Control de gastos: qué pedirle a una app para optimizar los recursos financieros de tu empresa
Caos, gastos.
Gastos, caos.
Dos palabras que en el mundo de las finanzas y la contabilidad van muy de la mano, por lo que cualquier ayuda al respecto es bienvenida. Y en eso de ayudar ya sabes que no nos cortamos un pelo.
La misión tras consumir este post: que sepas controlar los gastos de una empresa y no sean ellos los que te controlen a tu equipo y a ti
Y para llevar un control de gastos eficiente, la tecnología vuelve a jugar un papel esencial.
¿Cuántas apps de control de gastos conoces? ¿Cuántas has probado?
Y lo más importante: si estás pensando en empezar a apoyarte en la última tecnología para llevar el control de gastos de tu empresa, ¿qué puedes exigir?
¿Qué posibilidades ofrece la tecnología hoy en día?
¡Muchas!
Y de eso vamos a hablarte hoy. Mira, mira 👀
La tecnología y el control de gastos: match inevitable
Afortunadamente, atrás quedaron los días de las notas de gastos. O bueno, al menos los vamos dejando cada vez más lejos, que todavía hay empresas de todos los tamaños pidiendo las cuentas en papel a sus trabajadores a final de mes.
Dichosas notas... cuánto trabajo implica(ba)n, ¿eh?
El trabajador, anotando ahí sus gastos. En contabilidad, luego, comparando los apuntes de la nota de gastos con los justificantes de pago aportados.
¿Y si no coinciden? A perder tiempo averiguando por qué.
¿Y si coinciden? A reembolsar el dinero que proceda, habiéndolo adelantado el trabajador de su propio bolsillo.
Y no hablamos de los gastos que no están claros... Porque si la empresa no cuenta con una política de gastos adecuada, a ver quién se atreve a meter este gasto o este otro, no sea que luego la empresa no lo acepte.
Llevar un control de gastos con todos los recursos tecnológicos disponibles hoy en día te acerca y mucho a la situación ideal.
Una situación en la que las mayores discrepancias entre personal y empresa quedan limadas.
Una en la que el control no es percibido por el trabajador en plan «me están cortando mi libertad», sino como un recurso que suma agilidad y bienestar.
Agilidad, porque si todo el mundo sabe cómo proceder a la hora de acometer un gasto, no perderá tiempo en buscar su propia manera de actuar.
Y bienestar, porque de un plumazo desaparece la duda de si algo se puede hacer o no, ya que el control de gastos también cubre esta parte.
Así que está claro: el control de gastos llevado con la ayuda de la tecnología es beneficioso para todo el mundo. Es algo que hay que adoptar sí o sí... y es lo que vamos a ver enseguida, pero empecemos por el principio.
¿Qué es el control de gastos?
Seguro que lo sabes, pero conviene recordarlo, porsi.
El control de gastos de una empresa es mucho más que vigilar facturas o revisar hojas de cálculo a final de mes.
Supone tener un sistema capaz de registrar, clasificar y analizar en detalle todos los movimientos que generan coste dentro del negocio.
Para un líder financiero como tú, no se trata únicamente de comprobar si se gasta mucho o poco, sino de entender cómo, cuándo y por qué se producen esos gastos.
Solo así obtendrás la visibilidad necesaria para tomar decisiones estratégicas: desde ajustar presupuestos en tiempo real hasta renegociar contratos con proveedores.
Vamos, que el control de gastos convierte ese flujo de datos dispersos en inteligencia financiera de la buena, capaz de mejorar la productividad del equipo, anticipar riesgos financieros y reforzar la transparencia dentro de la empresa.
¿Y qué gastos hay disponibles para controlar?
Pues claro... todos los que lleve a cabo tu equipo, obviamente.
Tipos de gastos en una empresa más habituales
Y como no queremos detenernos demasiado en el tema, aquí va una lista de los más comunes:
- Gastos de personal: sueldos, cotizaciones, bonus, formación… en muchas empresas, el más notorio
- Alquiler y suministros: oficinas, coworkings, electricidad, agua, Internet o telefonía
- Software y licencias: desde herramientas SaaS hasta software de contabilidad, CRMs o softwares ERPs
- Material y equipamiento: ordenadores, mobiliario, dispositivos móviles, papelería y otros básicos del día a día
- Marketing y ventas: campañas online y offline, eventos, diseño y agencias externas
- Gastos de viaje y dietas: transporte, alojamiento, comidas y todo lo relacionado con desplazamientos de trabajo
- Gastos de representación: como los de viaje, pero cuando el objetivo del viaje es mejorar o fortalecer la imagen de la empresa
- Vehículos y logística: combustible, mantenimiento, alquiler de furgonetas, gastos de envío o mensajería
- Servicios profesionales independientes: abogados, asesores, consultores o mantenimiento externo
- Seguros e impuestos: pólizas de responsabilidad civil, seguros médicos colectivos, IVA, tasas y tributos
- Bienestar y cultura corporativa: actividades de equipo, programas de salud o beneficios sociales para empleados
Tenerlo todo controlado no te asegura tener la contabilidad ordenada, sino que te permite anticipar posibles desviaciones, optimizar presupuestos y, sobre todo, contar con una visión clara de la salud financiera real de la empresa.
Cómo controlar los gastos de una empresa
Tener claro qué tipos de gastos existen es solo el primer paso, emplees o no apps para controlar gastos.
Lo realmente importante es poner en marcha un sistema que permita gestionarlos con rigor, evitando fugas de dinero y asegurando que cada euro invertido aporte valor.
Un buen control no consiste en recortar sin más, sino en dar visibilidad, ordenar procesos y tomar decisiones informadas.
Y para eso, las apps de control de gastos de empresa van de cine, pero eso lo vemos enseguida.
¿Vemos cinco consejos para controlar gastos a lo pro?
Define una política de gastos clara y accesible
Toda estrategia de control empieza con unas reglas que el equipo entienda y pueda aplicar sin dudar.
La política de gastos debe especificar qué conceptos están permitidos, los límites de importe, los procedimientos de autorización y la forma de justificar cada gasto.
Si estas pautas se comunican de manera clara, se reduce la improvisación, se evita la sensación de arbitrariedad y se genera confianza en que todos los gastos se revisan bajo los mismos criterios.
Centraliza la recopilación de justificantes y facturas
Uno de los grandes problemas en el control de gastos son los tickets perdidos o las facturas que nunca llegan a contabilizarse.
Para evitarlo, es fundamental contar con un único sistema de registro donde los justificantes de pago sean la palabra absoluta.
Así se garantiza trazabilidad, se reduce el papeleo y se facilita la labor del equipo financiero.
Además, centralizar la documentación elimina duplicidades y asegura que tu equipo siempre trabaje con información completa y actualizada.
Analiza los datos de forma periódica y en tiempo real
No sirve de mucho descubrir a final del ejercicio que un departamento ha disparado su gasto en viajes o que los costes en software de empresa se han duplicado.
Revisar los datos con frecuencia y, sobre todo, disponer de información en tiempo real permite anticiparse a los desajustes y corregirlos antes de que afecten a la gestión de tesorería.
Este análisis continuo también facilita identificar tendencias, valorar la eficiencia de determinadas inversiones y tomar decisiones estratégicas con una base objetiva.
Integra el control de gastos en la estrategia financiera global
El control de gastos no debería concebirse como una tarea aislada, sino como una pieza esencial de la estrategia financiera de la empresa.
Relacionar los datos de gastos con presupuestos, previsiones de tesorería y planes de inversión da a los CFOs una visión mucho más completa de la situación real.
De este modo, el control de gastos no se limita a poner freno al desembolso, sino que se convierte en una herramienta activa para apoyar decisiones de crecimiento y rentabilidad.
Recurrir a la tecnología en forma de aplicación de control de gastos
Lamentamos decirlo, pero ningún sistema de control de gastos sería eficaz si se basara solo en procedimientos manuales.
La tecnología permite automatizar gran parte del proceso: desde digitalizar un ticket hasta aprobar gastos con un clic o generar informes de gastos en segundos.
Una aplicación para el control de gastos reduce errores humanos, acelera los flujos de trabajo y proporciona información en tiempo real a todos los responsables.
Es imprescindible para ganar transparencia, agilidad y control en la gestión financiera de la empresa, y por eso vamos a centrarnos en este tipo de tecnología financiera, que en este caso coge la forma de apps para controlar gastos.
Características de una buena app de control de gastos de empresa
Y ahora sí, empecemos a darle duro a la tecnología.
Las apps, sin ir más lejos, son el mejor ejemplo de la tecnología accesible para todo el mundo.
¿Quién no usa smarpthones hoy en día?
¡Nadie!
Por eso las aplicaciones y apps de control de gastos son tan útiles para tu empresa: porque todas las personas de tu equipo podrán emplearlas desde su dispositivo personal cuando estén trabajando.
Ahora bien: ¿qué podrías pedirle a una?
Venga, a ver hasta dónde llega el alcance de la tecnología:
#1 Te permite hacer el análisis de los gastos de la empresa
A ver, si estamos hablando de apps de control de gastos y una no permite analizar los que tenga tu empresa, apaga y vámonos.
Es esencial, vamos.
La solución de gastos que adoptes tiene que darte el poder de analizar lo que gasta tu equipo.
Cuánto gasta, cómo gasta y cuándo gasta. Cantidades de euros, categorías del gasto —comida, transporte, alojamiento...— y fechas.
Todo registrado, con los datos listos para que elabores informes financieros con ellos y analices desde el punto de vista que quieras.
Y si además tiene un dashboard de control de gastos para que los veas en forma de gráficos y colores, en plan visualizador de datos, pues mejor que mejor.
Y es que el análisis es un pilar fundamental en el que apoyarte: haciéndolo de forma periódica y adecuada, tomarás decisiones estratégicas con fundamento y no habrá amenaza ni oportunidad para la empresa que se te escape.
Sin análisis no hay control de gastos que valga.
#2 Gestionas el control de gastos en tiempo real
Disponer de datos en tiempo real es otra virtud que puedes exigir a toda app de control de gastos de empresa.
Que puedes y debes, especialmente en estos tiempos de incertidumbre por los que estamos pasando, en los que lo que un día parece claro al otro no vale nada de nada.
¿Qué pasará mañana?
Ni idea, pero si cuentas con los datos de hoy mismo, te será más fácil elaborar estrategias y escenarios para cubrirte las espaldas.
«¿Y si...?»
Hazte esa pregunta repetidas veces, consulta los datos en tiempo real y plantea las respuestas con esa información.
Llevar un control de gastos en tiempo real también te permite hacer ajustes sobre la marcha, sin esperar a los informes mensuales o trimestrales.
Imagina que llega alguien nuevo a la empresa, le das una tarjeta para sus gastos y en cuatro días se ha dejado 700 € de forma injustificada.
Un despiste que puede pasar, aunque 700 son muchos euros.
Si no te das cuenta al cuarto día de que lleva 700 € y lo dejas actuar todo el mes, igual se planta en los 4.000 € y hala, descuadre de caja por mucho que lo sienta el empleado debido a su despiste.
Pero si te das cuenta en ese momento e incluso en el instante en que haga un primer pago de 300 € que a santo de qué, problema cortado de raíz.
#3 Automatizas los procesos de aprobación y reembolso
Las notas de gastos son la máxima expresión del caos financiero. Nada lo representa mejor.
Pues con un control de gastos online mediante una aplicación, ¡hasta luego!
Los gastos de cada trabajador ya no pasan por la nota de gastos, sino que van directos a la app y el manager los aprueba en cuestión de segundos.
Ya no hay que esperar semanas a saber lo que gasta un trabajador, y este no tendrá que esperar el mismo tiempo —o incluso más, que con los reembolsos de los gastos de viaje ya se sabe— para que tu empresa le devuelva el dinero adelantado de su propio bolsillo.
Porque los reembolsos también se pueden ejecutar en minutos, dependiendo del nivel de sofisticación de la app de control de gastos.
Oye, y lo del reembolso podría no hacer ni falta, porque el control de gastos moderno y llevado a la última cuenta con tarjetas de empresa para tu equipo, para que no tenga que adelantar su propio dinero.
#4 Lleva asociadas tarjetas de empresa
Este es otro imprescindible en esto del control de gastos.
Con la app podrías llevarlo de forma eficiente incluso si tu equipo pagara todo en efectivo, pero eso implicaría adelantar su propio dinero y no, no es una opción, que lo quieres tener contento.
Para eso, las soluciones de gestión de gastos empresariales incorporan tarjetas para los trabajadores.
Les das una, les cuentas cómo funcionan y listo, las incorporan a su día a día en el trabajo y sus gastos se integrarán en el sistema en el momento de hacer el pago.
¿Miedo de darles tarjetas? Ninguno, que la tecnología hace que les puedas poner límite.
De hecho, al revés; acompaña las tarjetas con una política de gastos clara y accesible y el trabajador se sentirá independiente y valorado, tendencia del futuro laboral más que importante.
#5 Está homologada por la AEAT para capturar tickets con una foto
Esto es de lo mejorcito.
El gran avance con respecto a otras soluciones anteriores, sin duda: el hecho de que una simple foto a un ticket tenga validez legal de cara a Hacienda.
Y el ticket, a la papelera de papel ♻️
¿Sabes la cantidad de papeleo que ahorra eso?
Tickets cuya tinta se borra, facturas simplificadas que se pierden, IVA deducible que no puedes justificar… Podrías despedirte de todo haciendo fotos.
¿¡Fotos!?
Fotos: si la app de control de gastos está homologada por Hacienda para que las fotos hechas al justificante de pago tengan validez legal, con una por factura sería suficiente.
Para eso, insistimos, el programa de control de gastos tiene que estar homologado por la AEAT. Vamos, que no vale cualquiera.
#6 Se integra con otras apps y aplicaciones financieras
¿Te imaginas una solución de gestión de gastos de una empresa que luego te obligue a contabilizarlo todo a mano?
Es decir, registra todos los gastos de la forma más tecnológica posible y luego al equipo de contabilidad le toca picar los datos a mano, con los errores y pérdidas de tiempo que implica.
Pues menos mal que no; las aplicaciones para controlar gastos de hoy en día se pueden integrar con programas de contabilidad y otras herramientas financieras.
Por ejemplo, con un programa de facturación muy sencillito que genere las facturas de tu empresa, pero no tenga en cuenta los gastos.
Sin ellos, como que te quedas a medias, ¿no?
Al integrarse con la solución de gastos, tendrás todos los datos necesarios para desarrollar y ejecutar tus estrategias financieras.
Y si es un programa más sofisticado que sí tiene en cuenta los gastos, lo suyo es que la app de control de gastos mejore sus capacidades: dando información en tiempo real, categorizando los gastos, etc.
Vamos con un tercer supuesto: el de la contabilidad que decíamos. Entre meter a mano en los libros contables los datos de 900 facturas y hacerlo con una exportación en segundos hay todo un mundo, ¿no?
Pues eso: los gastos y su control son una parte esencial de la estrategia financiera de un negocio, pero hay más. Y si todo está alineado e integrado, más fácil para todo el mundo.
#7 Cumple con todos los estándares normativos de seguridad
La solución, claro, tiene que asegurar los datos y cumplir las normativas legales.
Es decir, no puede ser una aplicación opaca que permita trabajar en una contabilidad en B de forma deliberada.
Y los datos financieros de la empresa deben quedar debidamente protegidos.
Es información confidencial a la que solo debería tener acceso un número limitado de personas, por lo que si la app comparte tus datos con terceros... prohibido, que ya sabes que dejaría al descubierto información muy sensible.
Ojito con eso ❗
Y así terminamos la lista de atributos que puedes pedirle a la solución de control de gastos que elijas.
¿Vemos algunas opciones de apps para controlar gastos muy por encima?
Pero permítenos estropear la sorpresa antes de tiempo: la mejor está al final.
Apps de control de gastos
El mercado está lleno de softwares de control de gastos de empresa que prometen facilitar la gestión de gastos.
Algunas cumplen con lo básico, mientras que otras añaden alguna funcionalidad más moderna... pero ojo: la mayoría se queda corta cuando hablamos de integración real, automatización avanzada o de ofrecer una visibilidad financiera total.
Estas son algunas de las opciones más conocidas:
- Expensify: centrada en la digitalización de recibos y la elaboración de informes de gastos
- Concur: orientada a la gestión de viajes de empresa y el control de gastos asociados
- Captio: especializada en la captura de tickets homologada
- Rydoo: combina la gestión de gastos de empresa con la planificación de viajes corporativos
- N2F: simplifica la presentación y validación de gastos en equipos grandes
- Zoho Expense: forma parte del ecosistema Zoho, con funcionalidades para registrar y aprobar gastos
- Pleo: es la app estrella de control de gastos, hace un poco de todo y al final profundizamos sobre ella
Cada una de estas herramientas —excepto la última— puede servir para cubrir un primer nivel de necesidades, pero si hablamos de control de gastos como pilar estratégico de la función financiera… hay que mirar un poco más allá.
Y si no te lo crees, ¿hablamos del futuro?
Tendencias y desafíos en el presente y futuro del control de gastos
Nos dirigimos a un mundo de transparencia, en el que la factura electrónica es solo el principio.
Los softwares de facturación van a ver limitadas sus opciones en pos de la transparencia y prevención de fraudes, y las apps de control de gastos previsiblemente acabarán sumándose a la causa.
Es probable que de aquí a un tiempo haya una norma que impida borrar datos de gastos sin dejar huella o revertir operaciones, por lo que las aplicaciones para controlar gastos tendrán que adaptarse.
Y si no, mira cómo vienen marcando tendencia los programas de factura electrónica.
¿Y las empresas que actúan en varios mercados internacionales? No solo en España, sino en Francia, Italia, Alemania...
Pues bueno, lo suyo es que todos los gastos, cuya legislación al respecto puede variar de un país a otro, los puedas gestionar desde el mismo lugar.
Para eso, nada como una app multientorno que te permita saltar de un perfil a otro y fusionar fácilmente la información global.
Ambos aspectos forman parte de una transformación digital que comenzó hace años y que poco a poco va a más. Una transformación de la que ninguna empresa podrá escapar, y las soluciones de control de gastos parecen tenerlo —por ahora— clarinete.
Al control de gastos hay que pedírselo todo
Soluciones y apps de control de gastos hay muchas en el mercado.
Muuuuchas.
Hay hasta apps de control de gastos gratis, que no cuestan un duro. Muy limitadas en sus funciones, claro.
Pero bueno, sabiendo todo lo que le puedes pedir a la tecnología de hoy y hacia dónde se dirige el mundo, casi mejor que quedarte con la solución completa, ¿no?
La última de la lista anterior es la que tiene premio: Pleo.
¿Hacemos un repasito rápido de las características a exigir, a ver si Pleo las cumple?
- Análisis de gastos con un dashboard: sí ✅
- Gestión de gastos en tiempo real: sí ✅
- Automatización de procesos de aprobación y reembolso: sí ✅
- Tarjetas de empresa asociadas: sí ✅
- App homologada por la AEAT para que una foto sirva como justificante: sí ✅
- Se puede integrar con otras soluciones financieras: sí ✅
- Cumple con los estándares normativos y garantiza la seguridad de los datos: sí ✅
También es una solución aliada de la transparencia y tiene la expansión por otros países cubierta en cuanto a gastos con Multientity.
Si es que... lo tiene todo para convertirse en el mejor socio para tus estrategias financieras.
¿Control de gastos? Con una app para gastos de empresa como Pleo, éxito asegurado.
