Las mejores herramientas de gestión de proveedores

Si no gestionas bien a tus proveedores, tienes el caos garantizado. Eso es así.

Pero si te conviertes en un hacha de la gestión, te llevas control, eficiencia y mucha visibilidad. Crema, crema.

Y ser un hacha cuando el número de proveedores crece es muy complicado, a menos que utilices tecnología. 

Sí, cuando las compras, los contratos y los pagos se multiplican, contar con las herramientas de gestión de proveedores adecuadas es sencillamente esencial para lograr ese control, visibilidad y eficiencia.

Y que los proveedores vayan como un tiro y te ayuden a maximizar la rentabilidad de la empresa, para lo que te desvives día a día como líder financiero.

¿Vemos una selección de soluciones que te ayudan a simplificarlo todo? Cada una centrada en una parte distinta del proceso de gestión de proveedores, desde la relación hasta el gasto.

La importancia de las herramientas en la gestión de proveedores

Cada relación comercial con un proveedor genera datos, documentos, aprobaciones y pagos. 

Sin herramientas que lo simplifiquen todo, el proceso de gestión de proveedores se vuelve lento, opaco y propenso a errores que resten eficiencia operativa.

Necesitas herramientas de gestión de proveedores, sí. Y es que además, ojo con lo que aportan a tu empresa:

• Centralización de la información: contratos, facturas y comunicaciones en un solo lugar

• Automatización de tareas repetitivas: aprobaciones, recordatorios y conciliaciones sin intervención manual

• Visibilidad del gasto: control total en la gestión de pagos a proveedores, presupuestos y plazos

• Mejor colaboración interna y externa: equipos y proveedores trabajando sobre la misma base de datos

• Cumplimiento normativo más sencillo: trazabilidad y auditorías sin búsquedas interminables de información

Sin las herramientas, cada proceso se vuelve un suplicio y la cadena de suministro, al final, lo nota. Siempre para mal, obviamente.

Pero eligiendo las herramientas adecuadas... hágase la magia ✨

Y estamos aquí para recomendártelas.

¿Empezamos?

Las 10 mejores herramientas de gestión de proveedores

Estas herramientas te ayudan a automatizar, organizar y dar visibilidad a cada fase de la relación con tus proveedores: desde la contratación hasta el pago, pasando por el cumplimiento normativo.

No nos dejamos nada; mira, mira esta tabla rápida a modo de resumen. 

¿Analizamos con detalle una a una?

#1 Pleo, para la gestión de gastos de proveedores

Pleo pone orden en todo el gasto relacionado con tus proveedores 

Sus tarjetas corporativas físicas y virtuales permiten pagar de forma controlada y sin necesidad de emplear adelantos personales, mientras cada gasto se registra y clasifica automáticamente.

Los justificantes de pago se registran al instante, los flujos de aprobación se personalizan y la conciliación de los movimientos facilita un cierre contable ágil.

No es un sistema de compras completo ni un software ERP: su papel está en la fase final, cuando hay que ejecutar el pago a proveedores y dejarlo documentado sin perder control ni tiempo.

Ventajas 👍

• Visibilidad inmediata del gasto por proveedor, proyecto, departamento o persona

• Reglas y límites configurables para cada usuario o equipo

• Integración directa con contabilidad y ERPs

• Automatización de la captura de facturas y categorización con el OCR para facturas

Dónde está más limitado 👎

• No realiza la conciliación bancaria completa

• No cubre procesos de licitación

¿Por qué te gustará especialmente Pleo? 

Porque convierte algo tedioso —la gestión del gasto con proveedores— en un proceso simple, automatizado y transparente, eliminando tareas repetitivas y ganando visibilidad real.

👉 Es la herramienta ideal para empresas que buscan controlar el gasto operativo con rapidez, mejorar el seguimiento contable y liberar tiempo a sus equipos financieros sin perder nada de precisión.

#2 Kissflow Procurement Cloud, para digitalizar el proceso de compras

Kissflow Procurement Cloud es una plataforma de eprocurement diseñada para que las solicitudes, aprobaciones y órdenes de compra fluyan sin correos, sin hojas de cálculo y sin papeleo.

Permite centralizar todo el ciclo de compras: desde la petición interna hasta la recepción del pedido, con trazabilidad total y controles de aprobación configurables.

El panel de control ofrece visibilidad sobre presupuestos, estados de compra y proveedores activos, lo que ayuda a reducir los cuellos de botella y evitar duplicados.

Además, al ser modular, puedes usarlo como solución independiente o integrarlo con tu ERP o sistema contable sin complicaciones técnicas de más.

Ventajas 👍

• Digitaliza y automatiza todo el proceso de compras

• Evita errores manuales y aprobaciones por correo

• Integración sencilla con ERPs y CRMs

• Panel claro para seguir presupuestos y pedidos en curso

Dónde está más limitado 👎

• No cubre reporting financiero ni control del gasto

• Precio elevado para pequeñas empresas

¿Por qué pensamos que te gustará Kissflow Procurement Cloud? 

Porque convierte un proceso fragmentado en una cadena fluida y totalmente trazable, reduciendo errores y tiempos de aprobación sin necesidad de grandes implementaciones.

👉 Es ideal para empresas que gestionan muchas solicitudes de compra y necesitan orden, trazabilidad y control sin añadir complejidad técnica.

#3 Ivalua, para gestionar licitaciones y relaciones estratégicas

Ivalua es una solución completa para gestionar procesos de compra y relaciones con proveedores a gran escala. Esourcing a lo bestia, vamos.

Permite organizar licitaciones, evaluar ofertas, analizar el rendimiento de los proveedores y supervisar cada etapa del ciclo de suministro en un solo entorno.

Su objetivo es ayudarte a elegir mejor, negociar con proveedores con más información y mantener una red fiable y alineada con las políticas internas.

Por su diseño modular, se adapta tanto a departamentos de compras como a grandes empresas que buscan centralizar todo el proceso.

Ventajas 👍

• Gestiona licitaciones, evaluaciones y contratos desde un mismo espacio

• Escalable y flexible para distintos sectores

• Análisis de proveedores con datos actualizados

• Integración con sistemas de planificación empresarial

Dónde está más limitado 👎

• Curva de aprendizaje más alta por la amplitud de funciones

• Complejidad, dificultad para ponerlo en marcha

¿Por qué pensamos que te gustará Ivalua? 

Porque permite profesionalizar de verdad la función de compras, con procesos estructurados y decisiones basadas en información real. 

👉 Es perfecta para empresas grandes que necesitan control, trazabilidad y coherencia en su amplia red de proveedores.

#4 Prokuria, para automatizar procesos de selección y ofertas

Prokuria simplifica la forma en que las empresas solicitan y comparan presupuestos de distintos proveedores.

Centraliza las invitaciones, respuestas y evaluación de proveedores en una sola plataforma, eliminando los intercambios interminables de correos o archivos adjuntos.

Su funcionamiento es claro: permite crear solicitudes de información, cotizaciones o propuestas, establecer plazos y recibir todas las respuestas de manera estructurada.

Además, incluye funciones de seguimiento y puntuación para comparar opciones y tomar decisiones más rápidas.

Ventajas 👍

• Facilita la gestión de solicitudes y presupuestos

• Ahorra tiempo en la comunicación con los proveedores

• Permite comparar fácilmente precios y condiciones

• Interfaz sencilla y rápida de aprender, ideal para pymes

Dónde está más limitado 👎

• No incluye módulos financieros ni de control del gasto

• Menos adecuada para grandes empresas con procesos muy complejos

¿Por qué pensamos que te gustará Prokuria? 

Porque convierte tareas repetitivas en flujos claros y colaborativos, ayudando a los equipos de compras a conseguir mejores precios y reducir tiempos sin complicar la gestión. 

👉 Es ideal para medianas empresas que buscan agilidad y transparencia en la selección de proveedores.

#5 Gatekeeper, para gestionar contratos y renovaciones

Gatekeeper está pensada para centralizar y vigilar todos los contratos con proveedores desde el mismo sitio.

Reúne documentos, fechas de vencimiento, responsables y permisos, con alertas automáticas que evitan sorpresas y renovaciones no deseadas 😌

Su entorno facilita el trabajo conjunto entre compras, legal y finanzas, ofreciendo una visión global de los acuerdos activos y de su cumplimiento.

Con ello, las empresas pueden anticiparse, auditar con facilidad y asegurar que cada relación contractual esté al día y alineada con la estrategia corporativa.

Ventajas 👍

• Centraliza toda la documentación contractual

• Envía alertas de vencimiento y renovación

• Asigna permisos y responsabilidades por usuario

• Mejora la coordinación entre departamentos

Dónde está más limitado 👎

• No gestiona licitaciones ni pagos

• Precio a medida poco accesible para pequeñas empresas

¿Por qué pensamos que te gustará Gatekeeper? 

Porque permite tener bajo control la vida útil de cada contrato sin depender de hojas de cálculo ni recordatorios manuales. 

👉 Es perfecta para empresas que manejan muchos acuerdos con proveedores y necesitan evitar riesgos financieros o incumplimientos por simple falta de seguimiento.

#6 Juro, para crear y firmar contratos de forma ágil

Juro simplifica la redacción, negociación y firma de contratos dentro de un mismo entorno digital.

Olvida los correos cruzados y las versiones infinitas: cada contrato vive en la nube, editable por todas las partes con control de cambios y registro de actividades.

Su interfaz es muy intuitiva y permite que los equipos de compras, legal y finanzas trabajen sobre el mismo documento, con plantillas y aprobaciones predefinidas.

Así, los acuerdos se cierran más rápido y con menos errores.

Ventajas 👍

• Centraliza la redacción y firma de contratos

• Permite colaboración en tiempo real entre equipos

• Control de versiones y plantillas personalizables

• Acelera la aprobación de acuerdos internos y externos

Dónde está más limitado 👎

• No gestiona renovaciones ni vencimientos

• Algunas integraciones requieren desarrollo adicional

¿Por qué pensamos que te gustará Juro? 

Porque convierte un proceso lento y fragmentado en un flujo ordenado y colaborativo.

👉 Es la herramienta perfecta para empresas que quieren profesionalizar su gestión contractual sin llenar carpetas de documentos ni perseguir firmas manuales.

#7 HICX, para mejorar la relación con los proveedores

HICX es una plataforma de gestión de datos y relaciones con proveedores pensada para grandes empresas que manejan bases de datos extensas y complejas.

Su función principal es mantener información actualizada, coherente y de calidad, evitando duplicados y errores que dificulten la comunicación o el análisis del rendimiento.

Permite crear perfiles de los distintos tipos de proveedores, consolidar información desde varios sistemas y generar una fuente de información fiable para todo el equipo de compras.

Además, ayuda a evaluar el rendimiento de los proveedores y facilita auditorías y procesos de homologación.

Ventajas 👍

• Centraliza todos los datos de proveedores en una sola plataforma

• Mejora la comunicación y la colaboración con los proveedores activos

• Facilita auditorías y análisis de rendimiento

• Es escalable para organizaciones con miles de proveedores

Dónde está más limitado 👎

• No incluye gestión de contratos ni procesos de compra

• Su implantación requiere cierto nivel técnico y tiempo

¿Por qué pensamos que te gustará HICX? 

Porque aporta orden y fiabilidad en un punto crítico: los datos. 

👉 Es ideal para empresas grandes que necesitan consolidar información dispersa y crear una base sólida sobre la que tomar decisiones más rápidas y precisas sobre sus proveedores.

#8 Tealbook, para encontrar y evaluar nuevos proveedores con IA

Tealbook funciona como una gran base de datos inteligente que recopila y actualiza información sobre proveedores de todo el mundo.

Su objetivo es ayudarte a descubrir nuevas opciones, validar a los actuales y disponer siempre de datos fiables para tomar decisiones de compra mejor fundamentadas.

A través de la IA, analiza fuentes públicas y privadas para mantener la información al día, ofreciendo perfiles completos que incluyen certificaciones, rendimiento y diversidad.

Con ello, las empresas pueden ampliar su red de proveedores y reducir riesgos en la selección.

Ventajas 👍

• Facilita la búsqueda y validación de proveedores

• Información actualizada de miles de fuentes

• Perfiles completos con certificaciones y datos de cumplimiento

• Ahorra tiempo en procesos de evaluación inicial

Dónde está más limitado 👎

• No gestiona contratos ni relaciones continuas

• Su utilidad depende de la calidad de las fuentes externas

¿Por qué pensamos que te gustará Tealbook? 

Porque ahorra horas de búsqueda y garantiza decisiones más seguras al elegir proveedores. 

👉 Es perfecta para equipos de compras que necesitan ampliar su red y comprobar rápidamente la fiabilidad o el cumplimiento de sus socios actuales y potenciales.

#9 Aravo, para controlar el riesgo y el cumplimiento de proveedores

Aravo está diseñada para que las empresas mantengan bajo control los riesgos asociados a su red de proveedores y terceros.

Permite evaluar la fiabilidad de cada socio comercial, comprobar certificaciones y automatizar auditorías internas o externas.

Su sistema centraliza toda la información relacionada con cumplimiento normativo, sostenibilidad, seguridad o ética empresarial, ayudando a prevenir sanciones o interrupciones en la cadena de suministro.

Además, genera informes y alertas para que los equipos de compras y cumplimiento actúen de forma preventiva ante posibles incidencias.

Ventajas 👍

• Evalúa y monitoriza el riesgo de proveedores y terceros

• Facilita auditorías y procesos de homologación

• Cubre cumplimiento normativo y sostenibilidad

• Reduce el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro

Dónde está más limitado 👎

• Enfocado en riesgo y compliance, sin funciones operativas de compra

• Coste elevado en implantaciones a gran escala

¿Por qué pensamos que te gustará Aravo? 

Porque ofrece tranquilidad en un aspecto fundamental: el cumplimiento. 

👉 Es la herramienta adecuada para empresas que operan en sectores regulados o con cadenas de suministro amplias y necesitan asegurar que todos sus proveedores cumplen las normas y estándares internos.

#10 PandaDoc, para agilizar la firma y gestión documental

PandaDoc permite crear, enviar y firmar documentos comerciales desde un mismo espacio, eliminando la necesidad de seguir cadenas de correos infinitas.

Está orientada a contratos, presupuestos y acuerdos con proveedores, facilitando la trazabilidad y reduciendo los tiempos de aprobación.

Su sistema de plantillas ahorra tiempo a los equipos de compras y legal, mientras las firmas electrónicas con validez jurídica garantizan un proceso seguro y verificable.

Además, ofrece seguimiento en tiempo real para saber quién ha abierto, leído o firmado cada documento.

Ventajas 👍

• Acelera la creación y firma de documentos

• Plantillas reutilizables para contratos y propuestas

• Seguimiento en tiempo real de la actividad documental

• Firma electrónica válida legalmente

Dónde está más limitado 👎

• No cubre gestión de contratos complejos ni renovaciones

• Las funciones avanzadas de automatización son de pago

¿Por qué pensamos que te gustará PandaDoc? 

Porque convierte la burocracia en algo rápido y ordenado, eliminando pasos innecesarios y errores humanos. 

👉 Es ideal para equipos de compras y legales que buscan una herramienta sencilla para crear y firmar documentos con proveedores sin fricción ni demoras.

Por qué Pleo encabeza la lista de herramientas de gestión de proveedores

Todas estas herramientas cubren las distintas partes del proceso completo, ¿no?

Compras, contratos, licitaciones, cumplimiento… sí, pero al final casi todo converge en el mismo sitio: el gasto.

Da igual que tengas la mejor solución de compras del mercado si al final los pagos se descontrolan, los justificantes de pago se pierden o los presupuestos se desvían sin previo aviso.

Ahí es donde Pleo pasa a encabezar la comparativa, aportando visibilidad y control sobre el gasto real de tus proveedores.

Su enfoque no sustituye a los sistemas de compras o gestión contractual, sino que los complementa: conecta la fase final del ciclo, la del pago, con el resto del proceso.

Tener ese control financiero integrado significa cerrar el círculo de la gestión de proveedores: desde la solicitud hasta el pago final, todo queda registrado, categorizado y conciliado sin trabajo manual.

Y eso se traduce en lo que decíamos al principio, claro. 

Más visibilidad, control y eficiencia, que al final acaba derivando en el caramelo más dulce para todas las empresas del mundo: el aumento de la rentabilidad.

Así que... ¿herramientas de gestión de proveedores? Confíale la gestión de gastos de tus proveedores a Pleo y benefíciate desde ya.