoco son especialmente baratos porque además de gestión de facturas, Anfix también te permite hacer conciliaciones bancarias, calcular impuestos, gestionar inventarios y un buen surtido adicional de funciones.

Y como Holded, tiene un plan de precios escalable.

Programas de contabilidad para pymes

Muy relacionada con las facturas está la contabilidad de tu pyme. Con el registro de los ingresos y los gastos. Con los modelos que se presentan a Hacienda para pagar impuestos. Y los libros contables, y la elaboración de presupuestos...

Sí, sí: los programas para la gestión contable de las pymes hacen de todo. Aquí van dos ejemplos, aunque los dos programas anteriores —Holded y Anfix— también tienen un módulo de contabilidad integrado.

#12 Contasol

Programa que trabaja tanto en local como en la nube que te permitirá automatizar tareas tediosas como introducir asientos contables a mano o rellenar los libros de IVA.

Te ayudará a cumplir con tus obligaciones fiscales, hacer conciliaciones bancarias y gestionar la tesorería de la pyme con facilidad.

El precio es muy variable, ya que depende de las necesidades de tu empresa: el formato del soporte, cuántos usuarios necesitas, si prefieres trabajar en local o en la nube, etc.

#13 Gespymes

Programa algo más discreto que Contasol pero capaz también de ayudarte con la gestión de la contabilidad a través de la nube. 

Podrás contabilizar facturas automáticamente, gestionar las nóminas, elaborar presupuestos y registrar tanto pagos como cobros. 

Por aquí tienes más programas de contabilidad para pymes, por si quieres ver más ☝️

Gestión de clientes (CRM)

Programas que te ayudarán a gestionar las relaciones con tus clientes, en todos los aspectos.

Podrás almacenar información sobre los mismos, hacerles ofertas y seguimiento de las ventas, automatizar labores de marketing como el envío de correos promocionales y darles soporte personalizado.

Estos completos software también te permiten generar informes de ventas y, claro está, tienden a conectarse con otros programas de gestión de pymes.

#14 Zoho CRM

Software escalable capaz de todo, todo y todo: gestionar cuentas y contactos, crear páginas de venta, realizar predicciones usando inteligencia artificial, segmentar clientes, generar informes, definir y hacer seguimiento con KPIs... una maravilla.

Tampoco es particularmente barato, pero claro, con todo lo que ofrece la solución, pues normal. El plan más básico solo te permite emplear algunas soluciones y tiene un coste de 14 € por usuario y mes.

#15 HubSpot CRM

Otro CRM potente que se centra más en la parte de las ventas. Hablamos de soluciones de marketing, seguimiento de leads, comunicación con clientes o programación de reuniones, entre muchas otras cosas. 

De hecho, el CRM se divide en los módulos de marketing, ventas, servicio al cliente, CMS o gestor de contenido, operaciones y comercio.

HubSpot tiene un plan gratuito algo limitado, y pasarte a los de pago te costará un mínimo de 20 € mensuales, aunque no tendrás acceso a todo lo que ofrece la herramienta.

El acceso total a todas las funcionalidades de HubSpot CRM se va hasta los —ojo— casi 1.600 € al mes.

Software de gestión documental para pymes

¡Anda y que no maneja documentos una empresa!

Documentos legales, políticas de empresa, contratos... la lista es larga, larga 😖

Y, como tal, existen programas de gestión que te permiten almacenar y organizar los documentos, recuperar versiones antiguas, editarlos en tiempo real de forma colaborativa y proteger los accesos.

#16 DocuWare

Sistema de trabajo en la nube que se vende como «el hogar más inteligente para tus documentos». Su organización avanzada de documentos se combina, además, con otras tres áreas clave de tu pyme —contabilidad, recursos humanos y ventas—, diciéndote que te olvides del papel físico.

No tiene el precio publicado en la web, sino que te instan a pedir una demostración y luego a disfrutar de una prueba gratuita de 30 días.

#17 Dokmee

Software de gestión documental que funciona en la nube y te ayuda con el flujo de documentos, edición, personalización, encriptación de archivos... y todo en entornos multiusuario, para que puedan acceder y editar varias personas de tu equipo a la vez.

Al igual que DocuWare, no tiene los precios publicados en la web, sino que te piden los datos para hacerte una demo gratuita.

Software de gestión de la comunicación

Pues eso: programas que facilitan la gestión de la comunicación interna y externa con clientes y proveedores.

Permiten organizar las distintas conversaciones, almacenarlas en la nube, buscar términos en ellas, la comunicación de varios usuarios a la vez y el control de los accesos.

¿Te suena de algo? 🙃

#18 Microsoft Teams

Plataforma de comunicación para gestionar conversaciones por chat, llamadas o videoconferencias. Permite la edición simultánea de varios usuarios sobre el mismo documento, realizar eventos online y poner fondos personalizados en las videollamadas, entre taaantas otras cosas.

Tiene versión gratuita aunque de uso limitado, pero los planes son muy económicos: el de hasta 30 horas al mes de reuniones cuesta 3,70 € mensuales por usuario.

#19 Google Workspace

Se trata del conjunto de herramientas de la gran G que te permitirá comunicarte de todas las maneras: por escrito en tiempo real o por email, por voz en llamadas o por vídeo.

Gmail, Google Meet, Google Drive —otro ejemplo de gestor documental, por cierto—... ideal para la comunicación de tu pyme, tanto interna como externa.

Software de gestión de gastos

Terminamos este listado de software de gestión de pymes con una última categoría, la de la gestión de gastos de tu empresa, enemigos íntimos del equipo de contabilidad por todos los problemas que generan.

Bueno, que generaban, porque si te haces con una herramienta que te ayude a gestionarlos... hágase la magia 🧙

#20 Y te vamos a recomendar una: Pleo

Tecnológica, potente, elegante y utilísima en todo lo relativo a los gastos.

Porque te permite tenerlos bien controladitos, gestionar las facturas para optimizar tu calendario fiscal y ahorrar tanto tiempo como dinero, objetivo número 1 de los software de gestión de pymes que hemos visto.

¿Facturas simplificadas que se pierden o tickets cuya tinta se borra? Nunca, porque Pleo está homologada por la Agencia Tributaria y con una foto, suficiente para decir adiós al documento original ✅

¿Agobio de tu equipo por tener que adelantar dinero de su propio bolsillo cuando pagan un gasto en un viaje de trabajo, por ejemplo? Nuuunca, porque las tarjetas de empresa se pueden emplear para pagar absolutamente todo con el dinero de la pyme ✅

Con límites y control, claro.

¡Ah! Y tiene versión gratuita ilimitada en el tiempo; ya verás cómo lo agradece tu empresa.

¿Software de gestión de pymes? Poténcialos con la gestión de gastos de Pleo... y a volar 🛫