Servicios profesionales independientes: cómo gestionar el gasto de forma eficaz

La empresa que le diseña la web a la tuya ✅

La agencia de publicidad que os hace una campaña de marketing ✅

El abogado independiente que asesora al equipo de recursos humanos ✅

El formador que capacita a tu equipo en una nueva materia ✅

Porque los proveedores tienden a suponer gastos considerables, y cada profesional independiente gestiona sus facturas y cobros a su manera.

Se te pierde una factura de 4.000 €... ¿y qué? Gasto deducible que dejas de deducirte 😑

Cuando trabajas con un profesional solamente es muy fácil de controlar, pero si en un trimestre tu empresa solicita la ayuda de tres autónomos y seis empresas, ojito.

Ahí la tecnología te ayuda a lo grande, como veremos al final. 

De momento, hablemos de los beneficios de organizar todos estos gastos profesionales, de cómo gestionarlos y cómo contabilizarlos.

Beneficios de la gestión de gastos de servicios profesionales independientes

¿Qué novedad aportan los servicios profesionales independientes con respecto a los miembros de tu equipo?

Que los primeros generan facturas y los segundos tienen nómina.

Que los servicios profesionales no son parte de la plantilla de la empresa, vamos, y prestan un servicio puntual y específico.

Con ellos aumenta la carga de trabajo en lo que respecta a la gestión de facturas y control de gastos.

Tu plantilla, con nómina, supone el mismo gasto mes a mes para la empresa, con permiso de los gastos de viaje u otros generados mientras trabajan.

¿Las razones? 🙄

Pues que evitarás caer en el riesgo financiero de ver comprometido el flujo de caja, por ejemplo. Como decíamos, si se te juntan varios gastos a la vez que no esperabas... peligro❗

Y esto sucede porque cada profesional o empresa tiene su propio modus operandi.

Unos facturarán antes de hacer el trabajo. Otros, durante y otros, después. Cada uno con sus condiciones —plazos y formas— de pago. Todo eso lo tendrás que negociar con ellos.

Algunos profesionales independientes llevarán retención de IRPF en sus facturas, pero no las empresas.

Si es una persona que se dedica a formar, según la materia, podría no llevar IVA, por lo que no te serviría para aumentar el IVA deducible.

¿Ves? Estas variantes hacen que el control sea imprescindible 😅

Un control que te permitirá tomar decisiones informadas y asignar los recursos de la empresa sin errores, de forma óptima.

También te ayudará a optimizar los gastos, y facilitará la negociación con otros servicios profesionales más adelante.

Y ni qué decir tiene que controlar con precisión estos gastos también te llevará a optimizar el calendario fiscal para empresas, consiguiendo que pagues menos impuestos.

Pero oye, todo eso lo consigues solo si montas un sistema eficiente que te permita controlar los gastos profesionales que lleguen, de modo que no se te escape ni una factura.

¿Y cómo lo consigues?

Cómo gestionar los gastos de los servicios profesionales independientes

Gestionar los gastos de los proveedores es, como hemos visto, sencillamente fundamental.

¿Cómo lo haces?

Aquí van algunas pistas:

#1 Establece un sistema de registro y seguimiento, priorizando la documentación

Tu empresa podría necesitar de la ayuda de servicios profesionales hiperespecializados en cualquier momento, y tu responsabilidad es estar preparado para cuando suceda.

Para estar preparado, tienes que idear un sistema mediante el cual quede constancia de qué profesional o empresa interviene, qué servicio presta, las fechas y el acuerdo económico.

Y por supuesto, debes asegurarte de que en contabilidad reciben las facturas, a ser posible siempre de la misma forma.

Si un autónomo os da una factura por el 50 % antes de empezar el servicio y el otro 50 % al acabar, se generan dos. Pero... ¿quién controla que se registre bien la segunda, a la que seguro que se le presta menos atención?

Afortunadamente, el proveedor, que es el que la cobra, se asegurará de que recibáis la factura; vuestro deber es saber que la vais a recibir, registrarla y contabilizarla llegado el momento.

¿Cómo deben informar los empleados sobre los gastos asociados al servicio profesional?

¿En un sistema de control de gastos?

Aquí somos mucho de esos sistemas de control, así que te diríamos que tires de tecnología🤖

Ahora vamos a eso, ahora.

#2 Define el proceso en la política de gastos de empresa

Afortunadamente, en las empresas existen las maravillosas políticas de gastos, en las que se refleja absolutamente todo lo relativo a los mismos.

Incluido el gasto de los profesionales independientes, sí.

Definas el sistema que definas, tanto si es con la ayuda de la tecnología financiera como si no, debe constar en las políticas.

Para que el personal implicado sepa dónde acudir en caso de duda.

¿Tu empresa solo paga a sus proveedores 30 días después de haber recibido el servicio? A las políticas.

¿Las facturas del profesional hay que enviarlas por email a determinada dirección con un asunto específico que facilite la identificación? A las políticas.

Conocer la posición de tu empresa al respecto acotará —idealmente— la negociación con proveedores.

Si necesitas una guía para definir la tuya, aquí tienes un generador de políticas de gastos de empresa.

#3 Categoriza los gastos profesionales

Te vendrá de maravilla tenerlos categorizados. Por departamento, por tipo de gasto, por cuantía, por fecha…

Será más complicado que pierdas la pista de alguno, por lo que te aseguras de deducírtelos todos.

Y mira, una ventaja de los sistemas de control de gastos es esta: que categorizan casi automáticamente, dependiendo de cuán sofisticada sea la herramienta.

Y hablando de automatización 😂

#4 Automatiza todo lo automatizable

Otra recomendación importante: todo lo que puedas automatizar en esto de la gestión de proveedores, adelante con ello.

¿Qué se puede automatizar?

Pues la entrada de datos, por ejemplo. Cuando el profesional o empresa os dé la factura, en vez de meter los importes a mano, una foto podría ser suficiente para el registro.

El registro automático sería posible también pagando la factura con una tarjeta de empresa virtual conectada a la solución de control de gastos.

También podrías automatizar la conciliación bancaria, para ver que los números coinciden.

O la generación de reportings financieros en los que se incluyan los gastos a los que nos estamos refiriendo.

Vivaaaaa la automatización de procesos 🙌

#5 Analiza los costes en comparación con el valor obtenido

¡Eeeehhh!

¿El servicio que habéis contratado está mereciendo la pena?

Saberlo te confirmará si volver a contar con ese servicio profesional independiente en el futuro... o no.

O si sería mejor renegociar el precio para la próxima vez.

O si oye, en caso de ser tan, tan, pero tan beneficioso, quizá hasta convenga hacerle una oferta a ese profesional para que pase a formar parte de la plantilla.

Nunca sabes dónde te puedes encontrar un gran talento 🙃

Al caso: los profesionales y empresas que te prestan un servicio externo, a priori son sensacionales.

Son expertos y les va bien por su cuenta —o no tendrían un negocio—, por lo que en un principio el valor que aporten debe estar garantizado.

Pero... ¿y si no?

¿Y si tu empresa les queda grande?

Pregunta al equipo implicado qué tal, si le ven el valor suficiente. Mide, siempre que puedas medir, a ver si hay el retorno esperado.

Si te hacen una web nueva, por ejemplo, enseguida sabrás si la inversión ha merecido la pena o no.

Y con esa información, ya sabes: a hacerlo igual de bien o mejor la próxima vez que necesites que te presten un servicio similar.

Cómo contabilizarlos: la cuenta de los gastos deducibles de los servicios profesionales independientes

Buenas noticias en cuanto a los gastos deducibles profesionales.

Por un lado, que son gastos efectivamente deducibles. Te ayudan a reducir la cuota del Impuesto de Sociedades.

Obviamente, siempre que los gastos estén debidamente justificados; de ahí que necesites atarlos en corto, como te estábamos diciendo 😬

No son gastos que tengas que pagar a través de nóminas, por lo que de la Seguridad Social... te olvidas.

Si el servicio te lo presta un proveedor autónomo podrías tener que pagar su retención de IRPF, si la practica en la factura. 

Si no, tratarás la factura como la de una empresa de servicios profesionales.

Y ahora la otra buena noticia: no necesitas hacer malabares para contabilizar los gastos independientes, porque existe una cuenta específica.

Saluda a la cuenta 623 Servicios Profesionales Independientes, que tienes aquí mismo 👋

Sí, la cuenta contable de los servicios profesionales es la 623.

Es en esa cuenta de prestaciones de servicios profesionales independientes en la que añadirás las bases imponibles de los gastos asociados para tenerlos debidamente contabilizados.

Facilito, ¿no? 

Pues espera a ver la gestión de gastos independientes con una solución de gastos como Pleo 🤟

Pleo, al rescate para controlar los gastos de los servicios profesionales independientes

Tanto rato hablando de soluciones tecnológicas y oye, ningún nombre.

Hasta ahora, que ya hemos llegado a Pleo ☺️

Es nuestra solución de control de gastos, que te ayuda a gestionarlos todos sin esfuerzo.

Incluidos los gastos profesionales de los servicios independientes, sí. De tus proveedores.

En la gran mayoría de casos, estos servicios los pagarás mediante transferencia bancaria, con el incordio que conlleva.

Pues bien: Pleo te ayuda a programar el pago y con la gestión de la factura en general.

Podrás pagarla y administrarla cómodamente con un módulo especializado.

Y por supuesto, el gasto quedará registrado en el sistema, dispuesto para su control por tu parte.

Para que lo incluyas en informes.

Para que lo juntes con otros y puedas tomar decisiones informadas.

Para que lo contabilices sin esfuerzo en los libros de la empresa, con apenas un par de clics.

Para que lo controles a lo grande, ese y los gastos de toooodos los servicios profesionales independientes.

Y así, pues oye, te aseguras de todo lo que hemos dicho antes: de deducírtelos, de optimizar todos los gastos de la empresa y de organizar eficientemente los recursos.

Haz que los servicios profesionales independientes jueguen a tu favor y no al revés.

¿Dónde? Al otro lado de la puerta, en la gestión de gastos con Pleo 🖖