6 razones para controlar el gasto de tu empresa en tiempo real

Qué bien le hubiera venido a todo el mundo saber de antemano que Putin iba a invadir Ucrania.

O que íbamos a tener una pandemia mundial como la vivida con el covid.

¿Hubiéramos hecho algo diferente al conocer esto antes de que pasara?

Como empresa, probablemente sí.

Y como eso no se puede saber salvo que tengas contactos con información confidencial —daremos por hecho que no los tienes, como todo el mundo—, vamos a centrarnos en el «justo después».

En la capacidad de saber qué está haciendo tu empresa cuando, de repente, estalla una crisis mundial que no te esperabas, que últimamente está bastante de moda.

Y lo vamos a enfocar en eso que se nos da tan bien: el gasto. Más bien, en controlar el gasto en tiempo real.

¿Por qué es tan importante?

¿Por qué deberías hacerlo?

Vaaaamos allá 👇

¿Por qué es tan importante el control en tiempo real de tus gastos?

Porque el mundo está desatado, en pocas palabras.

Lo que hoy vale 2 mañana puede costar 20, donde ayer había paz hoy hay guerra y las necesidades de las personas cambian tan rápido como lo hace la sociedad.

Vivimos en un mundo cambiante y lleno de incertidumbres, en el que es clave saber adaptarse a los cambios cuanto antes.

Si eres una empresa ágil y lo haces antes que nadie, puede que te lleves un premio por ser el primero en aportar la solución a una nueva necesidad creada.

Si tardas en adaptarte, es posible que te coman la tostada y tu empresa se hunda.

O no, que no queremos ponernos dramáticos, pero sí que perderás la oportunidad de aumentar tus beneficios al alcanzar nuevas cuotas de mercado.

Vamos, que tienes que adaptarte a los cambios cuanto antes. Y para eso, controlar el gasto en tiempo real es esencial 😌

Las 6 razones por las que controlar el gasto de tu empresa en tiempo real

Ya hemos visto que hacerlo te convierte en una empresa ágil y con ello, la mejor posicionada para sacarle partido a los cambios drásticos.

Que ya debería ser suficiente 😂

Pero por si acaso, aquí van otras razones… directamente relacionadas con esa agilidad que comentábamos.

#1 Facilita la toma de decisiones estratégicas

Es mejor tomar decisiones importantes contando con toda la información posible que hacerlo a ciegas, y eso es así.

Si lo haces basándote en suposiciones, puedes equivocarte de lleno. Y si te equivocas de lleno al tomar una decisión estratégica, sálvese quien pueda, que lo que le sigue es un drama.

Hay decisiones que no se pueden tomar de cualquier forma, como pueden ser el cierre de un departamento de la empresa, la contratación de personal clave o la inversión de grandes sumas de dinero, por ejemplo.

Si de pronto se presenta una oportunidad aparentemente buena de invertir en una nueva herramienta de precio elevado pero no tienes muy claro si le sacarías provecho, ¡peligro!

Consultas los beneficios del trimestre anterior y bueno, si todo sigue así… sí que convendría comprarla.

Pero ¿y si no? ¿Y si esta vez está habiendo muchos más gastos de los previstos?

Peligro de dramaaa 🚨

Conocer los gastos en tiempo real te permite saber en todo momento el estado de salud de tu caja y, con ello, tomar mejores decisiones importantes.

Sin errores, basándote en datos de verdad, y no en una proyección con datos pasados.

El mundo cambia a una velocidad vertiginosa, ¿recuerdas?

#2 Te blindas ante grandes cambios repentinos

Poder tomar decisiones basándote en datos a partir de un control en tiempo real del gasto te lleva a esto.

A protegerte de cualquier cosa que suceda en el mundo o, al menos, a estar más preparado que la competencia cuando pase algo.

Ese algo en los últimos tiempos ha tomado la forma de una invasión, una pandemia o una subida extrema de los precios y tipos de interés.

¿Qué deparará el futuro?

¿Una recesión económica más grave pero menos duradera que la de 2008?

¿El cierre de determinadas fronteras?

¿Una plaga de avispas asesinas?

Quién sabe 🔮

Lo suyo es que, en cuanto pase algo, tú puedas mirar los números de tu empresa y decidir qué hacer, cómo sacarle partido o cómo reducir al mínimo los daños.

¡La información es poder!

#3 Posibilita el cumplimiento de las políticas internas

Digamos ahora que de pronto, tu equipo tiene que viajar más de lo habitual. 

Congresos, conferencias, reuniones con clientes y proveedores… todo por motivos de trabajo.

La empresa recuerda a sus empleados las políticas de gastos de viaje, para que sepan qué se puede y qué no se puede hacer.

Estas son imprescindibles; de no haberlas, por ejemplo, un empleado «despistado» podría alojarse en un hotel de 5 estrellas carísimo a costa de la empresa cuando no hay una partida presupuestaria dedicada a ello.

Pues eso, que las tienes, y estamos con el control de gastos en tiempo real.

¿Cuál es el match?

Con ese control en tiempo real podrás corregir las acciones que vayan en contra de cualquier política interna —como la de gastos de viajes—, prevenirlas de cara al futuro y cumplir más y mejor, lo que nos lleva al siguiente punto.

#4 Se cumplen más objetivos

Esa capacidad de pivotar derivada del control financiero en tiempo real también te ayuda a cumplir mejor los objetivos que te pongas.

Imagina que para el segundo trimestre fiscal te habías propuesto alcanzar unos beneficios de 400.000 €. 

Funcionas con un modelo de suscripción, así que los ingresos los tienes más o menos asegurados, alcanzando 490.000 € cuando aún quedan 15 días para terminar el tercer mes.

Toca mirar el gasto para ver si llega. 

El gasto real, el que ha habido desde el primer día de abril hasta mitad de junio, y no una proyección basada en el mismo período del año pasado.

Si el gasto generado es demasiado elevado y va a impedir que los ingresos se conviertan en esos 400.000 € de beneficio, una de dos: o aumentas los ingresos o reduces los gastos de alguna forma.

Si el gasto generado es menor que lo esperado y el objetivo económico no corre peligro, te despreocupas… y a otra cosa.

Y si está al límite, pues sigues haciendo un control en tiempo real día a día para afinar y cumplir a rajatabla con lo propuesto.

O consultas a ver cuánto IVA soportado ha habido hasta el momento, que igual te saca del apuro 😬

Que por cierto, si en efecto tienes un modelo de negocio con pagos recurrentes, aquí hablamos sobre el arte de gestionar suscripciones.

#5 Tu equipo será más feliz

¡Pero cómo! ¿El hecho de que controles el gasto en tiempo real puede hacer que todo el mundo esté más feliz?

Pues resulta que sí.

De dos formas, además.

Por un lado, el control en tiempo real ofrece transparencia. Nadie se va a preocupar por rellenar su nota de gastos y esperar a ver si le dicen algo al cabo de varias semanas.

Cuando un trabajador tiene un gasto, este es controlado por los responsables y casi al instante puede saber si se acepta o no por parte de la empresa. Adiós esperas angustiosas.

Por otro lado, cuando dicho trabajador pague un gasto con su propio dinero —en caso de que al pagar no acepten tarjetas— no hará falta que se espere al final del trimestre para pasar la nota y recibir el reembolso.

Si hablamos de 20 € da igual, pero como el gasto sea de 800 €… no le hará ninguna gracia.

Con un control en tiempo real, la empresa es consciente de que le debe 20 € —u 800, o los que sean— al trabajador y hala, reembolso al canto.

Felicidaaad 🎉

#6 Tu competencia… pues como que no lo hace

La guinda del pastel es esta: que es una posibilidad genial para pasar por encima de tu competencia.

Porque no, es probable que tus competidores no conozcan esta solución, ni los beneficios y razones que acabas de leer tú.

Si tú te pones en marcha y empiezas con el control en tiempo real contarás con una ventaja que tu competencia no tiene y listo, solo te queda aprovecharla y esperar a ver cómo te va mejor que a ella.

Si es que son todo ventajas 😅

Pero oye, que sí, que controlar el gasto en tiempo real está muy bien, pero ¿cómo se hace?

Y para controlar el gasto en tiempo real, Pleo 😎 

Es un software que funciona con tarjetas de empresa para tu equipo, de modo que cuando los empleados las usan para pagar sus gastos… todo quede registrado y accesible.

Accesible para los responsables, para que consulten toda la información necesaria. Ahí está la consulta del gasto en tiempo real 🙌

Los trabajadores no tendrán que adelantar dinero de su propio bolsillo al tener las tarjetas. Y si lo hacen porque el pago solo admite efectivo, en la app se registra el gasto en segundos y listo, marchando reembolso.

Por no hablar del Cashback, que te reembolsa un pequeño porcentaje de cada compra que se haga con las tarjetas de empresa 🙃

Pásate a los paneles de control y consulta, en tiempo real, qué se está gastando cada departamento y en qué.

Pásate a la libertad para tus equipos, traducida en felicidad.

Pásate, en definitiva, a un ahorro tremendo de tiempo y dinero gracias al control de gastos en tiempo real con la tarjeta para empresas de Pleo ✨