Gastos de locomoción: cómo controlar y gestionar los viajes de tu equipo

«Gastos de locomoción».

¿Te suenan? 

A ti seguro que sí, que son un porcentaje importante de los gastos de viaje de la empresa y claro, no puedes dejarlos de lado.

Porque si lo haces… ojo con esos gastos de taxi con los que tu empresa compensa al equipo, pero que el negocio luego no se deduce.

O con que, de pronto, el kilometraje de los comerciales desestabilice la partida inicial asignada a ventas. 

Sí: los gastos de locomoción son parte de los operativos y pueden ser muy, pero que muy significativos, por lo que conviene atarlos en corto y controlarlos sin fisuras.

Y de eso te vamos a hablar precisamente en este post: de todo lo relacionado con los gastos de locomoción.

¿Lo vemos? 😉

Los gastos de locomoción y kilometraje… ¿son lo mismo?

Tú seguro que tienes clarinete cuáles son los gastos de locomoción, pero por si acaso... veamos qué son y qué otros conceptos se suelen confundir con ellos.

Son los gastos de desplazamiento ocasionados por los viajes de trabajo, vamos.

Solo los de desplazamiento, que podrá hacerlo en su propio vehículo o en transporte público/privado: tren, avión, autobús, coche de alquiler…

Entonces… ¿es lo mismo kilometraje y locomoción?

No: el kilometraje es solo un tipo de gasto de locomoción. Se trata de una compensación que se le da al trabajador que viaja en su propio vehículo.

¿Y el resto de tipos de gastos de locomoción que no son kilometraje?

Pues piensa en los gastos ocasionados por las necesidades de transporte de tu equipo: los billetes de tren, avión, autobús, los taxis, coches de alquiler, combustible, seguros…

Gastos de locomoción... y gastos de desplazamiento

También se suelen confundir los gastos de locomoción con los de desplazamiento, y no son exactamente lo mismo, aunque es muy común referirnos de la misma forma a ambos.

Los de desplazamiento pueden contener otros gastos de viaje: alojamiento, alimentación o cualquier otro gasto imputable relacionado con el viaje de trabajo.

Y para terminar de darte la chapa… ¿los gastos de desplazamiento son lo mismo que los gastos viáticos?

Sí, vienen a ser lo mismo. 

Es lo que se considera como gastos de viaje.

Y estos lo incluyen todo, todo: locomoción, dietas y pernoctas. Todo lo que el trabajador puede gastarse en un viajecito de trabajo 😅

Aquí te hablamos de cómo se compensan los viajes de trabajo, por cierto.

¿Qué incluimos como gastos de locomoción?

Pues… si se viaja en transporte público o privado —no personal—, el gasto será el coste del billete.

No importa si es de avión, bus, tren o taxi.

Si el trabajador se desplaza en su propio vehículo —recuerda, estos gastos de locomoción serían kilometraje— se incluye el combustible, pero no solo eso: también los seguros, la depreciación del vehículo e incluso los impuestos asociados a este —matriculación o circulación—.

Todo esto se devengaría con el mismo concepto, como hemos visto antes: gastos por kilometraje.

¿Y cómo se calcula esta compensación?

Pues si es kilometraje, con la aplicación de una tarifa por kilómetro recorrido —de la que hablaremos después—, que ya lo incluye todo.

Y los gastos de locomoción que no son kilometraje, pues reuniendo las facturas y reembolsando al trabajador los importes.

Gastos de locomoción e IRPF: ¿están exentos?

Lo cierto es que sí, casi todos, aunque para ello deben cumplirse varias premisas.

Además, el desplazamiento debe ser fuera del lugar habitual de trabajo y por un periodo de tiempo limitado —no más de 9 meses continuados—.

Aunque si tu empleado elige desplazarse en su propio vehículo —kilometraje—, ojito.

Aunque tú puedes compensarle con el importe que quieras, claro. Eso sí: todo lo que subas de ahí, estará sujeto a gravamen 🫣

Este límite se modificó en el 2023 —Orden HFP/792/2023—. Antes estaba en 0,19 € por kilómetro, pero el aumento de los carburantes propició la subida, afortunadamente para los trabajadores.

El cambio tiene implicaciones directas en la declaración de la renta de tu equipo, que al final pagará menos impuestos.

Algo que tus trabajadores agradecerán. Es una subida salarial indirecta, que siempre viene de maravilla.

Y no se acaba aquí la cosa: ya sabes que hay que justificarlo todo.

Pues con los gastos de locomoción, lo mismo.

Es esencial conservar y presentar documentos que respalden los gastos asociados a los desplazamientos laborales y que estos tengan relación directa con el trabajo, para que puedas deducírtelos como empresa.

A tu empresa le ayudará a reducir la cantidad de Impuesto de Sociedades a pagar, así como la de IVA.

Y tu equipo no los cotizará en la Seguridad Social, salvo que hablemos de kilometraje y la compensación que le des esté por encima de los 0,26 €/km.

Modelos de gestión de gastos de locomoción

Existen varios. 

Vamos a verlos uno por uno y a ver cuál se adapta a las necesidades y características específicas de tu negocio ✊

¿Los trabajadores de tu empresa hacen desplazamientos predecibles y regulares?

Pues entonces igual te va de maravilla el modelo de gestión de gastos fijos. 

Con él se establece una compensación única. Es fácil de administrar y reduce la burocracia.

Claro, que no todas las empresas tienen la suerte de saber cuáles son los desplazamientos que se van a hacer mes a mes, semana a semana o día a día.

Si es tu caso, puedes tirar de un modelo de justificación para cada gasto.

Es decir, cada persona debe entregar los recibos que justifiquen cada pago, para así poder liquidarlo uno a uno.

Con la correspondiente revisión, claro 🤨

Un modelo muy útil para empresas con desplazamientos variables, aunque requiere que se lleve un control minucioso del gasto, que sin tecnología se puede hacer un poco bola.

Pero oye, también puede ser que tu empresa sea un poco de esto y un poco de aquello y necesite un modelo de gestión de gastos mixto.

Que combine una dotación fija para algunas cosas y otras, a justificarlas.

Es ideal si tu empresa necesita flexibilidad y al mismo tiempo quieres mantenerlo todo bajo control.

La elección del modelo adecuado depende de varios factores: la naturaleza de los desplazamientos laborales, la frecuencia, la cantidad de empleados y la necesidad de control y transparencia en la gestión de gastos.

¿Y ya está? Claro que no 🙄

Debes hacerlo con alguno de estos dos modelos:

• Con el modelo 111 de la AEAT: tienes que presentar los gastos que superan los límites —como el gasto por kilometraje no exento que te hemos mencionado más arriba—.
• Con el modelo 190 de la AEAT: debes presentar todos los gastos de locomoción, aunque estén exentos.

¿Y en qué cuenta contable debe quedar reflejado esto?

En la famosa cuenta 629 Otros servicios.

Y ahora, por fin, vamos con lo interesante 🤭

Cómo impacta una buena gestión de los gastos de locomoción en la empresa

Modernizar la gestión de gastos de locomoción puede tener un impacto significativo en tu equipo y en la cultura empresarial que tienes construida. 

Un impacto bueno, claro 🙃

¿Cómo?

Con reembolsos rápidos y claros basados en las políticas de la empresa. Con esto eliminas la incertidumbre y el estrés de tus empleados.

Se pueden relajar sabiendo que la empresa lo gestiona todo de manera justa.

Con esa tranquilidad, se pueden dedicar plenamente a su trabajo y sentirse comprometidos con los objetivos de la empresa.

Y si encima pones en sus manos herramientas para controlar esos gastos... apaga y vámonos. Les das más libertad y autonomía. Es como decirles: «¡Toma tú las riendas! Depende de ti que esto se haga bien». 

Esto motivará a tu equipo, que se volverá más responsable y mejorará su productividad, seguro. 

En resumen: más buen rollito 🤙

Cómo ahorrar tiempo y dinero gestionando los gastos de locomoción

Empezamos con tener una política de gastos clara, siempre a la última, y hacer que tus empleados la conozcan.

Que sepan cuándo vas a pagar los gastos, cómo y cuáles son —o no— reembolsables es importantísimo.

Además, tienes que asegurarte de que comprenden los procedimientos para la presentación de informes y la importancia de mantener una correcta documentación de los gastos.

Todo eso se refleja en la política de gastos de empresa, que puedes construir desde aquí.

También es interesante —por tu parte— revisar y actualizar periódicamente los informes de gastos, así como supervisar activamente los patrones.

Tener la oportunidad de valorar —con información real— si los desplazamientos que se han hecho y sus costos son razonables; si hay opciones más económicas de cara a al futuro o si puedes —o debes— eliminar alguno de ellos es vital.

Los gastos de locomoción deben estar alineados en todo momento con los objetivos de tu empresa, para evitar que el riesgo financiero se materialice.

Si en algún momento hay que reducirlos, que sea antes de que la cosa explote y te quedes sin líquido 🤑

Por esto mismo, también es necesario que tengas siempre presente cuál es la partida de control presupuestario que tienes asignada para estos gastos y obviamente, que no la superes.

Y por supuesto, un básico de la era digital: utilizar herramientas de gestión de gastos

Utilizar plataformas y software para empresas para gestionar todo este embolado te hará la vida más fácil 🤩

Digitalizar y automatizar procesos hace que te despidas de tickets ilegibles y de papeleos interminables.

Te libras de ese rompecabezas y te ahorras disgustos.

¿Lo mejor de todo? 

Tendrás los datos actualizados siempre.

Serán tus empleados los que registren y reporten fácilmente sus tickets con un simple clic y, a partir de ahí, presentar informes, aprobar y reembolsar a tus empleados será pan comido. 

Todo esto tiene un impacto en la eficiencia operativa de tu empresa brutal 💪

Y no acaba aquí la cosa.

También te proporcionan una visión y control en tiempo real de los gastos.

Con un registro detallado y organizado obtienes una radiografía de cómo y dónde se están utilizando los recursos.

Algo esencial para identificar las áreas de mejora, para reducir gastos innecesarios o para redistribuir los recursos.

Por no hablar de las ventajas que tiene su uso a nivel financiero y fiscal.

Un control preciso de los gastos de locomoción con tecnología asegura que la empresa cumpla con las regulaciones relacionadas con los reembolsos, evitando posibles sanciones o problemas legales.

Simplifica la gestión y control de los gastos de locomoción 

Vamos a contarte cómo mejorar la vida de tu empresa con esto de los gastos de locomoción.

Sí, sí, más aún 😏

¿Empezamos con el kilometraje? 

Imagina que uno de tus empleados tiene que viajar desde Bilbao hasta Madrid para asistir a una conferencia.

Tendría que recorrer 394 km para ir y otros tantos para volver.

Pagar un peaje de ida de 11,30 € y otro de vuelta de otros 11,30 €.

También tendría que hacer uso de un parking en el centro de Madrid: unos 15 € más.

Un total de 204,88 € si pagas el kilometraje exento —0,26 €/kilómetro—, a lo que debemos sumarle los 22,60 € de peajes y los 15 € de parking.

Un total de 227,48 € tras hacer cálculos, cálculos y más cálculos.

Pero ahora imagina que tienes que hacer esto mismo con otros 50 trabajadores más, que también asisten a la conferencia y que son de diferentes zonas de España.

Pum 🤯

Obviamente la cabeza explota. Son muchos los cálculos que hacer y tiempo que invertir, especialmente cuando tienes tareas pendientes mucho más importantes.

Pues tenemos la solución y se llama Pleo.

Sí, Pleo.

Tus gastos de locomoción, así de fáciles con Pleo

Con este software de gestión de gastos todo este proceso se vuelve increíblemente fácil y sin que tengas que hacer prácticamente nada.

Tus trabajadores meten el punto de origen y destino, configuran la ruta o indican el número de kilómetros... y listo, ya tienes el kilometraje calculado.

¿Y el resto de gastos de locomoción más allá del kilometraje?

Pues es tan sencillo como pagarlos con las tarjetas de empresa de Pleo para registrarlos en la app y que no se te escape ninguno, en beneficio de la rentabilidad del negocio.

Y de paso, pues oye, controlas los gatos de locomoción en tiempo real, como decíamos antes.

Revoluciona tu empresa con esta app de gestión de gastos y hala, a volar 😎