Todas las empresas, sean grandes o pequeñas, necesitan organizarse para poder avanzar.
¿Qué pasaría si pusieras a alguien de tu equipo de contabilidad a cerrar una venta con un cliente importante?
Y al revés: ¿le darías a tu mejor vendedor la responsabilidad de rellenar los libros contables de la empresa?
Los diferentes equipos están ahí, cada uno con sus propias responsabilidades, trabajando por el bien de la empresa.
Sobre el papel, todo bien, ¿no? Pero... ¿qué sucede cuando un equipo, por alguna razón, se aísla completamente de los demás?
Imagina un departamento de tu empresa totalmente aislado, sin intercambiar información con el resto. Mal... ¿no?
Esas situaciones de aislamiento se conocen como silos organizacionales, y por el bien de tu empresa vamos a profundizar en ellos.
¿Son buenos para el negocio? ¿Qué tipos de silos organizacionales nos encontramos? ¿Por qué motivo aparecen?
Y sobre todo, ¿cómo los evitamos para fomentar la cultura organizacional colaborativa?
Toma nota, que empezamos.
¿Qué son los silos organizacionales y por qué debería importarle a tu empresa?
Un silo organizacional se genera cuando un equipo se aísla del flujo de información producido por otras áreas de la empresa.
¿El aislamiento es necesariamente negativo?
En un principio no, porque en teoría la falta de distracciones provocaría que el equipo aislado fuera más productivo y eficiente.
Pero en los tiempos que corren, que un equipo no reciba la información que se mueve en los otros es un auténtico desastre.
La comunicación departamental es esencial para mejorar la eficiencia de todos. Además, con ella aumenta la satisfacción laboral, lo que a su vez repercute positivamente en la productividad.
Es decir: los silos organizacionales no le hacen ningún bien a tu empresa hoy en día, por lo que debes prevenirlos sea como sea.
Si dejas que los silos organizacionales lleguen al negocio, cuidado:
- Se reducirá la colaboración y el trabajo en equipo
- La eficiencia de la empresa bajará, porque la falta de colaboración y comunicación interna hace que se tarde más en realizar las tareas
- Y la productividad, por tanto, también
- Lo que afectará, finalmente, a la rentabilidad, que también se verá mermada
Así que ya sabes: tienes que evitar los silos organizacionales.
Ejemplos de silos organizacionales en empresas
Aislamiento, sí.
Pero... ¿de qué tipo?
¿Qué silos organizacionales podemos encontrar en una empresa?
Los silos de datos son depósitos de información que están aislados y no son accesibles para otros departamentos o sistemas.
Ocurre cuando los datos quedan confinados en herramientas, bases de datos o equipos específicos, en lugar de integrarse y estar disponibles para toda la empresa.
Los silos de canales, por su parte, se refieren a cuando los distintos canales de comunicación de la empresa no se integran y operan de forma completamente independiente.
Servicio al cliente, la tienda online, las redes sociales... cuando cada uno va a la suya, silo organizacional al canto.
Los departamentos aislados, o simplemente silos organizacionales, representan equipos sin comunicación y que no colaboran entre ellos. Se dividen en dos:
- En los silos horizontales, esta desconexión se da entre dos equipos con el mismo nivel jerárquico, como por ejemplo finanzas y compras
- En los silos verticales, la desconexión se da entre equipos de distinto rango, como cuando un manager oculta información a un trabajador
En los silos geográficos, las distintas ubicaciones de los equipos provocan esta falta de flujo de información. Con estos silos presentes, la información solo fluye entre los equipos que comparten ubicación geográfica.
Piensa en alguien de la empresa que esté de workation, por ejemplo. Al estar fuera de la oficina, podría perderse todo lo que se trata allí.
Y también tenemos los silos por horarios de trabajo, en los que la información que maneja un turno y otro —diurno y nocturno, por ejemplo— no se comparte.
Ya ves: si no pones remedio, los silos organizacionales pueden aparecer cuando menos te lo esperes.
¿Hablamos de los porqués?
Causas para la aparición de los silos organizacionales
Es obvio que los silos organizacionales no son intencionados. Cuando se genera uno no es por gusto, desde luego.
¿Qué razones puede haber detrás de su aparición?
- Que en tu empresa no haya mucha mentalidad de trabajo en equipo, de modo que nadie tiene en mente la opción de apoyarse en otros departamentos
- Que los equipos compitan entre ellos para conseguir más recursos, como por ejemplo herramientas, presupuesto o incluso personal, lo que hace que rivalicen entre ellos y, por ende, oculten información
- Que cada departamento trabaje con metas específicas sin considerar los objetivos generales de la empresa, como cuando el equipo de marketing consigue leads a toda costa pero poco cualificados, imposibles de convertir en clientes por el equipo de ventas
- Y que la comunicación interna falle, como cuando el equipo de desarrollo de producto no informa de todo a atención al cliente y este es incapaz de prestar un buen soporte
Ya ves: mentalidad, rivalidad, ausencia de metas globales y falta de comunicación.
¿Hay forma de prevenir los silos organizacionales?
La hay, la hay. Pero antes de contártela, mira lo que se lleva la empresa si lo logras.
Beneficios de eliminar los silos organizacionales en tu empresa y fomentar la cultura colaborativa
¿Por qué deberías tratar de eliminar esos posibles aislamientos?
Ya hemos hablado de su impacto negativo en la empresa.
¿Vemos los efectos positivos de eliminar los silos organizacionales?
Ya hemos dicho que uno de los efectos principales de sustituir el aislamiento por comunicación y fluidez es el aumento de la eficiencia.
Claro, la integración de procesos y recursos evita que los esfuerzos se dupliquen y reduce tiempos de espera innecesarios. Las tareas y proyectos se coordinan mejor, logrando así que los equipos trabajen alineados hacia un mismo objetivo.
También aumenta la colaboración y trabajo en equipo; como los departamentos comparten información, ideas y conocimientos, el equipo se cohesiona y la colaboración aumenta.
¿Y quién se beneficia de todo esto? Entre otros, tus clientes, que viven una experiencia mejor. Los diferentes departamentos —ventas, atención al cliente...— comparten datos y se coordinan para brindar una experiencia superior que cuando cada equipo va a la suya.
Así, tus clientes no perciben desconexión entre los distintos canales o áreas de la empresa, lo que mejora su satisfacción y fidelidad.
¡Toma ya!
Ahora ya no quedan dudas de que los silos organizacionales, cuanto más lejos, mejor, ¿no?
Venga, vamos con el plato fuerte: cómo romperlos y potenciar la cultura colaborativa en la empresa.
8 estrategias para romper los silos organizacionales y fomentar la cultura colaborativa
Ya sabes lo que dicen: prevenir es mejor que curar.
Pero si hay que curar... pues se cura.
Sea cual sea el punto en el que se encuentre la empresa —ya cuenta con silos organizacionales o temes que se forme alguno—, aquí tienes estrategias prácticas para evitar que el problema, si llega, vaya a más.
#1 Crea una visión global de trabajo en equipo
El objetivo es que todos los equipos y departamentos comprendan cómo contribuye su trabajo al éxito general de la empresa.
La visión global unifica esfuerzos y fomenta un propósito compartido.
Para conseguirlo, aquí algunas ideas:
- Define la visión de la empresa... y comunícala, para que todo el mundo la tenga en mente
- Haz que distintos departamentos trabajen conjuntamente y colaboren
- Organiza reuniones periódicas para que los equipos compartan sus propios logros, desafíos y cómo organizan sus tareas
- Conciencia a los managers de que deben dar ejemplo a sus equipos, defendiendo la idea de que todos tienen el mismo objetivo y que la colaboración es buena para lograrlo
Tener a todo tu equipo alineado es solo el primer paso, pero es más que necesario.
#2 Trabaja en objetivos comunes
Para evitar los silos organizacionales, es fundamental que los objetivos de cada equipo estén alineados con las metas estratégicas de la empresa.
Así promoverás la colaboración en lugar de la competencia interna, como veíamos antes.
Retomando el ejemplo de los equipos de marketing y ventas, sería buena idea que ambos tuvieran el objetivo común de aumentar las conversiones en un 10 %, por ejemplo.
Así, los leads generados por unos se convertirán más fácilmente por otros y ambos cumplirán con lo planteado.
#3 Promueve la formación intradepartamental
La formación entre departamentos va fenomenal para romper barreras y crear una cultura de aprendizaje y colaboración.
Porque cuando los equipos comprenden el trabajo de otros departamentos, se facilita la empatía y la comunicación.
Así, por ejemplo, podrías organizar talleres o capacitaciones donde un departamento explique sus procesos, desafíos y objetivos al resto de la empresa.
O facilitar que cada departamento comparta las estrategias y soluciones que mejor les han funcionado para inspirar a los demás.
#4 Prioriza las relaciones
Herramientas de comunicación interna, espacios físicos adecuados para socializar, actividades para que interactúen entre ellos mientras desconectan del trabajo operativo y se relajan... todo sea por facilitar que tu equipo se relacione.
Todos con todos.
Esa conexión humana, además, aumenta su satisfacción personal, lo que atrae y retiene talento en la empresa.
Un dos en uno, vamos.
#5 Establece un sistema de recompensas e incentivos
Reconocer el trabajo conjunto y los logros compartidos motiva a tu equipo a alinear sus esfuerzos con los objetivos globales de la empresa.
Y eso ya sabes lo que significa: romper con los silos organizacionales.
¿De qué sistema de recompensas estamos hablando?
Pues de uno que premie el trabajo colaborativo, claro. Que reconozca y premie los logros que involucren la cooperación entre distintos equipos o departamentos; no solo los éxitos individuales.
#6 Aumenta la colaboración de distintas áreas
Finanzas, ventas, compras, recursos humanos... si todos los departamentos colaboran y comparten información, todas las decisiones que se tomen en la empresa serán informadas.
Todas, desde las menos relevantes a la hora de ejecutar una pequeña tarea como las de un corte más estratégico... que os correspondería tomar a los líderes.
Y si las decisiones son informadas, todo mejorará.
El trato al cliente, los resultados de la inversión publicitaria, la gestión de proveedores, los resultados fiscales y un largo, larguísimo etcétera.
#7 Mejora la comunicación interna
Ya lo hemos visto. Es una de las bases, de hecho: la comunicación interna.
Que en la empresa haya una comunicación interna efectiva es fundamental para evitar los silos organizacionales porque garantiza que la información fluya entre equipos.
Porque facilita que todos estén alineados, trabajen en sintonía y entiendan cómo contribuyen al objetivo global sus tareas particulares.
Sin comunicación no hay paraíso, desde luego.
Podrías establecer canales de comunicación claros para que tu equipo interactúe. O hacer reuniones intradepartamentales periódicas.
Garantiza la comunicación entre departamentos y verás.
¿Y qué más puedes hacer para lograrlo?
Tirar de herramientas de comunicación... que por cierto, hablando de herramientas.
#8 Utiliza herramientas colaborativas
La tecnología facilita el trabajo en equipo, especialmente en empresas donde los equipos están físicamente separados 🌎
¿Entre los beneficios sociales para empleados de tu empresa está la posibilidad de teletrabajar?
Hazte con herramientas colaborativas que permitan compartir información en tiempo real, optimicen los procesos y fomenten la transparencia.
Sea desde donde sea.
¿De qué herramientas colaborativas estamos hablando?
- De sistemas de gestión de proyectos como Trello, Asana o Notion
- De aplicaciones de comunicación en tiempo real por mensajería y chat como Slack o Microsoft Teams
- De plataformas de almacenar y compartir archivos, como Google Drive o Dropbox
- De tableros visuales colaborativos como Figma o Miro
- De software que integre datos de distintas áreas y fuentes, como los CRM tipo HubSpot o los ERP como el de Oracle
Vamos a despedirnos con otra herramienta anti-silos organizacionales.
Pleo, la mejor vacuna contra los silos organizacionales
¿Qué buscan las herramientas que eliminan los silos organizativos o evitan que se formen?
Que los equipos trabajen conjuntamente, que la información fluya y se comparta y que nadie quede aislado.
Pues Pleo es el ejemplo perfecto de ello, pero aplicado a las finanzas. A los gastos en particular.
Es una app de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa.
Al usarlas para pagar, tu equipo estará compartiendo información en tiempo real sobre los gastos.
Además, la información se registra semiautomáticamente en el sistema, para que los managers y el equipo financiero podáis ver, en tiempo real, los costes totales y específicos del ejercicio.
Y si hay que tomar alguna decisión sobre la marcha tras realizar el control presupuestario, se toma.
Y si hay que hacer números para ver qué decisión tomar, se hacen... sin ningún esfuerzo, porque Pleo es sinónimo de optimización y automatización de procesos.
Irónicamente, las tarjetas Pleo darán independencia a tu equipo, porque contará con un instrumento para pagar sin pedir permiso.
¿Peligro? ¿Silo organizacional a la vista?
Para nada: como esos datos se comparten en tiempo real y los managers siempre pueden rechazar un gasto y dar explicaciones para ello a través de la app, no habría ningún problema.
Colaboración y comunicación: así es la gestión de gastos de Pleo. La mejor forma de remediar los silos organizacionales decíamos, ¿no?
