Gastos de representación: guía para contabilizarlos, deducirlos y controlarlos

Juan, tu mejor comercial, se va de viaje a Madrid a ver a un posible cliente y, en nombre de tu empresa, le invita a cenar.

A ver si así acepta el acuerdo y firma el contrato 😬

Juan se deja 180 € en la cena, que ese contrato es interesantísimo y tu empresa lo quiere a toda costa.

¿Cómo te deduces ese gasto?

¿Como gasto de viaje?

¿De locomoción?

No y no: es un gasto de representación, al que... ¿tendrías que sumar los del transporte de Juan en tren, el alojamiento en el que hace noche o el de su desayuno al día siguiente?

No, por raro que te parezca.

Los gastos de representación son un tema peliagudo, por su peso en las cuentas de la empresa y por la necesidad de contabilizarlos correctamente para evitar problemas de Hacienda.

Y aquí nos van los temas peliagudos 😂

¿Nos lanzamos con una de gastos de representación para empresas?

Vamos a ver qué son, cómo se diferencian de los gastos de viaje, ejemplos, cómo contabilizarlos y deducírtelos... y acabaremos con unos consejitos para controlarlos como marcan los cánones.

Al lío 👇

Gastos de representación: qué son y tipos

La cuenta de la cena con un cliente, como el caso de Juan.

Las entradas para ver un partido de fútbol con una cuenta importante. 

La sesión en un spa para un posible proveedor.

El regalo de la pata de jamón navideña a un proveedor actual.

Si te fijas, son medios destinados a mejorar las relaciones de tu empresa con clientes y proveedores, con el fin de conseguir nuevos acuerdos o consolidar los actuales.

La buena noticia es que los gastos de representación son deducibles si los contabilizas bien; la mala, que estamos ante una de las principales fuentes de discrepancias con la Agencia Tributaria 😢

Pero para eso estamos aquí, y vamos a empezar por un clásico: ¿en qué se diferencian los gastos de representación y los gastos de viaje?

Gastos de representación vs gastos de viaje

Esta es fácil cuando comprendes el concepto.

Si mandas a Juan a que se reúna con un posible cliente, los gastos que le implican de forma directa son gastos de representación:

• La cuenta de 180 €
• El coste del taxi que recoge al posible cliente en su casa y le lleva al restaurante donde Juan tiene la reserva
• El coste de la cesta de Navidad que Juan le entrega al posible cliente, con la que espera que se decida a firmar por fin el contrato

Para llegar hasta allí —diremos que tu empresa está en Madrid y este posible nuevo cliente, en Barcelona—, Juan ha tenido que coger un tren hasta la estación de Sants.

Y desde allí, un taxi hasta su hotel.

Y desde ahí, un taxi hasta el restaurante.

Y al acabar la cena, un taxi de vuelta al hotel.

Y al día siguiente, habrá cogido un taxi hacia Sants, donde se toma un desayuno rápido de 8 € antes de coger el tren de vuelta a Madrid.

Tenemos los gastos «centrales» —cena, taxi del cliente y coste de la pluma—, que son los gastos de representación, y los gastos destinados a que puedan tener lugar esos gastos de representación con Juan desplazándose a Barcelona.

Ese segundo grupo de gastos sí que son gastos de viaje; en particular, gastos de locomoción.

En ellos, lógicamente, entran las otras opciones de transporte de Juan: el billete de avión, el alquiler del coche... o el kilometraje, en caso de que Juan viaje con su propio coche hasta Barcelona.

Las diferencias están claras, ¿no?

Va, vamos a ver algún ejemplo más de gasto de representación.

Ejemplos de gastos de representación

Antes de hablarte de Cristina y de Carlos, vamos a ver un listado más completo de gastos de representación, siempre teniendo en cuenta que son para posibles nuevos clientes o proveedores, así como para los actuales:

• Comidas y cenas 
• Entretenimiento en forma de entradas a espectáculos deportivos, teatro, cine, conciertos o parques temáticos
• Regalos de empresa
• Invitaciones a servicios relacionados con el cuidado personal: spa, masajes, aromaterapia, cabinas de flotación, etc.
• Estancias, solo cuando necesiten alojamiento, como cuando son ellos los que te visitan a ti
• Lo mismo para el transporte
• Inscripciones a talleres, jornadas y conferencias

De esa lista, hay un gasto de representación algo ambiguo que puede generar confusión: los regalos de empresa.

¿Los regalos a clientes y proveedores —potenciales y actuales— son gastos de representación?

Hablemos de Cristina.

Su empresa cuenta con un clientazo, del que depende más del 50 % de la facturación del negocio.

Hay que cuidarle mucho, mucho, mucho.

Pues una vez cada seis meses, Cristina se va donde el cliente para llevárselo de mariscada, ponerlo fino a Moët & Chandon y darle un obsequio personalizado.

Todo son gastos de representación: la mariscada, el champagne y el coste de los obsequios.

Carlos, por su parte, quiere conseguir un acuerdo importante con un nuevo proveedor, por lo que le invita a que conozca su empresa en una visita a gastos pagados.

Le paga el avión, los taxis, el alojamiento, le invita a comer, a cenar... y tras la visita a las instalaciones de la empresa, se lo lleva al fútbol.

Todo son gastos de representación.

Va, que no era tan difícil 😅

¿Vamos con la contabilización de los regalos de representación? 

Y ya luego nos pasamos a la deducción, que también es crucial que sepas cómo hacerlo para evitar percances del todo indeseables.

Cómo contabilizar los gastos de representación

La Ley del Impuesto sobre Sociedades indica cómo contabilizar estos gastos.

El proceso es sencillo, puesto que se procesan como cualquier otro tipo de gasto.

Lo primero es reunir las facturas completas de cada gasto. Completas, que no simplificadas.

Lo siguiente es registrar los gastos en la cuenta contable de los gastos de representación, que te desvelamos enseguida.

Con eso hecho, la contabilización de los gastos de representación será una realidad y podrás proceder a la deducción 🙃

Límites de los gastos de representación

¿Hay tope en los gastos de representación?

En lo que se refiere a gastos deducibles, lo hay.

En concreto, la ley indica que los gastos de representación deducibles no pueden ser superiores al 1 % de los ingresos del ejercicio en cuestión.

Es decir, si un mes tu empresa ha facturado 500.000 €, no podrá deducirse más de 5.000 € en concepto de gastos de representación.

Que por cierto, ¿en qué cuenta contable lo harías?

La cuenta contable de los gastos de representación: la cuenta 627

La cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas es la cuenta donde debes contabilizar los regalos a clientes, las comidas, las entradas... todos los gastos de representación que hemos estado viendo.

Los gastos de viaje, en cambio, van a la cuenta 629 Otros servicios, por lo que un viaje para mejorar las relaciones con un posible cliente generaría entradas tanto en la cuenta 627 como en la 629.

Por ejemplo, empleas la 629 para el transporte y alojamiento de tu equipo, el que viaja para reunirse con ese posible cliente.

Y utilizas la cuenta 627 para contabilizar los gastos de comidas con clientes y proveedores.

Y también para contabilizar obsequios a clientes y proveedores.

Obviamente, para contabilizar los gastos siguiendo la normativa necesitarás la factura del restaurante.

Así que la respuesta a las preguntas clásicas...

• ¿Cómo se contabilizan los gastos de representación? ¿En qué cuenta?
• ¿Cómo contabilizar regalos a clientes?
• ¿Dónde haces la contabilidad al invitar a comer a un cliente?

... está siempre en la misma cuenta contable: la cuenta 627 😊

También se le conoce como cuenta contable de atención a clientes, cuenta contable para regalos a clientes, cuenta contable de obsequios a clientes o cuenta contable de publicidad y propaganda.

Y ahora sí, vamos a las deducciones, que el impacto de los gastos de representación en las finanzas de tu empresa sigue por aquí.

Cómo deducir los gastos de representación

Las condiciones de deducción de los gastos de representación son sencillas también y vienen definidas en la ley:

1. El gasto debe estar debidamente justificado, por lo que necesitarás la factura completa
2. Debe estar debidamente contabilizado, en este caso en la cuenta contable 627
3. Las cantidades deducibles tienen que ser razonables; si presentas un justificante de pago de una cena con un cliente por valor de 8.000 €, seguro que Hacienda se lo mira con lupa
4. El total de los gastos no puede superar el 1 % de los ingresos netos, como decíamos anteriormente

¡Ah! 

También hay algunas consideraciones entre qué gastos de representación son deducibles y cuáles no, aunque la norma es algo ambigua 😫

Son deducibles los siguientes gastos, de acuerdo al artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades:

• Los destinados a atenciones a clientes o proveedores
• Los que estén correlacionados con los ingresos
• Los que tengan lugar para promocionar la venta de bienes y prestación de servicios
• Los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa 🙄

Sí, ambigüedad por todos lados, pero con los ejemplos anteriores sí que queda claro, ¿no?

Vamos con una tercera lista, esta vez de lo que podrían parecer gastos de representación deducibles... pero no lo son:

• Gastos relacionados con el juego; si te llevas al proveedor o cliente a un casino y le das 300 € para que se divierta jugando a la ruleta, ese gasto no será deducible
• Ni los gastos fruto de un donativo
• Ni la retribución de fondos propios
• Ni cualquier tipo de operación o transacción encuadrada en el marco de algún paraíso fiscal
• Ni las multas y sanciones penales o administrativas que pongan a tus clientes o proveedores, como si por ejemplo les ponen una multa de aparcamiento con el coche que les has alquilado

¿Y el IVA y los gastos de representación qué?

Pues va de la mano de los gastos.

El IVA de los regalos a clientes sí que es deducible.

El IVA de la comida con clientes o proveedores también es IVA deducible.

En fin, que el IVA en España se deduce en los gastos de representación como en el resto.

5 consejos de gestión y control de los gastos de representación de tu equipo

Vamos a terminar poniéndonos prácticos, que hasta ahora mucha teoría, pero oye, mejor si nos enfocamos en aspectos más del día a día.

Aquí van.

#1 Los gastos de representación deben aparecer en la política de gastos de empresa

Sí; al igual que con otros gastos, tu equipo debe saber cómo proceder cada vez que le toque enfrentarse a una situación susceptible de generar gastos de representación.

Porque a ver, si paga en efectivo una cena con un cliente... ¿qué necesita para que tu empresa se lo reembolse?

¿Nota de gastos?

¿Factura en papel?

¿Y de qué plazos estamos hablando?

¿Qué límites se establecen por concepto?

Toooodo tiene que estar definido en las políticas. Así no habrá confusión alguna a la hora de registrarlos y contabilizarlos, previo paso a deducirlos y mejorar la rentabilidad.

#2 Establece un sistema de registro de gastos inmediato

Porque así será más fácil mantenerlos bajo control.

Si te has de esperar a que cada persona implicada presente su nota de gastos y los justificantes de pago... te la juegas a que se monte el cacao 🤯

Y a que los gastos de representación se confundan con los de viaje.

Y a que se pierdan facturas.

Y a que no te deduzcas todo el IVA que hubieras podido.

Podrías establecer en las políticas un procedimiento de registro instantáneo: en cuanto alguien reciba la factura, que informe del gasto mediante el canal elegido y que quede registrado. 

Y la factura, pues si es una solución como la que te presentamos en el quinto punto... al cubo de reciclaje de papel 😏

#3 Calcula el ROI de los gastos de representación y analiza 

El paso del tiempo te dará datos y estadísticas para saber si los gastos de representación tienen el retorno esperado en las finanzas de la empresa.

Porque a ver, si hablamos de gastos destinados a mejorar las relaciones con clientes y proveedores, lo lógico es que lo hagan también los números, ¿no?

Si tienes gastos de representación por valor de 4.000 €, pero no cambia absolutamente nada tangible, quizá haya que limitar más el gasto para el próximo ejercicio.

Los intangibles —sentimiento de satisfacción de cliente o proveedor— ya son más difíciles de controlar, pero también habría que tenerlos en cuenta.

Hala, pues ya sabes: pon a trabajar los KPIs financieros.

#4 Que no dependan del dinero personal de tu equipo

Hacer que los gastos de representación los adelante cada trabajador de su bolsillo es un error.

Lo es porque al final no sabes cuánto necesita cada persona el dinero que adelanta por su empresa.

Si Enrique adelanta 450 € de su bolsillo entre cena y entradas para ver el fútbol con un posible cliente y luego lo necesita, ¿qué pasa?

Pues que Enrique acabará insatisfecho.

O quizá no se gaste dinero en las entradas para el fútbol, que le viene fatal para su economía personal... y no consiga el efecto deseado en el posible cliente.

Sea como sea, la idea es que tu equipo cuente con el dinero de la empresa para acometer este tipo de gastos.

#5 Digitaliza y automatiza los gastos de representación con Pleo

Se trata de repartir tarjetas a tu equipo, para que pague gastos de representación —y más— con ellas y no adelante dinero propio.

¿Tú qué te llevas?

• Satisfacción por su parte, lo que ayuda a la retención de talento
• Datos en tiempo real, para tomar decisiones informadas
• Una optimización total del Impuesto de Sociedades y el IVA, para pagar menos impuestos a lo largo de todo el calendario fiscal para empresas
• Y eficiencia por parte de todos los implicados

¡Toma ya!

¿Y eso de la eficiencia?

Cosas de las tarjetas y la app asociada, que está homologada por la Agencia Tributaria y las facturas se pueden justificar con fotos.

Con fotos, sí: cuando Cristina, Juan, Carlos o Enrique pagan la factura de un gasto de representación, pueden hacerle una fotografía con el móvil y deshacerse de ella.

Y adiós a las facturas en papel, con sus inconvenientes archiconocidos 👋

Y hola al control en tiempo real por tu parte, que te decíamos ahí arriba, con el que podrás tomar decisiones sobre la marcha en busca del aumento de la rentabilidad.

¿Se te ocurre una forma mejor de gestionar los gastos de representación que esta app para gastos de empresa? 🤟