Programas de gestión: 12 herramientas para mejorar la gestión empresarial

Tuvo que ser una pandemia mundial la que espabilara al mundo empresarial, pero sucedió 🙌

Las necesidades protocolarias impulsaron la adopción de la tecnología por parte de las empresas y hoy ya no se entiende el día a día sin ella.

Lo cierto es que se puede utilizar para todo: encontrar candidatos, gestionar facturas, hacer la contabilidad, enviar campañas de email marketing, asignar tareas por equipos, gestionar inventarios… y un largo, largo, laaaargo etcétera.

Porque a ver, si te paras a pensar, una empresa tiene muchos frentes que gestionar, ¿no?

Recursos humanos, marketing y ventas, proyectos, documentos, finanzas… 😅

Pues para todas esas gestiones, alegría, existen programas especializados que facilitan las tareas y hacen más eficientes los procesos.

Se conocen como programas de gestión, hay de varios tipos y queremos contarte por qué son una fantástica idea en caso de que todavía no cuentes con ninguno.

¿Qué vas a aprender?

• Qué son los programas de gestión
• Los beneficios de utilizarlos
• Sus funciones generales
• Los distintos tipos de programas de gestión que hay y un ejemplo de cada uno

Al final, además, te daremos unos consejitos y dudas frecuentes, además de la solución maestra para gestionar gastos.

Así pues, a gestionar, se ha dicho.

La importancia de la gestión empresarial

La gestión empresarial ya no se entiende si no se hace de forma íntegra.

Todos necesitan los datos de todos.

En atención al cliente deben saber de cuánto se dispone en el inventario. En finanzas han de conocer las previsiones de compras y todo el mundo ha de estar al corriente de los objetivos financieros de la empresa.

La tecnología aplicada a la gestión empresarial a través de los programas de gestión consigue conectar distintas fuentes de datos, que todas las acciones que se realicen estén verificadas y que todo fluya a tiempo.

Míralo desde el otro punto de vista. Sin estos programas, como CFO no te enterarías de las ventas de la empresa hasta que no le dieran un informe.

Y si los informes se elaboran a mano, sin la ayuda de un software de gestión empresarial, la frecuencia puede ser semanal, quincenal, mensual… 

Los programas de gestión, en fin, te ayudan a controlar, planificar y dirigir las acciones que definen la marcha de la empresa.

Sin ellos, el caos imperaría en las organizaciones, especialmente en aquellas donde la comunicación entre departamentos fuera mínima.

¿Les ves la importancia o no?

Pues espera, espera, que vamos con los beneficios de la gestión empresarial más tecnológica.

Beneficios y ventajas de los programas de gestión empresarial

¿Por dónde empezamos, más allá de lo expuesto hasta el momento?

Por la productividad, va. Porque sí, los programas de gestión de empresas aumentan la productividad en líneas generales, permitiendo hacer más trabajo de forma más eficiente, invirtiendo menos recursos al mismo tiempo.

También te permiten controlar los procesos. Como decíamos, si no cuentas con programas de gestión, el esfuerzo para tener todo bajo control es titánico.

Con sistemas de gestión empresarial el control es cosa de niños casi.

Estos softwares también te ayudan a reducir costes, claro. Al aportar automatización y control, las tareas más tediosas y largas se automatizan y tú, con la capacidad de controlar todo lo que acontece en la empresa, eres capaz de lo mejor.

Que tu equipo esté más cómodo trabajando a causa de los programas es otro de sus beneficios. Claro, decíamos que muchos procesos se automatizaban, especialmente aquellas tareas tan repetitivas.

Si les quitas eso de encima y se pueden dedicar a cosas en las que se sientan más productivos… pues imagina qué bien.

También te asegurarás de cumplir con la normativa vigente. El uso de la tecnología es lo que tiene.

Mira por ejemplo la factura electrónica; utilizar desde ya programas homologados por la Agencia Tributaria para gestionar tu facturación te evitará multas cuando sea algo obligatorio.

¿Qué tenemos?

Ahorro de tiempo, optimización de recursos, cumplimiento normativo, productividad, felicidad de tu equipo, información… y control.

Esa combinación de información y control es el paraíso de todo CFO. Por eso decíamos que con eso serías capaz de lo mejor.

Te permite tomar mejores decisiones. Decisiones informadas, basadas en datos e información real. Y con ellas, hasta el infinito y más allá ✊

Funciones de los programas de gestión

Aunque existen bastantes tipos de programas de gestión empresarial, la mayoría comparten una serie de funciones básicas que ayudan a mejorar la organización y el control dentro de la empresa.

En primer lugar, permiten centralizar la información, como decíamos antes.

En lugar de tener datos repartidos en hojas de cálculo, emails o diferentes herramientas, toooodo queda registrado en un mismo sistema. Esto facilita el acceso a la información y mejora la colaboración interdepartamental.

También destacan por su capacidad para automatizar tareas administrativas.

Procesos como la generación de facturas, el registro de gastos, la gestión de inventario o la elaboración de informes pueden realizarse de forma automática, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

Otra función importante de muchos softwares de gestión empresarial es el control y análisis de datos; y es que gracias a estos sistemas es posible seguir la evolución de ventas, gastos o proyectos en tiempo real y tomar decisiones basadas en información actualizada.

Ni tan mal, ¿no?

A partir de ahí, cada programa incorpora funcionalidades más específicas según su especialidad.

No es lo mismo un programa de gestión de facturación que un CRM, un software de gestión de proyectos o un programa de gestión de nóminas, obviamente.

Por eso, vamos a seguir con los principales tipos de programas de gestión... y un ejemplo de programa por categoría.

Tipos de sistemas de gestión

Pues sí, resulta que hay muchos tipos. Tantos, como tipos de gestiones puedas hacer en una empresa con la ayuda de la tecnología, en realidad.

Así, nos encontramos con esto:

• Programas de gestión documental, que te ayudan con los documentos de la empresa, tales como contratos, facturas y nóminas, aumentando el control de recursos y el control normativo.
• Los programas de gestión de inventarios te permiten controlar tus existencias en el almacén de una forma más eficiente.
• Y las herramientas de gestión de proveedores, comparar precios, administrar pedidos y hacerles seguimiento; ¿conoces el e-procurement? ¿Y el e-sourcing? Con esta tecnología podrás controlar mejor los costes y optimizar la cadena de suministro.
• Los programas de gestión financiera y contable te ayudan con las finanzas de la empresa: a controlar los gastos, a calcular los impuestos… en definitiva, a gestionar la base sobre la que se asienta todo lo demás.
• Los programas de gestión de recursos humanos sirven para gestionar a las personas: contrataciones, perfiles, control de vacaciones, horarios, etc. Y si controlas al personal, todos los departamentos fluyen y suman.
• Los programas de gestión de tareas se utilizan para asignar labores, hacer seguimiento de las mismas y editar proyectos; todo un plus de eficiencia operativa, vamos.
• Los programas para gestión de clientes te permiten darles soporte, enviarles correos electrónicos con campañas de email marketing o promociones vía WhatsApp, por ejemplo. Y con todo, seguimiento individual de cada uno, para poder ofrecerle las mejores soluciones.
• Los programas de gestión comercial son aquellos con los que puedes enviar propuestas a posibles clientes, hacer seguimientos y negociar condiciones, lo que aumenta tu control sobre las ventas de la empresa.
• Los de gestión de la comunicación son herramientas para facilitar la comunicación eficaz en tu equipo, independientemente de dónde estéis.
• Y los programas de análisis de datos se centran en visualizar grandes volúmenes de información, generando gráficos e informes que te la den bien masticadita, a partir de los cuales tomar decisiones informadas.

Y luego están los que son más integrales, como los ERP o programas de gestión de recursos empresariales, que te permiten controlar absolutamente todo lo que pasa en la empresa: gastos, compras, personal, inventario, finanzas, contabilidad, etc.

Sin olvidarnos de los que combinan varias funciones, claro. Por ejemplo, los hay que te ayudan con la parte financiera y también tocan la gestión comercial.

O CRMs —así se conocen los programas de gestión de clientes— que también tienen un enfoque comercial y de análisis de datos.

Dicho esto, vamos a ver el listado de programas específicos. Uno por tipo de programa de gestión.

¿Empezamos?

Los softwares y programas de gestión de empresas más utilizados

Los hemos elegido porque pensamos que representan bastante bien el tipo de programa de gestión que son.

#1 HubSpot como programa de gestión de clientes

HubSpot es uno de los CRM más conocidos del mercado.

Este tipo de programas de gestión de clientes están diseñados para organizar la relación con los contactos de una empresa, centralizando la información de clientes potenciales, oportunidades comerciales y comunicaciones.

Con HubSpot puedes registrar interacciones, automatizar campañas de marketing y hacer seguimiento del proceso de ventas desde un mismo lugar.

Es especialmente popular entre equipos comerciales y de marketing que necesitan coordinarse y tener visibilidad sobre cada cliente.

Ventajas de HubSpot 👍

• Centraliza toda la información de clientes
• Permite automatizar campañas de marketing
• Facilita el seguimiento de oportunidades de venta
• Tiene versión gratuita para empezar

¿Para qué sirve?

👉 Para gestionar relaciones con clientes, mejorar el seguimiento comercial y optimizar procesos de marketing y ventas.

#2 Notion como programa de gestión de tareas o proyectos

Notion es una herramienta muy flexible que muchas empresas utilizan para organizar tareas, proyectos y documentación interna.

Funciona como un espacio de trabajo digital donde los equipos pueden planificar proyectos, asignar responsabilidades y hacer seguimiento del progreso.

Su gran ventaja es que combina varias funcionalidades: bases de datos, notas, planificación de proyectos y gestión del conocimiento.

Por eso tan popular en equipos que necesitan coordinar varios proyectos y mantener toda la información organizada.

Ventajas de Notion 👍

• Espacio de trabajo totalmente personalizable
• Permite organizar proyectos y tareas
• Facilita la colaboración entre equipos
• Centraliza documentación y procesos

¿Para qué sirve?

👉 Para planificar proyectos, organizar tareas y mantener la información del equipo estructurada.

#3 Holded como programa para gestionar la facturación

Holded es un software de gestión empresarial muy popular entre pymes.

Entre sus funciones principales destaca la gestión de facturación, permitiendo crear presupuestos, emitir facturas y controlar cobros desde una misma plataforma.

Además, integra otras herramientas de gestión financiera y contable que ayudan a tener una visión clara del estado económico del negocio. Esto lo convierte en una solución interesante para empresas que quieren digitalizar sus procesos administrativos.

Ventajas de Holded 👍

• Creación rápida de presupuestos y facturas
• Control de cobros y pagos
• Integración con contabilidad y otras herramientas
• Interfaz sencilla de utilizar

¿Para qué sirve?

👉 Para gestionar la facturación de la empresa y controlar ingresos, pagos y operaciones comerciales.

#4 QuickBooks como programa de gestión de contabilidad

QuickBooks es uno de los programas de gestión de contabilidad más utilizados por pequeñas y medianas empresas.

Este tipo de software ayuda a registrar ingresos y gastos, organizar la información financiera y generar informes contables de forma automática.

Gracias a sus funciones de automatización, permite simplificar tareas que tradicionalmente requerían mucho tiempo, como la conciliación bancaria o la elaboración de reportings financieros.

Ventajas de QuickBooks 👍

• Automatiza procesos contables
• Permite generar informes financieros fácilmente
• Facilita la conciliación bancaria
• Ofrece visibilidad sobre la salud financiera del negocio

¿Para qué sirve?

👉 Para gestionar la contabilidad de la empresa y mantener un control claro de ingresos, gastos e impuestos.

#5 Google Drive como programa de gestión documental

Google Drive es una herramienta ampliamente utilizada para almacenar y organizar documentos en la nube.

Aunque no es un programa de gestión documental especializado, muchas empresas lo utilizan para gestionar archivos, compartir documentos y colaborar en tiempo real.

Permite almacenar contratos, facturas, informes y cualquier otro archivo empresarial en un entorno accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Ventajas de Google Drive 👍

• Almacenamiento seguro en la nube
• Acceso desde cualquier lugar
• Colaboración en tiempo real en documentos
• Integración con otras herramientas de Google

¿Para qué sirve?

👉 Para almacenar, organizar y compartir documentos empresariales de forma segura y colaborativa.

#6 Zoho Inventory como programa de gestión de inventarios

Zoho Inventory es un software diseñado para controlar el stock y gestionar inventarios de forma eficiente.

Permite registrar productos, controlar existencias y gestionar pedidos desde una misma plataforma.

Este tipo de programas de gestión de inventarios son especialmente útiles para empresas que manejan grandes volúmenes de productos o que venden en varios canales al mismo tiempo.

Ventajas de Zoho Inventory 👍

• Control detallado del stock
• Gestión de pedidos y envíos
• Integración con plataformas de comercio electrónico
• Automatización de procesos de inventario

¿Para qué sirve?

👉 Para controlar el inventario de la empresa, gestionar existencias y optimizar la logística de productos.

#7 Coupa como programa de gestión de proveedores

Coupa es una plataforma especializada en la gestión de compras y proveedores.

Te permite controlar los procesos de adquisición de una empresa, desde la comparación de precios hasta el seguimiento de pedidos.

Además, incorpora funcionalidades que ayudan a optimizar la cadena de suministro y mejorar el control de costes.

Ventajas de Coupa 👍

• Control del proceso de compras
• Comparación de proveedores y precios
• Mayor transparencia en el gasto empresarial
• Optimización de la cadena de suministro

¿Para qué sirve?

👉 Para gestionar proveedores, controlar compras y mejorar la eficiencia en la gestión del gasto empresarial.

#8 Tableau como programa de análisis de datos

Tableau es una herramienta de análisis y visualización de datos que permite transformar grandes volúmenes de información en gráficos e informes fáciles de interpretar.

Muchas empresas utilizan este tipo de visualizador de datos para analizar datos financieros, comerciales o de operaciones y detectar tendencias que ayuden a tomar mejores decisiones.

Ventajas de Tableau 👍

• Visualización clara de datos complejos
• Creación de paneles interactivos
• Análisis avanzado de información
• Integración con múltiples fuentes de datos

¿Para qué sirve?

👉 Para analizar datos empresariales y convertir la información en recursos útiles para la toma de decisiones.

#9 Slack como programa de gestión de comunicación

Slack es una herramienta de comunicación interna utilizada por equipos de todo el mundo.

Permite centralizar conversaciones, organizar canales por proyectos o departamentos y compartir archivos fácilmente.

Este tipo de herramientas ayudan a reducir el uso del correo electrónico interno y facilitan la colaboración entre equipos, especialmente en entornos de trabajo remoto o híbrido.

Ventajas de Slack 👍

• Comunicación rápida entre equipos
• Organización por canales temáticos
• Integración con muchas herramientas empresariales
• Facilita la colaboración en remoto

¿Para qué sirve?

👉 Para mejorar la comunicación interna y coordinar equipos de trabajo.

#10 BambooHR como programa de gestión de recursos humanos

BambooHR permite organizar información de empleados, gestionar procesos de contratación y controlar aspectos como vacaciones o evaluaciones de desempeño.

Ayuda a los departamentos de RRHH a digitalizar procesos y mantener toda la información del personal centralizada.

Ventajas de BambooHR 👍

• Gestión centralizada de empleados
• Control de vacaciones y ausencias
• Automatización de procesos de RRHH
• Mejora la organización del departamento

¿Para qué sirve?

👉 Para gestionar el ciclo de vida de los empleados dentro de la empresa y organizar los procesos de recursos humanos.

#11 SAP, como programa de gestión integral de recursos o ERP

SAP es uno de los ERP más conocidos del mundo. Los ERP son programas de gestión integral que conectan distintos procesos de la empresa en un único sistema, así que imagina.

Con un ERP es posible gestionar finanzas, inventarios, compras, recursos humanos o producción desde una misma plataforma, lo que mejora el control global del negocio.

Ventajas de SAP.

• Gestión integral de procesos empresariales
• Integración de datos entre departamentos
• Mayor control operativo y financiero
• Escalable para empresas de gran tamaño

¿Para qué sirve?

👉 Para gestionar de forma íntegra todas las áreas de la empresa y tener una visión completa del funcionamiento del negocio.

Y nos faltaría el que hace la docena, ideal para gestionar los gastos, sin duda el reto más grande de cualquier empresa.

Pero... lo vemos al final.

Buenas prácticas y claves de gestión empresarial

Seguimos con una rondita de consejos que te ayuden a gestionar mejor tu empresa, por eso de aportarte un punto de vista posiblemente distinto.

#1 El talento es un bien difícil de encontrar… y de mantener

La tecnología en la gestión empresarial está muy bien para ayudar al negocio a cumplir sus objetivos, pero lo de contar con el mejor talento del sector ya es otra historia.

Has de buscar personas capaces. Personas a las que les guste su trabajo, que disfruten haciéndolo.

Personas curiosas, resolutivas y con aspiraciones personales, y debes convencerlas de que mejor que en tu empresa… en ningún sitio. Si consigues que sus objetivos sean los mismos que los del negocio, lo habrás conseguido.

Atraer y retener talento es una tendencia del futuro laboral y debe ser uno de tus mantras.

#2 Haz predicciones usando inteligencia artificial y fundamenta —todavía más— tus decisiones estratégicas

Las herramientas de análisis y visualización de datos también son capaces de leer entrelíneas y hacer predicciones.

¿Te imaginas hacer la planificación financiera del próximo ejercicio contando con información sólida extraída por una IA de miles y miles de datos históricos?

Se acabó el planificar con una venda en los ojos: aprovecha los datos y toma decisiones determinantes que guíen a la empresa a una situación óptima.

Aquí te hablamos largo y tendido sobre las herramientas de análisis de datos.

#3 Adopta el «tiempo real»

Analizar datos es más que necesario, pero si no lo haces con asiduidad corres el riesgo de que las referencias se queden obsoletas rapidito.

La buena noticia es que no vas a necesitar acordarte de tener que hacerlo, gracias a la maravillosa función de los sistemas de trabajar en tiempo real.

Es hacer clic en un sistema de visualización de datos y pam, en segundos tienes un informe con datos completamente actualizados.

No del mes pasado, de la semana pasada o de ayer. Ni de esta mañana.

Son datos actualizados a ese mismo instante. No hay información más fiel a la realidad que esa.

#4 Las finanzas son la base para que todo funcione

Pese que nos pese, es lo que hay: hace falta dinero para emprender acciones y estrategias de crecimiento.

Para invertir en herramientas como las que hemos visto.

Para pagar a los proveedores, las nóminas de tu equipo y los servicios profesionales independientes.

También para apagar fuegos en forma de sanciones indeseables.

Resumiendo: hace falta dinero para cualquier cosa.

Y efectivo también, ojo.

Al software para empresas que elijas le da exactamente igual que a tu empresa le deban 90.000 €. Él querrá sus 2.000 € al mes, de golpe, y aquí paz y después gloria.

A la Agencia Tributaria tampoco le importa mucho que tengas clientes que te deban dinero; si te pone una multa, más te vale pagarla cuando toca.

El efectivo es más que necesario, tanto como que las finanzas vayan sobre ruedas.

Es una fuente de recursos, un colchón. Es la diferencia entre una empresa con posibilidades reales y otra sin ellas.

Gestiona la tesorería con sabiduría, que si de pronto te quedas a cero de efectivo estarás corriendo un riesgo financiero potencialmente catastrófico.

Ojo, que los gastos también hay que gestionarlos

Es cierto que los gastos no dejan de ser una gestión dentro de las finanzas de la empresa, algo para lo que ya hemos dado opciones.

Pero también lo es que, por su naturaleza, necesitan mención aparte.

Hay que saber controlar los gastos; si no, serán ellos los que te controlen a ti.

¿Qué alternativas hay?

Te vamos a dar solo una, con la que completamos la docena: Pleo.

Y va a ser solo esa porque cumple con todo lo que le pedimos a un programa de gestión.

Te permite controlar los gastos, algo crítico dentro de la empresa ✅

Lo hace en tiempo real ✅

Te ofrece informes personalizados para ver la información relativa a los gastos sin esfuerzo ✅

Es un claro ejemplo de la automatización de procesos ✅

Y dará independencia a tu equipo, que se sentirá valioso y alineará su propia visión con la de la empresa ✅

Pero espera, que Pleo, además, te permite optimizar tus gastos, de modo que pagues menos impuestos ✅

Y te ayuda a cumplir con la normativa con los tickets y facturas simplificadas porque es una solución homologada por la Agencia Tributaria ✅

Con Pleo sobre la palestra, vamos con la tabla resumen de todos los programas vistos:

Y para terminar: 8 dudas frecuentes sobre programas de gestión

Por si acaso quedara alguna, a ver si nos anticipamos.

¿Cuál es la diferencia entre un CRM y un ERP?

Un CRM se centra en gestionar la relación con los clientes: contactos, oportunidades de venta y comunicaciones.

Un ERP es mucho más amplio y conecta todos los procesos de la empresa en un único sistema: finanzas, inventario, compras, recursos humanos…

El programa de gestión CRM mira hacia fuera —clientes—; el ERP, hacia dentro.

¿Qué diferencias hay entre ERP y software de administración de empresas?

El ERP es, de hecho, un tipo de software de administración de empresas, pero el más completo. Un software de administración puede cubrir solo algunas áreas —facturación, contabilidad, nóminas...— mientras que un ERP integra absolutamente todas las áreas del negocio en una sola plataforma.

La diferencia está en el alcance.

¿Qué es un software de gestión empresarial?

Es cualquier herramienta tecnológica que ayuda a una empresa a organizar, automatizar y controlar sus procesos internos. Puede ser algo muy específico, como un programa de facturación, o algo integral, como un ERP.

Lo que tienen en común es que todos buscan lo mismo: que gastes menos tiempo en tareas administrativas y más en lo que importa.

¿Cuál es el mejor programa de gestión para pymes?

Depende de lo que necesites. Para facturación y contabilidad, Holded o QuickBooks son opciones muy sólidas. Para gestionar clientes, HubSpot tiene una versión gratuita bastante potente.

Y para los gastos de empresa, Pleo es especialmente práctico porque no requiere grandes implementaciones y el equipo lo adopta rápido.

¿Qué ventajas ofrece un software en la nube?

Básicamente, tres grandes: acceso desde cualquier lugar y dispositivo, actualizaciones automáticas sin intervención de IT, y costes más predecibles al funcionar por suscripción.

Además, los datos están respaldados de forma continua, lo que reduce el riesgo de perderlos. Para equipos que trabajan en remoto o en varios centros, es una ventaja enorme.

¿Cuáles son las características esenciales que hay que buscar en un software de gestión empresarial?

Facilidad de, capacidad de integración con las herramientas que ya usas, escalabilidad según crezca la empresa, soporte y, si es posible, cumplimiento con la normativa española, especialmente en todo lo que toca a facturación y fiscalidad.

¿Qué es lo que hay que tener en cuenta en materia de costes a la hora de seleccionar un software de gestión empresarial?

Más allá del precio de la suscripción, mira también el coste de implementación, la formación del equipo, las integraciones que necesitarás y si el precio escala por número de usuarios.

Muchas herramientas tienen versión gratuita o periodo de prueba: úsalos antes de comprometerte.

Y compara siempre el coste con el tiempo que vas a ahorrar.

¿Cómo puede mejorar la colaboración en equipo un software de gestión empresarial?

Centraliza la información para que todos trabajen con los mismos datos en tiempo real, elimina los silos organizacionales y reduce los malentendidos por versiones desactualizadas de documentos o cifras.

Herramientas como Slack o Notion están diseñadas específicamente para esto, pero cualquier software bien implementado mejora la coordinación del equipo casi de inmediato.

Y con esta última pregunta, se acabó lo que se daba.

Solo nos queda decirte que para todo lo que tenga que ver con gastos, tires del programa de gestión sencillo, potente y tremendamente útil del que te hemos hablado.

Venga, a probar la gestión de gastos con Pleo y nos cuentas.