Programas de gestión: cómo mejorar la gestión empresarial

Tuvo que ser una pandemia mundial la que espabilara al mundo empresarial, pero sucedió 🙌

Las necesidades protocolarias impulsaron la adopción de la tecnología por parte de las empresas y hoy ya no se entiende el día a día sin ella.

Lo cierto es que se puede utilizar para todo: encontrar candidatos, gestionar facturas, hacer la contabilidad, enviar campañas de email marketing, asignar tareas por equipos, gestionar inventarios… y un largo, largo, laaaargo etcétera.

Porque a ver, si te paras a pensar, una empresa tiene muchos frentes que gestionar, ¿no?

Recursos humanos, marketing y ventas, proyectos, documentos, finanzas… 😅

Pues para todas esas gestiones, alegría, existen programas especializados que facilitan las tareas y hacen más eficientes los procesos. 

Se conocen como programas de gestión, hay de varios tipos y queremos contarte por qué son una fantástica idea en caso de que todavía no cuentes con ninguno. 

Al final, además, te daremos un listado con los mejores programas de gestión de empresas en función de para qué sirvan y unos consejitos para cerrar.

A gestionar, se ha dicho 🖖

La importancia de la gestión empresarial

La gestión empresarial ya no se entiende si no se hace de forma íntegra.

Todos necesitan los datos de todos. 

En atención al cliente deben saber de cuánto se dispone en el inventario. En finanzas han de conocer las previsiones de compras y todo el mundo ha de estar al corriente de los objetivos financieros de la empresa.

La tecnología aplicada a la gestión empresarial a través de los programas de gestión consigue conectar distintas fuentes de datos, que todas las acciones que se realicen estén verificadas y que todo fluya a tiempo.

Míralo desde el otro punto de vista. Sin estos programas, el CFO no se enteraría de las ventas de la empresa hasta que no le dieran un informe. 

Y si los informes se elaboran a mano, sin la ayuda de un software de gestión empresarial, la frecuencia puede ser semanal, quincenal, mensual… 😫

Los programas de gestión, en fin, te ayudan a controlar, planificar y dirigir las acciones que definen la marcha de la empresa. 

Sin ellos, el caos imperaría en las organizaciones, especialmente en aquellas donde la comunicación entre departamentos fuera mínima.

¿Les ves la importancia o no?

Pues espera, espera, que vamos con los beneficios de la gestión empresarial más tecnológica.

Beneficios y ventajas de los programas de gestión empresarial

¿Por dónde empezamos, más allá de lo expuesto hasta el momento?

Por la productividad, va. Porque sí, los programas de gestión de empresas aumentan la productividad en líneas generales, permitiendo hacer más trabajo de forma más eficiente, invirtiendo menos recursos al mismo tiempo.

También te permiten controlar los procesos. Como decíamos, si no cuentas con programas de gestión, el esfuerzo para tener todo bajo control es titánico. 

Con sistemas de gestión empresarial el control es cosa de niños casi 👏

Estos software también te ayudan a reducir costes, claro. Al aportar automatización y control, las tareas más tediosas y largas se automatizan y tú, con la capacidad de controlar todo lo que acontece en la empresa, eres capaz de lo mejor.

Que tu equipo esté más cómodo trabajando a causa de los programas es otro de sus beneficios. Claro, decíamos que muchos procesos se automatizaban, especialmente aquellas tareas tan repetitivas.

Si les quitas eso de encima y se pueden dedicar a cosas en las que se sientan más productivos… pues imagina qué bien.

También te asegurarás de cumplir con la normativa vigente. El uso de la tecnología es lo que tiene. 

Mira por ejemplo la factura electrónica; utilizar desde ya programas homologados por la Agencia Tributaria para gestionar tu facturación te evitará multas cuando sea algo obligatorio.

¿Qué tenemos?

Ahorro de tiempo, optimización de recursos, cumplimiento normativo, productividad, felicidad de tu equipo, información… y control.

Esa combinación de información y control es el paraíso de todo CFO. Por eso decíamos que con eso serías capaz de lo mejor.

Te permite tomar mejores decisiones. Decisiones informadas, basadas en datos e información real. Y con ellas, hasta el infinito y más allá ✊

Tipos de sistemas de gestión

En realidad no hay una lista maestra definitiva de tipos de programas informáticos de gestión, porque al final muchos tocan distintos palos o son más integrales.

¿Qué te parece si los clasificamos por sus funciones?

Atendiendo a estas, nos encontramos con:

• Programas de gestión documental, que te ayudan con los documentos de la empresa, tales como contratos, facturas y nóminas, aumentando el control de recursos y el control normativo.
• Los programas de gestión de inventarios te permiten controlar tus existencias en el almacén de una forma más eficiente.
• Y los de gestión de proveedores, comparar precios, administrar pedidos y hacerles seguimiento; ¿conoces el e-procurement? Con esta tecnología podrás controlar mejor los costes y optimizar la cadena de suministro.
• Los programas de gestión financiera y contable te ayudan con las finanzas de la empresa: a controlar los gastos, a calcular los impuestos… en definitiva, a gestionar la base sobre la que se asienta todo lo demás.
• Los programas de gestión de recursos humanos sirven para gestionar a las personas: contrataciones, perfiles, control de vacaciones, horarios, etc. Y si controlas al personal, todos los departamentos fluyen y suman.
• Los programas de gestión de tareas se utilizan para asignar labores, hacer seguimiento de las mismas y editar proyectos; todo un plus de eficiencia operativa, vamos.
• Los programas para gestión de clientes te permiten darles soporte, enviarles correos electrónicos con campañas de email marketing o promociones vía WhatsApp, por ejemplo. Y con todo, seguimiento individual de cada uno, para poder ofrecerle las mejores soluciones.
• Los programas de gestión comercial son aquellos con los que puedes enviar propuestas a posibles clientes, hacer seguimientos y negociar condiciones, lo que aumenta tu control sobre las ventas de la empresa.
• Los de gestión de la comunicación son herramientas para facilitar la comunicación eficaz en tu equipo, independientemente de dónde estéis.
• Y los programas de análisis de datos se centran en visualizar grandes volúmenes de información, generando gráficos e informes que te la den bien masticadita, a partir de los cuales tomar decisiones informadas.

Y luego están los que son más integrales, como los ERP o programas de gestión de recursos empresariales, que te permiten controlar absolutamente todo lo que pasa en la empresa: gastos, compras, personal, inventario, finanzas, contabilidad, etc.

Ya ves que hay bastante para elegir y bueno, es como te decíamos. Hay programas con distintas funciones.

Por ejemplo, los hay que te ayudan con la parte financiera y también tocan la gestión comercial.

O CRMs —así se conocen los programas de gestión de clientes— que también tienen un enfoque comercial y de análisis de datos.

Dicho esto, vamos con un pequeño —y no tan pequeño— listado de programas de gestión empresarial, en busca de todas esas maravillosas prestaciones que acabamos de ver.

Los softwares y programas de gestión de empresas más utilizados

Con nombre y apellidos, ojo, por si quisieras curiosear. Aquí van los mejores sistemas de gestión empresarial:

• HubSpot es uno de los programas de gestión de clientes más conocidos
• Como lo son también Salesforce, Zendesk y Zoho CRM
• Notion es un programa de gestión de tareas o proyectos muy de moda
• Le ha comido algo de terreno a Asana, otro clásico, que a su vez compite con Microsoft Teams, Trello y ClickUp
• Holded te ayuda con la contabilidad y finanzas, pero lo hace más desde el apartado de la gestión de facturas
• Sage es una alternativa bien conocida, y también Anfix y Zoho
• QuickBooks se centra en la contabilidad de las empresas
• Xero es una buena alternativa, así como lo son Contasol y Freshbooks, por ejemplo
• Google Drive es de lo más conocido en cuanto a gestión documental
• Dropbox, DocuWare y Microsoft SharePoint le hacen la competencia
• Zoho Inventory es, como su buen nombre indica, un programa útil para gestionar inventarios
• Odoo Inventory y Oracle Inventory, también
• Para gestionar proveedores puedes utilizar Coupa y GEP, programas que emplean sistemas e-procurement
• Power BI de Microsoft es un programa de análisis y visualización de datos bien posicionado en el mercado
• Tableau y QlikView son alternativas excelentes
• Pipedrive te ayuda a llevar el marketing de tu empresa de forma integral
• Y tiene de alternativas otros CRM que también son programas de gestión de ventas, como Zoho CRM, HubSpot o Salesforce
• Para gestionar la comunicación de la empresa cuentas con plataformas como Slack, Microsoft Teams o Discord
• Terminamos con tres programas de gestión de recursos humanos: WorkDay, Zoho People y BambooHR

Decimos que terminamos… pero en realidad no 😂

Como ves, hay marcas que tienen distintos módulos. Zoho, por ejemplo, te ayuda con tus clientes con su CRM, con los recursos humanos con su módulo People y también con las ventas y contabilidad.

Por separado son potentes, pero hay herramientas que integran una buena parte de todas las funciones de la gestión empresarial.

Hablamos de los ERP, sí, y aquí van unos cuantos: Odoo, SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Sage 100 y Oracle ERP.

Espera, que contamos.

…

…

Tienes nada más y nada menos que… 43 programas de gestión que, combinados, cubren todo lo que podrías necesitar.

Buenas prácticas y claves de gestión empresarial

Terminamos con una rondita de consejos que te ayuden a gestionar mejor tu empresa, por eso de aportarte un punto de vista posiblemente distinto.

#1 El talento es un bien difícil de encontrar… y de mantener

La tecnología en la gestión empresarial está muy bien para ayudar al negocio a cumplir sus objetivos, pero lo de contar con el mejor talento del sector ya es otra historia.

Has de buscar personas capaces. Personas a las que les guste su trabajo, que disfruten haciéndolo.

Personas curiosas, resolutivas y con aspiraciones personales, y debes convencerlas de que mejor que en tu empresa… en ningún sitio. Si consigues que sus objetivos sean los mismos que los del negocio, lo habrás conseguido.

Atraer y retener talento es una tendencia del futuro laboral y debe ser uno de tus mantras.

#2 Haz predicciones usando inteligencia artificial y fundamenta —todavía más— tus decisiones estratégicas

Las herramientas de análisis y visualización de datos también son capaces de leer entrelíneas y hacer predicciones.

¿Te imaginas hacer la planificación financiera del próximo ejercicio contando con información sólida extraída por una IA de miles y miles de datos históricos?  

Se acabó el planificar con una venda en los ojos: aprovecha los datos y toma decisiones determinantes que guíen a la empresa a una situación óptima.

Aquí te hablamos largo y tendido sobre las herramientas de análisis de datos 😌

#3 Adopta el «tiempo real»

Analizar datos es más que necesario, pero si no lo haces con asiduidad corres el riesgo de que las referencias se queden obsoletas rapidito.

La buena noticia es que no vas a necesitar acordarte de tener que hacerlo, gracias a la maravillosa función de los sistemas de trabajar en tiempo real.

Es hacer clic en un sistema de visualización de datos y pam, en segundos tienes un informe con datos completamente actualizados.

No del mes pasado, de la semana pasada o de ayer. Ni de esta mañana.

Son datos actualizados a ese mismo instante. No hay información más fiel a la realidad que esa 👌

#4 Las finanzas son la base para que todo funcione

Pese que nos pese, es lo que hay: hace falta dinero para emprender acciones y estrategias de crecimiento.

Para invertir en herramientas como las que hemos visto.

Para pagar a los proveedores, las nóminas de tu equipo y los profesionales independientes.

También para apagar fuegos en forma de sanciones indeseables.

Resumiendo: hace falta dinero para cualquier cosa. 

Y efectivo también, ojo.

Al software para empresas que elijas le da exactamente igual que a tu empresa le deban 90.000 €. Él querrá sus 2.000 € al mes, de golpe, y aquí paz y después gloria.

A la Agencia Tributaria tampoco le importa mucho que tengas clientes que te deban dinero; si te pone una multa, más te vale pagarla cuando toca.

El efectivo es más que necesario, tanto como que las finanzas vayan sobre ruedas. 

Es una fuente de recursos, un colchón. Es la diferencia entre una empresa con posibilidades reales y otra sin ellas.

Gestiona la tesorería con sabiduría, que si de pronto te quedas a cero de efectivo estarás corriendo un riesgo financiero potencialmente catastrófico.

#5 Te hemos engañado: los gastos también hay que gestionarlos

Es cierto que los gastos no dejan de ser una gestión dentro de las finanzas de la empresa, algo para lo que ya hemos dado opciones.

Pero también lo es que, por su naturaleza, necesitan mención aparte.

Hay que saber controlar los gastos; si no, serán ellos los que te controlen a ti.

¿Qué alternativas hay?

Te vamos a dar solo una: Pleo. 

Y va a ser solo esa porque cumple con todo lo que le pedimos a un programa de gestión.

Te permite controlar los gastos, algo crítico dentro de la empresa ✅

Lo hace en tiempo real ✅

Te ofrece informes personalizados para ver la información relativa a los gastos sin esfuerzo ✅

Es el claro ejemplo de la automatización de procesos ✅

Y dará independencia a tu equipo, que se sentirá valioso y alineará su propia visión con la de la empresa ✅

Pero espera, que Pleo, además, te permite optimizar tus gastos, de modo que pagues menos impuestos ✅

Y te ayuda a cumplir con la normativa con los tickets y facturas simplificadas porque es una solución homologada por la Agencia Tributaria ✅

Se nos han acabado los checks, así que solo nos queda decirte que para todo lo que tenga que ver con gastos, tires de este programa de gestión sencillo, potente y tremendamente útil.

Venga, a probar la gestión de gastos con Pleo y nos cuentas 🤙