¿Cómo identificas qué proveedores merecen la pena?
¿Cómo los seleccionas?
¿Cuál es tu vía de comunicación con ellos? ¿Todavía por correo?
¿Y cómo los evalúas? ¿Qué criterios utilizas? ¿Solo tienes en cuenta la puntualidad en el envío de los pedidos?
¿Y si han reducido la calidad de las materias primas que les compras y no te has enterado?
O peor todavía, ¿y si son tus clientes quienes te alertan de que la calidad ha bajado considerablemente?
Ya ves que la gestión de proveedores va más allá del simple hecho de comprar. Hay tantas cosas de las que encargarse cuando hablamos de proveedores que… ¿por qué no dejarlas en manos de una herramienta de gestión de proveedores?
Son el no va más en gestión, control y seguimiento de proveedores, y te vamos a contar todo lo que debes saber sobre ellas.
Hablaremos de qué son, cuáles son sus funciones y, por supuesto, cómo mejorar de principio a fin la gestión de tus proveedores con su ayuda.
Vamos allá
La gestión de proveedores: un pilar bajo control
La gestión de proveedores es el conjunto de actuaciones que realiza tu empresa cuando compra productos para vender. Lo mismo si lo que necesita es contratar servicios.
Todo lo que tenga que ver con abastecerse forma parte de la gestión de proveedores
Y hay herramientas de e-procurement que son capaces de estar presentes y facilitarte las tareas en todo su ciclo de vida, desde el abastecimiento y la selección de proveedores hasta la contratación y la evaluación del rendimiento.
Estas herramientas no solo modernizan el proceso de adquisición, sino que también promueven una mayor transparencia y trazabilidad en todas las etapas en las que interviene el proveedor.
Con la digitalización de estos procesos, empresas como la tuya pueden lograr una mejor coordinación entre los distintos departamentos involucrados en la gestión de proveedores. Por ejemplo, entre compras, logística y finanzas.
Porque un paso crucial para cualquier empresa que busque mantenerse competitiva en el entorno dinámico y globalizado de hoy en día tiene que subirse al autobús de la transformación digital.
Y de paso, abrirle las puertas a las herramientas de gestión de proveedores.
Cuántas más funciones puedan asumir estas… ¡mucho mejor!
Las mil y una funciones de las herramientas de gestión de proveedores
Las herramientas de gestión de proveedores están omnipresentes.
Se encargan de hacer la selección y evaluación de los proveedores potenciales, para que esta sea objetiva.
Pueden automatizar los procesos de incorporación de estos a tu red, así como de verificarlos
Las herramientas solicitan y validan documentación clave como certificados de calidad, licencias, informes de auditoría y pruebas de sostenibilidad, para que no se te cuele nada indebido por ahí.
Y sean muchos o pocos los que estén interesados en trabajar con tu empresa, las herramientas de gestión de proveedores se encargan de categorizar y aprobarlos a todos de manera eficiente.
Da igual si son propuestas de trabajo, si estás haciendo comparaciones de ofertas entre varios proveedores o si ya estás en la propia negociación con proveedores de términos y condiciones; con las herramientas de gestión de proveedores vas a estar cubierto.
Todo esto suena bien, ¿eh? Pues hay más
Se encargan de la gestión de las relaciones con proveedores de forma íntegra.
De todo lo relacionado con los contratos y demás papeleo.
Y de que la comunicación sea más fluida que por email o por teléfono entre tu equipo y el del proveedor. Normalmente, estos programas de gestión de proveedores incorporan plataformas centralizadas, chats en tiempo real e incluso repositorios compartidos.
¿Nos crees ahora con eso de que transforman por completo la manera en que se interactúa con ellos, desde la fase inicial de registro hasta la comunicación diaria?
Obviamente, también se encargan de todo lo que tiene que ver con los pedidos: seguimiento de envíos, entregas, supervisión, etc.
A partir del momento en el que se recibe la mercancía o el servicio, las herramientas de gestión de proveedores sirven como inspector de calidad
Si todo está correcto, van al siguiente paso: facilitarte el proceso de revisión y gestión de facturas y la gestión de pago a proveedores.
Y si algo no va bien, no te preocupes.
Las herramientas de gestión de proveedores también se encargan de todo tipo de riesgos.
Son capaces de desarrollar estrategias para mitigarlos e incluso tienen la habilidad de hacer predicciones, cual pitonisa, para que no lleguen a producirse.
Como extra, las herramientas de gestión de proveedores ofrecen la posibilidad de realizar informes en pocos minutos, para saber cuál es el rendimiento del proveedor, administrar sus contratos y cumplimiento y analizar sus gastos.
También funcionan como guardia jurado, haciendo que la legislación se cumpla y revisando que las auditorías revelen datos fiables.
Datos que, por cierto, siempre estarán a salvo; las herramientas de gestión de proveedores suelen incluir cifrado de extremo a extremo para que nada salga de ahí.
Beneficios de las herramientas de gestión de proveedores
Ya te hemos dicho muchos de los beneficios que ofrecen, pero sin duda el más claro es que la calidad de los productos y de los servicios despega.
Esto ocurre porque al elegir cuidadosamente al proveedor, consigues que sea más fiable y de alta calidad que contratando al primer postor.
Y por efecto dominó, esto llega al cliente, traduciéndose en más satisfacción y fidelidad.
Una contratación de proveedores con conocimiento de causa también hace posible que ahorres al obtener mejores precios y al aumentar la eficiencia en todas las operaciones.
Y lo más importante es que la reducción de los riesgos es muy significativa.
Porque seguro que tu empresa no quiere trabajar con proveedores que nunca cumplen sus plazos, que te venden bienes de dudosa calidad o que desestabilicen la cadena de suministro. ¿A que no?
Es que los proveedores no deben ser externos al negocio; deben ser parte de él activamente.
De hecho, pueden ser una fuente importante de innovación para la empresa, aportando nuevas ideas y tecnologías que mejoren tus productos y servicios.
La parte negativa de las herramientas de gestión de proveedores, ¿cuál es?
Si tuviéramos que ofrecerte los contras de utilizar algún tipo de sistema de gestión de proveedores serían los costes de implementarlas.
Además, algunas de ellas son difícilmente integrables, o el proceso hasta que están operativas al completo es demasiado largo.
Pero indudablemente, la parte más poco generosa del proceso es el previo a la implementación.
Elegir qué software de gestión de proveedores va con tu empresa, dar prioridad a las características que debe tener este para la gestión de las relaciones con los proveedores y decidir cuándo y cómo hacerlo es un verdadero reto.
Pero con eso también vamos a ayudarte.
Las 4 herramientas de gestión de proveedores más deseadas
Vamos a poner por aquí las cuatro herramientas de gestión de proveedores que mejor pueden integrarse con tu empresa, sin tapujos.
Te vamos a hacer un resumen de lo mejor que puede ofrecerte cada una de ellas sin olvidarnos de los contras, para que puedas hacerte una idea de cuál puede encajar mejor con tu empresa.
Porque no se trata solo de enumerar funcionalidades y ventajas, sino de que tengas un panorama realista de lo que puedes esperar en términos de implementación, soporte y escalabilidad
¡Va!
#1 Gatekeeper
Gatekeeper es una herramienta de gestión de proveedores y contratos que centraliza y optimiza todos los procesos relacionados.
Tiene funcionalidades para todo: contratos, automatización de flujos de trabajo, monitoreo de cumplimiento y riesgos y capacidades avanzadas para crear reportings financieros.
Se integra fácilmente con otros sistemas y facilita la coordinación y la toma de decisiones informadas en toda la organización.
Eso sí: la curva de aprendizaje para utilizarla es pronunciada y las opciones de personalización limitadas.
#2 Itbid
Itbid es un software de gestión de proveedores diseñado para optimizar y centralizar los procesos de adquisición. Esta herramienta es experta en facilitar la creación, seguimiento y administración de contratos.
¿Lo mejor? Sus funcionalidades de evaluación de proveedores, la gestión de licitaciones y subastas y su gran capacidad como herramienta de análisis de datos.
Proporciona una visión completa y coordinada de las actividades de compra y gestión de proveedores, lo que contribuye a una transparencia cristalina y a un control total en toda la cadena de suministro.
Sus contras son exactamente los mismos que los de Gatekeeper, con la diferencia de que la implementación suele ser más ágil.
#3 NetSuite
NetSuite es una solución integral de software empresarial en la nube, que destaca por su completa suite ERP.
Este programa para gestionar proveedores tiene en cuenta todo el ciclo de vida del proveedor, pero también del cliente, en una misma plataforma.
Su capacidad de personalización y escalabilidad facilita la adaptación a las necesidades específicas de cada negocio
Pero al bolsillo de tu empresa puede salirle algo caro, especialmente si migras desde otro sistema.
#4 eBuyerAssist Platform
eBuyerAssist Platform es una herramienta de gestión de adquisiciones que tiene varios puntos fuertes.
Lo mejor es su destreza en todos los procesos de e-sourcing. Automatiza, optimiza y reduce —en tiempo y en dinero— los procesos de compra.
Otro de sus aspectos destacables es la facilidad de creación y seguimiento de las órdenes de compra y la gran capacidad de integración con otros sistemas empresariales, como ERP y CRM. También la sincronización fluida de datos y la visión unificada de las operaciones de compra.
La plataforma también ofrece una configuración altamente personalizable, lo que te permite adaptar las funcionalidades a tus necesidades específicas.
La interfaz puede parecerte más compleja en comparación con las demás plataformas de gestión de proveedores, pero ofrece una mayor operatividad y opciones avanzadas que lo justifican.
Indicadores clave en la gestión de proveedores
Como CFO sabes que utilizar métricas de rendimiento (KPIs) en la gestión de proveedores de una empresa es algo que debes hacer para saber si sale a cuenta utilizar herramientas de gestión de proveedores y visualizadores de datos —o no—.
Y los indicadores financieros o KPIs para proveedores que hay que tener bien medidos son estos:
Los plazos de entrega
Este KPI evalúa la puntualidad con la que los proveedores entregan los productos o los servicios que tienes acordados con ellos.
Y claro… ya puestos, también debes medir la eficiencia en el proceso de pedido y recepción.
Esto se comprueba comparando las fechas de entrega pactadas con las reales y teniendo en cuenta el lead time —tiempo total desde la emisión de la orden de compra hasta la recepción del producto—.
Calidad del producto o servicio
La calidad es crucial. Por eso, los KPIs relacionados con este criterio tienen en cuenta todo lo relacionado con las cualidades del producto.
Es decir, si tiene defectos, la satisfacción del cliente o cualquier estándar acordado que tu proveedor deba cumplir.
Y para saber si seguir comprándole productos a ese proveedor, también debes establecer métricas de rendimiento a mayores, además de la cuantificación de la calidad.
Por ejemplo, la tasa de utilización, de durabilidad o el coste por hora.
Toda esta información que monitoreas debes compartirla también con tus proveedores, con intención de la que la relación mejore.
Los costes
Además, si examinas los costes asociados con la adquisición, el mantenimiento, reparaciones o calidad del producto, obtendrás el coste total de propiedad (TCO).
Este analiza el coste total de la adquisición y del uso del producto o servicio.
Comparar este dato con los costes presupuestados o acordados inicialmente, puede ser un indicador muy valioso para hacer un exhaustivo control de proveedores en tu empresa y valorar si es necesario un giro radical y cuál es el coste de hacer un cambio de proveedor.
Cumplimiento de contratos y acuerdos de servicio
Evalúa si los proveedores están cumpliendo con los contratos, valorando aspectos como el nivel del servicio o las penalizaciones por incumplimiento.
Haz también una medición de la capacidad del proveedor para responder a tus necesidades y solicitudes, incluyendo tiempos de respuesta y resolución de problemas.
Evaluación del riesgo del proveedor
Esta métrica considera la estabilidad y riesgos financieros asociados al proveedor, la capacidad que tienen para cumplir con los acuerdos, con las normativas, con las regulaciones aplicables y con tus estándares de sostenibilidad y responsabilidad social corporativa (RSC).
E incluso el nivel de riesgo que tiene tu empresa cuando es dependiente de un solo proveedor y cómo puede influir en el negocio una interrupción en el suministro.
Aquí más sobre el riesgo de proveedores.
No es una herramienta de gestión de proveedores, pero puede ayudarte mucho
Hay algo que puede ayudarte todavía más a mejorar la gestión de los proveedores.
Responde al nombre de Pleo y es una plataforma de gestión de gastos ideal por tener una interfaz intuitiva y fácil de usar, así como por hacer seguimiento y control de gastos en tiempo real.
Con Pleo, la visibilidad y el control de los pagos a proveedores es completo y no hay cabida para los gastos anómalos o no autorizados.
Además de eso, es capaz de generar informes financieros detallados de los gastos y de categorizarlos para facilitar el análisis financiero: por importe, por proveedor… ¡como quieras!
La automatización del registro de gastos y la integración con sistemas contables reduce la carga administrativa y minimiza errores en el procesamiento de pago a proveedores, ya sean pagos digitales o no.
Y por si fuera poco, puedes cargar recibos y facturas directamente en su aplicación, lo que facilita la organización, seguimiento y gestión de las facturas de proveedores.
Pleo se integra a la perfección con los sistemas de contabilidad que tengas en tu empresa, para que se cumplan tus políticas de gasto, establezcas límites y para que las cuentas por pagar y las transacciones con tus proveedores se registren y vuelquen correctamente.
¿Qué más se puede pedir?
Que forme parte de las herramientas de gestión de proveedores de tu empresa, ¿no?
Pues lo tienes a mano en la gestión de gastos a lo Pleo.